Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Arşive Evrak Devri

Arşive Evrak Devrinde Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar
 

Arşive Evrak Devrinde Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar. Banka Şubeleri örnek verilmiştir. Dİğer kurumlarda bu devir şeklinden faydalana bilirler.

 

Arşive evrak devir ederken;

Arşiv Kayıt Formu’na (Evrak Devir Formu) devir evraklar listeye tek tek yazılamalı.   Arşiv Kayıt Formu daki İntranetteki Grup Adı kısmına ekte verilen Şube_Serilerindeki evrak seri kodları veya seri adları yazılamalı. Örneğin; Günlük Fiş Torbalarının listesi oluşturulurken Arşiv Kayıt Formunda: Evrak Adı kısmına- Fiş Torbası, Yılı Kısmına ; 01/02/2004 (Fiş torbası hangi güne ait ise), İntiranetteki Grup Adı Kısmına: 292 (Şube_Serilerindeki Kodu) yazılarak gönderilmesi gerekiyor. Devri yapılacak diğer evraklarda hangi seriye giriyorlarsa seri kodları Şube Serileriden tespiti yapılıp evrak adı karşısına yazılamalı.

Ayrıca göndereceğiniz evraklar arasında dekontlarda varise dekontların 2000 yılından öncesi arşive gönderilmemeli. Çünkü dekontların saklama süreleri 5 yıldır. üzerinden 5 yıl geçmiş dekontlar Şube tarafından imha edilir. İmha edilmesi gereken evraklar ID-33 Evrak İmha Formuna yazılıp Şube Yönetimi ve Teftiş kurulu onayı ile imha edilmesi gerekir.

Arşive devri yapılacak evraklar devir şekilleri.

Dekont, Ekstre ve Günlük Fişler listelere gün gün yazılacak ve gün sıralı kolilere konulmalı. dağılmış Dekont, ekstre veya torbalanmamış Günlük fişler  arşive kabul edilmez.

Klasör bazındaki evraklar:
klasör bazındaki evrakların net adı (Arşivden nasıl istenecek ise) klasör sırtına yazılacak ayrıca klasörün açılış ve kapanış tarihleri de klasör sırtına yazılmalı. Listelere yazılırken evrak adı karşısına seri kodu muhakkak yazılmalı. Seri kodu yazılmayan evraklar farklı seri adı altında arşiv sistemine aktarılabilir bu ise evrağın bulunmasında güçlük yaratır.

Bağ şeklinde gönderilecek evraklar :
İple bağlı olarak veya torbalara konulmuş şekilde üzerine muhakkak evrağın adı , seri kodu ve ilk son tarihleri yazılarak ve listeleri oluşturulumalı. 

Her evrak serisinin bir imha tarihi vardır. Bu tarihler Şube_Serileri ekinden kontrol edilecek eğer evrağın imha süresi dolmuş ise dekontlarda olduğu gibi arşive gönderilmeyecek ve şubede imha edilecektir.  Arşive devri yapılacak evrakların listesinden üç adet çoğaltılarak ilki kolinin üzerine yapıştırılmalı, ikinci nüshaları plastik föy için de Arşiv Yetkililerine gönderilecek. Üçüncü nüshalar şubede tutulacaktır.

Yukarıdaki formata uymayan evraklar arşive kabul edilmeyecektir. Arşive atıl, işe yaramayan, imha edilmesi gereken veya ilerde lazım olmayacak kağıt belgeler arşive gönderilemez. Arşiv bir kurumun bilgi deposu ve hafızasıdır. Arşiv atık evraklardan oluşan bir depo olmadığını unutmayalım.

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.