Hızlı Erişim

Gelen Giden Evrak

EVRAK KAYIT – TAKİP YAZILIMI

ÖZET

Bu çalışmada kamu kurum/kuruluşlarının evrak kayıt ve takip süreçleri ve bu süreçte yaşamakta oldukları problemler anlatılmış, bu problemlerin çözümü için geliştirilen Evrak Kayıt – Takip yazılımı tanıtılmıştır. Evrak Kayıt – Takip yazılımı istemci/sunucu mimarisinde geliştirilmiştir. Veritabanı yönetim sistemi olarak SQL Server, veritabanı sunucusu ile veri bağlantısı kurmak için MySQL ODBC Driver kullanılmıştır.Yazılımın kullanıcı ara yüzleri ve raporlar Microsoft .NET 4.0 ile geliştirilmiştir. Kamu kurum/kuruluşlarının mevcut bilgisayar alt yapılarında ve evrak kayıt, takip sürecinde çalışan insan kaynaklarında önemli değişiklikler yapmalarına gerek duymadan kullanılabilir şekilde geliştirilen yazılım Marmara Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi’nde kullanımına sunulacaktır.

Giden gelen evrak

Gelen giden evrak evrak takip

1. GİRİŞ

Günümüzde bütün iş sektörlerinde ihtiyaç duyulan konular bilgi, bilginin saklanması ve bilgiye erişimdir. Bu ihtiyaçların sonucu olarak bilgi işlem çalışmaları bilginin saklanması ve yönetilmesi konusuna daha çok önem verir olmuştur. Tüm sektörlerde kişiler ya da firmalar doğrudan ya da dolaylı olarak bilgi teknolojilerinden yararlanmaktadırlar. Çünkü bilgisayarlar bir işi yapmak üzere programlanabildikleri gibi eklenen giriş ve çıkış birimleri ile farklı fonksiyonellikler kazanabilmektedirler. Bu çalışmada, bütün kurumların bilgi giriş ve çıkış kapısı olan evrak kayıt birimlerinin işleyişi, yaşanan sorunlar ve evrak kayıt-takip sürecinin bilgisayar destekli hale getirilmesi için geliştirilen yazılımdan bahsedilmektedir.

Evrak döngülerinin en çok yaşandığı kurumların başında şüphesiz devlet daireleri gelmektedir. Bu kurumlardaki yazışmalar, müracaatlar, cevapların tümü evraklardan oluşmaktadır. Hangi konuda ya da amaçta olursa olsun bu evrakların dolaşımlarının kayıt altına alınması gerekmektedir. Her birim kendisine gelen ve diğer birimlere ya da kurumlara gönderdiği evrakları kayıt altına almaktadır. Kayıt altına alınan bilgiler, evrakı oluşturan ve ayırt edici özellikler sağlayan bilgilerdir. Bu özelliklere göre bir arama yapılmak istendiğinde evrak kayıt defterleri raflardan indirilmekte ve sayfalar çevrilerek istenilen özelliklere sahip evraklar aranmaktadır.

Evrakların kayıt ve takip işlemleri günümüz teknolojilerinin yardımıyla elektronik ortamlarda yürütülebilir. Her ne kadar ülkemizin alt yapı sorunları ve sayısal bilgi iletişiminin hukuksal sorunları henüz tamamen çözülememiş olsa da, mevcut şartların izin verdiği ölçüde teknolojiyi kullanarak yaşanan sorunları çözmek mümkündür. Evrakların kayıt, takip ve sorgulanması işlemlerinin bilgisayar ortamında gerçekleşmesi için, donanımdan ve söz konusu işlemleri gerçekleştirecek yazılımdan oluşan bir sistem gerekmektedir. Geliştirilen Evrak Kayıt – Takip yazılımı evrak bilgilerinin bilgisayar ortamına alınmasını ve evrak takip sistemlerinin ihtiyaç duyduğu sorguların daha hızlı ve etkin şekilde yürütülmesini mümkün kılmıştır.

2.EVRAK KAYIT VE TAKİP SİSTEMİNİN GENEL YAPISI

Evrak kelimesi Türkçe’de “yazılı kâğıt” anlamına gelen Arapça varak kelimesinin çoğul halidir. Yani evrak kelimesinin anlamı kâğıt yaprakları, kitap sayfaları, yazılmış mektuplar, yazılardır. Bizim evrak diye tanımladığımız resmi nitelikteki yazı, kamu kurum ve kuruluşlarının aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi tanımlar. Bu yazılar bilgi verme, talep ya da arz belirtme amacı taşırlar. Aynı zamanda evrakın üzerinde ilgilinin ya da sorumlunun imzası vardır. Böylece evrak ile iletilen bilgi ya da isteğin hangi birime ya da kişiye ait olduğu belirlendiği gibi, evrakta yazan bilgilerin de tasdik olunduğunu göstermektedir.

