Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Arşiv Yeri Uygunluk Raporu

 MÜSTAKİL ARŞİVLER UYGUNLUK RAPORU

 1.          Keşfi yapılan yerin adresi ve konumu.

Farilya İş Merkezi Adresi: Ufuk Üniversitesi Cad. No: 8 06520 Beyaz.Net
2.          Bina yerleşim yerine ait genel fiziki durum özellikleri.
 
a.   Arşiv binalarının yapımı ile ilgili her türlü izin, belge, ruhsat vb. alınmış olup tüm belgeler incelenmiştir. Belge fotokopileri rapor ekine konulmuştur.
b.   Orjinal dokümanda
l.     Arşiv depoları çok katlı olarak yapılandırılabilir. Ama tercih edilen Dijital Arşiv Merkezi tek kat raf sistemi kurulabileceğinden dolayı ağırlık ve yükseklik dezavantajları olmayacaktır. (Yıkılma, Ağırlığı taşıyamama vs.)
 
3.          Yapı ve iç donanım özellikleri
 
a.   Dijital Arşiv Merkezi tavan ve kolanlar tabliye beton ile kaplandığından dolayı mukavemetli ve temiz bir çevre sağlayacaktır. Toz, aşınma vs. söz konusu olmayacaktır.
 
b.    Orjinal dokümanda
c.     Orjinal dokümanda
 
i.     Arşiv binalarının elektrik tesisatı TS 1196 standardına uygun olduğu gözlemlenmiş.
4.          İyileştirilmesi gerekli unsurlar.
 
a.   Arşiv Binası tabanı pürüzlü olup, zemin düzeltilmesi ile ilgili gerekli önlemler alınmalıdır. Pürüzlü zemine Compact veya Çelik Raf sistemi kurulamaz.
b.   Orjinal dokümanda
i.     Orjinal dokümanda
j.    Dış cephe ve alanlarda gece ışıklandırılması yapılmalı.
 
5.  Merkezi Arşiv Depolarının Özellikleri
a)     Merkezi Arşiv Depoları, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir. Ankara ili Çankaya ilçesi 29098 Ada 3 Parsel de yapılası planlanan arşiv alanın tamamı tek depo olarak planlanmalıdır.
b)         Orjinal dokümanda
c)         Orjinal dokümanda
 
o)         Depolarda, raflar arası genişliğe ve geliş-gidiş aralıklarına uygun olarak dizayn edilmiş evrak arabaları bulundurulmalıdır.
 
6. Arşiv personelinin çalışma mahalleri ile bürolar
a. Arşiv depoları ile çalışma mahalleri birbirine yakın ve irtibatlı olmalıdır.
b)   Orjinal dokümanda
c)   Orjinal dokümanda
 
l)    Arşiv binalarında yeterli büyüklükte giriş holü ve bu mekân içerisinde herkese açık olmayan mekânlarda çalışan personel için ziyaretçi kabul salonu bulunmalıdır.
 
7. Araştırmacılara açık mahaller
a) Danışma bürosu, arşivden nasıl yararlanılacağı hususunda ilk bilgilerin verildiği yer olup arşiv binası girişinde ve genellikle okuma salonuna yakın bir yerde olmalıdır.
b)   Orjinal dokümanda 
l)    Arşivde TS 9881 ’e uygun otopark yer almalıdır.
 
8. Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar
a. Arşivin duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.
b. Arşiv binasında TS 622’ ye uygun yıldırımlık (paratoner) tesis edilmelidir.
b)   Orjinal dokümanda
c)   Orjinal dokümanda
k)   Orjinal dokümanda
l)     Arşiv binasının her katında ayrı bir elektrik şarteli bulunmalı; ayrıca merkezî bir şartel kumanda merkezi kurulmalıdır.
m)Herkesin girebileceği yerlerle çalışma mahalleri birbirinden tecrit edilmeli, bu bölümler arasındaki geçişleri kontrol altına alacak teknik donanım sağlanmalıdır.
n)   Arşiv belgelerinin kaybolması, yok olması ve tahrip olmasına karşı alınacak en önemli tedbir çağdaş metotlarla ikinci nüshalarını oluşturarak, sayısal ortamlarda muhafaza edilmelidir.
o)   Arşiv binaları ile varsa lojmanlar birbirinden tecrit edilmelidir.
 
