Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Sayı 28

Mektup No: 28 | Ocak 1998

 

 

Merhaba,

Öncelikle tüm Archimedia okurlarının biraz geç de olsa yeni yıllarını kutluyor ve mutlu bir ’98 yılı geçirmelerini diliyoruz.

Bu sayımızda gecikmis bazı haberler bulacaksınız. Geçtiğimiz son bir kaç sayıda yayınlanan güncel ve bilgilendirici makaleleri bölmek istemedigimiz için bu haberler de bu sayıya kaldiı "Iş Dünyasından Haberler" kısmında sadece Marmara’dan mezun olanların haberlerinin yer aldıgını göreceksiniz. Bunun nedeni ise diger üniversitelerden mezun olup iş hayatına atılan meslektaşlarımızın maalesef bizi bilgilendirmemesi. Bu bölümde bahsedilen işlerden bir kısmı gazete ilanlari aracıılıgıyla bulunmuşken bir kısmı da aktif olarak, başarılı bir şekilde çalışan arkadaşlarımıza danışılması sonucu verilen tavsiyeler üzerine bulundu. Bu, üniversitenin ilk yıllarından beri özellikle biz ilk mezunlara verilen bir misyonun başarıya ulaştıgının göstergesi: "Mezun olup iş buldugunuzda işinizi iyi yapın ve sizden sonra gelenlere yol açın."

Gazetede yayınlanan ilanlardan birisi KEIPA’ya (Karadeniz Ekonomik Işbirligi Parlamenter Asamblesi) aitti. Özellikle arşivcilik eğtimi almış kişilerin arandıgı, Ingilizce olarak yayınlanan bu ilanda Ingilizce dışında Rusça ve/veya Fransızca bilgisi de arandığı belirtiliyordu. Bu uluslararası kuruluştan biriyle yapılan görüşmede alınacak elemanın Türkçe bilmesinin aslında o kadar önemli olmadıgını öğrendik. Kuruluşa üye olan ülkeler kendi ülkelerinden eleman önermişler; ancak Türk yetkililer şanslarını öncelikle Türkiye’de denemek istemişler. Bir kaç arşivcinin yani sıra pek çok kütüphanecinin de müracaat ettigi bu ilan sonucu yapılan görüşmelerde ise sonuç pek tatmin edici değil. Bu nedenle Mart ayı içinde uluslararası bir sınav düzenlenmesi düşünülüyor.

26. sayıda yayınladıgımız Oguz Içimsoy’un bilgi edinme özgürlügüne ilişkin makalesinin devamı niteligindeki bir yazı sonraki sayfalarda karşınıza çıkacak..

Geçtigimiz aylar içinde Global Menkul Kiymetler A.S.’de çalışan Tolga Ertuna’nin bir arşiv denetimi yaşaması üzerine biz de arşivlerde denetim konusu üzerine bir araştırma yapmaya karar verdik. Konuyu özel ve devlet sektöründe denetim olmak üzere ikiye ayırdık. Bu konu ile ilgili ilk yazı özel sektörden. Özel sektörde farklı hizmetler veren şirketlerde çalışan arkadaşlarımızın bize ulaştırdığı sonuçlara bakınca gördük ki denetlenmeye tabi tutulan belgelerin büyük çoğunlugu mali evraklar. Bunların neler oldugu ise denetleme ile ilgili yazıda verildi.

 

Saygılarımızla,
Nejla Ataman-Abdullah Gül

 

Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale Makale 

 

Bilgi Edinme Özgürlügü Ile Ilgili Yeni Gelişmeler A.O.Icimsoy

 

Bilgi edinme özgürlügü üzerine Archimedia’nin 26’nci sayısında çıkan yazımızı herhalde okumuşsunuzdur. Bu konular üzerinde biraz okuduk biraz da yazdık diye sagolsun Bekir Kemal, Internet’te oltasına takılan yeni bazı gelişmelerle ilgili yazıları bana iletti. Bu kez bu gelişmeleri özetlemek istiyorum. Bu arada, bir Internet kullanıcısı olmadıgım da ortaya çıkmış oldu!

Bilgi edinme özgürlügü ile ilgili gelişmeleri iki başlik altında toplamak mümkün;

Bilgi Edinme Özgürlügü ve Internet; ve Ingiliz Hükümeti’nin 11 Aralik 1997 günü yayınladıgı ’White Paper’.1 Bilgi Edinme Özgürlügü ve Internet konusu çesitli nedenlerle daha önce de gündeme gelmişti. Fakat bu defa ABD’nin çeşitli eyaletlerinde bulunan belediyelerin, ellerinde bulunan çok çesitli dosyalari Internet’e koymaya başlamalarıyla olumlu, olumsuz eleştirilere de hedef olmaları sonucu yeniden gündeme geldi. Hatırlanacagı gibi ABD’de "Bilgi Edinme Özgürlügü Kanunu" 1966 yılında yürürlüge girmiş ve vatandaşlar, kamu kuruluşlari elinde bulunan ve gizlilik derecesi taşımayan evraka ulaşabilme hakkına sahip olmuştu.

Syracuse Üniversitesi Records Management Program’da yer alan açıklamaya göre Arizona’da Maricopa Belediyesi, 32 milyon civarındaki evrakı Internet üzerinde kullanıma açmış bulunuyor. Bu evraklar içinde gayrimenkul kayıtları, mahkeme kararları ile ilgili indeksler, dogum, ölüm ve evlilik kayıtları bulunuyor. Benzer şekilde San Diego Belediyesi de son iki yıla ait gayrimenkul alım satımları ile ilgili tüm evraki kullanıma açmış bulunuyor. Yetkililer tüm evrakın yakın gelecekte Internet üzerinden erişiminin mümkün olabileceği bir programı yürürlüge koyacakları konusunda da söz vermiş bulunuyorlar. Kanada’da da en azından bir şehir vergi takdiri konusunda çeşitli bilgileri de içeren bir Web sayfasına sahip.