İletişimi sağlamak amacıyla yazılan bu evrakların, gönderen birim ve evrakı alan birim tarafından çeşitli bilgilerinin kaydedilmesiyle evrak takibi dediğimiz hadise başlamış olur. Kurum ve kuruluşların diğer kurum ve kuruluşlarla veya gerçek, tüzel kişilerle olan evrak dolaşımlarının kaydedildiği bir genel evrak birimleri olduğu gibi, kendi içindeki birimler arasında da bir evrak dolaşımı söz konusu olduğundan her biriminin de evrak takibini yapan görevlileri vardır.

2.1. Resmi Yazışma Esasları

Kamu kurum ve kuruluşları için resmi yazışma kurallarını belirleyen esaslar vardır. Ülkemizde bu esasların en son hali 2004 yılında yürürlüğe giren yönetmelikte belirtilmiştir. Buna göre resmi yazışmalarda yazışma ortamları, nüsha sayısı, kâğıt boyutu, resmi yazıların bölümleri, resmi yazıların gönderiliş ve alınışlarında yapılacak işlemler şöyledir.

· Yazışma ortamları: Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

· Nüsha sayısı: Kâğıt kullanılarak hazırlanılan resmi yazılar kural olarak en az iki nüsha olarak hazırlanacaktır.

· Kâğıt boyutu: Resmi yazışmalarda A4(210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutlarında kâğıtlar kullanılacaktır.

· Resmi yazıların bölümleri: Resmi yazıların bölümlerinin neler olabileceği ve bunların şekil ve içerik yönünden nasıl olması gerektiği tanımlanmıştır. Bu bölümler şunlardır: başlık, sayı ve kayıt numarası, tarih, konu, gönderilen makam, ilgi, metin, imza, onay, ekler, dağıtım, adres, paraf, koordinasyon, gizlilik derecesi, acelecilik derecesi, tekit yazısı, sayfa numarası, aslına uygunluk onayı.

· Resmi yazıların gönderiliş ve alınışlarında yapılacak işlemler: Kurum/kuruluş evrak birimlerinin evrak alış/gönderişlerinde yapmaları gereken işlemler tanımlanmıştır.

Söz konusu yönetmelikte yukarıda sayılan maddeler ayrıntılı olarak anlatılmış ve tüm kamu kurum/kuruluşlarının evrak yazım ve dolaşımında bunlara uyması istenmiştir.

2.2. Gelen ve Giden Evrak Bilgilerinin Kayıt Altına Alınması

Tüm kurum/kuruluşlar kendilerine gelen ve gönderilen resmi yazıları arşiv olarak saklamalarının yanı sıra yukarıda belirtilen esaslara göre yapılan yazışmaları kayıt altına almaktadırlar. Bunun nedeni evrak dolaşımını kontrol edebilmek ve birbiriyle ilgili yazışmalarda önceki evrak bilgilerine ulaşabilmektir. Bu amaçla kurum/kuruluşun her biriminde ve dış yazışmalar (diğer kurum/kuruluşlarla yapılan) için genel evrak biriminde evrak kayıt defterleri tutulmaktadır. Evrak kayıt defterlerine evrakı ve o evrakın dağıtım, gönderilme bilgilerini tanımlamak için gerekli olan minimum bilgi tutulur. Bu bilgiler şunlardır:

Gelen Evrak Defteri için:

· Kayıt No: Yazının evrak kayıt defterinde aldığı sıra numarasıdır. Bu numaralar her yeni yılda tekrar 1’den başlatılır.

· Kayıt Tarihi: Evrakın deftere kayıt tarihidir.

· Gelen Evrakın Konusu: Evrakta belirtilen, yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa özeti olan konu bölümü yazılır.

· Gönderen Makam: Evrakı gönderen kurum/kuruluş ya da kişiyi belirten bölümdür.

· Gelen Evrak No: Evrakı gönderen birimin giden evrak defterindeki evrakın kayıt numarasıdır.

· Gelen Evrak Tarihi: Evrakın üzerinde yazılı olan evrakın gönderim tarihidir.

· Gelen Evrakın Eki: Evrakın sahip olduğu ek sayısı belirtilir.

· Havale Edilen ya da dağıtılan birimler: Evrakı alan birim bu yazışmayı başka birimlere de gönderecekse bu kısımda bu birimler belirtilir.

Giden Evrak Defteri için:

· Kayıt No: Yazının evrak kayıt defterinde aldığı sıra numarasıdır.

