Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Sayı 26



Mektup No: 26 | Eylül 1997

Merhaba,

 

Darbe zamanı! :-) Bu işlerden fazla uzak kalmaya dayanamıyorum. Dolayısıyla bir sayılık da olsa Archimedia içinde minik bir darbe yaptım ve bu sayfaya el koydum. Bu sayının giriş yazısını Abdullah Gül yazacaktı ama son dakika degisiklikleri nedeniyle bir acil müdahale gerekti. (Umarim bana fazla kızmaz!) Yeni Adalet Bakanının Bilgi Edinme Özgürlügü kavramını yeniden gündeme getirmesiyle beraber, Yard. Doç. Dr. Oguz Icimsoy’un bir süre önce Tarih Vakfı’nin düzenlediği Arşivcilik Sorunları Sempozyumu’nda verdiği bildiriyi (hala basılmamış olmamasının da verdiği ivmeyle) acil olarak yayınlama kararı aldık. Böylece Archimedia’yi biraz daha güncel tutabileceğimizi düşündük. Bu nedenle Archimedia %50 zamlı. :-)

 

Bir önceki Editör ekibi Aykut Üstün ve Güzide Kolukısa zamanında yapılan adres veritabanını güncelleme çalısmasını hatırlayacaksınız. Bu çalışma sırasında bir de "mini anket" yapılmıştı Açık uçlu tek bir "Notlar/Dilekler" sorusundan ibaret olmasına karşın, bizler için oldukça faydalı olmuştu. Bu "mini anket"te bizlerden arşivcilik konusunda yazılmış makalelere daha fazla ağırlık vermemizi istemiştiniz. Biz de yerimiz yettiğince bu talebi gerçekleştirmeye çalışacağımıza söz vermiştik. Bunu, şu ana kadar sınırlı da olsa başarabildigimizi umuyorum. Bu sayıdan itibaren ise bu tür yazılara daha fazla ağırlık vermeye çalışacagız. Bu sayıda okuyabileceginiz bir başka makale ise, bildiğimiz kadarıyla Türkiye’nin tek film restorasyon uzmanı Sayın Şenol Er’in filmlerin korunma ve restorasyonunda karşılaşılan sorunlar üzerine oldukça yeni bir yazısı. Sn. Er’in sahibi oldugu Gölge Film Danışmanlık tarafından yayınlanan Klaket dergisinde çıkan bu yazının arşivcileri de ilgilendirecegini düşündük. Nitrat tabanlı filmlerde karşılaşılan saklama sorunları ve zaman içinde ortamın bozulmasıyla beraber gelen sorunlar arşivciler arasında uzun zamandır biliniyordu. Ancak, yeni arastırmalar ışıgında, asetat tabanlı filmlerde de görülmeye başlanan bazı bozulmaları ele alan bu yazının oldukça faydalı oldugu kanısındayız. Bu sayıda bir de gezi notları var.

 

Bu sayı için yedeklediğimiz, ancak Bilgi Edinme Özgürlüğü’nün güncellik kazanması nedeniyle gelecek sayıya ertelediğimiz baska makaleler de var. Bunların neler olduğunu söylemeyeceğim, biraz meraklanın bakalım! Ama küçük bir ipucu vermek gerekirse bir kısmının teknik bir kısmının günlük pratik konularla ilgili olduğunu söyleyebilirim. Tabii bir de yaz döneminde yurtdışındaki arşiv uygulamalarını inceleme imkanı bulan bir başka arkadaşımızın gezi notları ve gözlemleri olacak.

 

Bizlere ulastiracağiniz başka makaleler olursa onları da sevinerek yayın programına alacağımızı artık biliyorsunuzdur herhalde! :-)

 

 

 

Saygılarımızla,

Bekir Kemal Ataman

 

 

 

Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale

 

 

 

Bilgi Edinme Özgürlüğü[*]

 

A. Oğuz Icimsoy[**]

 

Giriş

 

Bilgi edinme özgürlüğü kavramı (Ingilizcedeki karşılığıyla Freedom of Information) devamlı bir değişim yaşayan toplumsal yapının ve buna bağlı olarak kamu yönetiminin gelişimini gösteren bir olgudur. Adı geçen kavram, aynı zamanda demokratik toplumlarda kisi hak ve özgürlükleriyle devletin sorumluluğunun bir simgesi olarak algılanmaktadır. Bilgi edinme özgürlügü kavramı kimi ülkelerde, bir hak olarak kabul edilmiş ve kanunla düzenlenmiştir. Bu kanunlar gereğince de kişiler yalnızca arşivlere intikal etmiş belgeleri incelemekle kalmazlar, aynı zamanda yönetim kademelerindeki aktif belgeleri de inceleme imkani bulurlar.

 

Tanim

 

Bilgi edinme özgürlügü, yönetim süreci içinde bilgiyi toplayan, işleyen ve saklayan ve en güçlü bilgi tekeli olarak da adlandırılan devletin ve kamu sektörünün elinde bulundurdugu bilgi ve belgelere ulaşabilmek demektir. Bireyin gerek kamu yönetimi konusunda gerekse kendini ilgilendiren konularda söz sahibi olabilmesi, ilgili belgelere ve bilgiye ulasabilmesine bağlıdır. Bu nedenle bilgi edinme özgürlüğünün temelini kamu yönetiminde benimsenen açıklık ve saydamlık ilkeleri sağlamaktadir. Bu hak, insanlar ulusal güvenligin müsaade ettigi tüm bilgilere ulaşabildikçe demokrasi en iyi sekilde işler prensibine dayanmaktadir.[2] Bilgi edinme özgürlüğünün temelindeki prensip asırlar boyu kamu arşivlerinden yararlanmak isteyen araştırmacıların isteklerinden çok farklı değildir. Ingiltere ve Galler Hukuk Komisyonu’nun eski bir üyesi olan N.S.Marsh’in dediği gibi:

 

Demokratik bir ülkedeki vatandaşın hükümetin eylemlerinden haberli olması için iki farklı sebep vardır. Birincisi eğer gizlilik içinde çalışmasına izin verilirse yönetimlerin kendilerine verilecek gücü kötüye kullanmaları korkusudur. Ikincisi ise, basit bir ifadeyle, iyi yönetim için idari işlemlerin açık olması, açıklığı diye ifade edilebilir.[3]

 

Bireylerin, kendilerini ilgilendiren konularda bilgi alma hakları olduğu güvence altına alınmıştır. Lakin bu hakkın temel bir hak olarak kabul edilip edilmemesi ülkelerin kendi hukuk anlayışlarına bağlıdır. Bu nedenle bilgi edinme kimi yönetim biçimlerinde yönetimin bilgi verme ödevi olarak düzenlenmiş (Avusturya örneginde oldugu gibi), kimilerinde ise yönetimin takdir yetkisi olarak kabul edilmiştir ve önemli kabul edilen konularda bilgi vermek kanunla ödev sayılmıştır.[4]

 

Bilgi edinme özgürlüğünden bireylerin kamu yönetimindeki tüm bilgilere ulaşabileceği anlamı çıkarılmalıdır. Bu hak kişilerin özel hayatlarına ait olan bilgiler, devlet ve kamu güvenliğini ilgilendiren bilgiler, kişilerin ve kuruluşların ekonomik çıkarlarının korunması ile ilgili bilgiler gibi nedenlerle kısıtlanabilir.

 

Tarihçe

 

Bilgi edinme özgürlüğü, 1980’li yıllara gelinceye kadar Iskandinav ve Kuzey Amerika ülkelerine özgü bir hak olarak kabul edilmiştir. Fakat daha sonra Avustralya, Yeni Zelanda ve birçok Avrupa ülkesi tarafindan benimsenmeye ve yasalaşmaya başlamıştır.

 

Her ne kadar 1789 Fransız devriminin demokratik devlet anlayısını getirdiği fikri yaygınlıkla kabul görüyorsa da bu tarihten daha önce Avrupa’da demokratik yapıların varlığı bilinmektedir. Isveç’te 1718’den 1772’ye kadar devam eden parlamenter sistem buna bir örnektir. 1766’da çıkarılan "Resmi belgelerin yayınlanması hakkında kanun"[5] bu parlamenter sistemin bir ürünüdür. Buna göre "belgelerin bulundukları yerlerde kopyalarının yapılması ya da onaylı kopyaların sağlanabilmesi için tüm arşivlere giriş serbest bırakılmıştır."[6] 1772’de kanun askıya alınmış ve 1809’da yeniden yürürlüğe konulmuştur. Isveç’teki en son değisiklik 1949 tarihinde yürürlüğe konulmuş ve diger ülkelerdeki benzer kanunların temelini olusturmuştur.

 

Bilgi edinme özgürlüğünün temel insani hak olarak benimsenişi, temellerini 1948’de hazırlanan Birleşmiş Milletler Insan Haklari Evrensel Bildirisi ile 4 Kasim 1950 tarihinde Roma’da imzalanan ve 3 Eylül 1953 tarihinde onaylanan Avrupa Insan Haklari Sözlesmesi’nde bulmaktadır. Birlesmiş Milletler Insan Hakları Evrensel Bildirisi’nin 19. maddesine göre "Herkesin düşünce ve anlatım özgürlüğüne hakkı vardır. Bu hak, düsünceden ötürü rahatsız edilmemek, ülke sınırları söz konusu olmaksızın bilgi ve düsünceleri her yolla aramak, elde etmek ve yaymak hakkını içerir." Avrupa Insan Haklari Sözlesmesi’nin 10. maddesine göre ise "Herkesin anlatım özgürlügüne hakkı vardır. Bu hak kanaat özgürlüğünü ve kamu makamlarinin karışması ve sınırlar söz konusu olmaksızın, Bilgi ve düşüncelerin alınmasını iletilmesini içerir."[7]

 

İsveç örneğinden hareketle daha sonraki örnekler yine İskandinav ülkelerindendir. Finlandiya’da 1951, Danimarka ve Norveç’te 1970 yıllarında benzer kanunlar kabul edilmiştir.

 

Amerika Birlesik Devletlerinde, kanun, 1967 yılında, Fransa, Avustralya ve Kanada’da 1978 yılında Yeni Zelanda’da ise 1982 yılında yürürlüge girmiştir.

 

Avrupa Topluluğu’na üye 5 ülke (Hollanda 1978 ve 1991, Fransa 1978, Danimarka 1970 ve 1985, Yunanistan 1986 ve Italya 1990) bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili kanunları kabul etmişlerdir.

 

Uygulamalar

 

Bu ve benzer kanunların kabulünden önce gerek kamu kesiminde gerekse halk arasında çeşitli korkular yaşanmış ve yaşanmaktadır Örnegin ABD’de anılan kanunun kabulünden önce, 1965’te bir yazar:

 

... Hükümet görevlilerinin yazdıkları belgelerin hemen ya da yakın gelecekte kamu tarafından inceleneceği fikrine sahip olmaları ... üretilen evrakların kalitesinin düşmesine sebep olacak, hükümetlerin kendilerinden önce yönetimde bulunan seleserinin belgelerini açıklayacak olmaları arkalarında sır olacak şeyleri bırakmamaların gerektirecektir. Her giden hükümet döneminde, bu nedenle kalorifer kazanları yanacaktır. Ve eğer belgeler ileriki kuşaklara erişebilirse dönemin tarihi tarihçiler tarafindan yazilabilecektir.[8]

 

demektedir.