Yetkililer, çeşitli bilğilere erişimi kolaylaştıran bu girişimlerinin amacının etkili hizmet etme istegi oldugunu belirtiyorlar. Aksi halde bir konuda bilgi edinmek isteyen kişiler çalışma saatleri içerisinde ilgili kuruma başvurmak zorunda olup kendilerini zaman açısından sınırlandırmış olacaklar. Internet aracılıgıyla, istedikleri zaman istedikleri bilgiye erişmeleri mümkün. Yalnız bu aşamada özgürlük savunucularının da hemfikir oldugu bir konu var ki bu da şahısların kişilik haklarını zedelemek olayı. Bu açıdan denge çok iyi kurulmak zorunda.

Aşikar olan bir nokta var ki, o da elektronik bilgi isleme vasıtaları aracılıgıyla herhangi bir kişi, her hangi bir konu ya da şahisla ilgili olarak Internet üzerinden farkli bilgileri derleyip işleyerek o sahsin kişilik haklarını zedeleyebilecek birçok sırrını ortaya çıkarabilecek konumda. Özellikle hukuk ve kolluk güçleri için çalışan şahıslar (hakimler, savcilar, polisler) Internet üzerinden adreslerine kolaylıkla erişelebilecegi endişesini taşımaya başladılar. Ve eleştiriler yönelten kişiler, yöneticilerin halkın görüşünü almadan doğrudan evrakı Internete koymuş olmalarından ciddi boyutlarda rahatsızlık duyduklarını vurguluyorlar. Kanada’da açılan Web sayfası gelen elesşiriler üzerine şahisların isimlerini ve onların kimliklerini ima edebilecek terim ve tanımları çıkararak hizmet vermeye başladılar. Buna karşın Maricopa ve San Diego yöneticileri böyle bir girişime taraftar görünmüyorlar. Bu aşamada da çözüm üretmek yine hukukçulardan geliyor ki emlak satışlarında isimler anılmaksızın işlemler yürütülecek ve böylece kişi adlarına dogrudan erisşm mümkün olmayacak. Çok geç olmadan süphelendiginiz kişilerin mal varligi ile ilgili soruşturmaları şimdiden yapın!

Bilgi edinme özğürlügü ile ilgili Internet üzerindeki diğer gelişme ise Ingiliz Hükümeti tarafindan yayınlanan rapor. İsçi Partisi yönetimi, 18 yıllık Muhafazakar yönetim süresince hükümetin karar ve uygulamalarından haberdar olamadı. Ve uzun yıllar boyunca destekledikleri açık yönetim/seffaf yönetim istekleri dogrultusunda iktidara gelir gelmez seçim öncesi vermiş olduklari vaatleri yerine getirmeye fiili olarak başlıyorlar.

Ingiltere’de bilgi edinme özgürlügü ile ilğili çalışmalar 1980’li yıllar öncesine uzanmaktadır. Gelişmiş batılı ülkelerdeki benzer yasaların kabulünden sonra Ingiltere’de de girişimler başlamış ve lobiler oluşmuştur. Bunun bir sonucu olarak da 1978 yılında Uluslararasi Hukukçular Komisyonu Ingiltere şubesi tarafindan ’Freedom of Information’ başlıklı bir rapor hazırlamıştır. 1979 seçimleri ile iktidara gelen Muhafazakar yönetim tarafindan merkezi yönetimle ilgili olarak bir kenarda bırakılan konu, mahalli yönetimler için 1985 yılında "Yerel Yönetimler Bilgiye Erişim Kanunu" olarak yürürlüge girmiştir. Buradaki kara mizahi taraf, yönetimin kendisiyle ilgili böyle bir kanunu gündeme bile getirmezken yerel yönetimlerle ilgili kanunu parlamentodan geçirmesidir. Bu kanun uyarınca halk, belediye meclisi, komite ve alt komite toplantilarına katılabilir ve bu komiteler tarafindan alınmış her tür kararı inceleyebilir. Vatandaşların erişemeyecegi belgeler ise 15 farklı kategori halinde belirtilmektedir. Bunlar genellikle şahisların kişilik haklarıyla ilgilidir.

Rapor (White Paper), Kamu Hizmetleri Bakanı David Clark tarafindan yürekten destekleniyor ve bu kanunun kabulü halinde yönetim kültüründe bir transformasyon gerçeklestirecegi, yönetiminin daha açık ve daha sorumlu olacagi belirtiliyor. Bakan, ABD, Avustralya ve Kanada’da benzer kanunlarin nasil isledigi konusunda yakin zamanda incelemeler yapti. 11 Aralik tarihinde yayinlanan rapor, kamu yararina aykiri herhangi bir durum sözkonusu olmadigi sürece tüm evrakin açilabilecegini belirtiyor. Buna göre yüzlerce merkezi ve yerel kamu kurulusu, okullar, Ulusal Saglık Hizmetleri, özellestirilmis kamu kuruluşlarının evrakları halka açık olabilecek. Ancak, güvenlik hizmetleri ve devam eden davalarla ilgili bilgiler istisna teskil ediyor. Ayrıca yukarıda anılan kurumların kamu tarafindan istenilen evraklarıyla ilgili olarak bir ’zarar testi’ gerçekleştirilecek. Bu teste göre ulusal güvenlik, savunma, uluslararasi ilişkiler, suçlularla ilgili sorusturmalar, ticari sırlar, kamu güvenligi, kisisel sırlar ve gizlilik güvencesi altında verilmiş ifadeler kamuya açılamayacak.

