Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

DYS lere Fikstürel Yaklaşım

PORDOC – Üretiminden İmhasına Kadar Bilgi ve Belge Yönetim Sistemi.

Bilgi Özel Sektör ve Kamu için önemli bir para birimidir. Son yıllarda tüm dünyada üretilen belgelerin ve kayıtların çoğunluğu elektronik formlar olarak üretilmektedir. Klasik kağıt ortamına nazaran yüzlerce kat daha fazla belge ve bilgi elektronik ortamda üretilmektedir. Bu kayıtların üretiminden imhasına kadar olan süreçlerin yönetilmesi “Dokümanların Yaşam Döngüsü” (Document and Record Lifecycle) olarak adlandırılır. PORDOC Doküman Yönetim Sistemi, Dokümanların aktif yaşam döngüsünü; iş akış süreci içerisinde oluşturulmasından, revizyon aşamalarına kadar geçen tüm süreçleri kontrol altına alır ve yönetir. Eğer bir doküman uzun süre aktif değilse, PORDOC bu belgeyi tanımlanan kriterler ve süreler sonunda otomatik olarak elektronik arşive gönderir ve “Uzun süre işlem görmeyen belgeler.” altında arşivlenir.
“Ortalama olarak, Yöneticiler çalışma zamanlarının % 50 sini bilgi arayarak geçirirler.”
... Gartner Research
Kağıt ve elektronik ortamdaki bilgiler çok hızlı artar. Kurumlar iyi planlanmış doküman yönetim sistemi sahip değilseler bu evrakların kontrolü zorlaşacaktır. Bu bilgileri güvenli ve yasal saklama süreleri içerisinde muhafaza etmek, taşıdıkları bilgilerin değişmediğini ispat edebilmek için elektronik imza entegrasyonlu PORDOC "Kağıtsız Ofis" yazılımına ihtiyacınız vardır. İş süreçlerinizin ispatı olan evraklarınızı, emin ellere teslim etmenizin huzuru ve güveni içerisinde iş hayatınıza devam edin. Psikolojik kazanç yanından evrak üretim ve muhafaza maliyetlerinizi azaltın ve süreç verimliliği oluşturun.
PORDOC Kurumlar için dijital ofis ortamı sunmaktadır.
İstanbul’ da TSE 13298 EBYS Standardı almış iki uygulamadan biri.
 
