Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Fiziki Arşiv Yazılımı

Tek kullanıcılı Full versiyonunu indirmek aşağıdaki linke tıklayınızç. Eğitim için lütfen bizi arayınız.

http://hotfile.com/dl/151135334/594290a/ays.rar.html

Eğitim

www.hotfile.com/dl/151157078/24653de/AysKayit.mp4.html


Arşiv Yönetim Sistemi’nin (AYS) Tanımı.
 

AYS, kamu ve özel Kurum arşivleri için geliştirilmiş bir yazılımdır. AYS, ilk olarak 2002 yılında Marmara Üniversitesi Arşivcilik bölümünde Yüksek Lisans tezi olarak incelenmiştir. Birçok dijital arşiv konulu teze yazılım konusunda kaynak teşkil etmiştir. Bu tarihten itibaren geliştirilmeye devam edilmektedir. AYS dinamik yapıda olup kurumların yapıları ve istekleri doğrultusunda değişebilmektedir.
 
 
 
 
AYSPro Yepyeni ve Tam Çözümdür
AYSPro PC ve Macintosh ortamında Dijital ve Fiziki Arşiv Otomasyon’u için yepyeni bir çözümdür. Siz sadece arşivinizde bulunan evrakların adreslerini veya scan ve OCR bilgilerini gireceksiniz, gerisini AYSPro yapacak ve siz zaman kazanacaksınız. Artık arşivsel hiçbir yazılıma ve ihtiyacını kalmayacak. Her şeyi ekranınızdan takip edebileceksiniz.
 
 
AYSPro’nun Kullanımı Kolaydır
AYSPro çok şey bilmeyi gerektirmez. Tek bir ekrandan bütün girişlerinizi, aramalarınızı yapabilirsiniz. Daha önce herhangi bir programda yazdığınız bilgilerinizi (Word, Excel, Database vs.) kolayca aktarabilir, kolayca istediğiniz programa gönderebilirsiniz. Verilerinizi yazdığınız anda erişmenizi hızlandırmak için kelime kelime Türkçe olarak indekslenir. Alan uzunluklarında sınır yoktur. İstenildiği kadar bilgi girilebilir. Bilmece gibi hatırlamanızı gerektirecek herhangi bir kural da yoktur. Kullanıcıların programı kullanmak için öğreneceği komut sayısı 5 veya 6’yı geçmemektedir. (Bunlar: Yeni Kayıt: Ctrl+N / Kayıt Çoğaltma: Ctrl+D / Kayıt Arama: Ctrl+F / Kayıt Silme: Ctrl+E / Kayıt Eleme: Ctrl+M / Bütün Kayıtları Görme: Ctrl+J ) Bunun yanında menüler ve butonlar sizi yönlendirecektir. Ayrıca yardım menüsünden alanlar hakkında yardım alabilirsiniz.
 
 
AYSPro’nun Veri Girişi Kolaydır
AYSPro’da bulunan alanlarda bilgisayarda bulunan işletim sisteminin sunduğu Kes - Kopyala - Yapıştır komutlarını kullanabilme özelliği yanında bütün alanlarda indeksi görme sayesinde daha önceki yazılmış bilgilerden seçim yapıp alanlara (yazım yanlışlarını önlemek için) aktarma imkânınız vardır. Ayrıca fare ile seçtiğiniz metni istediğiniz alana taşıyabilirsiniz. Her bir alana yazılan bilgi anında kaydedilir ve siz gereksiz uyarılarla (Kaydedeyim mi? Yeni kayıt yapmak ister misiniz? Kaydetmek istediğinizden emin misiniz? vs.) karşılaşmazsınız.
 
 
 
 
AYSPro’da Arama Basit Fakat Sınırsızdır
AYS de çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. AYSPro’da bulunan alanlara ne yazdıysanız onu geri isteyebilirsiniz. Bu bir "nokta" bile olabilir. Dilediğiniz her alanda VE-VEYA mantığı ve büyüktür >, büyükeşittir >=, küçüktür <, küçükeşittir <=, kesin eşittir =, arasında, değildir gibi mantıksal operatörler yardımı ile arama yapabilirsiniz. Ayrıca *, "" sembollerini kullanarak kelime içinde harf veya hece taraması yapabilirsiniz. Yine @ sembolünü kullanarak istediğiniz uzunluktaki kelimelere ulaşabilirsiniz. Program her alanı ve her kelimeyi indekslediğinden arama hızınız 1-2 saniyeyi geçmez. İnternet veya intranet üzerinden yapacağınız aramalarda da aynı mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz. Bunları kullanmak için yabancı dil bilmenize, SQL sorgulama öğrenmenize gerek yoktur. Sadece Ctrl+F tuşlarına basarsınız. Arama yapmak istediğiniz alana gelirsiniz. İsterseniz bütün alanlarda aynı anda sorgulama yaparsınız. Sadece bulmak istediğiniz bilgiyi yazarsınız ve Enter’e basarsınız. Bir bilgiye erişmek için gerekiyorsa mantıksal operatörleri kullanırsınız. Mesela, Fatura tarihi 1990’dan büyük satın alma dosyalarını veya belgelerini istiyorsanız, Tarihi alanına >1990, 1990’dan önceki belgeler için <1990, 1990 ve 1997 arasındakiler için 1990...1997 yazıp Enter’e basmanız yeterlidir. Ayrıca Bul(Find) modunda iken CRTL+N’ye veya formun sağındaki butonları kullanırsanız program size yeni bir sorgulama alanı açarak birden fazla bul isteğini bir kerede gerçekleştirmenize olanak sağlar.
 