Rapor, Whitehall (parlamento) evrakının açılması için bagımsız bir enformasyon komiserinin tayinini öngörüyor. Buna göre vatandaşlar Parlamentoya başvurmak yerine dogrudan komiseri muhatap alabilecekler. Bununla birlikte bakanlar arasında her bir bakanlıkta "bilgi edinme özgürlügü birimleri"nde istihdam edilecek personelin maliyeti konusunda bir endise sözkonusu. Ve bir baska önemli konu da biz arşivcileri, daha doğrusu Ingiliz meslektaslarımızı ilgilendiriyor. Bu kanun kapsamina girmekle birlikte daha önce 30 yıl kuralına bagli olan belgelerin kamuya açılısı nasıl gerçekleştirilecek? Benzer sekilde 1967 yılında 50 yıl kuralı 30 yıla düşürüldügünde arşivciler bir yıl gibi kısa bir süre içinde 20 yıllık  bir birikimi eritip takip eden yıl araştırmaya açmışardı Bu kez de, eger anılan kanun yürürlüge konulursa, kendi sorumlulukları altına giren belgeleri kısa sürede araştırmaya açmaları mümkün.

Nasil bir çözüm üretilecek merakla bekliyoruz. Internetin herkese açik, kolaylıkla bilgi edinilebilen sayfalarında bu merakımızı giderecegimize eminim.

1 ’White Paper’; Ingiliz hükümetinin gerçeklestirmeyi istedigi konularda hazırlamış oldugu resmi rapordur.

 

ISTASYONU TERK ETMEDEN ÖNCE INTRANET TRENİNİ YAKALAMAK[*] 

Richard E. Barry[**]

Çev. Aykut Üstün

 

Organizasyonel degisim, çogu zaman yeni teknolojilerin sunulması sonucu gerçekleşir. Ancak yeni teknolojilerin ortaya çıkışları arasındaki kısa zaman aralıkları tehdit edici bir unsur olarak görünüyor. Günümüze kadar meydana gelen teknolojik değisimler, söz konusu bu degisimlere adapte olmamizi saglayacak kadar genis zaman dilimleri içinde gerçeklesirdi. Ne var ki, günümüzün modern organizasyonlarında "degisim," her an ortaya çıkabilecek bir öge olarak göze çarpmaktadır.

Tıpkı insanlar ve diger canlıların yaptıgı gibi, şirketler de artık sosyal ve ekonomik ekosistemlerdeki degisimleri sezmek, ögrenmek ve bunlara ayak uydurmak durumundalar.

Kâgıtta saklayın

Geçenlerde bir arşivci bana, elektronik kayıtların yönetiminde en iyi stratejinin; bunları kâgıda basmak ve geleneksel yöntemlerle yönetmek oldugunu söyledi. Kâgıdı tanıyoruz ve onunla neler yapılabilecegini biliyoruz. Kabul etmeliyim ki, bu yöntem bir çok arşivci ve evrak yöneticisi arasında, elektronik evraklarin kendi dogal sekilleri ile dogrudan ugrasmaya başlayıncaya dek uygulanabilecek yaygın ve hataları önleyebilecek bir yaklaşım. Yine de bu yöneticilere, evrak hacmini önemli ölçüde azaltacak uygulamaları uzun süre ertelememelerini tavsiye ederim.

Multimedya

Bunun ötesinde, yakin bir gelecekte, ses ile kumanda edilen, video ve ses nesnelerinin yerlestirildigi multimedya dokümanlarının hakimiyetini görebilecegiz. Inaniyorum ki, birçok arşivci bu trendi görebilirken, dogal olarak birçogu da göremiyor. Yine de yukarıda bahsettigimiz vakanın tercümesi sudur: "Multimedyanın evrak saklama amaçlarına yönelik olarak kullanılmasina izin vermeyecegiz."

Benim görüşüme göre, enformasyon yönetimi ve teknolojik alanlardaki yenilikler evrakin dogasını degiştirmemiştir. Ancak degiştirdigi sey, hangi "evrak"larin yönetilmesi gerektigi konusunda verilmesi gereken cevaptir. Internet ve World Wide Web’in (WWW) giderek yaygınlasan kullanımı, bizlere, yeni müşterilerin çekilmesi ve mesajlarin iletilmesinde multimedia dokümanlarının ne denli etkili olabilecegini göstermiştir. Hemen hemen tüm yeni masaüstü bilgisayarlar, ses, CD-ROM ve hattâ web browser’lar ve video yazılımlarını  içeren multimedya donanımına sahiptir. WWW’e erişim ile alâkalı olarak, görece kolaylık ve düşük maliyeti bir araya getiren bu durum; gerek kamu sektörünün ve gerekse özel sektörün iş iletisiminde multimedyanin standart olacagi günlerin yaklaştigının  habercisidir. Ayrıca multimedya dokümanlarının çıktısının alınamayacagını vurgulamaya gerek yoktur.

Intranetler

Işyerlerinin degişen tablosunun bir parçası olarak, yeni bir teknoloji hızla ön plana çıkıyor Intranet. Intranetler multimedya belgelerin yaygınlaşmasını hızlandıracak. Daha da önemlisi intranet, belge ve kayıtların elektronik formda saklanmasında teknik sorunları aşacak potansiyele sahip teknolojilerden biri olabilir.

Intranet nedir ve daha önceki ofis teknolojilerinden farklı yanları nelerdir? Intranet; Internet ve WWW teknolojilerinin organizasyon içi kullanımına yönelik tasarlanmış mantıksal uzantısıdır. Bir başka deyişle, günümüzün yaygın web sitelerinin bir organizasyon içerisinde dahili kullanım için sınırlandırılması şeklinde düşünülebilir.

