Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Sayı 27

Mektup No: 27 | Kasim 1997

Merhaba,

Ülkemizde yaygin bir kanaat vardir: Arşivcilik, hademeler tarafindan dahi yürütülebilecek basit bir iş olarak görülür. İster özel ister kamu kesimi olsun, hangi yöneticiye sorsaniz size arşivin çok önemli bir kavram olduğunu söyler. Ama mesele arşivin yönetim sorunlarina gelince, en alt düzeyden en üst düzeye kadar pek çok yöneticinin, arşivcilerin işlerine burnunu soktuğunu, onlara akıl öğretmeye kalktigini, vs. görürsünüz. Bu, sözünü ettiğimiz kanaatin--bilinçli ya da bilinçalti--bir sonucudur. Üzülerek görüyoruz ki, bu kanaati paylaşanlar arasında Sayın Başbakan da yer aliyor. (Yazın burada olmadığımız için geç öğrendik ve geçen sayıda yer veremedik: ) Devlet Arşivleri Genel Müdürü İsmet Binark, Başbakanlığın aldığı siyasi bir kararla görevinden alındı. Meyva veren ağacı taşlarlar misali kendisini çekemeyenlerin gazetelere verdikleri uydurma haberler kanalıyla tezgahlanan bir komplo söz konusu; iddialarin başta geleni ise çok komik: kendi siyasi görüşü doğrultusunda (yanlış hatırlamıyorsam) 500 kisiyi ise almak. Son 5-6 senedir arşive Bakan, Başbakan vb. torpili ile ve arşiv yönetiminin isteği dışında alınan, arşiv personelinin tabiriyle "paraşütçüler" dışında alınmıs eleman olmadığı gibi, arşivde çalışan uzman ve uzman yardımcılarının toplam sayısı 500’ün altına düşeli epey zaman oldu. Kimbilir? Belki de "kendi siyasi görüşü" ile kastedilen, Binark’ın "arşive alınacak teknik personelde arşivcilik bölümü mezunu olma şartı" aramasıdır. Yani belki artiık "arşivci" olmak da bir siyasi tarafa üye olmaktan kabul ediliyordur: İslamcı, Turancı, Atatürkçü, Leninci, Apocu, vb. gibi. "Arşivist" yerine "arşivci" terimini kullananlar da bu "izm"i kamuse etmeye çaışıyorlardır belki de! Belli mi olur?

İsmet Binark ve ekibinin basarilarini hatırlatmaya gerek görmüyorum: 20 küsur sene çıkarılamayan arşiv mevzuatını çıkarmak; Yayıncılar Birliği’nin "En Başarılı Resmi Yayıncı" ödülünü kazanmak; ve hele Osmanlı Arşivi’ndeki tarihçi egemenliğine son verip belgelerin tek tek değil, "dosya esasına" göre tasnifi gibi (ancak arşivcilik bilgisine sahip birilerinin alabileceği) radikal bir kararla, önceki 20 senede tasnif edilmiş belge miktarına eşit bir belge yığınını iki sene gibi bir sürede araştırmaya açmak kolay kolay unutulabilecek başarılar değil.

Önceki iktidarlar sırasında partiler üstü kalmayı başarabilmiş böylesi bir makamı son derece çirkin bir komployla siyasi bir müdahaleye uğramasını şiddetle protesto ediyoruz. Bunda Sayın Binark’ın yerine getirilen yeni yöneticilerin suçu yok, elbet. Onlar şimdi kendilerine tevdi edilen görevi yerine getirmeye çalışacaklar. Dileriz önceki arşiv yönetiminin başarıları altında ezilmeden benzer başarılar sergilemeye çalışırlar.

 

Saygılarımızla,
Bekir Kemal Ataman

 

Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale 

 

PERSONEL YÖNETİMİ ARŞİV YÖNETİMİNİN BİR PARÇASI MIDIR?

Öğr. Gör. Berat Bir

Arşivler, ister özel sektöre ait olsun, ister devlet sektörüne, en etkin şekilde organize edilmeli ve yönetilmelidir. Bunun için de, mevcut arşivi veya oluşturulacak arşivi yönetmek için bir arşiv programı düzenlenir. Bu program kapsamında, arşivin fonksiyonları, hedefleri, kimlere hizmet vereceği, kullanım şartları, prosedürleri ve o arşivden kimlerin sorumlu olacağı belirlenmiş olmalıdır.

İlgili literatürde, arşiv yönetiminin genellikle beş temel alanda uygulandığı görülür. Bunlar;

Arşivden sorumlu yöneticinin yönetilmesi, Arşivle ilgili gerekli bilginin yönetilmesi, Arşivden sorumlu olacak personelin yönetilmesi, Arşivle ilgili finansal kaynakların yönetilmesi, Arşivsel materyal, araç-gereç ve hizmetlerin yönetilmesidir. Bu bölümde, üzerinde duracağımız nokta personel yönetimidir. Arşiv çalışmaları da insan yogun, daha dogru bir deyimle işgücü yoğun bir alan olduğu için, arşiv biriminde çalışacak olan personelin belirlenmesi, uygun görevlere getirilerek değerlendirilmesi ve çalışma hayatları süresince motive edilmeleri ve tatminkar kılınmaları çok önemlidir. Tüm bu fonksiyonlar personel yönetimi dediğimiz yönetim alanı içine girmektedir. Personel yönetimi, çeşitli aşamalardan oluşur. Bunlar; İse uygun personelin seçilip, tayin edilmesi, Hizmet öncesi ve hizmet içi egitim ve geliştirme, Personele sorumluluk ve proje verilerek değerlendirilmesi, Personelin çalışma hayatı süresince işe bağımlılığının sağlanıp, kariyer yollarının tesbit edilmesi, gerekli sosyal haklarının kendisine verildiğinden emin olunması. Tabi bu aşamaların gerçekleştirilmesi için, önce personel alma kararının verilmesi gerekir ki, bu da çalışılan kurumun, böyle bir personeli almaya ihtiyacı olup, olmadığı, eğer var ise, bu personele ödeme yapma gücünün olup olmadığının arastırılmasıyla başlar. Eğer bu araştırmanın sonucu olumlu ise bu personeli işe almak için değerlendirilmesi gereken sorular vardır. Bu sorular bazen çalışılan kurumun personel müdürü ve/veya insan kaynakları müdürü tarafından, bazen arşivden sorumlu yönetici tarafından, bazen ise her ikisi tarafından sorulup, değerlendirmeye alınır. Bu sorular genellikle; Kaç adet personele ihtiyaç vardır? Mevcut personel sayısı nedir? Alınacak personel hangi alanlarda uzman olmalı, hangi becerilere sahip olmalıdır? Arşiv programının öncelikleri nelerdir? Alınacak personelin bu öncelikler arasındaki yeri ne olacaktır? Arşiv programının amaçlarına yönelik olarak kaç kişi çalışacaktır? gibi hususlara yöneliktir. Önemli olan çok personel alıp, işgücü fazlalıgı yaratmak değil az ve nitelikli personelle işgücünü değerlendirmektir. Personeli seçmek için öncelikli olan, beklenti kriterlerinin tesbiti, görev ve sorumlulukların belirlenmesi, iş ilanının oluşturulması, başvuruların değerlendirilip, adaylara yöneltilecek soruların listesinin yapılmasından sonra, mülakat yöntemiyle uygun personelin seçilmesidir. İlk iş olarak personel eğitime tabi tutulur. Bu bazen mesleki eğitim olur, bazen de kişinin kendini eksik gördüğü yönlerinin geliştirimesine yönelik olabilir. Personelin eğitilmesi, onun işle ilgili performansının artmasını sağlayacağı gibi, onun işe olan ilgisini ve kendisini kurumun bir üyesi olarak hissedebilmesini de sağlayacaktır.

Personel yönetimi, personelin eğitimi aşamaşından sonra bitmeyip, personelin o birimde çalıştığı süre boyunca gerekli eğitim programlarına tabi tutulması, görev ve sorumluluklarının zaman zaman değiştirilmesi, kariyer yollarının tesbit edilmesi, performansının değerlendirilmesi, maddi yönden tatmin edilerek iş motivasyonunun sağlanması aşamalarını da içine almaktadır. Personelin ücretinin belirlenmesi, bazı kurumlarda sadece bütçe-finans departmanının görevi iken, bazen arşiv yöneticisinin sorumluluğu altında da olabilir. Bu nedenle, bir arşiv yöneticisinin sadece mesleki bilgilere sahip olması yeterli değildir. Bunun yanında, ekonomi bilgisine sahip olması güncel ekonomik olaylari izlemesi, çalışma şartlarını ve kanunlarını iyi bilmesi gerekir. Ayrıca sadece kendi kurumunun değil benzer kurumlarin da arşiv politikalarına hakim olup, bu bilgileri oluşturacağı arşiv programında baz alması arşiv yönetcisinin çağdaş olmasında önemli bir etken olacaktır. Zira dünya çağı yakalama degğl, çağın ötesine geçme dünyasıdır.

