Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

PORDOC

Döküman Yönetim Sistemi, Arşiv web modülü, doküman yönetim sistemiDöküman Yönetim Sistemi, Arşiv web modülü, doküman yönetim sistemiDöküman Yönetim Sistemi, Arşiv web modülü, doküman yönetim sistemi         

PORDOC

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri hardcopy yani kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi faklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.

DYS Döküman Yönetim Sistemi


  ·         Büyük kuruluşların, faaliyetleri sonucu oluşan yüksek hacimli dokümanların üretilmesi, organizasyonu, arşivlenmesi ve diğer süreçlerinin yönetilmesi Doküman Yönetim Sistemi satın alınması veya in-house geliştirilmesinden çok daha pahalıdır.

·         Elektronik ortamda Doküman üretimi ve dokümanın kurum içi dolaşımı çok hızlı olduğundan evrak işetmeciliğine olumlu mali katkısı çok fazladır.

·         Evrak iş akışlarını, iyi kurulanmış Doküman Yönetim Sistemi üzerinde işleten kurum çalışanların sistemlerine bağımlılıkları hat safhadadır.

·         Doküman Yönetim Sistemi’ nden beklenen temel amaç, Kurum içi doküman üretilirken harcanan emek ve zamanın minimuma indirerek maliyetleri kısmaktır. Bu durum işlem odaklı iyi planlanmış modüler bir yapı gerektirir. Tasarımı ve planlaması iyi tanımlanmış bir Doküman Yönetim Sistemi’ nde çok sayıda dokümanı çok kısa sürede üretmek mümkün hala gelecektir.

·         Doküman Yönetim Sistemi geçmeden önce kurumların işleyişlerini kağıt ortamındaki formlarla yapması oturmuş olması Doküman Yönetim Sistemi’ ne geçişi kolaylaştıracaktır. İyi işleyen bir form yönetimi ve evrak üretim prosedürü olmayan kurumların önce işleyişlerini klasik formlarla oturtturması şiddetle tavsiye edilen yöntemler arasındadır.

Bütünleşik ve tüm kurumum işleyişlerini kapsayan Doküman Yönetim Sistemi yerine amaca yönelik çok fazla işlem hacmi ve iş gücü gerektiren dokümanların üretiminde, o doküman tiplerine özel küçük ölçekli Doküman Yönetim Sistemi’ leri de tercih edilebilir. Örneğin, bir sigorta firmasında sigorta ve hasar dosyaları, kargo firmalarında kesilen faturalar ve irsaliyeler hacimli ve hayati evraklardır. Sadece bu evrak tipleri Doküman Yönetim Sistemi içerisine dâhil edilerek doküman yönetimi ile etkin mücadele edilebilir.

Profesyonel Doküman Yönetim Sistemlerine geçmeden önce göz önünde bulundurulması gereken bazı unsurlar şunlardır.

Doküman Yönetimi Yazılımlarında sistemi Güvenliği

Doküman Yönetimi Sistemi güvenliğindeki en önemli unsur personellerin kendi belgelerinin ve bilgilerinin güvenli ellerde olduğunun psikolojik rahatlığını hissetmeleridir. Yoksa güvenlikten kastın manası birçok anlama gelebilir. Güvenlik ihlallerinin %90’nın kasıtlı veya kasıtsız içerden yapıldığı bilinmektedir. Kurumlardaki temel güvenliğe farkındalık eğitimi ile başlanmalı. Belirli aralıklarla personeller bu testlerden geçirilmelidir. BeyazNET olarak Türkiye’nin büyük bir çok kamu ve özel kurumlarına, kurumsal güvenlik analizi yaptık ve yapmaya devam etmekteyiz.  Bazı kurumlarda, bilgi işlemden aradığımızı belirterek, personellerin bilgisayar açılış ve kullandıkları uygulamaların şifrelerini aldık.

Genel Manada Güvenlik

Doküman Yönetim Sistemi’ nin bir çok özelliği sistem güvenliğine katı sağlamasıdır. Ama temel güvenlik olarak aşağıdaki özellikler sıralanabilir:

  •     Sürüm Kontrolü (Version Control) - her bir belgenin mevcut sürümü ve tarihçesini sağlamalı.
  •     Kullanım logları (Usage logs)  - Sisteme erişen her kişinin raporlamasını sağlamalı.
  •     Kullanıcı Logları ya da Active Directory entegrasyonu -  yalnızca yetkili kullanıcıların erişim sağlar.
  •     İş Akışı ve Onaylama (Workflow and approval) - Elektronik imza entegrasyonu olmalıdır.
  •     Otomatik Belge Numarası ve Adlandırma - İnsan hatası olasılığını ortadan kaldırmalıdır.


IT Altyapı Güvenliği

Güvenli Doküman Yönetim Sistemi, Net 2.0 alt güvenlik sistemlerini kullanarak, iletişimde 128 bit SSL şifreleme desteği sunmalıdır.

Kullanıcı Rolleri


Doküman Yönetim Sistemi, belgelere erişim ve belgeler üzerindeki değişiklilikleri kontrol etmek için esneklik sunmalı ve farklı kullanıcı yetki seviyelerini desteklemelidir. Tavsiye edilen standart kullanıcı rolleri aşağıdaki gibi olmalıdır.  ( Türkçe terminoloji tam ifade etmediği için İngilizcelerini yazdım.)

  •     Read Only
  •     Document Publisher
  •     Document Publisher and Delete
  •     Publisher and Delete
  •     Organizer
  •     Organizer and Delete
  •     Cabinet Administrators
  •     Library Administrators
  •     Senior Library Administrators
  •     System Administrators

Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.