Intranetler, benzer teknoloji ve standartları kullanmaları bakımından Internet ve WWW’e benzerlik gösterir. Bu standart ve teknolojileri bu makale içerisinde açıklamak gerekli degil ancak her ikisinin de açık sistem standardı olan Hyper Text Markup Language (HTML), web browser’lar, sunucular (server) ve TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) ve ilgili yazılımları içerdigini belirtmek yeterli. Intranetler ihtiyaca göre, mantıksal ya da fiziksel olarak, merkezi veya adem-i merkezi mimarileri kullanabilir.

HTML, uluslararası kabul görmüş bir standart olan SGML’nin (Standart Generalized Markup Language) akrabasıdır. Geleneksel kâgıt dokümanlarda mevcut olan yapı, evraklar için önemli bir karakteristik özelliktir. Yapi, elektronik evraklar için de ihtiyaç duyulan en önemli özelliktir. SGML ve simdi de HTML bu yapının insasına yardımcı olur. Bu özellik, arşivci ve evrak isletmecileri için göz önünde bulundurulması gereken bir standarttır.

Internet ve intranetler bazi önemli noktalarda farkliliklar gösterirler. Birincisi, birçok WWW sitesi, internet erisimi ve ilgili yazilimlara sahip olan herkese açiktir. Yani müsteri halktir. Bunun aksine intranetler, sifre kontrollü güvenlik sistemlerine sahip kurumsal "firewall"larin ardinda bulunurlar. Intranetlerin müsterisi dahili operasyonel birimler ve organizasyonun çalisanlaridir. Erisim hakki, mevcut organizasyonun disinda, seçilmis global ofislere ve tedarikçilere ya da müsterilere taninabilir. Intranet vasitasiyla, organizasyonun faaliyetleri ile dogrudan ilgili olan birimlere erisim hakki saglanirken, genel erisim engellenerek sistem ve veri güvenligi saglanmis olur. Bu teknoloji, outsourcing (dis kaynaklardan yardim alma) gibi yeni ortaya çikan is yapilarini desteklemek için idealdir. Intranetler, alt isverenin, asil isverene ait "dahili" is bilgileri ve islem sistemleri ile bütünlesmesini kolaylastirir.

Ikinci olarak, intranet sistemlerinin içerik ve uygulamalari tipik WWW siteleri ve home page’lerden çok farklidir. Internet WWW siteleri normalde, bir organizasyon ya da kisi hakkinda bilgi içerir. Ürün veya hizmetlere iliskin bilgileri de içeren bu sayfalar halkin kullanimina yöneliktir. Bunun tersine intranet, tipik olarak dahili ana isleri idare etmek için bir araçtir ve organizasyonun su süreçlerini destekler:

Insan kaynaklari is süreçleri (personel alimi, egitim, emeklilik vb.), Dahili "yardim masasi" ya da "müsteri servisi" operasyonlari, Üreticiler tarafindan saglanan kullanici ara birimleri yerine HTML ile yaratilmis formlarin kullanilmasiyla farkli teknolojik ortamlardaki veritabanlari ve dokümanlar üzerinde arastirma yapilmasi, Zaman çizelgeleri ve seyahat istekleri içeren doldur-gönder tarzindaki dinamik form yönetimi uygulamalari ve manueller, Grup yetkilendirme ve proje yönetimi gibi grup yazilimi uygulamalari.

Intranet Evrak Saklama Sistemleri

Intranet teknolojisinin arsivci ve evrak isletmecileri için en ilgi çekici yani, metin ya da multimedya belgelerinin ve evrak hizmetlerinin kullanicilara götürülmesinde intranetin sahip oldugu potansiyeldir.

Organizasyonel isler ve muamelerin intranetlere tasinmasiyla, bunlar evrak üreten sistemler haline gelecekler. Arsivci ve evrak isletmecilerinin güç yollardan geçerek ögrendikleri üzere, evrak üreten bir sistem, güvenilir bir evrak saklama sistemi olmayi garanti edemez. Evrak saklama islevselligi, sistemin tasarimi--tipik baslangiç kosulu--ile bütünlesmedikçe bu böyledir. Arsivci ve evrak isletmecileri, tabii ki, intranetlerden bagimsiz olarak temel evrak saklama sistemleri ile ugrasmak durumundadir. Fakat bu, mainframe uygulamalari ve benzeri durumlarda çogunlukla masrasi olmaktadir.

Intranetler, teknolojiden bagimsiz olarak ve çoklu sistemlerin yarattigi sorunlari asarak, multimedya dokümanlari da içine alacak sekilde düsük maliyetli bir evrak saklama sistemi sunmaktadir. Teorik olarak, bu teknolojinin, arsivci ve evrak isletmecilerine elektronik evrak yönetimi ile ilgili meseleleri dogru adresleyebilmeleri için büyük bir firsat vermesi gerekir. Kisaca intranetler, organizasyon içerisindeki evrak depolarini, hizmetleri ve arka plandaki destek fonksiyonlarini dagitmak için mükemmel bir platformdur.

Pekiyi bu, sorunlara hazir bir çözüm müdür? Hayir. Ancak evrak saklama islevinin disinda, zaten baska amaçlara yönelik tasarlanmis bir intranette çalismak, kisilerin elektronik evrak yönetimi ile ilgilenmesi için mükemmel bir firsattir.

Arsivci ve evrak isletmecileri, uygulanmis olan arastirmalarin faydasi olsun ya da olmasin intranet sistemlerine evrak saklama islevinin uygun sekilde entegre edilmesi için tekrar sahaya inmek zorunda kalacaklar (ya da kendi IT uzmanlarini istihdam edecekler). Arsivci ve evrak isletmecileri organizasyonlarinda bir intranetin isletilmesine yönelik planlar varsa bunlari bulmak ve enformasyon yöneticilerine yakinlasmak durumundadirlar. Bunu yapmadiklari takdirde güvenilir bir evrak saklama sistemini olusturmada, yetenek ve fikirlerini ortaya koyamadan kendilerini son teknolojinin disinda siradan bir pozisyonda bulabilirler. Eger bu planlar yapiliyorsa arsivci ve evrak isletmecileri istasyonu terketmeden önce treni yakalamak durumundadir.