 

YEREL YÖNETİMLERDE ARŞİV UYGULAMALARI[*]

Hamza Kandur[**]

 

1. GİRİŞ

Yerel yönetimler fonksiyonları itibariyle arastırmacılar yanında yönettikleri bölgede yaşayan insanları da yakından ilgilendiren nitelikte bilgi üretirler ve saklarlar. Bu fonksiyonlar arasında çevre ve halk sağlığını korumaya yönelik faaliyetler, Yol yapımı, park ve bahçe yapım ve düzenlemesi, imar ruhsatları ve denetimleri, eğitim, kültür ve spor etkinlikleri yer almaktadır. Bunların yanısıra kurum olarak belediyelerin yönetilmesi ve kamu kaynaklarının kullanılması ile ilgili son derece önemli belgeler bu tür kurumların arşivlerinde yatmaktadir. Ancak yerel yönetimlerin fonksiyonlari sonucu üretilen bilginin düzenlenmesi, saklanması ve hizmete sunulmasında kullandıklari yöntemler, bilgiden maksimum düzeyde yararlanmaya imkan verecek niteliklerden uzaktır. Daha da önemlisi, bilginin bir yönetimsel karar aracı olduğu ve doğru kararı vermedeki rolü tam olarak kavranmış değildir. Bugün, bu derece öneme sahip arşivlerin kullanıma sunulamaması ve daha da önemlisi bir çok kurumda bunların çürümeye terkedilmesinin altındaki sebepleri incelemeye ve bazı çözüm önerileri getirmeye çalışacağız. Yerel yönetimlerin arşiv problemlerine getirdiğimiz çözüm önerileri Üsküdar Belediyesinde yaklaşık bir yıl önce başlattığımız ve tamamlanma aşamasına geldiğimiz çalışmada uygulanabilirliğini göstermiştir.

Hemen belirtilmesi gereken bir diğer konu da bu çalışmanın sadece Üsküdar Belediyesi ile sınırlı olmadığığır. Çalışmaya temel olusturması ve Üsküdar Belediyesinde karşılaştığımız problemlerin genelde yerel yönetimlerde mevcut olup olmadığını görmek için İstanbul’daki yedi yerel belediyede arşiv uygulamaları konusunda bir anket çalışması yapılmıştır. Bu anketin değerlendirilmesi sonucunda yerel yönetimlerde arşivlerin düzenlemesi, kullanılması ve saklanması yönündeki problemleri benzer niteliktedir. Ankete dahil edilen belediyeler Ümraniye, Bahçelievler, Kadıköy, Kağıthane, Maltepe, Kartal ve Gebze’dir. Bu problemleri Arşiv politikaları ve yönetmelik, personel, dosyalama ve tasnif sistemi, bilgiye ulaşım, arşivlerin depolanması ve korunması, saklama planlarının geliştirilmesi ve bürokratik yapıdan kaynaklanan problemler şeklinde değerlendirmek mümkündür.

 

2. YEREL YÖNETİMLERİN ARŞİV SORUNLARİ

2.1 Arşiv Politikaları ve Yönetmelik

Arşiv politikaları, kurumlarin arşivlerilerin üretilmesi aşamasından başlayarak onların nihai olarak ya imha edilmesine veya başka bir kuruma transfer edilmesine kadar geçen süre içerisinde arşivlerin nasıl idare edileceğinin belirlenmesidir. Bu politikaların aynı zamanda yönetmeliklerle resmileştirilmesi gerekir. Kurumların arşiv politikaları geliştirmesi, kurum içerisinde arşiv hizmetlerinde belli bir standardın oluşmasına, birimler arası bilgi paylaşımının artmasına ve enformasyon ve arşiv hizmetleri için ayrılan kaynakların daha verimli kullanılmasına imkan sağlayacaktır. Belediyelerin arşiv politikalarının belirlenebilmesi ve belli bir yönetmelik dahilinde bu politikalarını yürütüp yürütmedikleri hakkında bir sonuca varabilmek için anket sırasında yöneltilen ilk soru kurumun arşiv felsefesi ve politikası olmuştur. Ancak hemen ifade etmek gerekir ki ek açıklamaya gerek kalmadan bu soruya doğrudan cevap veren olmamıştır. Buradan arşivlerin yönetiminin belli politikalar geliştirilerek yönetilmesi gerektiğinin henüz kavranmamış olduğu yargısına varmak mümkündür. Yerel yönetimlerin arşiv hizmetlerini düzenlemede başlangıç noktasının tutarlı ve uygulanabilir arşiv politikaları geliştirmeleri ve bunları yönetmeliklerle resmileştirmelidirler.

Yönetmelik konusunda altı çizilmesi gereken bir nokta da şudur. 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik kamu kurum ve kuruluşlarına arşivlerini düzenleme, ayıklama ve transfer konularında yükümlülükler getirmektedir. Kurumlar bu yönetmelikle kendilerine yüklenen görevleri yerine getirmek için gerekli çalışmaları yapmaları gerekmektedir.

2.2 Personel

Kurumun arşiv ve evrak yönetimi ile ilgili herhangi bir politikasının olmasının en temel göstergelerinden biri de kurum içerisinde arşiv ve evrak hizmetlerinden sorumlu bir birimin oluşturulmuş olması ve arşivlerden doğrudan sorumlu kişilerin atanmış olmasıdır. Bu yönde yapılan araştırmamızda çalışmaya dahil edilen hiç bir belediyede arşivden doğrudan sorumlu bir birimin veya personelin olmadığı görülmüştür. Belediyelerdeki her birim kendi ürettiği evrakı saklamakta ve depolamaktadır. Bu depolama esnasında herhangi bir düzenleme ve ayıklama söz konusu değildir. Arşiv depolarının sorumlulukları genelde hizmetlilere bırakılmıştır.

Burada iki önemli problemle karşılaşmaktayız. Bunlardan birincisi arşivden sorumlu personelin arşivlere karşı duyarlılığı tatmin edici ölçülerde değildir. Bu da arşivlerin zaman içerisinde yıpranmasına ve kaybolmasına neden olabilir. Arşiv sorumluluğu verilen kişilerin en azından arşiv malzemesinin korunması ve taşınması konularında eğitilmeleri gerekmektedir. İkinci önemli problem ise arşiv depolarına dosyaların yerleştirilmesi arşivden sorumlu kişinin insiyatifine bırakılmıştır. Bunun doğurduğu sonuç o depodan bir dosyanın bulunması sorumlu personelin mevcudiyetli ile mümkündür.

Yukarıda bahsedilen sorunlar buzdağının sadece görünen kısmı gibidir. Yerel yönetimlerin arşivlerinden sorumlu personelle ilgili problemler sadece bunlardan ibaret değildir. Yerel yönetimlerde ki arşivlere genel olarak baktığımızda bütün problelerin altında kalifiye eleman istihdam edilmemesi yatmaktadır. Yukarıda kategorilere ayırdğımız problemlerin çözülebilmesi bunların uzmanları tarafından ele alınmasıyla mümkün olacaktır.

2.3 Dosyalama ve Tasnif Sistemi

 

Yerel yönetimlerde ve hatta genelde ülkemizde her türlü kurumda ki temel problem evrakların üretim aşamasında kontrol altına alınmamasından kaynaklanmaktadır. Dosyalama ve tasnif sistemleri arşivlerin özellikle aktif kullanım sürelerini doldurduktan sonra ki kullanımlarında ve ayıklama  ve imha çalışmalarının yürütülmesinde çok önemli araşlardır. temelde bütün belgeler iki tür dosyalama sistemine göre dosyalanması gerekir. Bunlardan birincisi vaka dosyalamasıdır. Vaka dosyaları içerik olarak birbirine benzer nitelikte olan fakat her dosyada ayrı bir vakanın ele alındığı dosyalardır. Personel dosyaları veya belediyelerde ki imar dosyaları bu tür dosyalara örnek teşkil ederler. Bu tür dosyalamada belediyelerimizde, dosya iç düzenleri ve kodlama ile ilgili bazı düzenlemelere ihtiyaç olmasına rağmen fazla bir problem gözükmemektedir.