 

Fakat daha sonraki yıllardaki uygulamalar bu kanıların yanlış olduğunu ortaya çıkarmıştır.

 

Bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili kanunları kabul etmiş olan ülkelerde idari belgeleri inceleyen kişi sayısı oldukça fazladır. Bir örnek vermek gerekirse 1985 yılında Amerika Birlesik Devletleri Savunma Bakanlığı’na bu kanun uyarınca 83.173 başvuru, Saglık Hizmetleri ile ilgili 105.687 basvuru gerçekleşmiş ve bu başvuruların %91’i sonuçlandırılmıştır. Diğer ülkelerde bu rakamlar daha da artmaktadır. Örneğin Avustralya’da 1985 yılında devlet dairelerine yapılan başvurular 36.512’ye ulaşmaktadır. Bu ülkenin nüfusu dikkate alındığında bu rakam gerçekten büyüktür.

 

Tüm kanunların ortak özelliği, bir tarih sınırlandırması getirmeksizin idari belgelere erişim prensibini getirmesidir. Fakat istisnaları da bulunmaktadır. Kanada kanunu yönetimin elinde hangi belgelerin bulunduğunu kamuya açıklaması zorunluluğunu getirmiştir. Ilgili bakanlığın en azından yılda bir kere, her resmi kurumun teşkilat yapısı ve sorumluluklarını ve her bir birimin ayrıntılı fonksiyonlarını ve programlarını, kişilerin belgelere erişimini olanaklı kılmak için her bir devlet dairesinin elinde bulunan tüm evrak guruplarının ve serilerinin ayrıntılı listelerini, kurumlardakı görevlilerin işlerini görmekte kullandıkları tüm el kitaplarını ve devlet görevlilerinin ünvan ve adreslerini belirtir yayınlar yapmalarını zorunlu kılmaktadır.

 

Yukarıda anılan tüm ülkelerde belgeler nerede saklanıyor olursa olsun, bu bir devlet dairesi ya da arşiv olabilir, bilgi ve belgeye erişim kanunla garanti edilmiştir. Belgelerin isteyen kişiye verilmemesi durumunda kararın temyizi mümkün olup, bu tür müracaatlar Amerika ve Avustralya’da mahkemelere, Finlandiya’da Yüksek Idare Mahkemesine, Fransa ve Norveç’te idari belgelerle ilgili komisyonlara yapılmaktadır..

 

Bilgi Edinme Özgürlüğü ve Arşivler

 

Fransız arşivci Duchein, bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili kanunların, üretimlerinden itibaren belgelerle ilgili kanunlar olduklarını bunların idari kanunlar olup arşivlerle ilgili kanunlar olmadıklarını söylemektedir. Sonuçlarının arşivleri doğrudan etkilemedigini, yalnızca yan etkilerinin bulunabileceğini eklemektedir.[9] Fakat idari belgelerin kullanımı arşivler açısından bazı zorlukları da beraberinde getirmektedir. Bu durum, yansımasını ülkelerin arşiv kanunlarına göre henüz açılmamış bulunan belgelere bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili kanunlar gereğince ulaşılması getirerek göstermiştir. Ülkelerin arşiv mevzuatlarında kabul ettikleri belgelerin halka açılması için geçmesi gereken süre 25 yıl ile 30 yıl arasında degişmektedir. Kimi ülkelerde ise bu süre 50 yıl olarak kabul edilmiştir. Bilgi edinme özgürlüğü kanununa sahip ülkelerde, arşivlere intikal etmiş olan belgeler eğer kanunda belirlenen ölçütlere uyuyorlarsa, arşiv kanunlarında belirlenen kapalı kalma süresi gözardı edilerek araştırmacılara sunulmak zorundadırlar.

 

Fransa’da eğer arşive transferinden önce bir belge ya da belgeler gurubu bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili kanun çerçevesinde kamuya açılmışsa, arşive intikalinden sonra da aynı şekilde araştırmaya açık olmak zorundadır. Ayrıca eğer belgeyi üreten kurum tarafindan kamuya açılmadan arşive intikal etmişlerse ve 1978 kanunu kapsamı içinde yer ayorlarsa yine kamuya açılırlar.

 

Benzer olarak, Amerika Birleşik Devletleri ve Kanada’da da üreten kurumda istek olmadiği için kamuya açılmadan arşive intikal etmiş belgeler arşiv kanununda belirlenmiş süre dikkate alınmaksızın arşivcinin insiyatifiyle araştırmaya açılırlar. Fakat bu durum Avustralya’da arşivcinin insiyatifine bırakılmayıp üreten kurumun iznine bırakılmıştır.

 

Bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili kanunların arşivciler için yararları da yok değildir. Kanunlarla belirlenen evrakla ilgili kullanım, arşivciler açısından belgelerin değerlerini belirleyici bir ölçüt olma durumundadır. Bu nedenle özellikle değerlendirme safhasında arşvicinin belgelerin kullanım sıklığını ögrenmesi, dogru karar vermesine yardımcı olmaktadır.

 

Sonuç

 

Bilgi edinme özgürlüğü, yönetimlere ellerindeki bilgi potansiyelini yeniden gözden geçirmek zorunluluğunu getirip, tüm boyutlarıyla bir bilgi politikasi olusturmalarina yol açacaktır. Bu bilgi politikasi kapsamında, elde mevcut ve daha sonra elde edilecek bilgi üzerinde bir kontrol sağlanacak, yönetim kademelerinde bilgi akışı düzenli ve hızlı olabilecektir. Bu da yönetimin evrak sistemini elden geçirmesini, değisiklikler yapmasını ya da yeni baştan kurmasını zorunlu kılacaktır. Bu, arşiv kanunlarının da yeniden düzenlenmesini beraberinde getirecektir. Bu düzenleme, bilgi edinme ile ilgili yayınlanacak kanunlar ile arşiv kanunu arasında çelişkileri gidermek seklinde olacaktır. Zira bir ülkenin arşiv kanunu ve bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili yayınlanacak mevzuat amaç olarak birbirinden farklıdır.