TSE 13298 Nedir?
 TSE 13298 (EBYS) Elektronik Belge Yönetim Standardıdır. Tübitak, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve TSE Uzanlarının kontrolü ve labaratuvar testleri gibi zorlu süreçlerden geçrek alınan bir belgedir.
PORDOC ile Holding bünyesindeki tüm şirketlerin dokümanlarını tek Doküman Yönetim Sistemi altında yönetebilirsiniz. Kurumsal belge ve bilgi akışınızı çok rahatlıkla kontrol altına alabilirsiniz.
PORDOC Doküman Portalı özel ve kamu kurumlarının ihtiyaçları göz önüne alınarak tasarlanmıştır. Uygulamamız her ne kadar modüler yapıda olsa da tüm modüller bütünün bir parçası ve tek ekrandan yönetilmektedir. Kurumlardaki yaşayan sistemlerle entegrasyonu sorunsuz ve yönetimi çok kolaydır.
% 100 yerli ve % 100 kendi ürünümüzdür.
Kişisel Portal, OCR, Online Tarama, Nitelikli Elektronik ve mobil İmza ve Doğrulaması, Email Entegrasyonu, Faks Entegrasyonu, İçerik Arama, Evrak Tipi Bazında Dinamik Alanlar, Tüm Süreçlerin Loglanması ve Raporlanması, Online viewer, Sınırsız Doküman İlişkilendirme, Barkodlu veya Barkodsuz Fiziki Arşiv Yönetimi.
Doküman ve Belge yaşam Döngüsü
Aşağıdaki Doküman Yaşam Döngüsü evrelerini PORDOC ile zahmetsizce yönetebilirsiniz. Uygulamanın yer evresinde PORDOC gelişmiş özellikler sunmaktadır. PORDOC ile kullanıcı dostu araçlarını kullanarak Doküman Yaşam Döngüsünün her aşamada bilgileri güncel tutmanın rahatlığını yaşayacaksınız. 
dys, döküman yönetim sistemi                 
Oluşturma ve Tarama
Doküman yaşam döngüsü otomasyonlar ve kullanıcılar tarafından oluşturulmasıyla veya web, Faks yada e- mail den gelen bilgilerin sisteme alınmasıyla başlar. Kağıt ortamındaki belgeler ise özel tarayıcılar ile taranarak yaşam döngüsüne dahil edilirler.
Organize ve Yönetim
Doküman Yönetimi Sistemi’ne dâhil edilen doküman ve belgelerin sağlıklı yönetilebilmesi için sistem içerisinde tutarlı bir organizasyon şeması, Standart Dosya Planları (SDP), Dosya Tasnif ve Saklama Planları oluşturulabilmelidir. DYS ye eklenen dokumanlar için TSE 13298 EBYS standardında Metadata ve Üst verileri işe dağıtılmalı ve arşivlenmelidir.
İş akışı ve Onaylama
PORDOC modülleri dokümanlarınızı takım çalışması mantığı ile yönetir. Versiyon kontrol, doküman ilişkilendirme, klasör oluşturma, Uyarılar, hatırlatmalar, vekâlet verme, doküman iş akışı, yetkilendirme, Bilgi ve görüşe gönderme, Faks, E-mail, MS Ofis entegrasyonu gibi modülleri ile doküman yönetimine harcadığınız zamanı minimuma indirir.
İzleme ve Paylaşım.
PORDOC un gelişmiş arama motoru sayesinde sisteme dahil edilen her dokümanın indeks ve üst verilerinde detaylı arama yapabilirsiniz. Ayrıca OCR modülünden geçirilen dokümanlar için içerik arama (full-text search) motoru ile dokümanlarınıza saniyeler içerisinde ulaşabilirsiniz. Dilerseniz aranabilir PDF formatı içerisinde de arama yapmak mümkündür. E-mail, Faks, Microsoft Ofis, SharePoint Uygulamaları, bilgi portalları yada kurum içerisinde çalışan farklı yapıdaki ERP ve çevre yazılımlara kolaylıkla entegre olabilir ve belgeler kolaylıkla PORDOC bünyesine alınabilir.
Ayıklama ve İmha
PORDOC kullanıcıları sadece takibinde olan aktif evraklar ile uğraşırlar. Yaşam döngüsünü ve yasal saklama sürelerini tamamlayan evraklar değerlendirme, imha, devlet arşivlerine devir gibi belirli kurallardan geçerek kullanımdan kaldırılır ve raporlanır.
DYS, iş akışı, döküman yönetim sistemi
Doküman Yönetimi Sisteminin Standart Özellikler
DYS yazılımları bir çok modülden oluştuklarından dolayı, DYS üreticilerinden bazıları ürünlerini modül modül müşterilerinin önerirken, bazı üreticiler ise komple bir sistem olarak ürünlerini müşterilerine sunmaktadır. Bu tartışmalı bir konudur. DYS uzmanı olarak DYS’ nin birbiri ile entegre çalışan modüller bütünü olduğunu düşünmekteyim. Tek başına çalışan modül başlı başına bir yazlımdır. Faks Yönetimi, Arşiv Yönetimi, Email yönetimi gibi. Sitemizde ki bu yazımızda Döküman Yönetimi Sisteminin Standart Özelliklerini anlatmaya çalıştık. Ayrıntılı bilgi için linkleri kullanınız.
 
Doküman Yönetim Sistemi’ nden  yönetmesini beklediğimiz 3 temel öğe vardır. Belge, Bilgi ve işakışı ( Workflow ) dır. Farklı kaynaklardan gelen ve üretilen bilgi ve belgeyi iş akışı içerisinde yönetmek için aşağıda DYS nin belirli temel özelliklerinden bahsedeceğiz.
 
Web Access - Ofis Dışı Çalışma.
Doküman Yönetim Sistemi web tabanlı olması tercih nedeni olmalıdır. Web ara yüzleri ile dünyanın her yerinde ulaşılabilir olmalıdır.  Çoklu Browser (web tarayıcı) desteği olmalıdır. Sistem yönetimi ve yönetimi kütüphaneleri de dahil olmak üzere tüm işlevleri kullanılabilir olmalıdır.
 
Arama
İhtiyaca göre Tam Metin (Full-Text) ve Üstveri (Metadata) tabanlı arama yapabilmeli. Doküman yönetim yazılımı aramaları kaydedilebilmelidir. Kullanıcıların oluşturdukları aramaları kaydetmelerine ve ileride tekrar kullanmalarına olanak tanımalıdır. Ve, veya, eşit, eşit değil gibi mantıksal operatörleri kullanmaya ve *, … , = , ==,  ? gibi joker karakter kullanmaya uygun olmalıdır.
 