[*] Bu makale, THE RECORD’un (U.S. National Archives and Records Administration, Washington D.C.) Eylül 1996 sayisinda yayinlanmistir. Bu makalenin Archimedia için yeniden yayinlanmasi, yazarin özel izniyle gerçeklesmistir.

[**] Richard Barry, Arlington’da, enformasyon, elektronik belge yönetimi ve disiplinlerarasi danismanlik alanlarinda faaliyet gösteren Barry Associates sirketinin sahibidir. Kendisine su kanallardan ulasabilirsiniz: URL: http://www.rbarry.com/index.spmll E-mail: rickbarry@aol.com

 

Tanitim Tanitim Tanitim Tanitim Tanitim Tanitim Tanitim Tanitim 

Osmanli Bankasi Tarihi Arastirma Merkezi

Türkiye’nin varligini devam ettiren en eski kurumlarindan biri olan Osmanli Bankasi, hem tarihi geçmisine, hem de bu geçmis çerçevesinde ülke ekonomisine ve sosyal yasama yaptigi katkilara sahip çikmak amaciyla Mart 1997’de Osmanli Bankasi Tarihi Arastirma Merkezi’ni kurdu.

Türkiye Ekonomik ve Toplumsal Tarih Vakfi ile ortaklasa yürütülecek, bir dizi alt açilimi olan faaliyetlerin gerçeklestirilmesinde vakif adina, koordinatörlük görevini Bogaziçi Üniversitesi Tarih Bölümü’nden Doç. Dr. Edhem Eldem üstleniyor.

Merkezin çalismalarinin temelinde, bankanin kurulusundan bu yana elde bulunan arsivlerin tasnif edilerek envanterinin çikarilmasi ve arsivlerin bilim dünyasina açilmasi amaci yatmaktadir. Osmanli Bankasi Arsivi, Osmanli Imparatorlugu ve Cumhuriyet dönemi resmi tarih kayitlarina çok zengin bir alternatif olusturacak nitelikte bilgi ve belge içermekte. Osmanli Bankasi Tarihi Arastirma Merkezi’nde su anda bulunan belgeler 250 metre raf uzunluguna sahip:

Muhasebe Defterleri: 1.000 cilt Zabit ve yazismalar: 1.000 cilt Müsteri dosyalari: 10.000 adet Müsteri kartlari: 6.000 adet Personel ile ilgili yazismalar: 800 cilt Personel dosyalari: 6.000 adet Personel fotograsari: 6.000 adet Hisse senetleri: 8.000 adet Banknotlar: 9.000 adet Gerek yurtiçi, gerekse yurtdisi kaynaklardan elde edilecek bilgi ve belgeler ile arsiv zaman içinde daha da zenginlestirilecek.

Osmanli Bankası’nın Beyoglu’nda bulunan (eski Beyoglu şubesi’nin bulundugu) binası bu çalışmalar için arşiv merkezine dönüştürüldü. Merkezin resmi açılışı 17 Aralik 1997’de ziyarete açılan bir sergi ile yapıldı. Tüm evrakların elektronik ortama aktarılması sonucunda da Merkez, bilim dünyasının kullanımına 1998 sonbaharında açılmış olacak. Hem arsiv, hem de arastırmacılar için bir arastırma merkezi olacak olan bu binada aynı zamanda bir ihtisas kütüphanesi de bulunacak. Tanzimattan günümüze bankacılık mali tarih, ekonomik tarih ve sosyal tarih konularinda ansiklopedik bilgi içeren 5.000 kitaplik bir kütüphane olusturulacak. Gerek tarihi arşiv, gerekse ihtisas kütüphanesi, kültür, tarih ve bilim birikimine uzun vadeli katkıda bulunma amacı ile düzenleniyor.

Arşivlerden ve yakın geçmişe tanıklık  eden kişilerin aktarımlarından yola çıkarak olusturulan "Sözlü Tarih" kitabi su anda Doç. Dr. Edhem Eldem tarafindan başıma hazırlanmakta. Bu kitaptan ayrı olarak, 1998 sonunda, Osmanlı ve Cumhuriyet dönemi siyasi ve sosyal tarihine ışık tutacak bir kurumsal tarih kitabi hazirlanacak. Mart 1998’de arşivlerden yola çıkılarak bir belgesel hazırlanması da planlananlar arasında.

Su anda Osmanli Bankası Genel Müdürlük binası olan Karaköy’deki tarihi bina, 1998 sonunda restore edilmeye baslanarak müze haline dönüstürülecek ve Tarihi Arastirma Merkezi bu binaya tasinarak hizmete devam edecek.

 

Pratik ve Teori Pratik ve Teori Pratik ve Teori Pratik ve TeoriPratik ve Teori ARACI KURUMLARIN DENETLENMESİ

Tolga Ertuna

Araci kurumlar, "Türk Ticaret Kanunu", "Vergi Usul Kanunu" ve "Menkul Kiymetler Borsalarına Ilişkin Mevzuat" hükümleri çerçevesinde defter ve kayıtları tutmak zorunda oldukları gibi, belgeleri düzenlemek ve aracıllık faaliyetlerine ilişkin muhasebe kayıt belge ve işlemlerinde Sermaye Piyasasi Kurulu’nca yapılacak düzenlemelere uymak zorundadırlar. Bununla beraber aracı kurumlar, muhasebeleri merkezde tutuluyor olsa bile, şube bünyesindeki müsteri hesaplarını, nakit ve menkul kiymet hareketlerini izleyecek defter ve kayıtları şubelerinde ayrıca tutmak ve bulundurmak zorundadırlar.

