Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Standart DYS Özellikleri

  • Doküman Yönetimi Sisteminin Standart Özellikler

DYS yazılımları bir çok modülden oluştuklarından dolayı, DYS üreticilerinden bazıları ürünlerini modül modül müşterilerinin önerirken, bazı üreticiler ise komple bir sistem olarak ürünlerini müşterilerine sunmaktadır. Bu tartışmalı bir konudur. DYS uzmanı olarak DYS’ nin birbiri ile entegre çalışan modüller bütünü olduğunu düşünmekteyim. Tek başına çalışan modül başlı başına bir yazlımdır. Faks Yönetimi, Arşiv Yönetimi, Email yönetimi gibi. Sitemizde ki bu yazımızda Döküman Yönetimi Sisteminin Standart Özelliklerini anlatmaya çalıştık. Ayrıntılı bilgi için linkleri kullanınız. Doküman Yönetim Sistemi’ nden  yönetmesini beklediğimiz 3 temel öğe vardır. Belge, Bilgi ve işakışı ( Workflow ) dır. Farklı kaynaklardan gelen ve üretilen bilgi ve belgeyi iş akışı içerisinde yönetmek için aşağıda DYS nin belirli temel özelliklerinden bahsedeceğiz.

  • Web Access - Ofis Dışı Çalışma.

Doküman Yönetim Sistemi web tabanlı olması tercih nedeni olmalıdır. Web ara yüzleri ile dünyanın her yerinde ulaşılabilir olmalıdır.  Çoklu Browser (web tarayıcı) desteği olmalıdır. Sistem yönetimi ve yönetimi kütüphaneleri de dahil olmak üzere tüm işlevleri kullanılabilir olmalıdır. Web Access

  • Arama

İhtiyaca göre Tam Metin (Full-Text) ve Üstveri (Metadata) tabanlı arama yapabilmeli. Doküman yönetim yazılımı aramaları kaydedilebilmelidir. Kullanıcıların oluşturdukları aramaları kaydetmelerine ve ileride tekrar kullanmalarına olanak tanımalıdır. Ve, veya, eşit, eşit değil gibi mantıksal operatörleri kullanmaya ve *, … , = , ==,  ? gibi joker karakter kullanmaya uygun olmalıdır.

  • Microsoft Office Entegrasyonu

 Doküman Yönetim Sistemi’ nde Microsoft Ofise ile tam uyumlu entegrasyon olmalıdır.  Böylelikle Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Exchange ve Visio gibi Microsoft Office dokümanlarına doğrudan erişim sağlanır. Add- in ve Add - on Plag-in eklentileri ile Ofis dokümanları ve  Exchange hesabındaki mailler tek tıklama ile DYS içerisine alınmalıdır. Farklı ortamdaki dokümanlar sistem içerisine alınırken dokümana ait Üstveri leri ve indeks bilgileri otomatik veya otomatik girilemeyecek bilgiler ise açılan bir ara yüzden girilmelidir. Üstveri olarak otomatik girilen veriler. Giren Kişi (Hangi hesap ile ağlı ise onun kullanıcı adı), Giriş Tarihi, doküman boyutu (size) vs,  Mail ise mailin başlığı, gönderen, body, eklentileri vs. Otomatik girilemeyecek bilgileri ise, Dokümanın ait olduğu Departman (Fon), Alt Servisler, Standart Dosya Kodu veya Konu Kodu gibi gerekli indeks bilgileri  ve varsa not vs. Ayrıca Doküman Yönetim Sistemi’nin web görüntüleme aracı (Tool) olmalıdır. DYS içerisindeki bir Word, Excel, PowerPoint, AutoCAD dosyaları gibi ekleri, çalışma yapılan bilgisayar Ofis ve AutoCAD olmasa bile görüntüleyebilmelidir. 