· Kayıt Tarihi: Evrakın deftere kayıt tarihidir.

· Gönderilen Yerler: Evrakın gönderildiği kurumların/kuruluşların ya da kişilerin belirtildiği bölümdür.

· Konusu: Gönderilen yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa özeti olan konu bölümü yazılır.

· Eki: Gönderilen evrakın sahip olduğu ek sayısı belirtilir.

· İlgili Birim: Eğer evrak başka kurum/kuruluşlara gönderiliyorsa genel evrak birimi tarafından bu kısma evrakı gönderen biriminin adı yazılır.

· Gönderim Şekli: Evrakın alıcıya nasıl gönderildiği belirtilir. Elden, Posta, APS gibi.

Kamu kurum / kuruluşlarının her birimi gelen ve giden evraklarını kaydetmek için defterlere sahiptirler ve bu işlemi genellikle birim başkanlığının sekreterliği yürütmektedir. Ayrıca başka kurum/kuruluşlara gönderilen evrakları kaydeden ve gönderilmesini sağlayan; kuruma gelen evrakları kaydeden ve ilgili birimlere bunları havale eden genel evrak birimleri mevcuttur.

2.3. Evrak Dolaşımı

Evrak dolaşımı aynı kurum içinde ve kurum dışı olmak üzere iki ayrı şekilde olmaktadır.

1-Kurum içi evrak dolaşımı: Aynı kurum içerisindeki birimlerin evrak dolaşımıdır. Örneğin A birimi B birimine evrak göndermek için evrakı giden evrak defterine kaydeder ve gönderilen makam bölümüne B biriminin adı yazılır. B birimi bu evrak kendisine ulaştığında gelen evrak defterine kaydeder ve gönderen makam bölümüne A biriminin adını yazar. Bu dolaşımda evrak genel evrak birimine uğramaz.

2-Kurum dışı evrak dolaşımı: Genel evrak biriminin gönderdiği ve bu birime gelen evrakların oluşturduğu dolaşımdır. A birimi başka bir kuruma evrak göndermek için öncelikle evrak bilgilerini kendi giden evrak defterine kaydeder ve evrakı genel evrak birimine gönderir. Genel evrak birimi evrak bilgilerini giden evrak defterine kaydeder ve evrakın gönderilmesini sağlar. Başka bir Gelen Giden Evrak

Şekil 1. Bir kurumdaki evrak dolaşımı

2.4. Evrak Takibi

Kurum/kuruluşlar kendilerine gelen ve gönderdikleri evrak bilgilerine her zaman ihtiyaç duymaktadırlar. Çünkü yapılan yazışmalar genellikle önceki yazışmaların devamı veya cevabı niteliği taşımaktadır. Resmi yazışma esaslarına göre de birbirleriyle ilgili yazışmalarda evraktaki “ilgi” bölümünde bunu belirtmeleri gerekmektedir. “İlgi” bölümünde gönderilen evrak daha önce alınan bir evraka cevap olarak gönderiliyorsa alınan evrakın numarası ve tarihi gerekmektedir.

Evrak takibinde bir başka konu da, kuruma gelen ya da kurumdan gönderilen evrakların bilgilerine herhangi bir nedenle ihtiyaç duyulması halinde evrak kayıt defterlerinden istenilen kaydın aranmasıdır. Ayrıca kurum/kuruluşlara özel kişiler tarafından yapılan müracaatlar ve verilen dilekçeler de resmi yazı olarak evrak defterlerinde kaydedilmektedir. Bu müracaat ya da dilekçelerin hangi birimde işlemde olduğunu öğrenmek içinde evrak kayıt defterlerinde arama gerekmektedir.

2.5. Evrak Kayıt ve Takibinde Yaşanan Problemler ve Çözüm Önerileri

Öncelikli problem kamu kurum /kuruluşlarındaki resmi yazışma esaslarına göre yazıların yazılmasıdır. Bu yazıların bölümlerinin hangi satırda olacağı, kenardan kaç karakter boşluk bırakılarak yazılacağı gibi esaslar bu yazıların yazımını zorlaştırdığı gibi bazı bilgilerin sola bazılarının ortaya bazı bilgilerin de sağa dayalı olması bu bilgilerin alınmasını da zorlaştırmaktadır. E-devlet projeleri ve elektronik imza kanununun yürürlüğe girmesine paralel olarak elektronik ortamda yazışmalara imkân sağlanmış olsa da halen çoğunlukla evrakın kâğıt üzerinde yazılı olduğu ve onaylayanın ya da yetkilinin el yazısıyla attığı imzasının (ıslak imza) bulunduğu resmi yazışmalar kullanılmaktadır. Her ne kadar elektronik ortamlarda kullanılan güvenli sayısal imza teknikleri geliştirilmiş ve ülkemizde bununla ilgili hukuksal düzenlemeler yapılmaya başlanmışsa da resmi yazışmaların elektronik ortamlarda yapılması tam olarak uygulamaya geçmemiştir.