 

İkinci tür dosyalama konu dosyalamasıdır. Konu dosyaları içerik itibariyle birbirinin devamı gibi gözüken belgelerden olusan dosyalardır. Burada önemli olan nokta belgenin kuruma geliş kaynagı ve tarihine fazla dikkat edilmeden aynı konulardaki belgelerin bir arada dosyalanmasıdır. Konu dosyalarına girecek malzeme genelde yazışmalardır. Yazışmalar kurumlardaki toplam evrak hacminin küçük bir bölümünü oluştursa da bunlar genelde uzun süre saklanması gereken en fazla arşiv değerine sahip olan belgelerdir.

 

Yerel yönetimlerdeki dosyalama ile ilgili en önemli problem yazışmaların dosyalanması konusunda olmaktadır. Yazışmalar evrak kayıt defterlerinde düzen içerisinde yani kronolojik olarak gelen ve giden evrak olarak dosyalanmaktadır. Bu tür dosyalamanın bir çok sakıncası vardır. Bunlardan birincisi herhangi bir evrak arandığında mutlak surette tarih ve evrak kayıt numarasına ihtiyaç vardır. Bu bilgiler olmadan özellikle eski tarihli belgelere ulaşmak oldukça zordur. İkinci olarak herhangi bir konuda karar verileceği zaman o konudaki evrakların tamamını bir arada görme imkanı ortadan kalkmaktadır. Doğru kararların verilebilmesi için mevcut bilgilerin doğru olması kadar önemli bir diger unsur da bilgilerin tam olmasıdır. Üçüncü olarak konu dosyalarında ayıklama ve imha kararları dosya bazında alınabilir. Yani Kurum içim önem arzeden konulardaki dosyaların saklama süreleri belirlenebilir ve zamanı geldiğinde bu dosyalar üzerinde gerekli işlem yapılabilir. Kronolojik dosyalamada ise ayıklama ve imha işlemlerinin belge bazında yapılması gerekir. Çünkü gelen-giden evrak şeklinde düzenlenen dosyalarda çok önemli belgeler olabileceği gibi hiç bir değeri olmayan belgelere de rastlamak mümkündür. Dolayısıyla ayıklama kararı alınacağı zaman ya dosya oldugu gibi saklanmalı ya da dosya içerisindeki belgeler tek tek incelenerek ayıklanmalıdır. Bu yöntem pratik olarak neredeyse imkansız olmakla birlikte arşivciliğin temel prensiplerinde olan asli düzene saygı prensibi ile de çatışmaktadır.

 

Konu dosyalaması yapılabilmesinin en önemli gereçlerinden bir tanesi de uygun tasnif sisteminin geliştirilmesidir. Arşiv malzemesinin tasnifi için bir paket tasnif sisteminin kullanılması söz konusu olamaz. Çünkü arşivleri üreten kurumlar yapılarında ve işlevlerinde birbirlerinden son derece farklıdırlar. Dolayısıyla tasnif sisteminin kuruma özgü olmasi gerekir. Tasnif sisteminin geliştirilmesi aşamasında yapılması gereken kurumu ve fonksiyonlarını iyi analiz edip tasnif sistemini mevcut yapıyı yansıtacak şekilde düzenlemek gerekir.

 

Dosyalama ve tasnif sistemleri ile ilgili olarak üzerinde durulması gereken son nokta kodlama sistemidir. Yani geliştirilen tasnif sisteminin kodlarla ifade edilmesidir. Kodlama numerik, afabetik veya alfa-numerik olabilir. Seçilen metod ne olursa olsun, kodlama sisteminin belli bir mantık içerisinde ve genişlemeye müsait olmasi gerekir.

 

2.4 Bilgiye Ulaşım

 

Yerel yönetimlerdeki arşiv uygulamalarına bilgiye ulaşım açısından incelendiği zaman da ortaya çıkan tablonun fazla iç açıcı olduğu söylemez. Bunun en önemli sebeplerinden bir tanesi dosyalama sistemlerinin yukarıda belirtelen sebeplerden dolayı bilgiye ulaşımı kolaylastırıcı özellikte olmamasından kaynaklanmaktadır. Daha öncede belirtildiği gibi kronolojik dosyalama düzenlerinde belgenin tarih ve numarasını bilmek gerekmektedir. Aksi takdirde istenilen belgeye ulaşmak için gelen-giden dosyalarından veya evrak kayıt defterlerinden belgelerin tek tek taranarak istenilen belgeyi bulma yoluna gidilmektedir. Bu ise özellikle üzerinden belli bir zaman geçmiş olan belgelere ulaşmada zorluklara yol açmaktadır.

 

Bilgiye ulaşma da bir diger konuda aranılan bilginin tam olmasıdır. Verilen kararların doğruluk derecesi kararların dayandırıldığı bilgilerin doğruluğu ve bütünlüğü ile doğru orantılıdır. Eksik bilgilerden yanlış kararların çıkması ihtimali oldukça yüksektir. Dolayısıyla bilgiye ulaşım metodlarını düşünmeye başlamadan önce bilgilerin nasıl düzenlenmesi gerektiği konusuna bakmak gerekir. Dosyalama ve tasnif sisteminin geliştirilmesi için ve dosyalama sırasında harcanan zaman bilgiye ulaşımda fazlasıyla kazanılacaktır.

 

Bilginin ulaşımı kolaylaştıracak şekilde düzenlenmesi kadar ulaşım metodları da bilgiye ulaşımda oldukça etkili bir rol oynayacaktır. İndeksleme ve kataloglama işlemlerin düzenli bir şekilde yapılması ve bilgisayar teknolojisinin sağladığı imkanlardan faydanılması da bilgiye ulaşımı hızlandıracak ve kolaylaştıracak etkenler arasındadır.

 

2.5 Arşivlerin Depolanması ve Korunması

 

Güncel kullanim sürelerini dolduran arşiv malzemesini çeşitli nedenlerden dolayı uzun süreler depolarda saklamak gerekir. Bu nedenler bir sonraki bölümde ayrıntılı olarak ele alınacaktır. Arşiv malzemesinin depolarda sağlıklı bir şekilde saklanabilmesi için çeşitli önlemlerin alınması gerekmektedir. Mevcut depoların arşiv malzemesi için sağlıklı bir ortam sunduğu söylenemez. Arşiv depolarının standartları ve özelliklerini bütün yönleriyle incelemek bu konuşmanın süresine siğmayacak kadar detaylıdır. Ancak bazı temel konulara kısaca değinmekte yarar oldugu kanısındayım. Arşiv depolarının işi, nem ve toz gibi belgelere zarar verebilecek unsurlara karşı korunması gerekir. Depolarda işi ve nem oranları mümkün olduğu kadar sabit tutulmaya çalışılmalıdır. Biyolojik zararlılar ve yangın, sel baskını gibi doğal afetlere karsı önlemler alınmalıdır. Depoların iç düzenlemesi ve rasarin konumu rahat çalışmaya ve dosya çıkarıp yerleştirmeye uygun bir şekilde yapılmalıdır. Bina şartları uygun olduğu takdirde hareketli raf sistemleri tercih edilmelidir. Arşiv malzemesinin depolara indirilmeden önce Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te belirtilen esaslar dahilinde hazırlanmalıdır.

 

2.6 Saklama Planlarının Geliştirilmesi

 

Saklama planları kurumlarda mevcut belgelerin ne kadar sürelerde saklanacağını ve süresi dolanların ne tür işleme tabi tutulacağını gösteren listelerdir. Kurumların ürettikleri malzemenin çok küçük bir bölümüne uzun süre ihtiyaç duyarlar. Diğer belgeler belli zamanlardan sonra değerlerini yitirir ve saklanmasına gerek kalmaz. Arşiv malzemesi üretim aşamasında veya güncelliğini yitirdikten sonra depolara indirilme aşamasında belli kriterler ölçüsünde arşiv malzemesine değerlendirilerek saklama planları yapılabilir. Bu değerleri dört ana grupta toplamak mümkündür.

 

İdari değer: Kurumun söz konusu malzemeye idari işlerini yürütebilmesi açısından ne kadar süre ihtiyacı vardır? Bu gruba girecek malzeme kurum faaliyetlerini yürütebilmesi için ihtiyaç duyulan belgelerdir. Bunlar içerisinde kurum politikalarını, prosedürleri, ve birimlerin fonksiyonlarını gösteren belgeleri sayabiliriz. Bu tür belgeler kurum ihtiyaç duyduğu sürece saklanmalıdır.

