Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Gümrük Birligi ve Arsivcilik

Archimedia. 21 (XI-XII 1996): 4-7
--------------------------------------------------------------------------------

Gümrük Birligi ve Arsivcilik
Bekir Kemal Ataman[*]


Türkiye’de gerek kamu setöründe gerekse özel sektörde `arsiv’ dendiginde akla, bodrum katlarinda üst üste yigilmis, üzerleri bir kaç parmak tozla kapli evrak yiginlari gelmektedir. Arsiv kavraminin önemi `sözlü olarak’ teslim edilmekle birlikte, bu `önemli’ malzemenin düzenlenmesi ve isler hale getirilmesi gündeme geldiginde, yöneticilerin genel tavri, mevcut fonlari `daha önemli’ islere aktarmaktan yana olmaktadir. Bunun ardinda yatan temel görüs ise, hiç bir zaman açikça ifade edilmese dahi, arsiv hizmetlerinin hademeler eliyle yürütülecek kadar basit oldugudur. Ayni yaklasim, arsivcilikten söz açildiginda herkesin söyleyecek bir sözünün olmasinda da görülebilir. Örnegin tip, ya da mühendislikle ilgili bir sorun gündeme geldiginde konunun uzmanina danisilmasi gerektiginde herkes otomatik olarak fikir birligine varirken, arsivcilikle ilgili bir sorunda, en alt seviyeden en tepe yöneticilere kadar herkes bir anda uzman kesilebilmektedir.

Bunun temel sebebi, en kisa ve özlü ifadesiyle tam bir `arsivcilik cehaleti’dir. Çünkü arsivcilik, önemsiz evraklarin `günün birinde lazim olabilir’ düsüncesiyle saklanmasindan ibaret sanilmaktadir. Saklama kavramini özel olarak vurguladim, çünkü arsivciligin % 95’inden fazlasi imha etmek üzerine kuruludur. Arsivciler, üretilen evragin tamamina yakin bir kismini, ama bir gün ama yüz sene sonra imha eder ve ancak çok uzun vadede lazim olabilecek önemli evraklari sürekli olarak saklar. Bunun ardinda yatan felsefenin bir kaç boyutu vardir. Birincisi, arsivciligi bir enformasyon birimi olarak ele alir ve temel hedefi ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru, bütünlüklü ve etkin bir sekilde sunmaktir. Aranan evragin, örnegin yüz yapraklik bir klasör içinden bulunmasiyla, yüzer yapraklik yüz klasör içinden bulunmasi arasinda dogal bir zaman farki oldugundan, gereksiz evragin ayiklanip ancak çok önemli olanlarin saklanmasini öngörür.

Ikinci yaklasim, meseleye maliyetler açisindan bakar. Bir daha kullanilmayacak malzeme için harcanacak bina, ekipman ve personel masrasarini kismak izin, gereksiz malzemenin ayiklanip imha edilmesinden yanadir.

Dikkat edilirse, her iki yaklasimda da bir ayiklama unsurunun ön planda oldugu görülür. Buna karsin, günümüz Türkiye’sinde yöneticilerin temel yaklasimi, herseyi oldugu gibi saklamak, dolaplar ve depolar dolup tasmaya basladiginda da herseyi toptan imha etmektir. Bu toplu imhalarin sonuçlari ise zaman zaman vahim boyutlara ulasabilmektedir. Zira, gereksiz evragin arasina karismis tek bir önemli evragin kaybolmasi bile, özellikle hukuki bir sorun yasandiginda büyük maddi kayiplara yol açabilmektedir.

Arsivcilik, bir kurulusun islerinin yürütülmesi için gerekli bilgi üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasidir. Bu kontrol, kurulusun her türdeki evraginin yaratilmasi, dagitimi, kullanimi, saklanmasi, depolanmasi, getirimi, korunmasi ve nihai tasfiyesini kapsar ve yönetimin problem çözümü ve karar vermede ihtiyaç duyacagi bilginin düzenli ve etkin akisini amaçlar.

Burada sözü edilen evrak kagitla da sinirli degildir. Arsivcilik, kurulus için veya kurulus tarafindan üretilen bilgilerin üzerine kaydedildigi her türden ortamla ilgilidir. Bu ortam ister kagit, isterse fotograf, film, video, ses bandi, mikrofilm, harita veya bilgisayar bandi olsun, evrak olarak adlandirilmaktadir. Dolayisiyla arsivcilik, her türden ortam üzerinde kayitli bilginin, yaratildigi andan imhasina veya sürekli saklanmak üzere arsive devrine kadar geçen bütün hayat sürecini kapsar. Evragin hayati boyunca geçtigi muhtelif asamalarda üzerinde uygulanmasi gereken kontrol sistematigi üniversitelerin arsivcilik bölümlerinde dört senelik bir lisans programi içinde ögretilmektedir. Bunlara bir de Marmara Üniversitesinde önümüzdeki yil açilmasi planlanan yüksek lisans programi eklenecektir.