Gelen ya da gönderilen evrak bilgileri arasında herhangi bir nedenle yapılan kayıt araması evrak kayıt defterlerinin sayfa sayfa ve satır satır el ile taranmasıyla yapılmakta ve istenilen kaydın bulunması oldukça fazla zaman almaktadır. Eğer evrak bilgileri konuya, gönderen makama veya gönderilen makama göre aranmakta ise bulunan birçok sonucun toparlanması ve istenilen evrakın bilgilerinin bulunması çok vakit almaktadır. Kuruma gelen evrakın genel evrak birimi tarafından kaydı yapıldıktan ve ilgili birimlere havale edildikten sonra evrak takibi yapma imkânı kalmamaktadır. Çünkü evrakı alan birimler kendi evrak defterlerine kayıt yapmaktadır. Kuruma giren evrakın birimler arasındaki dolaşımı öğrenilmek istendiğinde ise eğer birimler söz konusu evraka genel evrak tarafından verilen kayıt numarasını kaydetmişlerse birimlerin kayıt defterlerinde bu numara aranarak evrak bilgilerine erişilebilmekte, genel evrak kayıt numarası kaydedilmemişse evraklar kaldırıldıkları klasörlerde aranmak zorunda kalınmaktadır.

Kâğıtla veya elektronik ortamda gelen/gönderilen tüm evraklar resmi yazışma esaslarına göre kayıt altına alınmalıdır. Her kurum/kuruluşun ve içerdiği bölümlerinin evrak birimlerince yapılan bu kayıt ve takip işlemlerini elektronik ortamda yapabilmek için bu amaçla hazırlanmış yazılımlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu çalışmada özellikle kamu kurum/kuruluşlarının mevcut bilgisayar alt yapılarında ve evrak kayıt, takip sürecinde çalışan insan kaynaklarında önemli değişiklikler yapmalarına gerek duymadan kullanabilecekleri Evrak Kayıt-Takip yazılımı tanıtılmıştır.

Günümüzde yöneticilerin ve çalışanların tüm iş süreçlerinde bilgisayarlardan en üst seviyede yararlanabilme istekleri vardır. Çünkü bu süreçler ile ortaya çıkan bilginin istenildiği gibi analiz edilmesi, organize edilmesi ve bundan faydalanabilme ihtiyacı vardır. Ortaya çıkan bilginin çokluğu düşünülürse bilgisayar desteksiz bir ortamda bunların sağlanabilmesi neredeyse imkânsızdır. Genelde istenilen şey aynıdır; bilginin kaydedildiği ve saklandığı güvenilir bir ortam ve bu bilgiye farklı yerlerden erişebilmek. Bu isteğe bilgi işlemcilerin verdiği yanıt ise ortak veri tabanı kullanılmasıdır. Tabi bu veri tabanının bulunacağı ve yönetilebileceği bir bilgisayar sistemi de gerekmektedir. Üstelik bu bilgisayar sistemi yapılan yatırımları boşa çıkarmamalı, güvenilir ve denenmiş olmalıdır.

Bahsedilen isteklere cevap gayet basit ve bilinen bir cevaptır. İstemci/sunucu mimarisinde bir veritabanı gerekmektedir. İstemci/sunucu sistemler iş hayatında, üniversitelerde, resmi kurumlarda, bilim, bankacılık, mühendislik, tıp ve daha birçok alanlarda kullanılmaktadır. Bu kadar yaygın kullanılmasının birçok nedeni vardır ama temelde verilerin saklanıldığı ve sunulduğu ortamın, verileri talep eden istemcilerden bağımsız olması ve istemcilerin değişik bilgisayarlardan, farklı işletim sistemlerinden oluşabilmesidir.

Evrak kayıt, takip işlemleri için istemci/sunucu mimarisinde bir veritabanı uygulaması kullanılabilir. Bu sayede kurumdaki birimlerin verileri kaydetmesi, istenilen kriterlere göre araması mümkün olacak ve yukarıda bahsedilen kayıt-takip problemleri çözülecektir. Asıl istenilen kâğıtsız ofis ve doküman yönetimi için somut bir adım atılmış olacaktır.