 

Mali değer: Söz konusu malzeme mali denetleme açısından bir değere sahip midir? Bu grupta yer alacak belgeler genelde kurumun mali kaynakları nasıl sağladığını ve nasıl kullandığını gösteren belgelerdir. Bu belgeler sayıştay onayından geçtikten sonra herhangi bir değer ifade etmez. Ancak bu tür belgelerde saklama süresi genelde on yıl olarak düşünülmelidir.

 

Yasal değer: Bu tür malzeme bir hakkın ıspatı veya anlaşmaların teyidi için hazırlanmış belgelerdir. Bunlar içerisinde anlaşmalar, kontratlar gibi malzemeyi saymak mümkündür. Bunlarda saklama süreleri genelde evrak üzerinde beliritilen anlaşma veya kontrat süresine göre belirlenir.

 

Tarihi değer: Bunlar belgeyi üreten kurum dışındakiler için enformasyon değerine sahip olan belgelerdir. Bunların belirlenmesinde genelde arşivcinin çok yönlü düsünmesi ve gelecek nesillerin bilgi ihtiyaçlarını belli ölçüde bugünden görmesi gerekir. Bunlar nihai olarak saklanması ve milli arşivlere devredilmesi gereken malzemelerdir.

 

Çalışmaya dahil yerel yönetimlerin hiç birisinde böylesi bir uygulamaya rastlanmamıştır. Üretilen malzemenin tamamını saklamaya çalışmak saklanması gerekenlerin yeteri kadar iyi saklanamamasına yol açmaktadır. Saklama planlarının hazırlanması kurumların saklamakla yükümlü oldukları evrak hacmini azaltacağından uzun vadede kuruma mali kaynakların kullanılması konusunda tasarruf sağlayacaktır.

 

[*] Bu yazı Türkiye Ekonomik ve Toplumsal Tarih Vakfi tarafından 13-14 Kasım 1995 tarihinde düzenlenen Arşivcilik Sorunları Sempozyumu’nda bildiri olarak sunulmuştur.

 

[**] Yard. Doç. Dr., MÜFEF Arşivcilik Bölümü

 

 

 

MESİHAT ARŞİVİ

 

Bilgin Aydın

 

 

 

Ağa kapısının Bâb-ı Mesîhat’a tahsis edildiği devre kadar seyhülislamlar diğer devlet ricali gibi resmi faaliyetlerini kendi konaklarında yürütmüşlerdir. Osmanlı Devleti’nde yönetimin merkezi müessseseleri olarak otaya çıkan saray ve konaklar, XIX. yüzyıla kadar varlıklarını muhafaza etmiştir. Klasik devir Osmanlı bürokrasisinde saray dışındaki idari mekanlar, bizzat bürokratların şahsı tasarrufunda bulunan konaklardır. Hususi mesken olmanın yanısıra devlet daireleri olarak da kullanılan bu konaklar, sadrazam konağı, seyhülislam konağı, İstanbul kadısı konağı örneklerinde olduğu gibi saray dışında teşekkül etmiş ve Tanzimat’a kadar bu özelliklerini korumuşlardır. XIX. yüzyıla kadar Osmanlı bürokrasisi bir saray ve konaklar bürokrasisi görünümündedir. Kethüdası, çavuşu, mühürdari, kitapcısı, vs. ile konaklar saray merkezli bürokrasinin küçük ölçekteki yardımcı unsurlarıdır.

 

XVIII ve XIX. yüzyıllarda saray merkezli bürokrasinin yerini merkezi bir hükümet sisteminin yani Bâb-i Âli ve nezaretlerin aldığı görülmektedir. Seyhülislamlık da bu gelişmenin dışında kalmamış ve 1826 senesinde geleneğe uyarak bâb izafeti ile Bâb-i Mesîhat ismini almıştır. (Bâb-i Humayun, Bâb-ı Âsafi, Bâb-ı Seraskeri örneklerinde olduğu gibi)

 

Seyhülislamliğın Bâb-ı Mesîhat’a taşınmasından sonra, teşkilatı sürekli bir şekilde gelişmiş ve klasik dönem ilmiye sınıfının tamamı bu teşkilatın çatısı altında toplanmıştır. Bu teşkilatlanma sürecinde Osmanlı Devleti sınırları içerisinde önceleri vakisar tarafından finanse edilen ilmiye mensupları Bâb-ı Mesîhat’in maaşli bir memuru haline gelimiştir. Kazaî, idari ve beledî yetkileri olan kadılık ve mevleviyetler, eğitimin klasik dönem müesseseleri olan medreseler, askeri yargının mercii olan kazaskerlik, seyyid ve seriserden sorumlu olan nakibul-esrasik gibi kurumlar XIX. yüzyılın sonuna dogru Bâb-ı Mesîhat’in çatısı altında toplanmıştır. İlmiye mensuplarının beş bini bulan sayıları bunlarla ilgili olarak yeni düzenlemelere gidilmesi zaruretini doğurmuş ve Bâb-ı Mesîhat’ta Sicil-i Ahval Müdüriyeti, Memurın Müdüriyeti adıyla modern dönemin personel ve maaş işlerine bakan yeni daireleri kurulmuştur. Bu dönemde artan bürokratik muamelelere paralel olarak evrak işlem hacminde de bir artış görülmektedir. Tanzimat dönemi devlet müesseselerinin arşivleri klasik dönemle kıyaslandığı zaman bu fark daha açık bir şekilde görülmektedir.

 

Günümüzde Osmanlı dönemine ait arşiv malzemesinin tamamı Osmanlı baskenti İstanbul’da toplanmış bulunmaktadır. Ankara’da da Kuyud-i Kadime ve Maarif Nezaretine ait bazı evrak ve defterler mevcuttur. İstanbul’daki arşivler dağınık halde bulunduıu için Başbakanlık Osmanlı Arşivi’nin dışında, sahip olduğu defter ve belgeler bakımından en zengin kolleksiyonlardan sayılabilecek iki arşiv; Seriye Sicilleri Arşivi ve Mesihat Arşivi günümüzde İstanbul Müftülüğü’ne bağlı bulunmaktadır. Seriye Sicilleri Arşivi’nde 10.000 civarında defter ve Mesihat Arşivi’nde ise 4.000,’e yakin defter ve onbinlerce belge bulunmaktadır.2.3 Dosyalama ve Tasnif Sistemi

 

Yerel yönetimlerde ve hatta genelde ülkemizde her türlü kurumda ki temel problem evrakların üretim aşamasında kontrol altına alınmamasından kaynaklanmaktadır. Dosyalama ve tasnif sistemleri arşivlerin özellikle aktif kullanım sürelerini doldurduktan sonra ki kullanımlarında ve ayıklama  ve imha çalışmalarının yürütülmesinde çok önemli araşlardır. temelde bütün belgeler iki tür dosyalama sistemine göre dosyalanması gerekir. Bunlardan birincisi vaka dosyalamasıdır. Vaka dosyaları içerik olarak birbirine benzer nitelikte olan fakat her dosyada ayrı bir vakanın ele alındığı dosyalardır. Personel dosyaları veya belediyelerde ki imar dosyaları bu tür dosyalara örnek teşkil ederler. Bu tür dosyalamada belediyelerimizde, dosya iç düzenleri ve kodlama ile ilgili bazı düzenlemelere ihtiyaç olmasına rağmen fazla bir problem gözükmemektedir.

 

İkinci tür dosyalama konu dosyalamasıdır. Konu dosyaları içerik itibariyle birbirinin devamı gibi gözüken belgelerden oluşan dosyalardır. Burada önemli olan nokta belgenin kuruma geliş kaynağı ve tarihine fazla dikkat edilmeden aynı konulardaki belgelerin birarada dosyalanmasıdır. Konu dosyalarına girecek malzeme genelde yazışmalardır. Yazışmalar kurumlardaki toplam evrak hacminin küçük bir bölümünü oluştursa da bunlar genelde uzun süre saklanması gereken en fazla arşiv değerine sahip olan belgelerdir.

