Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

DYS - Genel Bakış

Doküman Yönetim Yazılımı - Özelliklere Genel Bakış

Döküman Yönetim Sistemi, Arşiv web modülü, doküman yönetim sistemiDöküman Yönetim Sistemi, Arşiv web modülü, doküman yönetim sistemiDöküman Yönetim Sistemi, Arşiv web modülü, doküman yönetim sistemi                          
 

"PORDOC": standart, isteğe bağlı ve özel doküman yönetimi yazılımı özellikleri ve yetenekleri sizleri EVRAKSIZ OFİS e götürür..
• Standart Belge Yönetimi Yazılımı Özellikleri
• Opsiyonel Doküman Yönetimi Yazılım Özellikleri
• Özel Belge yönetimi Yazılım Özellikleri


 Doküman Yönetim Sistemi;
Şirketlerin kağıt ve elektronik ortamdaki bilgi varlıklarını, şirketin işgücü içerisinde anında kullanılabilir formata dönüştürür .Organizasyonlar bugün çok formatta kendilerine gelen e-posta, elektronik belge ve formlar gibi bilgiler içerisinde boğulmuşturlar. Ayrıca mevcut kağıt tabanlı belgeler hala büyük miktarlarda varlığını korumaktadırlar ve öncelikle ele alınması gerekir.  Müşterilerin ihtiyacına ve isteğine göre, Belge etiketleme barkodlama veya Taglama yöntemleri belgeler için iyi birer indeksleme, arama ve kontrol yöntemi sunarlar. Tutarlı doküman indeksleme, güçlü tam metin (Full Text Search) ve profil arama yetenekleri ile birlikte kullanıcıların, elektronik ve kağıt tabanlı belgeleri kontrol altına almalarına izin verir.  PORDOC müşterilerine, yönetilebilir bir şekilde belgelerini depolamak ve iş süreçlerinde bu dokümanları kullanmak için esnek yapıda Bir DYS sunar.

PORDOC Doküman Yönetim Sistemi Standart Özellikleri

Tam Metin Arama (Full Text Search)
: PORDOC üzerinde çok güçlü bir Tam Metin arama (Full Text Search)  motoru vardır, ihtiyacınız olan tüm bilgiyi burada zahmetsizce gerçekleştire bilirsiniz. BeyazNET, in geliştirdiği PORDOC DYS üzerinde bazit ve detaylı arama yapabildiğiniz gibi bu aramalarınızı daha sonra kullanmak için saklayabilirsiniz. Sav edilen bir aramayı tekrar çalıştırdığınızda arama ölçütleriyle eşleşen belge ve bilgilere çok hızlıca erişebilirsiniz.

Doküman Arşivi:
Dokümanların görülmesi, saklanması ve geriye dönük kullanım tarihçesi SOX, HIPPA standartları ile uyum içinde olmalıdır.

Sürüm Kontrolü (Version Control)
: DYS içerisindeki Versiyon kontrol şunları sağlamalıdır: Sistemden yetki dâhilinde dokümanların giriş ve çıkışlarını kontrol etmelidir. Bu kontroller sırasında dokümanlar üzerindeki değişiklikleri, güncellemeleri ve hatta silinmeleri tespit etmelidir. Yapılan değişikliklerde tüm tarihçeyi tutmalıdır. Belge tarihçesinde, fail, meful, yapılan değişiklik, tarih ve zaman vs. bilgilerini tutmalıdır. Ayrıca sadece son yapılan değişikliği değil farklı partilerde yapılan değişikliklerinde versiyon kontrolünü yapmalıdır. Gerektiğinde eski versiyonlara dönülebilmelidir. Geri dönüşlerde esneklik olmalı ve tüm sürümlerine adım adım (rollback) dönülebilmelidir.

Kullanıcılar Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki bir belge üzerinde işlem yapmak istediklerinde standart bir web tarayıcısından bu belgeye erişebilmelilerdir. Gerektiğinde Microsoft Ofis belgelerini MS Ofis te açarak değişikliği kaydettiğinde otomatik olarak belgede DYS içerisinde bu değişiklik versiyon değişikliği olarak yansımalıdır.

Belge Etiketleme (Tagging)
: Doküman etiketleme, doküman yönetiminde ciddi kolaylıklar sunduğu gibi belgeye ait indeks bilgileri alındığından belgeye ulaşım ve sınıflandırmada da kolaylıklar sunacaktır.

Belgele ilişkilendirme (Document Linking)
: Dokümanların birbiri ile ilişkilendirilmesi belgelere mantıksal bir grup bütünlüğü sağlar. DYS içerisinde nerede olursa olsun ilişkilendirilmiş belgelere ulaşmanız mümkün olmalıdır. Belge bağlama genel olarak ana dosya ve bu dosyaya ait belgelerden (parent or child) oluşmaktadır. Bazı hallerde bir dosya içerisindeki bir doküman diğer dosyalarla da ilgili olabilir. Bu durumda bir doküman birden fazla dosya ya bağlanmış olabilir. Belge ilişkilendirmenin sağladığı en önemli özellik bir birine başlı olan tüm dokümanları listesini görebilmenizdir. Sık erişilen dokümanlara kısa yol tuşları atanabilmelidir.

OCR ve Endeksleme:
Taranmış dosyaları düzenlenebilir ve aranabilir belgeler haline dönüştürün.
 
Otomatik Metaveri Doldurma (Matter Centric Filing)
: Aynı konu ile ilgili belgeler için aranabilir meta veri leri ya da "etiketleri" otomatik olarak DYS ye ekleyebilirsiniz.

Belge Tarama: 300 farklı scanner ve MFC türleri tarayıcı desteği.

Kullanıcı Roller: PORDOC için kullanıcılar sadece görmesi gerekenleri görürler. Ayrıca 11 farklı güvenlik düzeyi ile kullanıcıların sistem içerisinde ki erişim haklarını esnek bir şekilde yönetirsin.

İzlenen Klasörler:
Belirli bir Lokal ya da network klasörüne düşen dokümanları otomatik olarak DYS kütüphanesine taşıyın.

Dokümanların Organizasyonu: PORDOC dokümanlarınızı, bilgisayar ortamındaki dosya yapısı kadar kolay yönetir. Ana klasörlere bağlı alt klasörleri ve bunlara arsındaki bağlantıları yönetmekten zevk alacaksınız. Ayrıca PORDOC olması gereken yapı dinamiklerinin kullanılması için kullanıcıları zorlamaktadır. Böylelikle kullanıcıdan kaynaklanan hataları minimize etmektedir.

Loglama ve Tarihçe: PORDOC hem kayıtların değişimini hem de belgelere kimlerin baktığının kayıtlarını ve tarihçesini tutar. Hangi belgeyi kim, ne zaman, nerde, neyi değiştirmiş v.s tarihçesini tutar.  

 E-posta Bildirimi: Kullanıcılar bir belge üzerinde yaptıkları değişikliği ilgili diğer personellerinde görmesini istiyor ise bu değişikliği içeren bir e-postayı diğer arkadaşlara veya gruba gönderebilirler. İsteğe bağlı olarak bir doküman tipinde yapılan değişiklikleri PORDOC otomatik tanımlı adreslere haber verebilir veya raporlayabilir.


 Sanal Klasörler: PORDOC içerisinde sanal klasörler açabilirsiniz. Açtığınız bu sanal klasörlerde farklı konulara ait belgeleri tutabilirsiniz veya başkaları ile paylaşabilirsiniz. 
 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.