Microsoft Office Entegrasyonu
Doküman Yönetim Sistemi’ nde Microsoft Ofise ile tam uyumlu entegrasyon olmalıdır.  Böylelikle Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Exchange ve Visio gibi Microsoft Office dokümanlarına doğrudan erişim sağlanır. Add- in ve Add - on Plag-in eklentileri ile Ofis dokümanları ve  Exchange hesabındaki mailler tek tıklama ile DYS içerisine alınmalıdır. Farklı ortamdaki dokümanlar sistem içerisine alınırken dokümana ait Üstveri leri ve indeks bilgileri otomatik veya otomatik girilemeyecek bilgiler ise açılan bir ara yüzden girilmelidir. Üstveri olarak otomatik girilen veriler. Giren Kişi (Hangi hesap ile ağlı ise onun kullanıcı adı), Giriş Tarihi, doküman boyutu (size) vs,  Mail ise mailin başlığı, gönderen, body, eklentileri vs. Otomatik girilemeyecek bilgileri ise, Dokümanın ait olduğu Departman (Fon), Alt Servisler, Standart Dosya Kodu veya Konu Kodu gibi gerekli indeks bilgileri  ve varsa not vs. Ayrıca Doküman Yönetim Sistemi’nin web görüntüleme aracı (Tool) olmalıdır. DYS içerisindeki bir Word, Excel, PowerPoint, AutoCAD dosyaları gibi ekleri, çalışma yapılan bilgisayar Ofis ve AutoCAD olmasa bile görüntüleyebilmelidir. 

Belge Yönetim Yazılımı
Kısa ve uzun süre aktif ve arşivlenmiş dokümanların yönetimi sağlıklı birşekilde yönetmelidir. İyi bir Doküman Yönetim Sistemi, Elektronik ve kağıt tabanlı belgelerin her ikisinin de üretiminden imha sına kadar geçen tüm süreçleri ile ilgili çözümlerini Standard olarak sunmalıdır. Ayrıca Dokümanları, Elektronik imza ile imzalanmış belgeleri (artık doküman değildir), ve bunlara ait üst veri ve meta datalarını ve kullanım tarihçelerini (loglarını) bütüncül bir şekilde tutmalıdır.
 
e-Form
DYS, Microsoft Word bir form hazırladığınız düşününüz, Bu formdaki alanlar içerisindeki bilgileri otomatik olarak Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki meta data alanlarına aktara bilmelidir. (Metadata Extraction)
 
Takvim
Takvim kullanarak hem günlük işler planlamasını hem de Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki belge yönetimini daha etkin hale getirebilirsiniz. 
 
Doküman Versiyon Kontrolü
Doküman versiyon kontrolünden genel olarak beklenti şu olmalıdır: Dokümanların üretiminden imhasına kadar geçen tüm aşamaların kontrollü bir şekilde gerçekleşmesi ve versiyonlar arasındaki farkların sağlıklı bir şekilde tutulmasıdır. Dokümanların içeri ve dışarı alımlarında (check in / checkout ) versiyon kontrolü için DYS nin belirlenmiş görevleri olmalıdır. DYS içerisinde var olan bir doküman üzerinde değişiklik yapıldığında, değiştirmeden var olan dokümanın üzerine yazılmaya çalışıldığında Doküman Yönetim Sistemi bunlara kendisi karar verebilmelidir. Bir belgenin tüm sürümleri doküman yönetim yazılımı tarafından tutulmalıdır.
 
Belge Tarama
Farklı tarama cihazlarını ile çalışa bilmelidir. PORDOC 250 yi aşkın scanner ile çalışabilmektedir. Kullanıcıların her hangi bir manuel kuruluma yapmada, ihtiyaç duydukları tüm uygulamaları direkt web karşılamalı ve tarama yapabilmelidir. Kullanıcı tarama fonksiyonunu dünyanın her yerinde kullanabilmelidir. Ayrıca tarama sonrası oluşan resimleri Doküman Yönetim Sistemine atmadan önce bazı değişiklikler yapmasına olanak tanımalıdır. Düzeltme, koyulaştırma büyütme, eğme vs. gibi.
 
Görüntüleme
 
Pordoc bünyesine alınan tüm belge ve dokümanlar Pordoc görüntüleme aracı sayesinde rahatlıkla web ortamında görüntülenebilir. Bilgisayarınızda Microsoft Ofis word, Excel, Powerpoint, Autocad DWG gibi programlar yüklü olmasa dahi 150 farklı formattaki belgeleri herhangi bir indirme yapmadan direkt web ten görüntüleye bilirsiniz.
 
Belge, "Etiketleme" veya Meta Veri Yakalama
Meta veri yakalama işlemi (belge ile ilgili anahtar veriler) başarılı arama ve belge organizasyonu için anahtar bir işlemdir. Doküman Yönetim sisteminde otomatik belge etiketleme veya meta veri tutuma, dokümanları sınıflandırmada ve aramada ciddi kolaylıklar sağlar. Bazı meta datalar otomatik alınırken bazıları ise belge veya doküman üretici personeller tarafından manüel girilmesi gerekebilir.

Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.