 

Yerel yönetimlerdeki dosyalama ile ilgili en önemli problem yazışmaların dosyalanması konusunda olmaktadir. Yazışmalar evrak kayıt defterlerinde düzen içerisinde yani kronolojik olarak gelen ve giden evrak olarak dosyalanmaktadır. Bu tür dosyalamanın bir çok sakıncası vardır. Bunlardan birincisi herhangi bir evrak arandığında mutlak surette tarih ve evrak kayıt numarasına ihtiyaç vardır. Bu bilgiler olmadan özellikle eski tarihli belgelere ulaşmak oldukça zordur. İkinci olarak herhangi bir konuda karar verileceği zaman o konudaki evrakların tamamını bir arada görme imkanı ortadan kalkmaktadır. Doğru kararların verilebilmesi için mevcut bilgilerin doğru olması kadar önemli bir diğer unsur da bilgilerin tam olmasıdır. Üçüncü olarak konu dosyalarında ayıklama ve imha kararları dosya bazında alınabilir. Yani Kurum içim önem arzeden konulardaki dosyaların saklama süreleri belirlenebilir ve zamanı geldiğinde bu dosyalar üzerinde gerekli işlem yapılabilir. Kronolojik dosyalamada ise ayıklama ve imha işlemlerinin belge bazında yapılması gerekir. Çünkü gelen-giden evrak şeklinde düzenlenen dosyalarda çok önemli belgeler olabileceği gibi hiç bir değeri olmayan belgelere de rastlamak mümkündür. Dolayısıyla ayıklama kararı alınacağı zaman ya dosya olduğu gibi saklanmalı ya da dosya içerisindeki belgeler tek tek incelenerek ayıklanmalıdır. Bu yöntem pratik olarak neredeyse imkansız olmakla birlikte arşivciliğin temel prensiplerinde olan asli düzene saygı prensibi ile de çatışmaktadır.

 

Konu dosyalaması yapılabilmesinin en önemli gereçlerinden bir tanesi de uygun tasnif sisteminin geliştirilmesidir. Arşiv malzemesinin tasnifi için bir paket tasnif sisteminin kullanılması söz konusu olamaz. Çünkü arşivleri üreten kurumlar yapılarında ve işlevlerinde birbirlerinden son derece farklıdırlar. Dolayısıyla tasnif sisteminin kuruma özgü olmasi gerekir. Tasnif sisteminin geliştirilmesi aşamaşında yapılması gereken kurumu ve fonksiyonlarını iyi analiz edip tasnif sistemini mevcut yapıyı yansıtacak şekilde düzenlemek gerekir.

 

Dosyalama ve tasnif sistemleri ile ilgili olarak üzerinde durulması gereken son nokta kodlama sistemidir. Yani geliştirilen tasnif sisteminin kodlarla ifade edilmesidir. Kodlama numerik, afabetik veya alfa-numerik olabilir. Seçilen metod ne olursa olsun, kodlama sisteminin belli bir mantık içerisinde ve genişlemeye müsait olması gerekir.

 

2.4 Bilgiye Ulaşım

 

Yerel yönetimlerdeki arşiv uygulamalarına bilgiye ulaşım açısından incelendiği zaman da ortaya çıkan tablonun fazla iç açıcı oldugu söylemez. Bunun en önemli sebeplerinden bir tanesi dosyalama sistemlerinin yukarıda belirtelen sebeplerden dolayı bilgiye ulaşımı kolaylaştırıcı özellikte olmamasından kaynaklanmaktadır. Daha öncede belirtildiği gibi kronolojik dosyalama düzenlerinde belgenin tarih ve numarasını bilmek gerekmektedir. Aksi takdirde istenilen belgeye ulaşmak için gelen-giden dosyalarından veya evrak kayıt defterlerinden belgelerin tek tek taranarak istenilen belgeyi bulma yoluna gidilmektedir. Bu ise özellikle üzerinden belli bir zaman geçmiş olan belgelere ulaşmada zorluklara yol açmaktadır.

 

Bilgiye ulaşma da bir diğer konuda aranılan bilginin tam olmasıdır. Verilen kararların doğruluk derecesi kararların dayandırıldığı bilgilerin doğruluğu ve bütünlüğü ile doğru orantılıdır. Eksik bilgilerden yanlış kararların çıkması ihtimali oldukça yüksektir. Dolayısıyla bilgiye ulaşım metodlarını düşünmeye başlamadan önce bilgilerin nasıl düzenlenmesi gerektiği konusuna bakmak gerekir. Dosyalama ve tasnif sisteminin geliştirilmesi için ve dosyalama sırasında harcanan zaman bilgiye ulaşımda fazlasıyla kazanılacaktır.

 

Bilginin ulaşımı kolaylaştıracak şekilde düzenlenmesi kadar ulaşım metodları da bilgiye ulaşımda oldukça etkili bir rol oynayacaktır. Indeksleme ve kataloglama işlemlerin düzenli bir şekilde yapılması ve bilgisayar teknolojisinin sağladığı imkanlardan faydanılmasi da bilgiye ulaşımı hızlandıracak ve kolaylatıracak etkenler arasındadır.

 

2.5 Arşivlerin Depolanması ve Korunması

 

Güncel kullanım sürelerini dolduran arşiv malzemesini çesitli nedenlerden dolayı uzun süreler depolarda saklamak gerekir. Bu nedenler bir sonraki bölümde ayrıntılı olarak ele alınacaktır. Arşiv malzemesinin depolarda sağlıklı bir şekilde saklanabilmesi için çeşitli önlemlerin alınması gerekmektedir. Mevcut depoların arşiv malzemesi için sağlıklı bir ortam sunduğu söylenemez. Arşiv depolarınin standartları ve özelliklerini bütün yönleriyle incelemek bu konuşmanın süresine sığmayacak kadar detaylıdır. Ancak bazı temel konulara kısaca değinmekte yarar olduğu kanısındayım. Arşiv depolarının işi, nem ve toz gibi belgelere zarar verebilecek unsurlara karşı korunması gerekir. Depolarda işi ve nem oranları mümkün olduğu kadar sabit tutulmaya çalışılmalıdır. Biyolojik zararlılar ve yangın, sel baskını gibi doğal afetlere karşı önlemler alınmalıdır. Depoların iç düzenlemesi ve rasarın konumu rahat çalışmaya ve dosya çıkarıp yerleştirmeye uygun bir şekilde yapılmalıdır. Bina şartları uygun oldugu takdirde hareketli raf sistemleri tercih edilmelidir. Arşiv malzemesinin depolara indirilmeden önce Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te belirtilen esaslar dahilinde hazırlanmalıdır.

 

2.6 Saklama Planlarinin Gelistirilmesi

 

Saklama planlari kurumlarda mevcut belgelerin ne kadar sürelerde saklanacagini ve süresi dolanlarin ne tür isleme tabi tutulacagini gösteren listelerdir. Kurumlarin ürettikleri malzemenin çok küçük bir bölümüne uzun süre ihtiyaç duyarlar. Diger belgeler belli zamanlardan sonra degerlerini yitirir ve saklanmasina gerek kalmaz. Arşiv malzemesi üretim asamasinda veya güncelligini yitirdikten sonra depolara indirilme asamasinda belli kriterler ölçüsünde arşiv malzemesine degerlendirilerek saklama planlari yapilabilir. Bu degerleri dört ana grupta toplamak mümkündür.

 

Idari deger: Kurumun söz konusu malzemeye idari islerini yürütebilmesi açisindan ne kadar süre ihtiyaci vardir? Bu gruba girecek malzeme kurum faaliyetlerini yürütebilemesi için ihtiyaç duyulan belgelerdir. Bunlar içerisinde kurum politikalarini, prosedürleri, ve birimlerin fonksiyonlarini gösteren belgeleri sayabiliriz. Bu tür belgeler kurum ihtiyaç duydugu sürece saklanmalidir.

 

Mali deger: Söz konusu malzeme mali denetleme açisindan bir degere sahip midir? Bu grupta yer alacak belgeler genelde kurumun mali kaynaklari nasil sagladigini ve nasil kullandigini gösteren belgelerdir. Bu belgeler sayistay onayindan geçtikten sonra herhangi bir deger ifade etmez. Ancak bu tür belgelerde saklama süresi genelde on yil olarak düsünülmelidir.

 

Yasal deger: Bu tür malzeme bir hakkin ispati veya anlasmalarin teyidi için hazirlanmis belgelerdir. Bunlar içerisinde anlasmalar, kontratlar gibi malzemeyi saymak mümkündür. Bunlarda saklama süreleri genelde evrak üzerinde beliritilen anlasma veya kontrat süresine göre belirlenir.