  • Belge Yönetim Yazılımı

Kısa ve uzun süre aktif ve arşivlenmiş dokümanların yönetimi sağlıklı bir şekilde yönetmelidir. İyi bir Doküman Yönetim Sistemi, Elektronik ve kağıt tabanlı belgelerin her ikisinin de üretiminden imha sına kadar geçen tüm süreçleri ile ilgili çözümlerini Standard olarak sunmalıdır. Ayrıca Dokümanları, Elektronik imza ile imzalanmış belgeleri (artık doküman değildir), ve bunlara ait üst veri ve meta datalarını ve kullanım tarihçelerini (loglarını) bütüncül bir şekilde tutmalıdır.

  • e-Form

DYS, Microsoft Word bir form hazırladığınız düşününüz, Bu formdaki alanlar içerisindeki bilgileri otomatik olarak Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki meta data alanlarına aktara bilmelidir. (Metadata Extraction)

  • Takvim

Takvim kullanarak hem günlük işler planlamasını hem de Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki belge yönetimini daha etkin hale getirebilirsiniz. 

  • Doküman Versiyon Kontrolü

Doküman versiyon kontrolünden genel olarak beklenti şu olmalıdır: Dokümanların üretiminden imhasına kadar geçen tüm aşamaların kontrollü bir şekilde gerçekleşmesi ve versiyonlar arasındaki farkların sağlıklı bir şekilde tutulmasıdır. Dokümanların içeri ve dışarı alımlarında (check in / checkout ) versiyon kontrolü için DYS nin belirlenmiş görevleri olmalıdır. DYS içerisinde var olan bir doküman üzerinde değişiklik yapıldığında, değiştirmeden var olan dokümanın üzerine yazılmaya çalışıldığında Doküman Yönetim Sistemi bunlara kendisi karar verebilmelidir. Bir belgenin tüm sürümleri doküman yönetim yazılımı tarafından tutulmalıdır.

  • Belge Tarama ve Görüntüleme

Farklı tarama cihazlarını ile çalışa bilmelidir. PORDOC 250 yi aşkın scanner ile çalışabilmektedir. Kullanıcıların her hangi bir manuel kuruluma yapmada, ihtiyaç duydukları tüm uygulamaları direkt web karşılamalı ve tarama yapabilmelidir. Kullanıcı tarama fonksiyonunu dünyanın her yerinde kullanabilmelidir. Ayrıca tarama sonrası oluşan resimleri Doküman Yönetim Sistemine atmadan önce bazı değişiklikler yapmasına olanak tanımalıdır. Düzeltme, koyulaştırma büyütme, eğme vs. gibi. 

Belge görüntüleme, izleme – Web ten Dünya’nın her yerinde belerinize ulaşmalısınız. Bilgisayarınızda Microsoft Ofis kurulu olmasa dahi Web viewer kullanarak belgelerinize erişebilmeniz gerekmektedir.

  • Belge, "Etiketleme" veya Meta Veri Yakalama

Meta veri yakalama işlemi (belge ile ilgili anahtar veriler) başarılı arama ve belge organizasyonu için anahtar bir işlemdir. Doküman Yönetim sisteminde otomatik belge etiketleme veya meta veri tutuma, dokümanları sınıflandırmada ve aramada ciddi kolaylıklar sağlar. Bazı meta datalar otomatik alınırken bazıları ise belge veya doküman üretici personeller tarafından manüel girilmesi gerekebilir. mkaya@beyaz.net

 TS 13298 Standardına uyum

 

PORDOC, Devletin Kamu kurumlarına özel yayınladığı elektronik Belge Standartlarına uygun, bu standartları içeren TS 13298 Standardını içeren az sayıdaki çözümden biridir.

Kişisel Portal

PORDOC dinamik portala sahiptir

Kullanıcı bazında kişiselleştirilebilir. Bu sayede yöneticilere farklı bilgilerde portal, operasyon için farklı bir portal kullanılabilir.

Portalin dinamik yapısı sayesinde kullanıcı tarafından istenildiği gibi şekil verilebilir

 

Doküman Tarama       

Twain sürücü desteği olan tüm tarama makineleri ile çalışabilme.