İstemci/sunucu mimarisindeki evrak kayıt-takip sisteminin kullanıcıları yine genel evraktaki ve birimlerdeki evrak kayıt-takip işlerini yürüten kişiler olacaklardır. Sistemin ve veritabanının kontrolü ve yönetilmesi de bir bilgi işlem görevlisi tarafından yürütülecektir.

3. EVRAK KAYIT – TAKİP YAZILIMI

Yazılım istemci/sunucu mimarisinde geliştirilmiştir. İstemci ve sunucuların minimum donanım özellikleri ve işletim sistemlerinin neler olabileceği aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

Tablo 1. Sunucu ve istemci minimum donanım özellikleri ve işletim sistemleri

Donanım Özellikleri

İşletim sistemleri

Sunucu

İşlemci

AMD Opteron, İntel Xeon

Windows 2003 Server

Ram

4 GB

İstemci

İşlemci

Pentium4 veya Celeron

Windows XP

Ram

512 MB

Yazılımda ilişkisel veri tabanı yönetim sistemi (VTYS) olarak SQL Server 2000 (SQL Server) kullanılmıştır. Bu seçim yapılırken hem teknik hem de ticari kriterlere ilave olarak şu nedenler de etkili olmuştur:

· Veritabanı yönetim araçlarındaki kullanıcı ara birimlerin kullanım kolaylıkları,

· Yardımcı programları ve rahat kullanılmaları,

· Diğer veri tabanlarına veri aktarımı ya da veri almadaki imkânları,

· Uygulamanın kullanılacağı ofislerde bulunan bilgisayarların çoğunluğunun Windows işletim sistemini kullanması,

· Sunucu olarak kullanılacak bilgisayarların işletim sistemleri Windows NT, Windows , Windows 2003 olarak seçildiğinde, bunları SQL Server ile tam uyumlu olarak kullanma imkânı.

SQL Server, istemci/sunucu ortamında veritabanı gereksinimlerini karşılamak için geliştirilmiş yüksek performanslı ve ölçeklenebilir bir veritabanı yönetim sistemidir. SQL Server VTYS, Microsoft Windows NT Server, Windows 2000–2003 Server işletim sistemleri üzerine kurulabilir. Çok sayıda istemci bilgisayar üzerinde çalışan uygulamalar SQL Server’a değişik bağlantı kurma yöntemleriyle ulaşarak bilgilere erişebilir ve işlem yapabilirler.

SQL Server farklı veri erişimi yöntemlerini desteklemektedir. Ancak uygulama geliştiricilerin veri erişiminin nasıl yapılacağı konusunda bir seçim yapması gerekmektedir. Microsoft firması, Open Database Connectivity (ODBC) ve Object Linking and Embedding (OLE DB) yöntemlerinin alt-düzey uygulama geliştirme çalışmalarında, ActiveX Data Objects (ADO) yönteminin ise ticari uygulamaların geliştirilmesinde kullanılmasını tavsiye etmektedir. Bu nedenle Evrak Kayıt – Takip uygulamasında veri erişimi için Open Database Connectivity (ODBC) seçilmiştir. Uygulamanın kullanıcı ara yüzleri Microsoft .NET 4.0 ile geliştirilmiştir. Programdan alınan çıktılar Report yine Microsoft .NET 4.0 ile hazırlanmıştır. Programın yardım menüleri Microsoft .NET 4.0 ile hazırlanmıştır.

3.1. Evrak Kayıt – Takip Yazılımı Kullanıcı Arabirimleri

Evrak Kayıt-Takip Yazılımı iki modülden oluşmaktadır. İlk modül programın kullanılacağı birimlerin ve bu birimlerde yetkili olacak kullanıcılarının kayıtlarının yapıldığı ve düzenlendiği yönetim modülüdür.

3.1.1. Yönetim Modülü

Yönetim Modülü bir bilgi işlem görevlisi tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Yönetim modülünü açabilmek için veri tabanı yöneticisinin vereceği şifre gereklidir. Yönetim Modülü ile gerçekleştirilen işlemler şunlardır:

- Birim kaydı yapma, değiştirme

- Birimin evrak kaydındaki geçerli yılını değiştirebilme

- Kullanıcı ekleme

- Kullanıcılara kullanıcı adı ve parola verme

- Kullanıcıların hangi birimin evrak kayıtlarına erişeceğini belirleme

3.1.2. Evrak Kayıt-Takip Modülü

Evrak kayıt birimlerinde çalışanların ve evrak arama, takip işlemlerini yapanların kullandığı modüldür. Programa girebilmek için yönetim modülünü kullanan görevlinin vereceği kullanıcı adı ve parolaya ihtiyaç vardır. Modülün kullanıcıları şunlardır:

