Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Evrak Yöneticiliğinin Önemi


Görünür Yararları
Evrak yöneticiliğinin en belirgin yararı evrak üretim maliyetlerindeki düşüşlerdir. Evrak yöneticiliği adından da anlaşılacağı gibi, organizasyon içerisinde üretilen tüm evrakların üretiminden nihai aşamasına kadar geçen evreleri kontrol altına almaktır. Bu yönetim içerisinde sıkı bir maliyet politikası vardır. Evrak yöneticiliğinin organizasyon içindeki maliyet açısından tek getirisi tasarruf ettirme olanağıdır. Örnek olarak; büyük ölçekli firmalarda kanuni defterler hacim olarak en fazla yer tutan evraklardır. Bu evrakları örnek olarak vermemin sebebi, Bu tür evraklar genel olarak ciltlenir ve firmaya faturası her bir cildin içerisindeki kağıt masrafından çok fazladır.

Evrak işletmeciliğinin maliyet tasarrufu sağladığı alanlardan biri de elektronik ortamda evrak saklama yöntemidir. Örgütlenmelerde bir çok evrak serisi üzerlerinde imza, mühür gibi yasal ibareler barındırmazlar, buna karşın yasal olarak veya şirket yöneticileri tarafından saklanması şart koşulur. Bu tür evrakların en güzel örnekleri, bankacılık ve özel finans kurumlarında üretilen dekont ve ekstrelerdir (hesap özeti). Bu evraklar; biri müşteriye diğeri ise bankada saklanmak üzere bütün şubelerde iki adet olarak basılır. Müşteriye verilmesi gereken nüshalar da genelde verilmez ve şube bünyelerinde birikir. Çok ciddi kağıt ve toner masrafı getirir ve ayrıca basılan bu evrakların tasnifi ve incelenmesi  çalışanların  çok ciddi zamanlarını alır. Ayrıca şubelerde üretilen diğer evrakların tamamına yakını kadar yer kaplarlar. Eğer bu evrakların bankada saklanması gereken nüshalarını elektronik ortamda saklayıp gerektiğinde ilgili dekont ve ekstreleri sistemden çekebilecek ortam hazırlanırsa çok küçük bir masrafla yukarıda anlatılan masraflardan kaçınılmış olur. Bunların yanında imha edeceğimiz kağıt evrakların satışından da bir miktar gelir elde edebiliriz.  

Evrak İşletmeciliğinin tasarruf sağlayacağı başlıca maliyet faktörü kira giderleridir. Yukarıda, bütün örgütlenmelerde üretilen evrakın, % 80’inden fazlasının yaratılışlarının üzerinden 1 yıl geçtikten sonra ara depolara devredilmesi ve % 90’inin üzerlerinden (saklama planında belirtilen) belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmesi gerektiği belirtilmişti. Bu işlemler sonucu, hemen her zaman kira bedeli yüksek bölgelerde yerleşik olan işyerlerinde büyük oranlarda yer boşalacak, bu yolla elde edilecek ekstra alan başka fonksiyonlar için kullanılabilecek ve yeni büro alanlarına duyulan ihtiyaç ortadan kaldırılabilecek ya da ertelenebilecektir.