9.  ÇALIŞAN PERSONEL İLE İLGİLİ KURALLAR
a)        Arşivci (Arşivist), üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi,) mezun olmalıdır.
b)        Orjinal dokümanda
c)         Orjinal dokümanda
n)        Arşiv çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiş olmalıdır.
10.         Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılım özellikleri.
TSE 13298 (EBYS Elektronik Belge Yönetim sistemi) standardı kapsamında evrakların arşivlenmesi, taranması, saklanması, OCR dan geçirme için TSE 13298 standardı olan uyun yazılımın seçilmesi.
Yazılım özellikleri Ek1 de verilmiştir.
11.         Sistem Odası Özellikleri
j.      Omurga Anahtarı, sunucular, harici disk birimleri, izleme bilgisayarları ve izleme monitörleri gibi cihazlar sistem odası merkezinde olacaktır.. Orjinal dokümanda…
 
 
·      STORAGE
Bu maddede tanımlanan ve yüklenici tarafından temin edilecek tüm donanımlar ve yazılımlar İdarenin istediği şekilde ve konfigürasyonda çalışır halde teslim edilecektir.
1.    Depolama sisteminin mimarisi SAS-to-SAS (6Gbps) olmalıdır.
2.    Orjinal dokümanda…
3.    Orjinal dokümanda…
 
23.Depolama sistemi ile birlikte en az 2 Adet 2TB Enterprise Sas disk yedek olarak verilmelidir.
24.Depolama sistemi en az 2 yıl garantili olmalıdır.
 
·                               SUNUCU
1.    Sunucu Sistemi işlemcisi 2 adet ve Intel® Xeon® Processor E5620 (2.40 GHz, 12MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2)     olacaktır
2.    Orjinal dokümanda…
 
9.    Sistem üzerinde 64bit server işletim sistemi olmalıdır
 
·                               UPS
20000 VA Trifaze Giriş / Monofaze Çıkış, On-Line Kesintisiz Güç Kaynağı
1.    Orjinal dokümanda…
 
 
·                               KABİNET
 
42U 800x1000 Dikili Tip Kabinet
1.    Orjinal dokümanda…
 
 
·                               Bilgi Güvenliği kapsamında alınacak önlemler ve UTM cihazlarının belirlenmesi.
 
Tümleşik Güvenlik Sistemi kapsamında Dünya pazarının % 40 ve Türkiye Pazarının % 60 ına sahip olan Fortigate Güvenlik cihazlarından bir adet konulması ve Fortigate sertifikalı bir network uzmanı tarafından kurulumunun yapılması güvenlik dışardan içeri ve içerden dışarı çıkışların kontrolü açısından yeterlidir.
 
1.    Orjinal dokümanda…
 
 
·                               YÜKSELTİLMİŞ DÖŞEME :
1.   Yükseltilmiş antistatik ve topraklanmış döşeme olacak, ortalıkta kablo görülmeyecektir.
2.    Orjinal dokümanda…
 
7.   Değerler BS 476 RE! ve EN18815 standartlarına uygun olacaktır
 
·      Taşıma kapasite değerleri:
1.    Noktasal yükte ( 25x25mm) : min 440kg/m2
2.    Orjinal dokümanda…
 
6.    Sistem odası ve izleme merkezi için ayrı ayrı yükseltilmiş döşeme yapılacaktır.
·      AYDINLATMA :
Operatörlerin gözünü yormayacak şekilde tasarım yapılacaktır.
·      SOĞUTMA VE HAVALANDIRMA SİSTEMİ
18 000 BTU-H Orijinal Dökünalda……
1.    Kontrol merkezlerinde 24 saat süreyle personel bulundurulacağından, bu mekânın uygun bir klima cihazı ile havalandırma, soğutma ve ısıtmasının yapılması gereklidir.
2.    Orjinal dokümanda…
 
6.    Yüklenici cihazı idarece belirlenen yere monte ederek çalışır vaziyette idareye teslim edecektir.
12.         Arşiv işleyiş Prosedürü
·      EK 2.
13. Sonuç :
Dijital Arşiv Merkezi olarak düşünülen, Ankara ili Çankaya ilçesi 29098 Ada 3 Parsel de bulunan binanın konumu, vasıfları düşünüldüğünde, iyileştirilmesi gerekli maddeleri sağlandıktan sonra sağlıklı bir Arşiv binası haline gelecektir. Binanın Arşiv binası kullanımında herhangi bir sakınca yoktur.
 