 

Son söz olarak söylenmesi gereken, herhalde, bir belgenin yaşam çarkı dikkate alındığında, bilgi edinme özgürlüğü ile ilgili olacak mevzuat daha çok belgenin güncel ve yarı güncel çevresiyle ilgili olduğundan, kurumların evrak yöneticilerinin üzerine ağır bir yük getirecegidir.

 

 

 

Filmlerin Korunması ve Sirke Sendromu

 

 

 

Senol Er

 

 

 

Türk sinamasının ve Türk tarihinin görüntülerini taşıyan filmlerin hepsi artık sirke sendromu’nun (vinegar syndrome) tehdidi altında. Gerekli önlemler alınıp, dogru saklama koşulları sağlanmadığı ve arızanın basladığı filmlerden yeni kopyalar üretilmediği takdirde tıpkı Amerika’da ve birçok Avrupa ülkesinde oldugu gibi Türk Sinema Tarihi de tehlikede artık!

 

Sinema sanayisinde SAFETY (güvenilir) olarak bilinen Asetat Tabanlı filmlerin 1940’lı yılların sonlarına dogru kullanılmaya başlamasından sonra film yapımcıları, kolleksiyoncular ve arşivciler, üzerindeki görüntüyü sonsuza dek saklayacak ve hiç yok olmayacak "görüntü kayıt malzemesi"nin bulunduğunu düşündüler. Ne yazık ki, bundan önce kullanılmakta olan parlayıcı ve kendi kendini bozma özelliğine sahip olan Nitrat Filmler’deki bozulma, asetat filmlerde de meydana gelmeye basladı. Konuyu daha iyi anlatabilmek için filmlerin yapısına baktıgımızda; görüntülerin kaydedildiği ışığa duyarlı emülsiyon tabakasi (tabakalari), ara tabakalar ve taşıyıcı bir taban görürüz. Taban (base) olarak adlandırılan taşıcıyıcı tabakanın yapımı için 1950’li yılların başlarına kadar dinitroselüloz ya da trinitroselüloz kullanılmıştır. Daha sonra kimyasal yapısındaki özellikler nedeniyle kendi kendini bozan bir yapıya sahip olan Nitrat taban yerine Asetat taban uygulanmaya başlamış ve Nitrat taban gibi parlayıcı özelliğe sahip olmadıgı için güvenilir olduguna karar verilip SAFETY olarak adlandırılmıştır. Asetat tabanlı filmlerde kullanılan madde bir selüloz esteri olan Selüloztriasetattir.

 

Uluslararası Film Arşivleri Federasyonu FIAF’in 1995 yılındaki Los Angeles kongresinde, arşivcilerle film üreticileri arasında tartışmalara neden olan, 1991 yılında dünyanın en büyük film üreticisi KODAK tarafindan açıklanan Sirke Sendromu aslında 1950’li yılların ortalığında kendini göstermeye başlamıştır. Belgeler incelendiğinde 1954 yılı başlarında Hindistan’da yüksek ısı ve nem koşullarına maruz kalan asetat tabanlı filmlerde nitrat tabanlı filmlereki bozulmaya benzeyen bir problemle karşılaştığı görüldü. Durum FIAF tarafindan Kodak firmasına rapor edilmiş ve araştırmalar başlatılmıştır. Asetat tabanlı filmlerin sirke kokusu çıkarmaya başlamasıyla kendini belli eden reaksiyon giderek filmin üzerindeki görüntülerin tamamen bozulmasıyla ve filmin tek bir blok haline gelip toza dönüşmesiyle sonuçlanmaktadır. Özellikle yüksek nem derecelerine sahip ortamlarda kendini gösteren bu sendrom triasetat tabanın nem ile birleşmesinden olusan bir hidroliz reaksiyonudur ve sonucunda asetik asit (sirke asidi) oluşmaktadır Asıl problem reaksiyonun otokatalitik bir reaksiyon oluşudur. Reaksiyon kendi enerjisini kendisi üreterek devam etmekte ve hiçbir şekilde durdurulması mümkün olmamaktadır.

 

Sirke sendromu siyah beyaz asetat filmlerde ilerleyen safhalarda emülsiyon tabakasına etki ederek görüntüyü bozar. Renkli filmlerde görüntü üç katlı boya tabakasından olusmaktadır. Renkli film emülsiyonu da reaksiyon sonucu oluşan asitten çok kısa sürede etkilenir. Önce görüntü solar ve renkler bozulur. Daha sonra da emülsiyon tamamen yok olur. Reaksiyon sonucu olusan asit tahmin edilenin çok ötesindedir. Reaksiyonun son safhalarina dogru 10 dk’lik 35 mm film 150 çay kaşıgı asetik asit olusturabilir. Reaksiyonun hızı saklama kosullarına baglı olarak nem ve ısı dereceleri arttıkça fazlalaşır. Ancak unutulmaması gereken en önemli nokta reaksiyonun bir kez başadıgında durdurulmasının imkansiz olduğudur. Sirke sendromu basladığı tespit edilen filmi düşük ısı ve nem derecelerine bir ortama taşımanın hiçbir faydası yoktur. Günümüze kadar yapılan çalışmalarda sirke sendromu görülen filmler için tek kurtuluş yolu acil bir kopya ya da ara negatif almaktır. Reaksiyon başladıktan sonra ortaya çıkan asit gazları aynı mekanda saklanmakta olan diğer filmleri de etkilmektedir. Bu nedenle rekasiyonun basladığının önceden anlaşılması korunmakta olan diğer filmler için önem taşır. Ortamda bulunan toz da reaksiyonu hızlandırıcı bir etkendir. Filmlerin içinde saklandıgı metal kutularda oluşan pas, reaksiyon için toz gibi hızlandırıcı etki gösterdiğinden filmleri paslanmayan kutularda saklamak faydalı olacatır. A-D (Asit Dedektör) sistemi kullanılarak sirke sendromunun başladıgı önceden tesbit edilebilir. A-D sistemi arşivler için pratik bir çözümdür. Çünkü bir arşivde bulunan milyonlarca sayıda kutuyu tek tek açıp içindeki filmlere kimyasal analiz yapmak mümkün değildir. Asit dedektörleri kutuların kenarına monte edilir ve kutu içindeki reaksiyona göre renk değistirir. Böylece görsel bir kontrol ile sirke sendromu başlayan filmi tespit etmek kolaylasır.

