Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Fiziksel Arşiv Düzenleme

  Örnek Fiziki Arşiv Düzenleme Teklifi.

 1. İŞİN KONUSU

Bu projenin amacı, Müşteri’nin Doküman, Arşiv Yönetim Sisteminin bütün süreçleri ile birlikte kurum bünyesinde bulunan evrak ve dosyaların arşivcilik standartlarına uygun olarak ayıklama işlemlerinin yapılması. Saklama ve geri getirim araçlarının hazırlanması, niteleme bilgilerinin bilgisayar ortamına kayıt edilmesi. Dosya ve kutuların etiketlenmesi, fiziksel olarak adreslenmesi ile bu evrak ve dosyaların hizmete sunuma hazır hale getirilmesiyle birlikte, kurum arşivinin elektronik arşive dönüştürülmesi için altyapı hazırlanması. Arşiv raflarının ve kutularının yaptırılması için danışmanlık veya temin edilmesi.

2. İŞİN KAPSAMI

a) Bilimsel Çalışmalar kapsamında Evrak Envanterlerinin çıkarılması, Müşterinin tüm birimlerinde Saklama Planı ve Standart Dosya Planı hazırlanması ve Arşiv ve Ayıklama İmha Yönergelerinin hazırlanması,

b) 5.000 adet dosya / klasörün tasnif ve ayıklama yapılmak kaydıyla fiziksel olarak düzenlenmesi,

c) 5.000 adet dosya / klasörün nitelendirilmesi,(dizi pusulasının oluşturulması)

d) 5.000 adet dosya / klasörün etiketlenmesi,

e) 5.000 adet dosya/klasörün kutulanması ve raflara yerleştirilmesi,

f) Arşiv Yönetim Sisteminin kurulması oluşturulan kayıtların arşivin sisteme yüklenerek kullanıcıların hizmetine açılması,

g) Sistemin çalışması ve yürütülmesi için gerekli olan donanımların planlanması,

h) 30 m² Arşiv alanının, depo raf yerleşim hesaplarının yapılması, raflarının temin edilmesi, kurulması veya danışmanlıklarının yapılması.

i) 1.500 adet arşiv kutusunun temin edilmesi ve etiketlenmesi.

j) Proje ile ilgili danışmanlık, eğitim ve destek verilmesi,

k) İş tesliminden sonra kurum arşivinin sağlıklı bir şekilde işletilmesi için kurum tarafından belirlenen arşiv personelinin eğitilmesi veya arşiv tecrübesi olan bir personelin istihdamı.

3. GENEL ÖZELLİK VE İSTEKLER

Eğitim ve Danışmanlık:

a) Proje süresince Müşteri tarafından görevlendirilecek personeller eğitim ve gözetim amacıyla iş süresince çalışmalara nezaret edecektir.
b) Müşteri’nin proje kapsamında danışmanlık ve eğitim ile ilgili programını Müşterine sunmak ve onay almak suretiyle Müşterinin projeye ilişkin eğitim talebi en kısa sürede karşılanacaktır.

Projenin Yürütülmesi ve Kontrolü:

a) Bu proje kapsamında projenin işleyişini takip edip kontrolünü sağlayacak Müşteri tarafından atanan 1 personel kontrol komisyonu ve BeyazNet Arşivleme Hizmetleri firma tarafından da atanan proje yöneticisi yürütme kurulu oluşturulacaktır.
b) Proje süresince Müşteri’nin her istediği gün ve saatte proje yürütme kurulu yapılan çalışmaları yüklenicinin hazırladığı faaliyet raporu üzerinden değerlendirmek ve sonraki işleri planlamak üzere toplanacaktır. Alınan kararlar yazılı olarak ihaleyi yapan birimin amirine sunulacak, onaylandıktan sonra dosyasına kaldırılacaktır. Kurul gerekirse taraflardan birinin başvurusu halinde olağanüstü de toplanabilecektir.
c) Yüklenicinin oluşturacağı proje yürütme ekibinde bulunması gereken personel ile ilgili özellikler aşağıda belirtilmiştir:

Çalıştırılacak Teknik Personel

BeyazNet Arşivleme Hizmetleri ihale konusu işi yerine getirebilmek için aşağıda miktar ve nitelikleri belirtilen sayıdaki teknik personeli iş sırasında Müşterinde yönetici ve personel olarak çalıştıracaktır.