- Kurumdaki genel evrak birimi çalışanları

- Kurumdaki birimlerde evrak kayıt işlemlerini yürütenler

- Birim yöneticileri (evrak bilgilerini sorgulama ve istatistik bilgileri için)

Bu modül ile yapılan işlemler şunlardır:

- Gelen Evrak Kaydı

o Kayıt no, tarih, saat bilgilerinin her yeni evrak kaydında otomatik verilmesi

o Gelen evrakın tüm bilgilerinin kaydedilmesi

o Daha önce girilen gelen evrak konusu bilgilerinden oluşan listeden konu seçme imkânı

o Daha önce girilen gelen evrakı gönderen yer bilgilerinden oluşan listeden evrakın geldiği yeri seçme imkânı

o Evrakı ilgili birimlere havale etme, havale edilebilecek birimler listesini oluşturabilme

o Evrakın ve eklerinin tarayıcı ile görüntü dosyaları haline getirilmesi durumunda bunu veritabanına kaydetme ve çıktısını alabilme imkânı.

- Giden Evrak Kaydı

o Kayıt no, tarih, saat bilgilerinin her yeni evrak kaydında otomatik verilmesi

o Giden evrakın tüm bilgilerinin kaydedilmesi

o Daha önce girilen giden evrak konusu bilgilerinden oluşan listeden konu seçme imkânı

o Gönderilen evrakın ilgili olduğu birimi listeden seçebilme (bu liste gelen evrak kaydındaki havale edilebilecek birimler bilgilerindeki birim isimlerinden oluşur)

o Evrakın gideceği yerleri listeden seçme, bu listeye kayıt ekleme ve değiştirebilme imkânı

o Evrakın ve eklerinin tarayıcı ile görüntü dosyaları haline getirilmesi durumunda bunu veritabanına kaydetme ve çıktısını alabilme imkânı.

- Evrak Kayıtlarının aranması

o Gelen Evrak Kayıtlarının aranması

§ Tarih aralığına göre arayabilme

§ Gelen evrak konusuna göre arayabilme

§ Gönderen makama göre arayabilme

§ Sonuçlarını başlıklara fare ile tıklayarak sıralayabilme

§ Sonuçlarda üzerine çift tıklanan evrak kaydının evrak kayıt ekranında ekrana getirme

o Giden Evrak Kayıtlarının aranması

§ Tarih aralığına göre arayabilme

§ Giden evrak konusuna göre arayabilme

§ İlgili birime göre arayabilme

§ Sonuçlarını başlıklara fare ile tıklayarak sıralayabilme

§ Sonuçlarda üzerine çift tıklanan evrak kaydının evrak kayıt ekranında ekrana getirme

- Evrak Takip:

Bu işlev kuruma gelen evraka genel evrak biriminin verdiği kayıt numarasına dayanarak bu evrakın havale edildiği birimlerde kayıt edilmesi durumunda evrakı kurum içinde takip edebilme imkânı sağlar. Genel evrak kayıt no alanına yazılan numara, birimlerin gelen evrak kayıtlarındaki genel evrak kayıt no alanında aranır ve bulunan sonuçlar listelenir. Bu sayede genel evrak biriminin kaydettiği ve birimlere havale ettiği evrakın hangi birimler tarafından ve hangi tarihte kaydedildiği bilgilerine ulaşılır.

- Raporlar

o Gelen ve Giden Evrak Defterleri: Belirlenen tarih aralığındaki evrak kayıtlarının yazıcıdan çıktısını almak için kullanılır. A4 ve B4 kâğıt boyutlarında çıktı alınabilir. A4 çıktısı sayfayı yatay kullanır ve bir sayfada 10 evrak bilgisi basılır, B4 çıktısı sayfayı dikey kullanır ve bir sayfada 20 evrak bilgisi basılır.

o Gelen Evrak Zimmet Defteri: Belirtilen tarih aralığında, seçilen birime havale edilen evrak bilgilerinin teslim alan bilgisiyle çıktısının alınmasında kullanılır. Böylece evrakları birime ileten kişiler için bir zimmet formu oluşturulur.

- İstatistikler

  • Gelen Evrak İstatistikleri

  • Yıllara göre gelen evrak sayısı

  • Geldiği yere göre evrak sayısı

  • Gelen evrakın havale edildiği birimler ve havale sayısı

  • Yıllara ve evrakı gönderen yerlere göre çapraz tablo çıktısı alabilme

  • Giden Evrak İstatistikleri

  • Yıllara göre giden evrak sayısı

  • İlgili birime göre giden evrak sayısı

  • Gönderilen yerlere göre gönderilen evrak sayıları

  • Yıllara ve gönderilen yerlere göre çapraz tablo çıktısı alabilme

- Defterlerin Yenilenmesi (Yeni yıl işlemi) : Her yeni yılda geçerli yıl değiştirilir ve evrak kayıt numaraları 1’den başlar. Bu işlemi her birimden bir kullanıcının yeni yıl kayıtlarına başlanılacağı zaman yapması gerekir.