 

Sirke sendromu ile karsılaşma riskini en aza indirebilmek için asetat tabanlı siyah-beyaz, renkli filmler ve optik ses filmleri ile manyetik bantlar %25-30+/-0.2 RH (Relative Humidity) ve mümkün olduğu kadar düşük ısılarda korunmalıdır. Ancak sirke sendromundan korunmak adına yapılacak aşırı düşük nem dereceli ortamların da filme kırılgan bir yapı kazandırıp kullanılmaz hale getirecegi unutulmamalıdır. Ortam ısısı ve nemi, yapılacak test ve araştırmalardan sonra sabitlenmelidir.

 

Konuyla ilgili bilgi ve danışmanlık hizmeti için Gölge Film Danışmanlıgı arayabilirsiniz.

 

Adres: Gölge Film Danışmanlık, Tel: (0 212) 245 60 74 , Fax: (0 212) 245 60 75

 

 

 

Tezler Tezler Tezler Tezler Tezler Tezler Tezler Tezler Tezler Tezler Tezler Ankara Üniversitesi Dil, ve Tarih Coğrafya Fakültesi, Kütüphanecilik Börlümü Arsivcilik Ana Bilim Dali Lisans Bitirme Tezleri Akın, Halil. Görsel İsitsel Arşiv Materyalinin Korunması. Ballanlı, Belgüzar. Arşiv Belgelerine göre Osmanlı Devleti’nde Çevrecilik. Demir, Ahmet. 1991-1997 Yılları Arasında Türkiye’de Yayınlanmıs Arşivle ilgili Makaleler Bibliyografyası. Demirci, Raziye. Belgeler Işığında Osmanlı Devleti’nde Tanzimat Sonrasi Arsiv Kurma Çalışmaları. Doğunçay, Tekin. Yazı Malzemelerinin Tür ve Nitelik Bakımından İncelenmesi, Erdoğmuş, Ebru. Görsel İşitsel Materyal Açısından Türkiye Radyo Televizyon Kurumu Arşivi. Karadavut, Mustafa. Bolu Salnamesi Transkripsiyonu. Karaman, Türkay. Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Arşivi. Polat, Tülay. Kurum Arşivlerinin Işıgında T.B.M.M. Arşivi. Ülger, Kadir. 530-531-532-533-534 Numaralı Hurufat Defterlerindeki Adana Kazası Kayıtlarının Transkripsiyon ve İndeks Çalışmasi. Yıldırım, Suat. Cumhuriyet Döneminde Arşiv Hizmetleri.

 

 

 

Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem

 

 

 

"Modern Archives Appraisal Methodology & Records Management Techniques for Electronic Records":

 

Budapest, 30 June - 11 July 1997

 

Güzide Kolukisa

 

Central European University (CEU) Summer University (SUN) bünyesinde bulunan The Open Society Archives (OSA) (http://www.osa.ceu.hu); asağıdaki alanlardaki araştırma kaynaklarını aktif olarak elde etmek, korumak ve hazırlamak amacıyla George Soros tarafından 1995’te kurulmustur;

 

İkinci Dünya Savaşı’ndan sonraki dönemde özellikle Merkezi ve Bati Avrupa’da Komünizm ve Soguk Savas, Yirminci Yüzyılda İnsan Hakları konuları ve hareketleri, The Open Media Research Institute ve The Central European University dahil The Soros Foundations network’ün hayirseverlik aktivitelerini belgeleyen evrak.

 

The Open Society Archives’in bu yıl düzenlediği kursun başlığı "Modern Archives Appraisal Methodology & Records Management Techniques for Electronic Records" olarak belirlenmişti. Yaklaşık yirmi değisik ülkeden katılımcı ve konuşmacının hazır bulunduğu organizasyonun programı su şekilde gelişmiştir;

 

"Archival English" Trudy Huskamp Peterson, Executive Director, Open Society Archives: Katılımcılar arasında terminolojik birliğin sağlanması amacıyla günümüzde kullanılan arşiv kavramlari, terminoloji ve prensipleri tanitilmistir (30 Haziran ’97). "Techniques for Managing Electronic Records" Luciana Duranti, Director, School of Library, Archival and Information Studies, The University of British Columbia, Canada: Elektronik evrak yönetimi hususundaki temel konular; elektronik evrak ve unsurlari, evrakin entegrasyonu, erisilebilirligi ve korunmasi üzerinde durulmustur (1-2 Temmuz ’97). "The Practice of Modern Records Management in the Context of Modern Office Techniques" Michael Miller, Program Director for Records Management,National Archives and Records Administration, Washington D.C, USA: Amaç, genel karakteristikler, günümüzdeki düºünceler; saklama planinin teori ve pratigi tanitilmistir (3-4 Temmuz ’97). "Modern Archives Appraisal Methodology" Christoph Graf, Director; Marc Schaffroth, Scientific Archivist, Swiss Federal Archives, Bern, Switzerland: Arsivsel degerlendirme kriterleri, delil teskil etme ve bilgisel deger, degerlendirme metodolojisi, makro ve mikro degerlendirme konulari islenmistir (7-9 Temmuz ’97). "Planning a Vital Records Program" Margaret Crockett, Deputy Executive Director, Open Society Archives: Hayati evraki koruma programinin unsurlari; Programin kurulmasi için stratejiler ve amaçlari; hayati evrakin degerlendirilmesi ve tanimlanmasi, sigorta ve potansiyel tehlikelerin tanimlanmasi; hayati evrak için koruma metodlari, risk yönetimi, hayati evrak programi için isletme prosedürleri; programin audit edilmesi ve devamliliginin saglanmasi ile ilgili konular tartisilmistir (10 Temmuz ’97). "Archival Ethics" Trudy Huskamp Peterson, Executive Director, Open Society Archives: Arsivcilik mesleginin evrensel olarak durum ve statüsü; International Council on Archives (ICA) tarafindan gelistirilen "Code of Ethics" tanitilmistir (11 Temmuz ’97). Internet Course: Internet’in daha etkin kullanilabilmesi için yöntemler; Arsivci ve Evrak Yöneticileri için Internet’te yer alan özel Web Site’lar incelenmistir. Bu Web Sitesi adreslerini ekte ayrica bulabilirsiniz.