 

Tarihi deger: Bunlar belgeyi üreten kurum disindakiler için enformasyon degerine sahip olan belgelerdir. Bunlarin belirlenmesinde genelde arşivcinin çok yönlü düsünmesi ve gelecek nesillerin bilgi ihtiyaçlarini belli ölçüde bugünden görmesi gerekir. Bunlar nihai olarak saklanmasi ve milli arşivlere devredilmesi gereken malzemelerdir.

 

Çalismaya dahil yerel yönetimlerin hiç birisinde böylesi bir uygulamaya rastlanmamistir. Üretilen malzemenin tamamini saklamaya çalismak saklanmasi gerekenlerin yeteri kadar iyi saklanamamasina yol açmaktadir. Saklama planlarinin hazirlanmasi kurumlarin saklamakla yükümlü olduklari evrak hacmini azaltacagindan uzun vadede kuruma mali kaynaklarin kullanilmasi konusunda tasarruf saglayacaktir.

 

[*] Bu yazi Türkiye Ekonomik ve Toplumsal Tarih Vakfi tarafindan 13-14 Kasim 1995 tarihinde düzenlenen Arşivcilik Sorunlari Sempozyumu’nda bildiri olarak sunulmustur.

 

[**] Yard. Doç. Dr., MÜFEF Arşivcilik Bölümü

 

 

 

MESIHAT ARSIVI

 

Bilgin Aydin

 

 

 

Aga kapisinin Bâb-i Mesîhat’a tahsis edildigi devre kadar seyhülislamlar diger devlet ricali gibi resmi faaliyetlerini kendi konaklarinda yürütmüslerdir. Osmanli Devleti’nde yönetimin merkezi müessseseleri olarak otaya çikan saray ve konaklar, XIX. yüzyila kadar varliklarini muhafaza etmistir. Klasik devir Osmanli bürokrasisinde saray disindaki idari mekanlar, bizzat bürokratlarin sahsi tasarrufunda bulunan konaklardir. Hususi mesken olmanin yanisira devlet daireleri olarak da kullanilan bu konaklar, sadrazam konagi, seyhülislam konagi, Istanbul kadisi konagi örneklerinde oldugu gibi saray disinda tesekkül etmis ve Tanzimat’a kadar bu özelliklerini korumuslardir. XIX. yüzyila kadar Osmanli bürokrasisi bir saray ve konaklar bürokrasisi görünümündedir. Kethüdasi, çavusu, mühürdari, kitapcisi, vs. ile konaklar saray merkezli bürokrasinin küçük ölçekteki yardimci unsurlaridir.

 

XVIII ve XIX. yüzyillarda saray merkezli bürokrasinin yerini merkezi bir hükümet sisteminin yani Bâb-i Âli ve nezaretlerin aldigi görülmektedir. Seyhülislamlik da bu gelismenin disinda kalmamis ve 1826 senesinde gelenege uyarak bâb izafeti ile Bâb-i Mesîhat ismini almistir. (Bâb-i Humayun, Bâb-i Âsafi, Bâb-i Seraskeri örneklerinde oldugu gibi)

 

Seyhülislamligin Bâb-i Mesîhat’a tasinmasindan sonra, teskilati sürekli bir sekilde gelismis ve klasik dönem ilmiye sinifinin tamami bu teskilatin çatisi altinda toplanmistir. Bu teskilatlanma sürecinde Osmanli Devleti sinirlari içerisinde önceleri vakisar tarafindan finanse edilen ilmiye mensuplari Bâb-i Mesîhat’in maasli bir memuru haline gelimistir. Kazaî, idari ve beledî yetkileri olan kadilik ve mevleviyetler, egitimin klasik dönem müesseseleri olan medreseler, askeri yarginin mercii olan kazaskerlik, seyyid ve seriserden sorumlu olan nakibul-esrasik gibi kurumlar XIX. yüzyilin sonuna dogru Bâb-i Mesîhat’in çatisi altinda toplanmistir. Ilmiye mensuplarinin bes bini bulan sayilari bunlarla ilgili olarak yeni düzenlemelere gidilmesi zaruretini dogurmus ve Bâb-i Mesîhat’ta Sicil-i Ahval Müdüriyeti, Memurin Müdüriyeti adiyla modern dönemin personel ve maas islerine bakan yeni daireleri kurulmustur. Bu dönemde artan bürokratik muamelelere paralel olarak evrak islem hacminde de bir artis görülmektedir. Tanzimat dönemi devlet müesseselerinin arşivleri klasik dönemle kiyaslandigi zaman bu fark daha açik bir sekilde görülmektedir.

 

Günümüzde Osmanli dönemine ait arşiv malzemesinin tamami Osmanli baskenti Istanbul’da toplanmis bulunmaktadir. Ankara’da da Kuyud-i Kadime ve Maarif Nezaretine ait bazi evrak ve defterler mevcuttur. Istanbul’daki arşivler daginik halde bulundugu için Basbakanlik Osmanli Arşivi’nin disinda, sahip oldugu defter ve belgeler bakimindan en zengin kolleksiyonlardan sayilabilecek iki arşiv; Seriye Sicilleri Arşivi ve Mesihat Arşivi günümüzde Istanbul Müftülügü’ne bagli bulunmaktadir. Seriye Sicilleri Arşivi’nde 10.000 civarinda defter ve Mesihat Arşivi’nde ise 4.000,’e yakin defter ve onbinlerce belge bulunmaktadir.

 

Mesihat Arşivi defterlerinin bir kismi Bâb-i Mesîhat’in Aga Kapisi’nda tesisinden önceki döneme ait olup bunlar; Seyhülislamlik defterleri, Mesihat Arzlari ve Iradelere Mahsus Kayit Defterleri Telhis, Tarik, Medrese, Vakif, Vezaif ve Müteferrik basliklari altinda toplanmistir. Bunlardan Tarik, Medrese ve Vezaif defterlerinin baslangiç tarihi Bâb-i Fetva’nin kurulusundan önceki döneme (1826 öncesi) dek uzanmaktadir. Rumeli ve Anadolu kazaskerligi defterleri ise Mesihat Arşivi’nin en eski defter serilerini meydana getirmektedir. Kadi ve müderris tayinlerini ihtiva eden Rumeli kazaskerliginin Ruznamçe defterleri 1545 tarihinden itibaren tutulmustur. Ruznamçe Defterlerinin disinda Divan defterleri olarak isimlendirilen ve Anadolu ve Rumeli kazaskerlerinin tevcih divanlarinda tutulmus olan defterlerin en eskisi 1663 tarihini tasimaktadir. Kazaskerlik müessesesine ait bir diger defter grubu da Mühür Tatbik defterleri olup tespit edilebilen en eski tarih 1241/1824’tür. Mesihat Arşivi’nin üçüncü büyük defter serisi nakibülesrasara ait olup, sadat defterleri olarak da isimlendirilen seyyid ve serisere mahsus defterlerdir. Bunlar 33 adet olup 1535 tarihinden baslamaktadir.

 

Mesihat Arşivi’nde Bâb-i Mesîhat meclislerine ait olan defterler ise XIX. yüzyilin ikinci yarisindan itibarem baslamaktadir. Bunlar yeni bürokrasi usüllerinin ortaya çikardigi defterler olup esasen kayit islemlerinin yürütüldügü Evrak Odasi’nin defterleri, yazismalarin yapildigi Mektubi Kalemi defterleri ve icraci meclislerin tuttugu defterler seklinde üç ana grup altinda toplanabilir.

 

 

 

Yayinlar Yayinlar Yayinlar Yayinlar Yayinlar Yayinlar Yayinlar Yayinlar

 

Basbakanlik Osmanli Arşivi’ndeki Belge Türleri, Padisah El Yazilari ve Belge Restorasyonu. Istanbul: T.C. Basbakanlik Devlet Arşivleri Genel Müdürlügü Osmanli Arşivi Daire Baskanligi, 1997. ISBN: 975-19 1628-3.

 

 

 

Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Gözlem Iskoçya’dan

 

Ebru Için

 

 

 

Hazel E. Heughan Vakfi’nin destegiyle gerçeklestirilen ve geçen yil Güzide Kolukisa’nin katildigi, Scottish Record Office’deki staj programi ve diger farkli çalismalardan olusan etkinlik tekrarlandi. Arşivcilikte her bir yeni organizasyonun ve arşivin yeni birer tecrübe oldugu, her yeni tecrübede ögrenilecek pekçok önemli nokta bulundugunu söylemek yanlis olmayacaktir. Özellikle arşivciler arasinda uluslararasi iletisim kurularak saglanan görüs alisverisi, sonuçlari açisindan oldukça önemli idi süphesiz.