 
 
AYSPro’la Arşiviniz Internette
AYSPro’la artık arşivinizde bulunan materyallerinizi istediğiniz an intranet (yerel internet) ve internet ortamına açabilirsiniz. AYSPro tam Web uyumludur. Müşterileriniz evlerinden veya işyerlerinden kendi bilgisayarları ile arşivinizde tarama yapabilir, ödünç aldıkları evraklara ulaşabilir, kendilerine özel ve genel duyuruları görebilirler. İsterseniz her üyenizin Elektronik Posta’sına mesaj gönderebilirsiniz. İnternet ara yüzü Türkçe’dir. Dilerseniz istediğiniz dile çevirebilirsiniz. AYSPro’da yer alan ve diğer hiçbir programlarda bulamayacağınız arama mantığı aynen Leb’de de muhafaza edilmiştir. Bu nedenle müşterileriniz aradıkları bilgiye en iyi ve en kısa bir yolla ulaşabilirler. Belgelerin arşivde mi yoksa ödünçte mi olduğunu görürler.
 
AYSPro Instant Web Publishing (Anında Web Yayını)
 
 
AYSPro PHP Web Yayını. ( Profesyonel grafikerlerimiz kuruma özel arayuz çalışması yapılmaktadır.)
 
 
Dijital kayıt  Sistemi

Resim, Film, Müzik, Multi media dosyaları (AYS de saklayabilme ve Bu tür dosyaları AYS üzerinde seyredebilme.)
Office belgeleri (Word, Excel, PowerPoint dosyaları üzerinde MS Office kullanmadan AYS içerisinde açıp düzenleyip kaydedebilme.)
Ses Kaydı (istenilen kayıtlara ses kaydı ekleyebilme. Ör: Önemli bir notu yazmak yerine kayda sesli not ekleyebilirsiniz.)
Export (Yetkisi olan her personel ,Dijital kayıt alanındaki tüm dosyaları dışarı alabilir.)
Import (Yetkisi olan her personel ,Dijital kayıt alanına dışardan herhangi bir dosya türü aktarabilir.)
Slayt (Dijital kayıt alanına girilen resimleri slayt halinde görebilme.)
E-Mail (Tek tuşla istenilen kaydı ve resmi e-mail gönderebilme)


 
 
 
AYSPro’la Her Türlü Veri Alış Verişi Yapabilirsiniz
AYSPro’ya Word, Excel gibi programlardan ve diğer veri kütüklerinden (MARC, DBF, SYLK, DIF, WKS, BASIC, TAB, CSV, HTML uzantılı) kayıt alabilir ve bunlara dilediğiniz şekilde kayıt gönderebilirsiniz.
 
AYSPro’da Alan Sınırı Yoktur
AYSPro’da bulunan alanların uzunluk sınırları yoktur. İstediğiniz her alana 2 GB bilgi girebilirsiniz. Bu özellik size uzun isimli belgelerin tam olarak girmenin yanında OCR yapılmış belgeleri tutacağınız alanlar oluşturup içerisinde full text sorgulama imkânı da sağlar.
 
AYSPro’da Kayıt Sınırı Yoktur
Programın kayıt kapasitesi Hard Disk kapasitesi ile paraleldir. Şu andaki veri kapasitesi 8 TB’dır. Yaklaşık olarak 100.000 kayıt Hard Disk’te indekslenmiş haliyle 100 MB’a yakın yer tutar. Buna Ödünç, Personel Yetkilendirme, Şubeler, Barkot, Evrak Seri Tanımları 10 larca farkı tablolarda dâhildir. Bu durum daha büyük harddisk ihtiyacını önler, yedek almanızı kolaylaştırır.
 
AYSPro’da Verileriniz Güvenle Korunur
Program verileri otomatik olarak kaydettiği için her hangi bir sistem çökmesi veya elektrik kesilmesi gibi durumlarda bilgileriniz kaybolmaz. Bilgisayarınızda çok büyük fiziksel bir bozulma olmazsa, dosyalar bozulsa bile otomatik olarak onarılır ve hiçbir kayıp olmaksızın bütün bilgilerinize ulaşırsınız. Büyük çaplı hasarlarda "tekrar oluştur" komutu ile bilgilerinizi kurtarabilirsiniz.
 