Aracı kurumlarin mali tablo ve raporları, SPK tarafindan belirlenecek esas ve şekillere uygun olarak düzenlenir ve bagımsız denetleme kuruluslarına denetlettirilir. Bunun dışında kanundan dogan islem ve hesaplar SPK tarafindan görevlendirilecek kurul uzmanları tarafindan denetlenir.

Kurulca görevlendirilen kisilerce istenen belgeleri vermeyen veya yok edenler, 100 milyon TL’ den 500 milyon TL’ ye kadar agır para cezasi uygulanır (SPK md. 47).

SPK tarafindan belirlenen defter ve belge düzenleme usullerine göre tutulması gereken defterler:

Genel Kurul Toplanti Tutanak Defteri Yönetim Kurulu Karar Defteri Ortaklar Pay Defteri Kasa Defteri Defteri Kebir Yevmiye Defteri Envanter Defteri Amortisman-Yeniden Degerleme Defteri

Bu defterler Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu geregince tutulmak zorundadır.

Borsa Islem Defteri: Bu defter IMKB Yönetmeligi ile zorunlu kılınmıştır. Gelen-Giden Evrak Defteri: SPK’nin Seri V No: 6 Tebliginin 4. Maddesine göre gelen ve giden tüm yazışmaların düzenli ve tasnif edilmiş bir biçimde saklanmalari zorunludur.

SPK tarafindan belirlenen defter ve belge düzenleme usullerine göre düzenlenmesi gereken belgeler:

Tahsilat Tediye Mahsup Hesap Ekstresi Menkul Kiymet Hareket Listesi Menkul Kiymet Dökümü Işlem Sonuç Formu Emanet Giriş Fişi Emanet Çıkış Fişi Menkul Kıymet Bordrosu Emir Formu Seans Takip Formu Işlem Dagitim Listesi Emir Takip Formu Izleme Formları (Kredili Islem, Açıga Satış, Ödünç Alınan, Ödünç Verilen)

Bu belgelerin SPK’nin Seri V No: 6 Tebligi’ne göre düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelerin saklanması icaret Kanunu hükümlerine göre 5 yıldır. Emir formunun saklanmasi ise takip eden yılın sonuna kadardır.

SPK tarafindan belirlenen ve tutulması gereken beyanname ve raporlar:

Kurumlar Vergisi Beyannamesi Gelir Vergisi (Muhtasar) Beyannamesi BSMV Beyannamesi Konut Fonu Beyannamesi SSK Prim Beyannamesi Tasarrufu Tesvik Fonu Beyannam Yıllık esi  Mali Tablolar Yıllık   Faaliyet Raporu ve Denetçi Raporu Ara Mali Tablolar Aylık Mizanlar Aylık Işlem Tabloları

Yıllık  Mali Tablolar, Sermaye Piyasası Kanunu SPK’nin Seri XI No: 1 Tebli-gi uyarınca düzenlenmesi ve  bagımsız denetime tabi tutulması gereken tablolardır. Ara mali tablolarin bagımsız denetime tabi tutulması şart degildir.

 

Bagimsiz Denetim:

Yeminli Mali Müsavirlerce yapılması gereken denetleme, Maliye ve Gümrük Bakanligi’nin "Yeminli Mali Müsavirlerin Tasdik Edecekleri Belgeler, Tasdik Konuları, Tasdike Ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" çerçevesinde belirlenmiştir.

Buna göre Yeminli Mali Müsavirlerce denetim ve tasdiki yapilabilecek belgeler su konular etrafinda toplanmıştır:

Gelir Vergisi Yönünden Kurumlar Vergisi Yönünden Katma Deger Vergisi Yönünden Veraset ve Intikal vergisi Yönünden Amme Alacaklarinin Tahsil Usulü Hakkinda Kanun Yönünden Damga Vergisi Yönünden Mali Mevzuatta Yeralan Tesvik, Indirim, Istisna ve Muafiyetler Yönünden Hesap dönemleri itibariyle çıkarılan mali tabloların denetim ve tasdiki, bu tablolarin kapsadıgı dönemin başından itibaren sürekli denetleme sonucunda yapılabilecegi gibi, dönemin kapanmasından sonra yapılacak denetim sonucunda da yapilabilir. Sürekli denetlemeyi kapsayan tasdik hizmetini veren yeminli mali müsavir, belirli aralıklarla haber vermeksizin kasa sayım ve stok tesbiti yapabilir, yıl sonu envanter çalışmasını denetleyebilir. Yeminli mali müsavir, tasdik konulariyla ilgili tüm defter, kayıt ve belgeleri gizli olsalar dahi incelemeye yetkilidir.

 

Devlet Arşivcilik Faaliyetlerinin Tarihi Arşivler kadar Modern Arşivler Konusunda da Yaygınlastırılması Üzerine Ahmet Kiliç

Farklı yerlerde arşivcilik çalışmalarını yürüten arşivcilerle yaptıgımız çesitli söylesilerde her birinin karşilastigi problemler ve çözüm aşamasında kazandıklari tecrübelerin çogu zaman ayrı özelliklerde oldugu görülüyor.

Herhalde ana problem, Türkiye’de kurum ve kuruluşların arşiv ve arşivcilik faaliyetlerinin öneminin ve bu konunun bir ihtisas işi oldugunun pek fazla bilincinde olmamaları ve bu bilinci yayacak arşivistlerin de bu alanda ilk adımlari atan kişiler olma özelligini taşımalarıdır. Kisacası çift yönlü bir birikim eksikligi söz konusudur. Ancak bu noktada devletin arşiv ve arşvcilik faaliyetleri ve arşivlerine verdigi önem biraz daha farkli degerlendirilebilir.