 

Organizasyon; Arsivcilik ve Evrak Yönetimi kapsamindaki konular hakkinda evrensel bir bakis açisi gelistirilebilmesi, mevcut bilgilerin günümüz ihtiyaçlarina uygun olarak güncellestirilebilmesi ve çok uluslu olmasi münasebetiyle meslektaslarimizin bakis açilari arasindaki farkliliklarin gözlemlenebilmesi için oldukça faydali olmustur.

 

 

 

Budapeste tarihi, kültürel ve sosyal yapisi itibariyle Osmanli Imparatorlugu’ndan günümüze izler tasiyan bir sehir. Bunu hissetmek ise son derece heyecan verici!..

 

 

 

OSA gelecek yil düzenlenecek kurs kapsaminda "Management Issues in Archival Preservation" (6-17 July 1998) konusunu islemeyi planlamaktadir.

 

 

 

Kurs sürecinde kullanilan temel malzemelere ek olarak muhtelif kaynaklar katilimcilara sunulmustur. Bunlara ait bir Bibliyografya’yi asagida bulabilirsiniz:

 

ABID, Abdelaziz. "Memory of The World-Preserving our Documentary Heritage."Information and Informatics Division UNESCO, (May 1996), p:8. ARMA. "International Guideline Vital Records", p: 7. CROCKETT, Margaret. "Planning and Implementing a Vital Records Program" CEU Summer University Course on Archival Management of Modern Records (July 1997), p: 14. CROCKETT, Margaret. "Automating Archives and Records Management Operations: The Main Considerations." (July 1997). DURANTI, Luciana and Heather MACNEIL. "The Protection of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project.", p: 15. DURANTI, Luciana, Terry Eastwood, Heather MacHeil. "The Preservation of the Integrity of Electronic Records." School of Library, Archival & Information Studies, University of Columbia Vancouver, B.C. (http://www.slais.ubc.ca /users/duranti/) DURANTI, Luciana. "The Concept of Appraisal and Archival Theory" American Archivist (Spring 1994): 328-344. EASTWOOD, Therry. "How Does it with Appraisal" Archivaria 36 (Autumn 1993):111-121. HOLMES, Oliver W. "Archival Arrangement - Five Different Operations at Five Different Levels." Society of American Archivist/National Historical Publications Commision: 21-41. International Council on Archives (ICA). "Code Of Ethics (AG/96/9)": 63-65. MENNE-HARITZ, Angelika. "Appraisal or Documentation: Can We Appraise Archives by Selecting Content?": 529-542. OSA. "Vital Records: A Guide from the Open Society Archives." Record and Information Management Services (RIMS), June 2, 1997, Draft. (http://www.osa.ceu.hu.) PEMBER, Margaret E. "Information Disaster Planning: An Integral Component of Corpotate Risk Management"Records Management Quarterly (April 1996): 31-37. PETERSON, Trudy Huskamp. "World Information Report 1997/1998-Europe and North America" UNESCO: 155-165. POSNER, Ernst. "Some Aspects of Archival Development Since the French Revolution." The American Archivist, Volume III, Number 3, (July 1940): 159-172. Swiss Federal Archives (http://www.admin.ch). "Appraisal of Competencies and Functions Definitions of Appraisal Criteria and Classes of Values.", Outline, OSA Summer University Course 1997. Swiss Federal Archives. "Introduction and Organization of Priority Setting and Appraisal" OSA Summer University Course 1997. Swiss Federal Archives Swiss Federal Archives. "Federal Law on Archiving (Outline): Abstract of Archival Legistlation, FLA" OSA Summer University Course 1997. Australian Standard. "Records Management, Part 5: Appraisal and Disposal", AS 4390. 5-1996. Les Archives Fédérales: Hier et Aujourd’hui, Berne, 1994. Managing Vital Electronic Records, pp: 110-135. Sample of Form for Evaluating Off-site Vital Record Storage Facilities. The Swiss Confederation-A Brief Guide, 1997, p: 48. "Vital Records": 129-141.