 
AYSPro Çoklu Kullanıma Açıktır
AYSPro, Windows NT-95-98-2000-2003-XP, Vista, Macintosh işletim sistemlerinin sunduğu çok kullanıcı imkânlarıyla birden çok bilgisayarda aynı anda hizmet verebilir. TCP/IP veya IPX iletişim kurallarıyla ana bilgisayarda (herhangi bir bilgisayar da olabilir) bulunan dosyalara erişim sağlarsınız. Aynı anda 250 kullanıcı AYSPro’da Giriş, Arama vs. işlemler yapabildiği gibi Internet Explorer, Netscape Communicator veya diğer internet arayıcıları sayesinde müşterileriniz diğer bilgisayarlardanIntranet veya Internet ortamında kayıt taraması yapabilirler. Aslında AYSPro ağ ortamı oluşturmak için çoğu programlar gibi NT, Novel veya Unix işletim sistemine de gereksinim duymaz. Sadece Windows 95, Windows 98, XP veya Windows 2000 ile birbirine bağlanabilir. Bu da bir Arşiv Merkezi için çok pahalı işletim sistemleri kurma ve bunları yönetecek kişilere ihtiyaç duymayı ortadan kaldırır. Ayrıca Windows ve Macintosh bilgisayarlarınız ile aynı ağda aynı dosyayı kullanabilirsiniz.
 
 
AYSPro size sınırsız şifre düzenleme imkânı verir
AYSPro’la kullanıcılarınıza istediğiniz yetki seviyesi tanıyabilir ve bu yetkiler için şifreler oluşturabilirsiniz. Verilecek yetki ve şifreler doğrultusunda kayıt açma, silme, arama, çoğaltma, yazma gibi işlemleri sınırlandırabilir, bu sınırlandırmaları tek bir alana kadar indirgeyebilirsiniz.
 
AYSPro’la Birden Fazla Arşiv, Bölüm, Depo Tanımlayabilirsiniz
Eğer birden fazla Arşiv Deponuz varsa veya aynı Merkezde birden çok bölüm bulunuyorsa AYSPro size bunları aynı yerde girebilme imkânı verir. Böylece ikinci bir programa ihtiyaç duymazsınız. Verileriniz aynı dosyada bulunduğu için aramalarınızı bütün arşiv ve bölümler içinde aynı anda veya ayrı ayrı yapabilirsiniz.
 
AYSPro’la Her Türlü Yazıcıdan Döküm Alabilirsiniz
Arşiv Merkezinin sahip olduğu bütün yazıcılardan AYSPro’la çıktı alma imkânına sahipsiniz. Evrak listeleri, istatistik bilgileri, gerekli olabilecek her türlü listeyi dilediğiniz her çeşit yazıcıdan (Nokta vuruşlu, yakmalı, mürekkepli, lazer) alabilirsiniz. Daha kaliteli çıktılar için lazer yazıcılar tercihiniz olabilir.
 
Ödünç Sistemi
 

Ödünç verme

Ödünç iade

Ödünçteki evrakları listeleme

Günlük, Haftalık, Aylık ,Yıllık ödünç otokontrolü.

Email ve SMS uyarı sistemi



 İmha Sistemi
 

İmha listelerinin hazırlanması

İmha onayı alındıktan sonra sistemden evrakların imhası

İmha edilen evrakların raporlanması ve farklı bir veri tabanına otomatik aktarılması

İmhası sonrası boşalan rafların ve kutuların raporlanması. (Hangi rafta ve kutuda ne imha edildiği ve ne kadar yer açıldığının takibi. )


 

AYSPro’la Barkod ve Sırt Etiketlerinizi ve Okuyucu Kimliklerini Çıkartabilirsiniz
AYSPro size kendi materyalleriniz için istediğiniz şekilde barkod oluşturma imkânı verir. Bundan dolayı başka bir barkod programı ve yazıcısına ihtiyaç duymazsınız. Barkod sayesinde ödünç verme, sayım yapma gibi işlemleriniz çok daha basit ve kolay bir şekil alır. Aynı şekilde sırt etiketlerini de çıkartabilirsiniz. Lazer yazıcıdan çıktı alabileceğiniz yapışkanlı A4 ebadında, çeşitli boy ve sayıda kâğıtları kullanabilirsiniz.
 
AYSPro’la Yazım Yanlışlarına Son
İlk kez doğru olarak yazdığınız bilgiler -Kurum ardı, Departmanı, Dosya Adı, Depo Adı gibi aynı kelimelerin yer alabileceği alanlarda- daha sonraki girişlerde kontrol edilir. Aynı kelimelerin tekrarı hatasız yazılmışsa doğru kabul edilir. Yanlış veya farklı yazımda uyarı ile karşılaşırsınız. Bu yeni bir bilgi ise bunu doğru kabul et dersiniz. Artık o kelime de doğru olarak kabul edilecektir. Bunun yanında sözlük oluşturabilir, yazdığınız her kelimenin doğru olup olmadığını otomatik olarak yazarken denetleyebilirsiniz.
 
AYSPro’nun Minimum Sistem Donanımı
intel veya AMD işlemci 1 Ghz ve üzeri,
Apple Machintosh veya Windows 1 GB RAM
Yeterli büyüklükte hard disk. Önerilen 500 MB
İşletim sistemi: Win 7, 8, 8.1, Windows 2008- 2012,  Apple System Software Mac OS X 10,4 üzeri
Network: IPX/SPX veya TCP/IP ağ iletişim kuralları

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.