 

Anilan süre içerisinde Basil Paterson College’da bes hafta süreyle dil kursu, Scottish Record Office’te arşivcilik staji tamamlanmis ve Londra seyahati ile birlikte ülkenin önemli arşivlerine ziyaretler gerçeklestirme imkani buldum. Basil Paterson College’da unutamayacagim günlerde çok degerli dostluklar kurma firsati da bulabildim, fakat orada da arşivcilik ile ilgili sorularla karsi karsiya kaldim.

 

Iskoçya’nin, ne kadar muhtesem bir ülke oldugunu söylemeden geçemeyecek pek çok kisiden biri de ben olacagim sanirim doga, tarih ve modern dünyanin getirilerini beraberce kucaklamayi basaran sayili ülkelerden biri olarak bu anlamda övgülerin hakliligini düsünmeden edemiyorsunuz gerçekten. Elbette güzellikleri ve degerleri koruma egiliminden Iskoç Arşivleri’nin de etkilenmemesi olasi degildi ve bunu ilk bakista dahi anlayabilmeniz mümkündü. The Scottish Record Office’te gerçekten her açidan mükemmel bir dört hafta geçirdik. Staj programi basindan sonuna kadar titizlikle planlanmisti. Planda isteklerimiz dogrultusunda degisiklikler yapilarak, bunlari mümkün kilmak için çaba sarfedildi. Basta The Keeper Of The Records Of Scotland Sayin Patrick Cadell olmak üzere tüm görevliler yakin alakalarini bizlerden esirgemediler huzurlarinizda onlara ayri ayri tesekkür etmeyi bir borç addetmekteyim.

 

The Scottish Record Office

 

Scottish Record Office Edinburg’ta üç ayri mekanda örgütlenmistir. Princes Street üzerindeki "General Register House" Gregorian tarzinda ve sehirde ilk yapilan binalardan, hatta bina yakinindaki bir sokagin ismini okurken " Register Street" ifadesiyle karsilasmak ilginç oldugu kadar güzel bir duygu. General Register House, Okuyucu Hizmetleri, Tarihi Arastirma Salonu, Yasal Bölüm, Teknik Servisler, Yayin ve Sergiler bölümlerinden olusmaktadir. Özellikle, sürekli arastirmaci yogunluguna sahne olan okuma salonunun Iskoçya’nin simgesi olan Thistle adli çiçeklerle süslenmis tavani muhtesem güzellikte.

 

George Street ile Sharlotte Square’i geçerek ulasilan "West Register House" yine sehrin önceki yillarda kilise olarak yapilmis, muhtesem görünüslü diger yapilari arasinda önemli sayilanlardan. West Register House, Okuyucu Hizmetleri, Bati Arastirma Salonu, Iskoçya Arşivlerinin Mi, Harita ve Planlar bölümlerinden olusmaktadir.

 

Thomas Thomson House ise Scottish Record Office’in Koruma ve Restorasyon Servisi’ni de içeren ve ayni zamanda kataloglama çalismalarinin da gerçeklestirildigi modern arşiv binalarinin sanirim güzel örneklerinden biri olan üçüncü bina. Bir arşiv binasinda bulunmasi gereken tüm özellikleri içeren Thomas Thomson House, arşivcilik konferanslarini takip eden pekçok arşivci tarafindan hemen hatirlanacak.

 

Scottish Record Office’de stajimiz dört haftayi kapsadi. Orada EcolÈ National Du Patrimoine’den sevgili meslekdasim François Giustiniani ile birlikte çalistik. Staj programi süresince Scottish Record Office’in tüm birimlerinde bulunularak çalisildi. Fakat zamanin büyük bir bölümü "General Register House"da geçirildi. Programimizin ilk haftasinda tüm birimler ziyaret edilerek arşiv sistemi yapisi ve isleyisi ile ilgili bilgiler alinarak hemen hemen tüm çalisanlarla da tanisma firsati bulundu. Bu ziyaretler sirasinda çok yogun bilgi alisverisinde bulunuldu. Karsilikli görüs alisverisinde bulunmak, arşivcilik sorun ve çözümleri üzerinde konusmak oldukça faydaliydi. Bu görüsmeler ve elbette François ile birlikte çalistigimiz süre içerisinde Fransiz arşiv ve egitim sistemi, Iskoç sistemi üzerine önemli bilgiler edindim. Elbette karsilastigim pekçok arşivci de bizim sistemimiz ile ilgili sorular sorarak ögrenme istegi ile doluydu. Sorulan sorularin büyük çogunlugu ülkemizin arşiv yapisi, isleyisi, merkezi yapilanma içerisinde arşivcilik çalismalarinin yürütülmesi ve arşivcilerin is bulma konusunda sorunlarla karsi karsiya olup olmadiklari idi ki bu sorulari cevaplamak takdir edersiniz ki her zaman pek de kolay degildi.

 

François ile birlikte çalismamiz sirasinda dikkatimi çeken nokta Fransiz arşiv sistemi, sorunlari ve çalismalari hakkindaki ayrintili bilgileri oldu. Bu bilgiler arşivcilik meslegine adim atilan ilk günden mezun oluncaya dek, Fransa’da var olan, özellikle kamu arşivlerinin tüm birimlerinde yapilan uzun süreli çalismalar sonucunda edinilmis bilgilerdi. Burada arşivcilikte uygulama çalismalarinin ne denli önemli oldugu bir kez daha ortaya çikmis olmaktadir.

 

Staj döneminde çalisma ziyaretleri disinda bizlere verilen bazi görevleri yerine getirmeye çalistik bu baglamda geçtigimiz yil baslatilan Türkiye ile ilgili "Source List" çalismasina devam edilerek tamamlandi. Daha sonra bazi adli kayitlara ait olmak üzere arastirma araci olarak kullanilabilecek listeler hazirlandi. Bu çalismalar içerisinde en ilginç ve güzel olani da orada 17. yüzyila ait dönemin Osmanli Padisahi tarafindan ingiltere Krali’na istanbul’dan gönderilmis büyükelçi tayini ile ilgili arşiv belgeleriyle karsilasmak oldu. Belgeleri okuyarak tanimlayici özetini çikarmak ve yararlanima hazir hale getirmek üzere çalismak çok keyisi idi gerçekten.

 

Anilan zaman dilimi içerisinde The Scottish Record Office’te düzenlenen seminerlere katilindi. Seminer konularindan biri, Uluslararasi Arşiv Tanimlama Standartlari (International Standard for Archival Description) (General (ISAD(G))idi ve tanimlama standartlari üzerine var olan sorunlar belirlenerek yapilmasi gerekenler üzerine konusuldu, ayrica bir vaka üzerinde çalisilarak tanimlama ile ilgili karsilasilan sorunlar üzerine tartismalar yapildi. The Scottish Archive Network Scan Seminar, Electronic Finding Aids oturumunda ise " su anda neredeyiz, ne öneriyoruz ve neden?", "diger arşivler ne yapiyor sorularina cevaplar arandi (Bunun için internet üzerinde diger arşivler ile ilgili bilgilere ulasildi.), seminere The Scottish Record Office görevlilerinden Janet Foster konusmaci olarak katildi ve tartismayi yönetti.

 

Staj süresince önemli etkinliklerden biri de ülkenin önemli arşivlerine yaptigimiz ziyaretlerdi. Bu çerçevede Blair Castle, Glasgow University Archives and Businees Record Center, Glasgow City Archives, National Library Scotland Manuscript and Map Colections, The Royal Bank Of Scotland görmek ve oralarda görev yapan arşivcilerle tanisarak görüs alisverisinde bulunma firsati bulduk.