Doküman tipine göre yönetim konsolundan tarama özelliklerini belirleyebilme.

Kağıt belgelerin taranması, taranan imaj üzerinde düzeltmelerin yapılarak index bilgileri ile sisteme aktarılması.

 

Doküman Ekleme

Gelen evrakların taranarak sisteme dahil edilmesi,

Elektronik belgelerin sisteme alınması,

Arşive Evrakların taranarak sisteme alınması

Şablonlar olarak tanımlana formların sistem alınması.

 

Klasör Yönetim Sistemi

Belgelerin bir araya getirilerek yönetilmesi ve iş akışına sokulmasının sağlanması

 

Doküman İçerik Arama

Taranan kağıt belge içerisinde geçen kelimelerin arattırılması.

 

Fax Yönetimi

Gelen faksların bir havuza düşmesinin sağlanması,

Gelen faks numarasına göre ilgili kişilere mail gönderilerek bilgilendirme ve yetkilendirme yapılmasının sağlanması

Gelen faksların önceden belirlenen akışa gönderilmesinin sağlanması

Faksların statülere göre takip edilebilmesinin sağlanması

 

Microsoft Office Entegrasyonu

Word Dosyalarının ve e-postaların PORDOC’a direkt aktarımının sağlanması

 

İş Akış Sistemi

Belge türlerine göre dinamik iş akışlarının tasarlanması

Yönlendirme yöntemi ile akış yönetimi

Seviye ve puantaja göre kayıt yönetimi

 

Fiziksel Arşiv Yönetimi

İsteğe göre barkod ile arşiv yönetiminin yapılması

Fiziksel dokumanın arşiv de nerede olduğunun tutulması

Arşivden belge giriş çıkış işlemlerinin yapılması

Arşiv dışında olan belgeler için hatırlatma yapılması

Organizasyon Desteği

PORDOC kurumsal hiyerarşik organizasyon altyapınızı destekler ve simule eder. İstenirse onay mekanizmasını organizasyon yapınıza uygun şekilde işletir. Organizasyon yapınıza uygun şekilde doküman bazında yetkilendirme sağlar. Duyuruları organizasyonunuzun istediğiniz kısmına yapar. LDAP üzerinden aktarım desteği ile Windows Active Directory entegre çalışır.

 

Özelleştirme Yetenekleri

PORDOC bütün parametrelerin kullanıcı tarafından değiştirilecek şekilde tasarlanmıştır.

Doküman tiplerine göre alanların oluşturulması dinamiktir.

Arama için kullanılacak alanlar dinamiktir.

Liste halinde gösterilecek alanlar dinamiktir.

Sistemin kullandığı bütün parametler dinamik olup kullanıcı tarafından kolayca yönetim ekranlarından değiştirilebilir.

 

Görüntüleyici

POROC extra bir program gerektirmeksizin dokümanlarınızı web üzerinden görüntüler.

Ms Office dosyaları, PDF, JPEG vb. yoğun kullanılan 10 dosya tiplerini destekler.

Kolay kullanım sağlar.

 

Raporlama

PORDOC üzerinde yapılan her işlem ile ilgili ön tanımlı veya talep edilen dinamik ve periyodik raporları sağlar.

Doküman tipi ve tarih bazında dinamik raporlar sağlar.

Raporları grafikler ile destekler.

Doküman bazında tarihçe ve durum raporu verir.

 

Yetkilendirme

Sisteme girme yetkisi olan kullanıcıların veya grupların belirlenebilmesi

Kullanıcı veya gruplara bütün dokümanları/Doküman tiplerini okuma/düzeltme yetkisini verilebilmesi.

Görüşe gönderilen kullanıcı veya grupların dokumanı izleme ve görüş bildirme yetkisinin verilmesi.

Yetkilendirmede dokuman, klasör, organizasyon, yetkilendirme, yönetim ekran yetkilerinin ayrı ayrı tanımlanması.

Hangi yetkilerin hangi tarihte verildiğinin tarihçesinin tutulması ve yetkilerin rol bazında verilmesi

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.