Bu işlemlerin gerçekleştirildiği formlar ana menüden çağrılmaktadır. Bütün formlar ana form içinde açılmaktadır (child form). Ana form içerisinde birden fazla form açılıp aynı anda değişik işlemler yapılabilir. Ana menüdeki pencere menüsü komutları ile çalışılmakta olan formların ana form içerisine çeşitli şekillerde yerleştirilmesi sağlanır.

- Yardım: Programın nasıl kullanılacağının ve formlar üzerinde yapılan işlemlerin anlatıldığı yardım dosyasıdır. Dosya programdan ayrı olarak çalıştırılabileceği gibi programdaki yardım menüsünden de çağrılabilir. Ayrıca aktif form üzerinde klavyeden F1 tuşuna basarak da üzerinde çalışılan form hakkındaki yardım konusu çağrılabilir.

3.1.3. Evrak Kayıt – Takip Yazılımı Ekran Görüntüleri

Şekil 2. Gelen Evrak Kayıt Formu

 

Gelen Giden Evrak

Şekil 3. Giden Evrak Kayıt Formu

 

4. EVRAK KAYIT – TAKİP YAZILIMININ BİR UYGULAMASI

Evrak Kayıt – Takip yazılımı, Marmara Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi’nde Yazı İşleri biriminde kullanılacak olup, testi ve onayından sonra, idari ve akademik diğer birimlerin de kullanılabilir. Marmara Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi’ne kurum dışından gelen ve kurum dışına gönderilen evrakların ilk kayıt yeri diğer kurumlarda olduğu gibi Genel Evrak birimidir. Bu birimin eski tarihli evrak kayıtları da Evrak Kayıt – Takip Yazılımına aktarılabilir.

Evrak Kayıt – Takip Yazılımın kullanılmasından önce, kayıtların tarih, geldiği-gönderildiği yer, konusu gibi kriterlere göre aranması işlemleri saatler sürerken Evrak Kayıt – Takip yazılımı ile bu sorgulamalar bir kaç saniyede tamamlanmaktadır. Yine önceden yapılması oldukça zor olan, kuruma gelen evrakın kurum içinde dolaştığı birimleri ve bu birimlerin evrak kayıt bilgilerine ulaşmayı sağlayan evrak takibi de kullanılan yazılım sayesinde kolaylıkla yapılabilmektedir. Yazılımda gelen ve giden evrak defterleri A4 ve B4 ebatlarında yazıcı çıktısı olarak oluşturulabilmektedir. Ayrıca yıllara ve evrakın geldiği-gönderildiği yerlere göre evrak sayılarını veren raporlar da alınabilmektedir. Evrak Kayıt – Takip yazılımı anlaşılır ve kolay kullanılabilir ara yüzlere sahiptir. Bu nedenle yazılımı kullanacak olan kişilere kısa bir eğitim verilmesi yeterli olacaktır.

5. SONUÇLAR

Evrak kayıt ve takip sürecinin bilgisayar destekli bir hale getirilmesi amacıyla bu çalışmada kurumların evrak kayıt ve takip süreçleri, bu süreçte yaşanan problemler ve bu problemlere çözüm olarak geliştirilen yazılım ele alınmıştır. Özellikle kamu kurum/ kuruluşlarındaki evrak kayıt ve takip işlemlerini bilgisayar destekli hale getiren bu yazılım birçok kurumun mevcut bilgisayar alt yapısına uyacak şekilde istemci/sunucu mimarisinde bir masaüstü uygulama programı olarak geliştirilmiştir.

Yazılım kullanılmaya başlanmasından itibaren Marmara Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi Yazı İşleri Birimi’nde ve onayından itibaren de diğer akademik ve idari birimlerde kullanıllacaktır. Yazılımın kullanılmasıyla beraber kurumdaki evrak kayıt, sorgulama ve takip işlemleri büyük hız kazanmış ve kolaylaşmış olacaktır. Yazılım diğer kamu kurum/kuruluşlarında da rahatlıkla kullanılabilir. Evrak bilgilerinin tutulduğu veritabanı yönetim sistemi web tabanlı uygulamalara da destek verebilir. Günümüzde bazı kamu kurumlarının başladığı ve kuruma verilen evrakların dış kullanıcılar tarafından takibini sağlayan web tabanlı sorgulama sistemleri geliştirilebilir. Evrak Kayıt – Takip Yazılımı kurumlarda asıl istenilen kâğıtsız ofis ve doküman yönetimi için somut bir adım sayılabilir. Resmi yazışmaları düzenleyen esaslar yeniden yapılandırıldığında ve kâğıtsız ofis ortamını gerçekleştirecek teknolojinin kullanılmasına olanak sağlayacak yasal düzenlemelerle birlikte gereken altyapı yatırımları yapıldığında, evrak kayıt-takip sistemleri doküman yönetim sistemleri olarak gelişeceklerdir.