 

Dagitilan Muhtelif Teksir Bibliyografyalar:

 

The Concept of Record; Context and Structure of Electronic Records; Reliability and Authenticity Electronic Records as Legal Evidence Selection and Acquisition of Electronic Records Archival Description of Electronic Records Building and Archival Program for the Management of Electronic Records Bibliography on Appraisal

 

Arsivciler için kategorilere ayrilarak organize edilmis Web Sitesi listesi asagida sunulmaktadir. Eger Arsivinizin Web Sitesi varsa Open Society Archives, OSA’ye ait (rasp@ceu.hu) adresine listeye eklenmek üzere bildirebilirsiniz):

 

ARCHIVAL INSTITUTION WEB SITES

 

National Archives, U.S.: http://www.nara.gov/ Primary Sources: Europe: http://www.uidaho.edu/special-collections/asia.html Primary Sources: Asia and the Pacific: http://www.uidaho.edu/special-collections/asia.html Canadian Council of Archives (CCA): http://www.cdncouncilarchives.ca/intro_e.html#archivestoday National Archives of Canada: http://www.archives.ca Utah State Archives: Resources for Archivists: http://www.archives.state.ut.us/referenc/archive.htm

 

 

 

Pratik ve Teori -- Pratik ve Teori -- Pratik ve Teori -- Pratik ve Teori

 

Güzide Kolukisa*

 

Tecrübenin büyügü küçügü olmaz diyerek, is dünyasinda geçen birkaç yildan sonra yayginlastirilmasinda fayda olabilecegine inandigim birkaç noktayi ilerleyen cümlelerde sizlerle paylasmaya çalisacagim.

 

Herseyden önce, kendisi için çalistiginiz kurum veya kurulusun kimligi, misyonu ve vizyonu çok önemli. Çünkü, bu etkenler olusturacaginiz Evrak Yönetimi ve Arsiv Sisteminin misyon, vizyon ve hedeserin boyutlarinin olusturulmasinda etkili olacaktir.

 

Arsivcilik ve Evrak Yönetimi bilinci günümüzün modern sirketlerinde en azindan önemi itibariyle her geçen gün daha fazla takdir ediliyor. Bu kapsamda neler yapilabilecegi ise sirketinizin ihtiyaçlarina ve sizin önerilerinize paralel olarak gelisiyor. Gelistirilen projelerin uygulamaya geçirilebilmesi ve devamliliginin saglanabilmesi ise sirketin genel yapisindan ve sizin yetenek ve altyapinizdan direkt olarak etkilenmektedir. Projelerin gerçeklesme süresinde ise Murphy yasasi tartismasiz geçerliligini sürdürmekte!.. Kurulan her sistemin organizasyonun yapisina uygun ve mümkün oldugunca esnek olmasina dikkat edilmeli. Bunun basarilabilmesi ise su cümleye inanmaniza bagli: "Evrak Yöneticileri ve Arsivciler organizasyonu en iyi taniyan kisiler arasinda olmalidir."

 

Mesela, Evrak Yönetimi kapsaminda gelistirilmesi gereken sistemlerin basinda Evrak Kayit Islemleri geliyor. Yapi olarak oldukça basit olan bir yazilima ihtiyaç duydugunuzda ise karsiniza çikacak sorulardan bir kaçi söyle: Yazilim sirket içinde mi gelistirilmeli? Dis kaynak mi bulunmali?, Sirkette kullanilan mevcut bilgisayar sistemlerine entegre olmasi gerekli mi? Gereksiz mi? Bunu, Dosyalama Plani’nin hazirlanmasi ve kullanicilarin egitimi takip ediyor. Ve bu noktadan itibaren, insanlarin yillardan beri alisageldigi geleneksellesmis davranislariyla mücadele için start verilmis oluyor. Bunun en genel örnegi, Gelen/Giden Evrak Dosyalarinin konularina göre ayrilacaginin açiklanmasini takibeden süreçte yasaniyor.

 

Konu ve vaka dosyalari insanlara çok degisik ve bazen de karmasik geli-yor. Elbette, bu sizin sistemi nasil kurdugunuz ve sundugunuzla dogru orantili. Burada, Dosyalama Plani için seçilen fonksiyon düzey ve basliklari-nin mümkün oldugunca basite indirgenmesi sistemin basarisi için önemli. Ayrica, toplanti ve egitimlerde karsinizdakilerin Evrak Yöneticisi veya Arsivci olmadiginin hiç ama hiç akildan çikartilmamasinda büyük yarar var, aksi taktirde bir saat süren bir toplantidan elde edebileceginiz sonuç: "Tamam! Iyi hos da nasil?" gibi sorularla zihinleri bulanmis bir grup katilimci olacaktir. Ki bunlarin sirketin en iyi beyinlerinden olma ihtimali çok yüksek! Bu du-rumda, fazla teknik kavramlara girmeden, açiklamalarin sonunda sik sik "örnegin", "mesela" ile baslayan cümleler eklemek olayin netlesmesini sagla-yacaktir. Çünkü, uygulamada esas olan "Nasil?" sorusuna verilecek cevaptir.

 

Arsiv Depolarinin insaasi ise her zaman ayri bir hikaye... Mesela, raf firmalarinin is ahlaki ile çatisma ihtimalinizin yüzdesi oldukça yüksek!.. Siz istediginiz kadar rasarin 100 kg agirligi tasiyabilmesine dair garanti alin, yazin, çizin... Bunun karsinizdaki kisileri çok da fazla ilgilendirmedigini göreceksiniz ve buna ragmen "elbette bu agirligi tasir, biz dünya kalitesinde imalat yapiyoruz!" denilecektir!..

 

Arsiv için ayrilan alanin zemininin egri oldugu, teknik tabiri ile terazide olmadigi durumlarda ise, mimarinizla yapmakta oldugunuz beyin firtinasi esnasinda "Neden rasari tavana asmiyoruz?" gibi bir alternatise karsilasmaniz dahi mümkün! Kimbilir? Belki de gerçekten tavan ile tabanin kaldirma kuvveti aynidir!..

