Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Envanter Çalışması

Evrak yöneticiliğinde yapılması gereken ilk işlem organizasyonun evrak envanter çalışmasıdır. Envanter çalışması, organizasyon içerisinde üretilen tüm evrakların tespitini yapmaktır. Evrak serileri ve saklama planları evrak envanteri çalışmasının sonucunda oluşur. Evrak envanteri, evrak yöneticiliğinin en önemli ve birincil işlemidir. Evrak envanteri çalışması temel olarak hangi evrakların saklanacağı, hangilerinin ne kadar süre sonra imha edileceğiyle ilgili tüm bilgilerin toplanması işlemidir. Envanter çalışması için belirli formlar oluşturulur ve her form ayrı birer seri için hazırlanır. Formlar üzerindeki bilgiler genel olarak : Evrak serisinin adı, kimler ve hangi birim tarafından yaratıldığı, içeriği, hangi tarihte üretilmeye başlandığı ve halen üretilip üretilmediği, orijinal düzeninin tespiti için düzenleme ve tasnif şekilleri, başka birimlerce üretiliyorsa veya kopyası varsa nerede oldukları, serinin hacmi ve yıllara göre artış hızı, ne şekilde kullanıldığı ve kullanılma sıklığı, seri ile ilgili ara depoya devir ve saklama süreleri ile ilgili düşünceleri, yasal saklama süreleri, gizlilik dereceleri, serileri tanımlayan kısaltmalardan oluşur. Envanter çalışması sonunda organizasyonun bir krokisi çizilmiş olur ve hangi evrağın hangi birimde üretildiği ve o evrak serisi ile ilgili tüm detayları elde edilir. Ayrıca envanter çalışması sonunda her bir dosya serisi ile ilgili saklama süresi de belirlenmiş olur. Envanter formlarındaki bilgiler değerlendirilerek serinin şirket için idari, hukuki, mali değer taşıyıp taşımadığı, şirketin bu evraklara ne kadar süre ihtiyacı olduğu (yasal saklama süreleri), arşivlik değerinin olup olmadığı saptanır.

Bu saptamalar sonucunda değerlendirmeler yapılarak, evrak serilerinin saklama süreleri belirlenir. Diğer bir tabirle evrak saklama planları oluşur.Bu işlemleri tamamlamak sanıldığı kadar kolay olmayabilir. Envanter çalışmasını yaparken birim amirlerinin ve yetkililerinin bu işe zaman ayırmaları gerekir, gereken bu zamanı onlardan alabilmek için ilk önce şirket yönetimine daha sonra da birim amirlerine evrak yöneticiliğinin fonksiyonlarını ve faydalarını sağlıklı bir şekilde anlatılıp yapılan işlemleri sahiplenmelerini sağlamak gerekir.

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.