Devlet ,sahip oldugu arşivlerin önemini ve bunların korunması gerektigini öteden beri bilmektedir. Bir anlamda herseyden önce devlet vardı. En eski teşkilatlanma ve yapılanmalar dogal olarak devlet bünyesindedir. Ancak devletin, arşivlerinin ne kadar hayati bir öneme sahip oldugunu bilmesi yanında, bu arşivlerin düzenlenmesi ve arşivcilik faaliyetlerinin yürütülmesi konusunda da hassas olması gerekir. Nitekim çesitli tarihlerde devlet arşivlerinin tasnif ve düzenleme çalışmalarının yürütülmesi ve araştırmaya açılması amacına yönelik olarak bazi arşivistlere görev verilmiş ve bu faaliyetler yürütülmeye çalışılmıştır. Bu süreçte bir çok aksamalar da yaşanmıştır ve bazı problemler halen devam etmektedir. Aslında bu problemlerin daha iyi görülüp anlaşılabilmesi için devletin merkezi ve adem-i merkezi kurum ve kuruluslarında icra-yi faaliyet gösteren uzman arşivcilerin olması gerekirdi. Devletin iste tam bu noktada yani merkezi ve adem-i merkezi her kurum ve kurulusunda gerçek anlamda arşivcilik faaliyeti yürütebilecek elemanlara sahip olmaması ya da böyle bir istihdam politikasının olmaması, birbirini takip eden ve sürekli artan ciddi problemlere yol açmaktadir.

Ilk etapta devletin kurum ve kuruslarında birikmeye başlayan evraklarin güncel, yarı güncel ve pasif çaglarında ciddi bir ayıklama, imha ve tasnif faaliyeti yürütülmemektedir. Bu durumdan yer sorunu, zaman kaybı ve maliyet problemleri gibi klasik problemlerin yani sıra belki de asil problem degerli evrakların zarar görmesi veya yok olma tehlikesiyle karsı karşıya kalmasıdır. En nihayet sayısı oldukça fazla olan devlet kurum ve kuruluşlarının yine aynı sekilde çok sayıda biriken ve düzensiz olan evrak veya dosya yıgınlarının devlet arşivleri depolarına ulastırılmasından sonra bu aşamada problemler had safhaya ulaşir ki bizim yaşadıgımız sorunlar ve deneyimler daha çok bu son asamayla ilgilidir.

Böylesine düzensiz olan çok sayıdaki fon ve serilerin bir çogunda arsivlik malzeme olma özelligi taşımayan evraklar büyük yer tutar. Bunlarin düzenlenmesinde ise çok sayıda arşiv personeline ihtiyaç duyulmaktadır. Personel sayısı fazla olsa bile böyle bir işin altından kalkmak çok uzun zaman almaktadır. Oldukça kapsamlı bir çalışma gerektiren bu ortamda arşivcilik egitimi olmayan personel, niteligi itibariyle devlet tarihini çok iyi bilmektedir; ancak arşivcilik tekniklerini tam olarak bilmemeleri nedeniyle olumsuzluklar yaşanmaktadır.

Evrak hacminin büyük ve düzensiz olması nedeniyle personelin büyük bir kısmı tasnif elemani olarak görev yapmaktadir. Sürekli tarihleme, kodlama ve dosyalama gibi işler yapan tasnif elemanlarında bir süre sonra bu işlemler bir bıkkınlıga yol açmaktadır. Bu durumdan personelin nasıl etkilendigi ayrıca bir araştırma konusu olabilir.

Tüm bunların yanında tarihi arsivler için siddetle bir arşiv binasına ihtiyaç vardir. Tarihi arsivlerin daha iyi korunması ve koruma sartları müsait olmayan depolardan kurtarılması ve çalışma şeklinin daha organize olabilmesi için bir arsiv binasina sahip olmak gerekir. Sorunların çokluguna karşın devletin bu sorunlara olan ilgisi azdır. Devletin aynı zamanda yavas işleyen bürokrasisi yapılan arşiv   faaliyetlerini ve gerçeklestirilmesi düşünülen projeleri de aksatmaktadır. Bu yönde devletin isleyiş açısından da dinamik bir yapıda olmasına ihtiyaç vardir.

 

Haberler Haberler Haberler Haberler Haberler Haberler Haberler Haberler 

Üniversitelerden

Atatürk Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi : Atatürk Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Kütüphanecilik Bölümü, 19.08.1994 tarihinde kuruldu. Bölüm, Kütüphanecilik, Arsivcilik ve Dökümantasyon-Enformasyon Anabilim dallarından oluşmaktadır Su anda bölümde bir bölüm baskanı, Arsivcilik Anabilim Dalı’nda iki, Dökümantasyon-Enformasyon Anabilim Dalı’nda bir arastirma görevlisi olmak üzere toplam dört ögretim elemani görev yapmaktadır.

İş Dünyasi (Marmara Mezunlari’ndan Haberler)

 

Mehmet Çay, Mayıs ayında Tüyap Holding’de İş Geliştirme Pazarlama Grup Baskanlıgı Arşivi’nde arşivci ünvanıyla ise başladıysa da arastırma asistanı olarak görev yapmaktadır. Daha önce Atatürk Kitapligi ve Yapi Kredi’de görev alan Ayhan Gökalp, Temmuz ayında Alarko Alsim’de arşivci olarak göreve basladı. Ilk dönem mezunlarından Nuray Aydinus Agustos ayında Vakko Genel Merkezi’nde arşivci olarak göreve başladı. Ancak şirket içinde kendisine arsivcilik dışında da işler yüklendigi için bir ay sonra bu görevden istifa etti. Nursun Erdil, Kasım ayında arşiv yardımcısı olarak part-time çalışmaya basladıgı Global Menkul Degerler’de Eyül ayında kadroya geçti. 1994 mezunlarından Ebru Için, Eylül ayında Global Menkul Degerler A.S.’de üç ay süreyle, bir birim arşivi oluşturmak üzere görevlendirildi ve Ocak ayi içinde bu isten ayrıldı.