  1. Proje Yöneticisi  :  Lisans 1
  2. Arşiv Uzmanı      : Lisans 1

a) Proje Yöneticisi: Üniversitelerin Arşivcilik bölümünden mezun ve daha önce benzer iki projede görev almış, en az 10 yıl tecrübeli personel. Proje Yöneticisi, BeyazNet Arşivleme Hizmetlerinin proje kapsamında yapacağı faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayacaktır.
b) Arşiv Uzmanı: En lise mezunu ve en az bir projede görev almış personel.

4. BİLGİ VE BELGE GÜVENLİĞİ

a) İş bitiminde BeyazNet Arşivleme Hizmetleri tarafından evraklar kuruma asli düzen içinde ve eksiksiz bir şekilde teslim edilecektir.
b) Projenin tüm safhalarında silme, ilave v.s gibi doküman içeriğini değiştirecek herhangi bir işlem yapılmayacak, belgenin orijinalliği korunacaktır.
c) BeyazNet Arşivleme Hizmetleri, iş bitiminde çalışmaların bulunduğu kendi sistemindeki tüm verileri, Kurumun kullanacağı sisteme transfer ettikten sonra yetkililerin huzurunda silecektir.
d) Proje kapsamında BeyazNet Arşivleme Hizmetlerine verilen / paylaşılan hiçbir belgenin aslı/ sureti/ kopyası/ içeriği 3. kişilerce paylaşılmayacaktır.
e) BeyazNet Arşivleme Hizmetleri hiçbir şekilde sayısal verilerin kopyasını Kurum dışına çıkarılamaz.

KURUM ARŞİVİNİN OLUŞTURULMASI İÇİN ÇALIŞMA PLANI

1. Kurum Merkez Arşiv Deposunun Temini
• Arşiv deposunun standartlar çerçevesinde organize edilmesi.

2. Müdürlüklerde arşiv işlerini organize edecek personellerin tespiti
• Arşiv çalışmasını yapacak şirketle ile koordinasyonu sağlayacak müdürlükler bazında bir çalışan görevlendirilmeli ve eğitilmelidir.

3. Kurum Evrak Envanterin oluşturulması
• Envanter analizi
• Envanter formu
• Kurum evrak envanteri oluşturma

4. Saklama Planı Hazırlama
• Müdürlüklerde üretilen evrak türlerinin tespiti
• Saklama planı oluşturmak için görüş alma
• Saklama planı çıkarma
• Saklama planını Arşiv Yönetim Sistemi Programına entegrasyonu 

5. Evrak Düzenleme (Ayıklama, Tasnif ve İmha)
• Tasnif listelerinin hazırlanması
• Tasnif İşleri
• Tasnif listelerinin Arşiv Yönetim Sistemi programına aktarılması
• Dosya, klasör, etiket yenileme
• İmhalık evrakların belirlenmesi, ayıklanması imha listelerinin hazırlanması ve imha prosedürlerinin oluşturulması.

6. Arşiv Yönetim Sistemi Yazılımının içeriği


A. Veri Kaydı
• Veri inceleme
• Veri giriş
• Otomatik giriş
• Sorgulama
• Raporlama
• Listeleme


B. Ödünç Sistemi
• Ödünç verme
• Ödünç iade
• Ödünçteki evrakları listeleme
C. İmha Sistemi
• İmha listelerinin hazırlanması
• İmha onayı alındıktan sonra sistemden evrakların imhası
• İmha edilen evrakların raporlanması ve farklı bir veri tabanına otomatik aktarılması


D. Seriler
E. Sabitler
F. Şubeler

7. Yönetmelik
• Kurum arşiv prosedürünün oluşturulması
• Kurum arşiv yetkilisinin görev ve sorumlulukları
• Kurum imha, ödünç ve evrak devri formlarının oluşturulması


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.