Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Evrak Yöneticiliğinin Fonksiyonları

Evrak yöneticiliği, evrakların üretiminden nihai aşaması dolan imhasına  kadar tüm aşamalarını kontrol altında tutmakla ilgilidir. Daha açık ifade edilirse, evrak yöneticisinin görevi, imha süreleri olan evrakların, organizasyon içerisinde fonksiyonlarını tamamladıktan sonra, imhasını gerçekleştirmek veya sürekli saklanmaya değer bir yönü varsa onları uygun koşullar altında arşivlemek ya da arşive devretmektir.

Evrakların Üretiminden Nihai Aşamasına Kadar Geçen Süre
Evraklar üç ana grup altında toplanır:

  1.     Aktif
  2.     Yarı aktif
  3.     Aktif olmayan


Aktif evraklar sık kullanılan evraklardır, genel olarak bürolarda tutulurlar. Yarı aktif olan evraklar daha az kullanılan ama hacim olarak en çok yeri işgal eden evrak guruplarıdır ve ara depolarda muhafaza edilirler, bu tür evrakların büyük bir çoğunluğu üretildikten bir yıl sonra imha edilir. Çünkü bu evrak türlerinin büyük bir kısmını aksiyonları alındıktan veya teftiş gördükten sonra imhası gereken rapor grupları, kurum içi bilgilendirilmek amacıyla yapılan yazışmalar oluşturur. Aktif olmayan ama yasal saklama zorunluluğu olan evraklar veya şirket yöneticileri tarafından bir sonraki imha kararına kadar saklanılması istenilen evraklar da ara depoya devredilir. Yasal saklama süreleri dolan ama uzun süre saklanması planlanan evraklar ise arşive devredilir.
 
Evrak yöneticiliğinin kapsamını ve sorumluluklarını ayrıntılı olarak açıklamak için aşağıdaki fonksiyonları ele almak gerekir.
Yazışmaların Yönetimi ve Günlük Evrak İşlemleri
Bir şirketin evrakları içerisinde en fazla hacme sahip evraklar hiç şüphesiz yazışmalardır. Yazışmalar tüm şirketlerde genellikle iki ana başlık altında gruplandırılır.

  1.     Gelen evrak
  2.     Giden evrak


Büyük şirketlerde ise bu iki ana gurubu da kendi içerisinde iki alt gruba ayırabiliriz;

  1.     Kurum içi yazışmalar
  2.     Kurum dışı yazışmalar


Yazışmaların dosyalanması, düzenlenmesi, gelen giden evrak defterlerine kayıtlarının yapılması ve ihtiyaç olduğunda ilgili kişilere ulaştırılması evrak yöneticisini en fazla yoran evrak kalem işlemleridir. Yazışmaların yanı sıra şirket içerisinde üretilen bir çok evrak çeşitleri vardır. Eğer organizasyon büyük ise bu evrakların üretimi organizasyon birimlerince geçekleşir. Biz bu evrakları iki ana başlık altında toplayabiliriz.

  1.     Vaka dosyaları
  2.     Konu dosyaları


Vaka dosyaları adından da anlaşıldığı gibi her bir işlem için ayrı bir dosya veya klasör açılarak, o işlemle ilgili belgelerin kendi dosyasında veya klasöründe tutulduğu evraklardır. Vaka dosyaları eylem olarak birbirlerine benzerler, bunlar bir işlem, kişi yada proje ile ilgili olabilir. Bunların en güzel örnekleri banka evrakları arasında görülür, bankacılıkta verilen krediler aşağıda belirtildiği gibi çok çeşitlidir;

  1.     Akreditif (ithalat)
  2.      Vesaik Mukabili (ithalat)
  3.      Peşin Ödeme (ithalat)
  4.      Mal Mukabili (ithalat)
  5.      Kabul Kredili Vesaik Mukabili (ithalat)
  6.      Vadeli Akreditif (ithalat)
  7.      Kabul Kredili Akreditif (ithalat)
  8.      Kabul Kredili Mal Mukabili (ithalat)
  9.      Vesaik Mukabili (ihracat)
  10.      Mal Mukabili (ihracat)
  11.      Peşin Ödeme (ihracat)
  12.      Akreditif (ihracat)