Mehmet KAYA

Beyaz Bilgisayar Dan. Hiz. Ltd. Şti

mkaya@beyaz.net

Bir şirketin evrakları içerisinde en fazla hacme sahip evraklar hiç şüphesiz yazışmalardır. Yazışmalar tüm şirketlerde genellikle iki ana başlık altında gruplandırılır.

  • Gelen evrak
  • Giden evrak


Büyük şirketlerde ise bu iki ana gurubu da kendi içerisinde iki alt gruba ayırabiliriz;

  • Kurum içi yazışmalar
  • Kurum dışı yazışmalar

Yazışmaların dosyalanması, düzenlenmesi, gelen giden evrak defterlerine kayıtlarının yapılması ve ihtiyaç olduğunda ilgili kişilere ulaştırılması evrak yöneticisini en fazla yoran evrak kalem işlemleridir. Yazışmaların yanı sıra şirket içerisinde üretilen bir çok evrak çeşitleri vardır. Eğer organizasyon büyük ise bu evrakların üretimi organizasyon birimlerince geçekleşir. Biz bu evrakları iki ana başlık altında toplayabiliriz.

  • Vaka dosyaları
  • Konu dosyaları


Vaka dosyaları adından da anlaşıldığı gibi her bir işlem için ayrı bir dosya veya klasör açılarak, o işlemle ilgili belgelerin kendi dosyasında veya klasöründe tutulduğu evraklardır. Vaka dosyaları eylem olarak birbirlerine benzerler, bunlar bir işlem, kişi yada proje ile ilgili olabilir. Bunların en güzel örnekleri banka evrakları arasında görülür, bankacılıkta verilen krediler aşağıda belirtildiği gibi çok çeşitlidir;
 

    Vesaik Mukabili (ithalat)
    Peşin Ödeme (ithalat)
    Mal Mukabili (ithalat)
    Kabul Kredili Vesaik Mukabili (ithalat)
    Vadeli Akreditif (ithalat)
    Kabul Kredili Akreditif (ithalat)
    Kabul Kredili Mal Mukabili (ithalat)
    Vesaik Mukabili (ihracat)
    Mal Mukabili (ihracat)
    Peşin Ödeme (ihracat)
    Akreditif (ihracat)


    Yukarıda gördüğümüz evrakların tamamı vaka dosyası örnekleridir. Mevduat eksiği olan firmalar değişik şekillerde bankalardan kredi alırlar ve her kredi için bankacılık sistemi bir referans üretir ve her biri için yine ayrı bir dosya açılır, aynı firma birden fazla kredi alsa dahi her kredi için farklı bir referans verilir ve aynı kredi ile ilgili evraklar o krediye açılmış dosyalara takılır.  Konu dosyaları ise, üretildikleri konuya göre düzenlenmiş olan malzemelerden oluşur. Bu tür evraklar genellikle yazışmalardan oluşur.
    Evrak yöneticiliği için önemli olan unsurlardan biri de organizasyonda dosyalama sisteminin oluşturulmasıdır. Dosyalama sisteminin ön koşulu ise evraklara, üretildiği aşamada müdahaleyi gerektirir. Evraklar  üzerinde belirli standartlar oluşturulmalı, süratle erişilebilecek şekilde düzenlenmelidir.

    Evrak yöneticiliğinin diğer bir ilgi alanı ise kurumun muhaberat işlemlerini yönetmektir. Kurum içi ve kurum dışı gelen giden evrakları doğru ve sağlıklı bir şekilde ilgili kişilere ulaştırmak, evrak yöneticiliğinin ilgi alanlarından biridir. Ayrıca muhaberat işlemlerinden biri olan, kurum içerisinde dağıtılması gereken matbu duyuruların ve talimatların tüm kurum çalışanlarına iletilmesi de evrak yöneticiliğinin bir başka fonksiyonudur.

    Özellikle günümüz koşullarında, evrak yönetiminin  fonksiyonları, farklı adlar altında başka birimler tarafından yürütülmeye çalışılmaktadır.

     


    Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
    Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
    Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
    T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
    Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.