Sergiler

 

Bir Usta, Bir Dünya: Füreya Koral: Yapı Kredi Kültür Sanat Yayıncılık tarafindan "Bir Usta, Bir Dünya" adi altında düzenlenen arşiv sergileri serisinin son konugu, 1997 yılında hayata veda eden, Cumhuriyet döneminin ilk kadın seramikçisi Füreyya Koral idi. 24 Ekim-5 Aralik tarihleri arasında düzenlenen, Füreyya Koral’in hayatına ve yapıtlarına ışık tutmak amacıyla hazırlanan bu sergide ziyaretçiler, sanatçının hayatından kesitler sunan fotograsar, el yazıları ve kişisel eşyalarından bazı örnekler görme imkanı buldular. Harfi Harfine: Yapi Kredi Kültür Sanat Yayıncılık bünyesindeki Sermet Çifter Kütüphanesi’nde düzenlenen arşiv sergileri serisinin bu seferki konusu alfabeler. Sergi, 90’li yıllarda kullanım dışı kalmış, Osmanlıdan günümüze degin kullanılan renk renk alfabeler ve onların tamamlayıcıları olan kiraat ve okuma kitaplari ile Arap hurufatindan Latin hurufatina dogru giden bir yolculuk vaad ediyor ziyaretçilerine. Harf devrimi sonrasi yaşanan geçis döneminde, iki ayri alfabede basılmış gazetelerden örnekler ve millet mekteplerinin kapılarını aşındıran insanların sunuldugu fotograsar da bu serginin bir parçası. Sergide ayrıca 29 yazar ve çizerin kaleminden çıkmış harserden oluşan bir de alternatif alfabe söz konusu. Aralarında Metin Kaçan, Latif Demirci, Enis Batur, Ilhan Berk, Füruzan, Küçük Iskender, Pinar Kür Tahsin Yücel, Adalet Agaoglu gibi isimlerin bulundugu sanatçılar harser için yazdılar, çizdiler. Sonuçta, bu sanatçıların şiir, hikaye, karikatür ve fotograsarindan olusan alfabe ise büyükler için. 21 Ocak’ta, Yapi Kredi Kültür Merkezi Sermet Çifter Kütüphanesi’nde açılacak olan unutulmuş alfabeler dünyasına nostaljik bir bakış sunan bu sergi, 20 Mart’a kadar devam edecek. Mesut Insanlar Fotografhanesi: Bu sergi ile Türk fotograf tarihinin ilk yüzyilina bir yolcuk yasanmaşı amaçlanıyor. Ziya Osman Saba’nin deyimiyle "Mesut Insanlar Fotografhanesi" olarak adlandırılan ve 1950’lere dek süren bu yüz yıllık süreç Türk fotografçılıgının gençlik ve gelişme dönemidir. Sergide, bu dönemde ülkemizde kullanılmış olan fotograf makinelerinden örnekler ile bu makinelerle çekilmiş fotograsardan oluşan bir seri sunulmakta. 16 Ocak’ta Yapi Kredi Kültür Merkezi Vedat Nedim Tör Müzesi’nde açılacak olan bu sergi 21 Mart tarihine kadar görülebilir. Osmanli Bankasi Arsiv Sergisi "Tarihten Izler": 1996 yılında el degiştiren Osmanli Bankasi’nin yöneticileri, bankanın sahip oldugu zengin arsiv malzemesinden faydalanarak bankanın tarihçesini ve dolayisiyle de Türk bankacilik tarihinin önemli bir bölümü ortaya koymaya karar verdiler ve bu dogrultuda çalişmalara başladılar. Türkiye Ekonomik ve Toplumsal Tarih Vakfi tarafindan yürütülen arsiv projesi dogrultusunda yapılan çalışmalar sonucunda, 135 yıldır banka bünyesinde saklanip korunan binlerce belge, fotograf ve degerli kagidin çok küçük bir kismi sergi haline getirildi.

1860’lardan baslayip 1930’lara kadar süren bir dönem hakkinda bilgi veren, Kurum/devlet ve toplum/insan basliklariyla iki ana bölümden olusan Osmanli Bankasi Arsivi Sergisi "Tarihten Izler", kronolojik bir mantiktan ziyade tematik bir kurgu üzerine inşa edildi.

Serginin ilk bölümünde Osmanli Bankasi bir devlet bankasi olarak isleniyor. Dolayısıyla kurumsal kimligi ve devletle olan iliskileri ele alınıyor. Bu bölümde bankanın 1863’teki anlaşmayla kurulusu, Osmanlı Devletine sağladıgı kredi ve avanslar, dış borç alınmasında üstlendigi rol ve emisyon bankası olarak basmış oldugu banknotlarla ilgili belgeler sunuluyor.

Ikinci bölümde banka, toplum ve piyasalarla iliskisi baglamında bir kurum olarak ele alınıyor. Bankanın bu iki kimligi arasındaki bagı olusturan şube agının ve özellikle Karaköy Merkez Binası’nın anlatımıyla baılayan bu bölüm, müsterilerle ilgili bilgilerin sergilenmesiyle devam ediyor.

Saray ve çevresi, yönetici elitler, yeni olusmaya baslayan aydın grubu, geleneksel esnaf gruplari, büyük tüccarlar ve şirketler gibi çeşitli toplumsal kesitleri temsil eden müsterilerden örnekler veriliyor. Ayrıca piyasanin aykırı bir görüntüsü olan sahtekarlık vakaları belgeleniyor. Sergi, eski çalışanlarına ait yüzlerce fotografin sergilendigi bir galeriyle sona eriyor.

Istiklal Caddesi üzerindeki Osmanli Bankası Tarihi Araştirma Merkezi’nde ziyarete açılan bu sergi 17 Aralik-17 Mart tarihleri arasında görülebilir.


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.