1.    Orjinal dokümanda… 
 
ARŞİV MEKÂNLARI İLE İLGİLİ TARİFLER
 
A. Arşivcilik ile ilgili tarifler
1- Arşiv: Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ilmî, idarî, hukukî vb. maksatla saklanan belgeleri, söz konusu belgelere bakan kurum ve bunları barındıran yerler.
2- Arşivcilik: Arşiv teorisini ve uygulamalarını konu edinen bilim dalı.
3- Arşiv teorisi: Orijinal Dokümanlar
 
3- Belge: Orijinal Dokümanlar
 
4- Dezadifikasyon: Orijinal Dokümanlar
5- Dosya plânı: Belgelerin aranıldığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için hazırlanan ve genellikle alfabetik, sayısal, alfanümerik vb. simge türüne göre adlandırılan sınıflama türü.
6- Dezenfeksiyon: Orijinal Dokümanlar
7- Düzleştirme: Orijinal Dokümanlar
8- Envanter: Orijinal Dokümanlar
9- Katalog: Bir veya birçok fona ait, aynı cins belgelerin gruplaştırıldığı envanter.
10- Laminasyon: Orijinal Dokümanlar
11- Restorasyon: Yıpranmış arşiv belgelerini, eski sağlam durumlarına getirmek gayesiyle yapılan tamirat.
12- Röprografi: Belgelerin çoğaltılması için kullanılan tekniklerin tamamı.
13- Röprodüksiyon: Orijinal Dokümanlar
14- Saklama plânı: Orijinal Dokümanlar
15- Saklanmasına gerek görülmeyen belge: Orijinal Dokümanlar
16- Seri: Bir arşiv fonun içerisindeki aynı cins belgelerin sırası.
17- Arşiv uygulamaları: Orijinal Dokümanlar
18- Arşiv belgesi (malzemesi): Orijinal Dokümanlar
19- Arşivlik belge (malzeme): Orijinal Dokümanlar
20- Arşiv tekniği Orijinal Dokümanlar
21- Arşiv fonu: Orijinal Dokümanlar
22- Tasnif: Orijinal Dokümanlar
B- Arşiv mekânları ile ilgili tarifler
1- Arşiv deposu: Orijinal Dokümanlar
2- Arşiv mekânları: Orijinal Dokümanlar
3- Bağımsız arşivler: Orijinal Dokümanlar
4- Birim arşivi: Orijinal Dokümanlar
5- Devlet arşivi: Orijinal Dokümanlar
6- Kurum arşivi: Orijinal Dokümanlar
7- Özel arşiv: Orijinal Dokümanlar
8- Ünite arşivi: Orijinal Dokümanlar
C- Arşiv ekipmanları ile ilgili tarifler
1- Arşiv kutusu: Orijinal Dokümanlar
2- Evrak arabası: Orijinal Dokümanlar
4- Cilt: Orijinal Dokümanlar
5- Defter: Orijinal Dokümanlar
6- Dosya: Orijinal Dokümanlar 7- Etüv: Orijinal Dokümanlar
8- Film kutuları: Orijinal Dokümanlar
9- Belge gömleği: Orijinal Dokümanlar
10- Higrometre: Nem ölçen alet.
11- Klâsör: Orijinal Dokümanlar
12- Klimatizasyon: Orijinal Dokümanlar
13- Kütük: Orijinal Dokümanlar
14- Raflar: Orijinal Dokümanlar
15- Tablet: Orijinal Dokümanlar
16- Ayırma ve tasnif masası: Orijinal Dokümanlar
17- Wood lambası: Orijinal Dokümanlar
 
D- Çalışan personel ile ilgili tarifler
1- Arşiv yöneticileri: Orijinal Dokümanlar
2- Arşivci (Arşivist): Orijinal Dokümanlar
3- Arşiv uzmanı: Orijinal Dokümanlar
4- Yardımcı arşiv elemanı: Orijinal Dokümanlar

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.