Ne yazik ki, ülkemizde gerçek anlamda bir arsivcilik bilincinin olusmasinda temel inisiyatif, ihtiyaçlarinin farkinda olan yöneticilerden degil, yine Bati dünyasindan gelmektedir. Avrupa Topluluguna üyelik, gümrük birligi, vb. ile beraber gündeme gelen olgulardan biri de ISO kalite standartlaridir. Bu standartlarin `kalite kayitlari’ ile ilgili bölümleri, kuruluslarda gerçek anlamda bir arsivcilik hizmetinin yürütülmesini dayatmakta, bu amaçla mevcut evraklarin ihtiyaç duyuldugu anda dogru, bütünlüklü ve etkin bir sekilde bulunabilmesini; gereksiz evraklarin sistematik bir sekilde ayiklanabilmesi için saklama sürelerinin belirlenerek saklama/imha planlarinin hazirlanmasini ve sürekli saklanacak malzemenin ideal nem ve isi kosullarini saglayacak klimatize edilmis depolarda, yeterli yangin ve güvenlik önlemleri altinda saklanmasini sart kosmaktadir. Bu standartlarin arsivcilikle ilgili bölümleri söyledir:


TS-ISO 9002/Aralik 1991, s. 9


4.15 -- KALITE KAYITLARI

Tedarikçi, kalite kayitlarinin tanimlanmasi, toplanmasi, tasnifi, dosyalanmasi, muhafazasi, bakimi ve elden çikarilmasini belirten prosedürleri olusturacak ve bunlarin devamliligini saglayacaktir.

Kalite kayitlari, istenilen kalitenin gerçeklestirildigini ve kalite sisteminin etkili olarak isledigini göstermek için tutulacaktir. Uygun görülen taserona ait kalite kayitlari da bu verilerin bir parçasi olacaktir.

Tüm kalite kayitlari okunakli ve ait oldugu ürünü tanimlayabilir olacaktir. Kalite kayitlari, hasar ve bozulmayi en aza indirecek ve kayiplari önleyecek uygun çevre sartlari saglayan tesislerde tekrar kolaylikla kullanilabilecek sekilde depolanacak ve muhafaza edilecektir. Kalite kayitlarinin muhafaza süreleri belirlenerek kaydedilecektir. Sözlesmelerde anlasmaya varildigi takdirde, kalite kayitlari belirlenen bir süre için alici veya temsilcisinin kullanimina hazir tutulacaktir.


TS-ISO 9004/Aralik 1991, s.24-25


17 -- KALITE DOKÜMANTASYON VE KAYITLARI


17.1 -- GENEL

Kalite, yönetimi sistemi, ilgili kalite dokümantasyon ve kayitlarinin tanimlama, derleme, indeks haline getirme, dosyalama, muhafaza, bakim, geri toplama ve elden çikarimi için esaslar olusturmali ve bunlarin devamliligini saglamalidir. Politikalar, kayitlarin müsteri ve tedarikçiler için elde edilebilir olmasini saglayacak ve ayni zamanda, dokümanlarin çesitli tiplerinde yapilan degisiklik ve tadilatlarla ilgili prosedürleri de göz önüne alacak sekilde olusturulmalidir.


17.2 --KALITE DOKÜMANTASYONU

Sistem, istenilen ürün kalitesinin gerçeklestirildigi ve kalite yönetimi sisteminin etkili olarak isledigini izleyebilmek için yeterli dokümantasyonun hazir bulunmasini gerektirmeli ve ilgili taseronun dokümantasyonunu da kapsamalidir. Bütün dokümantasyon, okunakli, tarihli (revizyon tarihleri de dahil), temiz, hemen tanimlanabilir veya bilgisayarda depolanmalidir.

Buna ek olarak, kalite yönetimi sistemi, ürünlerin imalatinda kullanilan dokümanlarin güncelligi kayboldugunda, bunlarin ortadan kaldirilmasi ve/veya elden çikarilmasi için bir metod saglamalidir.

Asagida belirtilenler, kontrol gerektiren doküman tiplerine örnektir:

çizimler
sartnameler
projeler (ozalit kopya)
muayene esaslari
deney prosedürleri
is talimatlari
islem formlari
kalite el kitabi (Madde 5.3.2)
isleme prosedürleri
kalite güvencesi prosedürleri.

17.3 -- KALITE KAYITLARI

Sistem, istenilen kalitenin basarildigini göstermek ve kalite yönetimi sisteminin etkili olarak islediginin dogrulanmasi için yeterli kayitlarin tutulmasini gerektirir.

Asagida belirtilenler, kontrol gerektiren kalite kayit tiplerine örnektir:

muayene raporlari
deney verileri
yeterlilik raporlari
geçerlilik raporlari
tetkik raporlari
malzeme inceleme raporlari
kalibrasyon verileri
kalite maliyet raporlari
Kalite kayitlari belirlenen süre için kalite tercihlerini ve düzeltici faaliyete olan ihtiyaci ve etkinligini belirlemek üzere elde bulundurulmalidir.

Kalite kayitlari, depolama sirasinda çevre sartlarina bagli olarak meydana gelebilecek hasar, kayip ve bozulmalardan korunmalidir.


Arsivciler olarak, Avrupa toplulugu içinde rekabet hazirliklarina baslayan kurluslarla sinirli da olsa, Bati’dan gelen bir dayatma nedeniyle de olsa, ülkemizde modern anlamda bir arsivcilik bilincinin olusmasi en büyük dilegimiz.

Evrak isletmeciligi olarak da anilan modern arsivcilikten elde edilebilecek diger faydalar için bkz. Bekir Kemal Ataman, "Karar Verme Mekanizmasindakiler için Evrak Isletmeciligi," Marmara University Management Thinking (February-April 1992): 1-6.


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.