Evrak yöneticiliğinin en önemli tasarruf sağlayacağı faktörleri arasında emek maliyetindeki tasarruflardır. Organizasyon içerisinde yapılan her işlemin karşılığında harcanan bir emek vardır. Herhangi bir bilgiyi aramak için harcanan emek miktarı azaldıkça emeğe harcanan maliyet de azalacaktır. Ayrıca kayıp evrak miktarındaki düşüşler, evrak aramaya harcanan zamanı azaltacaktır. Evrak yöneticiliğinin bir kurumda yerleşmesi, evrakları sistemli ve hızlı bir şekilde erişime olanaklı düzenlenmesi, evrak aramaya harcanan emek düşerek bu bağlamda maliyet azaltıcı faktörlerin başında olacaktır. Örneğin, kanuni yükümlülüklerini yerine getirmeye bir iş adamının  tutuklanmasından sonraki bankacılık sektörü ve savcılık arasında geçen süreci ele alalım, savcılığın iş işadamı hakkında yapması gereken ilk işlem banka hesap hareketlerini incelemesi olacaktır. Bu inceleme ile ilgili kişinin kimlere ve hangi şirketlerle ilişki içinde olduğu ayrıca para akışının kontrolü kolayca tespit edilebilir. Savcılılık bankalara resmi yazı göndererek ilgili kişinin hesap hareketlerinin olup olmadığını sorar, varsa bu hareketlerin kime EFT (Elektronik Fon Transferi) veya virman yapıldığı gibi bilgiler isterler. Banka önce kişinin hesap hareketlerini bilgisayar ortamında kronolojik olarak sorgular eğer hareket varsa ilgili EFT ve virmanların ilgili iş adamı tarafından imzalı olarak bankaya verilen müşteri talimatlarını isterler. Bu aşama banka yetkililerince bilgisayar ortamında kolayca tespit edilir. Bundan sonraki aşama talimatların ara depolardan bulunması olacaktır. Eğer evraklar sistematik bir şekilde düzenlenmemiş ve ara depolara rastgele atılmışlarsa bu evrakların kısa zamanda bulunması tamamen tesadüf olacaktır. Büyük bir ihtimalle bulmak için birden fazla kişi bu evrakları aramak için seferber olacaktır. Bu işadamının yüzlerce EFT talimatı olduğunu düşünürsek arama işlemi de o ölçüde artacaktır. Eğer ara depo şirket dışında başka bir yerde muhafaza ediliyorsa bu evrakı aramak  belki de birkaç günlerini alacaktır, ayrıca elektronik olarak ulaşılan tüm talimatların asıllarını bu şekilde bulmak da mümkün olmayabilir. Sistemli bir evrak yöneticiliği varsa tüm EFT talimat klasörlerinin ara depodan tespiti 1-2 dakika, EFT talimatlarının klasörlerden çıkartılması bir çalışanın 10 ila 30 dakika zamanının alır. Bu örnekte olduğu gibi sadece savcılık değil kurum içi teftişlerde banka müfettişlerinin ve merkez bankası müfettişlerinin taleplerini de düşünürsek, evrak yöneticiliğinin önemi daha iyi anlaşılmış olur. Bunların yanında ilgili evraklara ulaşılamayınca birim çalışanlarının ve amirlerinin düştüğü zor durumlar da göz önüne alınması gerekir.

Evrak yöneticiliğinin görünürdeki en büyük tasarrufu, ara depoya devredilen evraklarla boşalan yerleri kurumun farklı faaliyetleri için kullanmak olacaktır. Bürolar içerisinde bulunan rafların kalkmasıyla açılan yeni yerlere yeni alınacak personeller yerleştirilebilir veya kurum kira ödüyorsa ve birleştirile biliyorsa birimler birleştirilip kira maliyeti azaltılabilir. Genel olarak kurumların evrakları kurum merkezinin zemin katında veya bodrumunda muhafaza edilirler. Kurum merkezleri genelde pahalı semtlerde bulunduğundan buralarda kiralar genelde çok yüksektir. Eğer zemin kattaki evrakları kurum dışında daha ucuz ara depoya alırsak şirket için kiraya verebileceği veya farklı amaçlar için kullanacağı bir alan açmış olabiliriz. Bunun en güzel örneğini AYGAZ A.Ş.’ nin merkezinde görebiliriz. Aygaz merkez binasının bodrumunda bulunan evraklar Ambarlı’daki Aygaz tesislerinde inşa edilen ara depoya konulmasıyla merkezde açılan alana iki adet tenis masası konuldu.