 

Blair Castle (Dukes Of Blair Archives)

 

Arşiv ziyaretlerinin en önemlilerinden biri de The Scottish Records Assosiation’in belirli periyotlarla arşivleri ilgililere tanitmak amaçli organize edilen bir gezi programina katilmak oldu ve böylece özel bir arşiv görme olanagi da yakalamis olduk. Katilan grupta arşivler ile ilgili pekçok meslek ve yas grubundan kimseler bulunuyordu. Arşiv, Edinburg Wawerley Station’dan güzel bir tren yolculugu sonunda ulasilan Blair Atholl’daki "Blair Atholl Castle Arşivi" idi. Arşiv Iskoçya tarihinde önemli rol oynayan Blair ailesine ait özel bir arşiv idi. Yakin bir zamanda ailenin harikulade güzellikteki evleri müze olarak düzenlenerek arşiv ile birlikte ziyarete açilmis bulunmaktadir. Müze olarak düzenlenmis, benzerlerinden farkli bir sekilde beyaz renkte yapiyi gezerken tarih içerisinde bir yolculuk yapiyor izlenimine kapildik. Müzeyi dolastiktan sonra orada görevli arşivci Ms. Jane Anderson esliginde arşivi inceleme imkani bulabildik. Arşiv ailenin çesitli konulardaki yazismalari, fotograsar ve haritalardan olusmakta ve arastirmacilarin ilgisini çekecek arastirma potansiyeli tasimaktadir. Ayrica yine aileye ait zengin bir kütüphane de arastirmacilarin hizmetine sunulmustur.

 

Adresi: Blair Atholl Castle, Blair Atholl - Pertshire/Scotland

 

Glasgow University Archives and Business Record Center

 

Üniversite arşivi, 1451’den beri üniversite ve vakisari arşivlerini içermektedir, 17. Ve 18. yy.lar için Iskoç Arşivleri arasinda dördüncü büyük arşiv olma sifatini tasimaktadir. 1780’lerde 1800 olan ögrenci sayisi o yillardaki Cambridge ve Oxford Üniversitelerinin ögrenci sayisina esit bulunmaktaydi. Arşivdeki ilk kayit 1451-1558’ e ait the Annales Universitatis Glasguensis’tir. Arşiv mezun ve egitime devam eden tüm ögrenci kayitlarini muhafaza etmektedir. 1859’a kadar ögrenci kayitlarinin tutulmasi zorunlu degildi. 1794’e kadar kapsamli sinif listeleri ve 1843’e kadar da kapsamli fakülte listeleri yoktu. Son yillarda mezun ögrencilerin seminer notlari, ögrencilerin hayati ve olusturduklari gruplar ile ilgili belgeler de toplanmaktadir. Arşivde ayrica üniversite binalari ve çevresinin planlari, Iskoç Topografyasi, üniversite personeli ve binalarinin fotograsari, enstitüler Anderson’s College of Medecine, Trinity College, Glasgow Veterinary college, Queen Margaret College ve Scottish Royal Music and Drama Academy gibi organizasyonlarinin arşivleri de yer almaktadir.

 

Business Record Center

 

Glasgow Üniversitesi Arşivi ayni zamanda bir is dünyasi arşivini de barindirmaktadir. Bu türlü bir arşivle karsilasmak bizler için oldukça ilginçti. The Business Record Collection Avrupa’daki is ünyasi arşivlerinin en büyüklerinden biri sayilmaktadir. Arşiv, 1959’da ilk Ekonomi Tarihi Profesörü Sydney Checkland tarafindan kurulmaya baslandi. Koleksiyon son ikiyüz yilda Iskoçya’nin batisindaki hemen hemen bütün ticari aktivitelerin kayitlarini içermektedir. Gemi planlarindan olusan koleksiyon rakipsizdir ve John Brown Of Clydebank, William Denny Of Dumbarton, Lithgows Of Port Glasgow ve Scotts Of Greenock koleksiyonlarindan olusmaktadir.

 

Arşivin önde gelen diger önemli koleksiyonlari, North British Locomotive Co, James Finlay & Sons, East India Merchants, Gourock Ropeworks Co, New Lanark Mills, J & P Coats, Highland Distilleries Co, A & W Smith ve seker üretim sirketleri, Anchor Line, Edinburh Investment Trust arşivleridir. Ayrica Viscount William Weir (1877-1959), ve Sir James Lithgow (1883-1952) gibi mütesebbislerin sahsi kayitlari da yer almaktadir. Su anda dörtyüzün üzerinde özel arşiv bulunmaktadir. Arşiv, teknik kitaplar, periyodik yayinlar ve ürün kataloglarini içeren is dünyasi kütüphanesini de arastirmacilarin hizmetine sunmaktadir.

 

Her iki arşivin uzunlugu 10 km kadardir. Business Record Center 1000 degisik kurulusun arşivinden olusmaktadir. Arşivlerin arastirmaya açlmalarina iliskin tasarruf üretici kuruluslarin inisiyatifinde olmakla birlikte genellikle tümü arastirmaya açiktir. Organizasyonlar genellikle bir arşiv ve arşivciye sahip olmadiklari halde arşivlerini buraya göndermektedirler. Arşiv Glasgow’un endüstriyel bir sehir olarak tasidigi kimlik ile bütünlesmekte ve bu anlamda oldukça büyük bir önem arzetmektedir.

 

Adresi: University Archives & Business Records Centre, University Of Glasow, Glasgow G12 8QQ. Tel. (00 44 141) 330 5515 Fax. (00 44 141) 330 4158. e-mail: archives@arts.gla.ac.uk. http://www.arts.gla.ac.uk/Archives/arcbrc.spml

 

Glasgow City Archives

 

Sehir arşivi Glasgow’un en büyük arşiv koleksiyonlarindan biridir ve tarihi 15. yy. kadar gitmektedir. Arşivi olusturan 1400 farkli arşiv serisi içerisinde Conceil Minutes (1574), Building Records (1885), School Records (fotograf, kütükler, kayitlar), gemi planlari, sehrin ileri gelen ailelerinin özel arşivleri, büyük mühendislik ve hukuk sirketlerinin arşivleri, Glasgow ve Ayr’da bulunan presbyteries kiliselerinin arşivleri ve sehrin ulasim, su, gaz, elektrik isleri ile ilgili kayitlar çogunlugu arzetmektedir. Yaklasik 60.000 feet (12.000)m. uzunlugundaki arşive free textten olusan bilgisayara dayali arastirma araçlariyla ulasilmaktadir. Toplam ondört kisi çalismakta olup besi profesyonel arşivci olarak görev yapmaktadir. Arşiv, ekonomik ve sosyal tarih, aile tarihçeleri, sehirdeki göçmenleri konu edinen arastirma çalismalarina kaynaklik etmektedir. Yapi planlari ise ögrenci ve dger arastirmacilarin mimari arastirmalarda siklikla basvurduklari koleksiyondur.

 

Adresi: Mitchell Library,North Street, Glasgow G3 7DN Tel.: (00 44 141) 227 2405

 

Sergi

 

Sizlere anlatmaya çalistigim seyahat süresince ziyaret ettigim pekçok müze, kütüphane ve arşivde siklikla muhtesem düzenlenmis sergilerle karsilastim. Sergilerin konulari kimi zaman bir ülke, tarihi, edebi bir sahsiyet, kimi zaman bir kahraman ve ürün olarak görülmekteydi. Karsilastigim an büyük keyif aldigim sergilerden bahsetmeden edemeyecegim. Özellikle The British Library’de 1997 yaz döneminde "Manuscript Saloon" da sergilenen pekçok sergi görülmeye deger olanlardan sadece birkaçiydi gerçekten. Sergide bulunan en dikkat çekici belge Magna Carta idi kuskusuz, ziyaretçilerin tümü yüzyillar öncesinden günümüze ulasabilmis belge karsisinda biraz uzun vakit harcamaktan kendilerini alamiyorlardi. Müzik bölümünde, Franz Shubert "An Die Muzik", Ludwig Van Beethoven "Pastoral Symphony", Robert Alexander Schuman "Sonata in F Minor" Joseph Haydn "The Drum Roll" notalariyla biraraya gelen müzikseverler ile salonda birden yükselen melodiler duyuluyordu. Özellikle bu gün ve bir dönem peslerinden milyonlari kosturan "The Beatles" ile ilgili sergi büyük ilgi topluyordu. Grup üyelerinin kaleminden kendi self portreleri, "In My Life, "Help,"I Wanna Hold Your Hand" ve "Yesterday" in taslaklari görülmeye deger güzelliklerdi. Ayrica Florance Nightingale, John Knox, Mary Quenn, Captain James Cook, Oliver Cromwell, Elizabeth I mektuplari da sergiyi olusturan materyaller arasinda idi.

 

DÜZELTME:

 

Geçen sayida verdigimiz tez listesinin nereye ait oldugu yazilmamis. Listelenen tezlerin tamami Ankara Üniversitesi, Dil ve Tarih Cografya Fakültesi Fakültesi, Kütüphanecilik Bölümü, Arşivcilik Ana Bilim Dali’nda yapilan Lisans Bitirme Tezleriydi. Düzeltir, özür dileriz.

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.