 

Sistem ve proje gelistirirken, zamanlamanin dogru yapilmasi elde edeceginiz sonuçlar açisindan oldukça önemli. Yani, hedefiniz için hazirlayacaginiz faaliyet planinda, uygulamaya geçis için Agustos ayinin ortasini tayin ederseniz, bu isin baska bir bahara kalma olasiligi %99.9 olacaktir!.. Önerilerinizin kabulünde hazirlanan raporlarin etkisi malum. Karar verme mekanizmalarinda, bu raporlarin en ragbet gören bölümlerinden birisi tahmin edebileceginiz gibi maliyet analizleri. Burada "Toplam Maliyet"in miktari kadar, diger maliyet faktörlerinin ne derece anlasilabilir ve etkin bir sekilde yansitildigi önem kazaniyor. MS Excel bu analizleri yapabilmeniz için biçilmis kaftan, genede analitik düsünebilme yeteneginin gelistirilmesi ve istatistik bilgilerinin siki tutulmasinda yarar var.

 

Evrak Yönetimi ve Arsiv Sistemlerinin saglikli bir sekilde islemesi kullanicilara direkt olarak baglidir. Bu münasebetle isimizin %90’inin insanlari ikna etmek ve sistemin maksimum verimlilikle isleyebilmesi için gerekli motivasyonu saglamak oldugu hatirlanirsa, insan iliskilerine maksimum özenin gösterilmesi ne sebeple olursa olsun ihmal edilmemelidir.

 

* Koçfinans A.S.’de Arsiv Uzmani.

Adres: Koç Çamlica Is Merkezi, Ünalan Mahallesi, Ayazma Caddesi, A Blok, 81190 Üsküdar-Istanbul. Tel: 454 0400/1109, Faks: 454 0200. e-mail: kolukisa@kocfinans.com.tr

 

 

 

Bunlari Hatirlayalim Bunlari Hatirlayalim Bunlari Hatirlayalim

 

Yanginla ilgili günlük uygulanmasi gereken tedbirler:

 

Her seyden önce yapilmasi gerekenlerin basinda, isi biten evraklarin gün sonunda depoya intikali gelir. Depolarda sadece evrak bulunmali, diger malzemenin arsiv depolarinda bulunmamasi saglanmalidir. Depoya intikal eden evrakin dayanikli kutulara yerlestirilmesi islemlerinin de bitirilmesi gerekir. Arsiv depolarinda personel tarafindan sigara içilmesine kesinlikle müsaade edilmemelidir. Kontrollerin sik ve düzenli yapilmasi önemlidir. Yanginin sebepleri arasinda sayilan çöpler, düzenli olarak bosaltilmali, arsiv binalarinda taseron olarak çalisan iscilerin bilinçsizlikleri ve ihmalkârligi göz önüne alinarak kaynak ve tamir isleri esnasindaki çalismalari düzenli olarak kontrol edilmeli ve gerekli ikazlarin yapilmasi gerekmektedir.

 

Bunlarin yaninda arsiv personelinin de egitilmesi gerekmektedir. Arsivin tahliyesi konusunda personel bilinçlendirilmeli ve tahliye islemleri için gerekli kaygan pistler, meyilli yüzeyler hazirlanmis olmalidir. Alarm sisteminin ve söndürücülerin belirli zamanlarda kontrolleri yapilmalidir.

 

Ayrica yangindan korunmak için günlük yapilmasi gereken kontroller vardir. Bunlar arasinda, kaçis yollarindaki engellerin temizlenmesi, kullanilmayan elektrik dügmelerinin kapali kalmasi ve yerlere atilan izmaritlerin takibi yoluyla saigara kontrolü sayilabilir. Yangin çikislarinin iki zit yönlü olmasi idealdir. (Binanin heryerinden 2.5 dakika içinde disariya ulasilabilmelidir.) Yanginin yayilmasi hava bosluklarindan olacagi için koridorlarin asgari yarim saat yangina dayanikli olmalidir. Yangin uyari sitemi olarak isi dedektörleri yerine duman dedektörlerinin kullanilmasi daha uygundur. Itfaiye personelinin bilinçli olmasi, arsiv yanginlarinda izlenecek yöntemler konusunda belirli araliklarla egitilmesi, yapilacak tatbikatlar ile arsiv ve itfaiye personelinin ortak hareket etmesi saglanmalidir. Itfaiye personelinin tayin ile yer degistirmesi ihtimaline karsi belirli araliklarda yapilacak tatbikatlar ile risk azaltilmalidir*.

 

*Bu köse Abdullah GÜL tarafindan ders notlarindan derlenmektedir.

 

[*] Bu yazi Türkiye Ekonomik ve Toplumsal Tarih Vakfi tarafindan 13-14 Kasim 1995 tarihinde düzenlenen Arsivcilik Sorunlari Sempozyumu’na bildiri olarak sunulmustur.

[**] Yrd.Doç.Dr., MÜFEF Arsivcilik Bölümü

[1] Tekin Akillioglu. "Yönetimde açiklik-gizlilik ve bilgi alma hakki". AÜSBF Dergisi, 46(3-4), 1991. s.1

[2] M.Duchein. Obstacles to the access, use and transfer of information from achives: a RAMP study. Paris: Unesco, 1983. s.11.

[3] N.S.Marsh. "Access to government-held information: an introduction". Public access to government-held information: a comparative symposium. London: Stevens and Sons Ltd., 1987. s.2

[4] Tekin Akillioglu. Insan haklari I: kavram, kaynaklar ve koruma sistemleri. Ankara: AÜSBF, 1995. s.185-186

[5] S.V.Anderson. "Public access to government files in Sweden", The American Journal of Comparative Law, 21(3) 1973, s.421.

[6] a.g.e., s.421-422.

[7] T.Akillioglu. "Yönetimde açiklik-gizlilik ve bilgi alma hakki". a.g.e., s.2

[8] D.C.Rowat. "How much administrative secrecy?", Canadian Journal of Economics and Political Science, 31(4) 1965, s.479-498.

[9] M.Duchein. Obstacles to the access, use and transfer of information from archives: RAMP study. Paris: Unesco, 1983. s.11.

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.