Yine azalan evrak miktarı nedeniyle, ekipman giderlerinde de tasarruf sağlanması normaldir. Bürolarda evrak saklamak için kullanılan dosya dolabı, çekmeceli dolap, camlı dolap vb. gibi büro donanımı oldukça pahalı malzemelerdir. Bu malzemenin imha veya ara depoya devri nedeniyle boşalması, yeni malzeme alımı ihtiyacını uzun bir süre erteleyecektir. Buna karşılık, imha edilmeyen malzemenin geçici olarak da olsa ara depolarda saklanması ve dolayısıyla artı bir ekipman gideri yaratacağı öne sürülebilirse de, ara depolarda raf tertibatı için yapılacak yatırım, çok kısa bir süre içinde kendini ödeyecektir. Çünkü ara depolarda depolama alanının çok daha verimli kullanılmasının ötesinde, taşıma için kullanılan açık raf sisteminin maliyeti diğer raf sistemlerine oranla çok aşağılara çekecektir.

 
Düzenli ve sistemli bir evrak işletmeciliğinin sağlayacağı görünür yararlara kaba bir gösterge olmak üzere İngiliz Hükümeti’nin rakamları verilebilir. İngiltere’de devlet kurum ve kuruluşlarında üretilen bütün evrakların yalnızca %1’i arşive kaldırılmakta, geri kalan kısım, üzerinden belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmektedir. Söz konusu, arşive devredilen evrak miktarı ise senede 2 kilometre raf uzunluğuna sahiptir! .  Sistemli bir evrak yönetimine sahip olamayan ülkelerde yıllarca biriktirilen lüzumsuz evrakların kapladığı alanı ve maliyetini hesaplamak herhalde oldukça güç olacaktır.

Görünmeyen  Yararlar
Sigorta

Kayıp ya da yanlış dosyalanmış evraklar maddi ve manevi maliyeti kuruluşlara pahalıya mal olabilir. Bunlarla birlikte kayıp evrağı arama maliyeti de göz ardı edilemeyecek kadar büyük boyutlara ulaşabilir. Fakat bulunamayan bir belgenin imzalı müşteri dekontu veya kredi sözleşmesi olup ta bir de bu işlemlerin mahkeme tarafından istenildiği düşünülürse ilgili evrağın maddi ve manevi değeri ne olacaktır?

Kağıt ve elektronik ortamdaki bilgi bir kuruluşun hazinesidir. Kuruluşun bu bilgi kaynağından faydalanabilmesi için öncelikle istenilen bilgilere ulaşılabilmesi gerekir. Aynı zamanda faydalanabilmenin sunduğu kalite bilgiye ulaşabilmenin hızı ile doğru orantılıdır. Bilgiye sağlıklı ve hızlı ulaşmanın yolu iyi bir evrak isletmeciliği programı kanalıyla yönetilmesi ile sağlanabilir. Maalesef çoğu örgütlenmede evrak yöneticiliği ihmal edilir.

Organizasyon içerisinde evrak işletmeciliği, kurumun hem günlük işleri yönetmek ve ihtiyaçlara cevap vermek hem de geleceği garanti altına almak bakımından etkin bir sigorta vazifesi görecektir. Etkin evrak yönetiminin oluşturulması önceden alınmış tedbirleridir diyebiliriz.

Kurum Çalışanlarının Kendilerini Güvende Hissetmeleri
Gerekli bilgiye doğru ve zamanında ulaşan bir çalışan işini iyi yaptığı için kendini güvende hissedecek ve morali yüksek olacaktır. Ayrıca birimlerde biriken arşivlik malzemenin depolara devri kurum içerisinde ekstra yer açacağından ve karışıklığı önleyeceğinden dolayı çalışanlara ferah bir çalışma ortamı sağlayacaktır.

Bekir Kemal Ataman, Karar Verme Mekanizmasındakiler İçin Evrak İşletmeciliği. Fttp//www.archimac.org/BKACV/Articles/RM_fayda.spml#fn1:29.8.2002

Bekir Kemal Ataman, Karar Verme Mekanizmasındakiler İçin Evrak İşletmeciliği. Fttp//www.archimac.org/BKACV/Articles/RM_fayda.spml#fn1:29.8.2002
 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.