 
Yukarıda gördüğümüz evrakların tamamı vaka dosyası örnekleridir. Mevduat eksiği olan firmalar değişik şekillerde bankalardan kredi alırlar ve her kredi için bankacılık sistemi bir referans üretir ve her biri için yine ayrı bir dosya açılır, aynı firma birden fazla kredi alsa dahi her kredi için farklı bir referans verilir ve aynı kredi ile ilgili evraklar o krediye açılmış dosyalara takılır.  Konu dosyaları ise, üretildikleri konuya göre düzenlenmiş olan malzemelerden oluşur. Bu tür evraklar genellikle yazışmalardan oluşur.

Evrak yöneticiliği için önemli olan unsurlardan biri de organizasyonda dosyalama sisteminin oluşturulmasıdır. Dosyalama sisteminin ön koşulu ise evraklara, üretildiği aşamada müdahaleyi gerektirir. Evraklar  üzerinde belirli standartlar oluşturulmalı, süratle erişilebilecek şekilde düzenlenmelidir.
Evrak yöneticiliğinin diğer bir ilgi alanı ise kurumun muhaberat işlemlerini yönetmektir. Kurum içi ve kurum dışı gelen giden evrakları doğru ve sağlıklı bir şekilde ilgili kişilere ulaştırmak, evrak yöneticiliğinin ilgi alanlarından biridir. Ayrıca muhaberat işlemlerinden biri olan, kurum içerisinde dağıtılması gereken matbu duyuruların ve talimatların tüm kurum çalışanlarına iletilmesi de evrak yöneticiliğinin bir başka fonksiyonudur.

Özellikle günümüz koşullarında, evrak yönetiminin  fonksiyonları, farklı adlar altında başka birimler tarafından yürütülmeye çalışılmaktadır.

Muhaberat
Muhaberat evrak yöneticiliğinin bir fonksiyonudur. Kurum içi ve kurum dışı gelen giden evrakları yönetme işlemidir. Muhaberatta gelen ve giden tüm evraklar kayıt altına alınır. Her işleme bir numara verilerek kayıt defterlerine veya varsa bilgisayar otomasyon programlarına işlenir. Böylelile kuruma gelen ve kurumdan giden tüm evrakların takibatı sağlanır.

Revizyon
Kurum birimlerinin prosedürleri, personelin görev tanımları ve çalışanların statü  değişiklikleri gibi konularda gereken değişikliğin yapılarak ilgili çalışan ve yöneticilere duyurulması ve gerekli yayım organlarında yayımlanması işlemleri revizyon olarak adlandırılır. Alternatifbank iç kontrol bölümü altında faaliyet gösteren revizyon birimi, bankanın tüm revizyon işlemlerini gerçekleştirmektedir.

Bilgi Sistemleri
Bilgi sistemleri veya bilgi işlem diye adlandırılan ve kurumun her türlü bilişim ihtiyacını karşılamak için kurulan bu birim aynı zamanda evrak yöneticisi ile sıkı işbirliği içerisindedir. Bilgi işlem departmanı kurum içerisinde ve dışarısında elektronik ortamda gelen evrak , giden evrak ve bilgisayar ortamında üretilen her türlü bilgiyi yönetir. Önceleri evrak yöneticisi denetiminde olan üzerinde imza, noter işlemi, kaşe, mühür gibi özellikler barındırmayan bazı matbu evraklar istenildiğinde kurumun bilgisayar sisteminden alınabiliyorsa  bu evraklar gerekli altyapıları oluşturulduktan sonra elektronik ortamda saklanabilir. Örneğin; Bankalarda para yatırma, çekme, havale, virman, eft vs. işlemler sonucunda üretilen dekontlar müşteri tarafından imzalanmış olanları günlük fiş torbalarında saklanır. Fakat sistemce üretilen dekontlar, banka nüshaları üzerinde hiçbir yasal işlem bulundurmazlar,aynı zamanda hacim olarak da çok yer işgal eder ve maliyeti de arttırırlar. Bu tür bir çok evrak  örnek gösterebiliriz; hesap özetleri, günlük raporlar vs. bu gibi evraklar, şirketlerin bilgi-işlem birimlerince, bilgisayar ortamında saklanırlar.

Evrak yöneticilerini çok zorlayan bir diğer konu ise, aynı evrağa birden çok birim veya departmanda rastlanmasıdır. Bunun en güzel örnekleri, yönetimin, genel müdürün, insan kaynaklarının, bilgi sistemlerinin vs. kurum çalışanlarını bilgilendirmek veya alınan kararları duyurmak için tüm kurum çalışanlarına ve şubelerine gönderilen yazışmalardır. Bu tür evrakların miktarı organizasyonun büyüklüğüne göre değişir. Somut bir örnek vermek gerekirse, Ziraat Bankası veya Arçelik gibi büyük ölçekli ve yüzlerce şubesi olan bir organizasyonun tüm yetkili birim ve şubelerini bilgilendirmek için gönderdiği bir yazı, evrak yöneticisinin karşısına yüzlerce kez çıkacak demektir. Bunlar da yetmezmiş gibi büyük firmalarda fotokopi denetimi yapılmadığı için evrak çoğaltma çılgınlığı yaşanmaktadır, lazım olur gerekçesiyle bir evrakın birden fazla fotokopisi çekilmektedir. Bir çok birimde, gelen bir bildiri elden ele dolaşmaz, her birim çalışanı bir fotokopisini almak ister. İşte bu evrak çoğaltma çılgınlığına evrak yöneticisi tarafından müdahale ederek kontrol altına alınması gerekir.

Yazışmaların yanı sıra raporlar da önemli bir yer teşkil eder. Rapor küçükten büyüğe bütün organizasyonlarda rastlanan bir evrak çeşididir, fakat raporların dağılış şekline dikkat edilmelidir. Raporlar, sadece o bilgiye ihtiyaç duyan yöneticilere verilmelidir. Gereksiz yere ilgili ilgisiz kişilere raporların dağıtılması kurumu maddi zarara uğratacağı gibi, ilgisiz olan çalışanların da zamanını alacaktır. Ayrıca hazırlanmak istenen bir rapor için daha önce benzer konuda rapor hazırlanmışsa ilgili kişileri uyarmak gerekir.

Evrak yöneticiliğinin diğer bir faaliyeti ise, etkin aşamadaki formlar kontrolüdür. Formların doğru bilgiyi yansıtması ve bütünlük içinde olması gerekir. Bu formların en güzel örneklerini iş başvurularıdır. iş başvuru formlarında amaca yönelik ve kolay anlaşılır sorular olamlıdır. Bu  formlardaki gereksiz bilgilerin çıkartılması, dolduranlarca doğru ve kolay bir şekilde ne istendiğinin anlaşılması ve süratli bir şekilde doldurulabilecek biçimde tasarlanması için yaratılmadan önce kontrol altına alınması gerekir. Ayrıca organizasyon içerisinde birimlerin yer değiştirilmesi, taşınması ve kapatılması ile o birimde bulunan formlar evraklarla birlikte genelde arşive devredilir, bu formların tespiti yapılarak ilgili formları şirketin satın alma birimine veya bu formlara ihtiyaç duyan diğer birimlere verilmesi gerekir.

Güncel kullanımı sona erdikten sonra bir daha ihtiyaç duyulmayacağı kesin olan ve üzerlerinde herhangi bir yasal saklama süresi bulunmayan evrakların ayıklanmasından sonra kalan evraklar, asli düzenleri bozulmadan listelenir, kutulara konur ve sonraki işlemler için ara depoya gönderilir.


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.