Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Adım adım kurum arşivi oluşturma

 Arşiv: Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir maksatla saklanan dokümantasyon, söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunların saklandığı yerler olarak tanımlanmıştır. Bireyler ve organizasyonlar varlıklarını sürdüre bilmek için ürettikleri bilgiye bağımlılıkları kaçınılmaz bir gerçektir. Bilgi ihtiyacı kaçınılmaz olduğundan kurumlar ve bireyler  hayati bilgilerini içeren evrakları çeşitli ortamlarda saklamayı ve tekrar kullanmak için kendi arşivlerini oluşturmuşlardır. Ayrıca yasal zorunluluklar da arşiv oluşturmanın gerekliliğini zorunlu hale getirmiştir..

BeyazNet, Firmaların arşivlerini elektronik ve fiziksel olarak konusunda eğitim almış uzman kadromuzla düzenlenmektedir. Hizmetlerimiz arasında; fiziksel evrak düzenlemeleri, envanterlerin hazırlanması, tasnif  ve saklama planlarının oluşturulması, ayıklama ve imha işlemleri, kayıtların Arşiv Yönetim Sistemi’ne alınması,  arşiv yönetmeliklerinin ve prosedürlerinin hazırlanması, belge üretim aşamalarının kontrollü yönetimi, elektronik belgelerin yönetimi ve iş akışı uygulamaları yer almaktadır. Elektronik üretilen belgelerin depolanması, veri güvenliğinin sağlanması ve geri dönüş işlemleri konularında da firmamız uzmandır.

BeyazNet, bilgiyi arşivlerde depolamayı değil, onu kullanma imkanını size sunuyor. Kurumunuzun her türlü bilgi arşivini düzenleyip hızlı ve güvenli bir şekilde bu bilgileri kullanma imkanını sağlıyor.

AYS (Arşiv Yönetim Sistemi) ile:

- Arşivsel malzemenin sistemli şekilde tasnifi
- Dosyalanması,
- Depolanması,
- Saklanması,
- Saklanmasına gerek kalmayanların zamanında ayıklanması,
- Arşivsel malzemeye en kısa zamanda erişimin gerçekleşmesi sağlanacaktır.

AYSPro (Arşiv Yönetim Sistemi) Yazılımı:

 

Fiziksel arşiv düzenlemesi yapmış olan firmaların kullandığı, elektronik belgelerin saklandığı, kullanımı kolay ve çok fonksiyonel bir yazılımdır. İstenilmesi durumunda web ara yüzleri ile nerede olursanız olun, verileriniz üzerinde çalışma imkanı sağlanabilmektedir. Program üzerinde Çözüm tarafından geliştirilmiş olan “multi-find” özelliği sayesinde, birden çok doküman tek seferde aranıp bulunabilmektedir. Özelliklerinden bazıları:

Doküman Yönetimi ve Arşiv Düzenlemeleri

BeyazNet, kurumlarda üretilen bilgilerin sistematik olarak düzenlenmesi, tasnif edilmesi, dosyalanması, depolanması ve saklanmasına gerek kalmayan malzemenin zamanında tasfiyesini mümkün kılacak bir sistemi kurumunuza getirmektedir.Bilgi çağındaki gelişmeleri takip edemeyen, mevcut bilgi ve belge birikimini verimli kullanamayan kuruluşlar, bilgi toplumu içersinde geleceğe kök salmaktan mahrum kalmaktadırlar.

Bir arşiv düzenlemesinde şu adımlar takip edilmelidir.

Kurumun arşivinde yapılacak herhangi bir düzenlemenin çıkış noktasını mevcut durumun tespit edilmesi aşamasında başlatmak gerekir. İlk etapta genel hatlarıyla bir durum tespiti yapılıp yapılacak arşiv çalışmasını projelendirmek ve üst düzey yönetimden onay almak gerekir.

Envanter çalışması: Kurumda mevcut olan bütün dosya ve klasörlerin içeriğinin tespit edilmesini sağlar.

Evrak envanterinin açları:

·        Kurum enformasyon kaynaklarının tespit edilmesi,

·        Kurumun yıllık evrak üretiminin hesaplanması,

·        Kurumun bilgi üretimi, dosyalama ve saklama ihtiyaçları ile ilgili olarak gerekli yer ve ekipmanın tespit edilmesi.

Dosya tasnif planlarının oluşturulması: Dosyalar, uzun zaman dilimlerinde saklanan evrakların tekrar ulaşılabilirliliğini temin etmek üzere onların küçük gruplara bölünmesiyle oluşurlar. Dosyalar konu esasına göre sınıflandırıldığı sistemlerde dosya tasnif planlarına ihtiyaç duyulmaktadır. Dosya tasnif planı hazırlanırken aynı konulardaki evrakın tek bir dosya içerisinde dosyalanmış olması büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Bu istenilen evraka istenildiği zaman kolayca ulaşma imkanını sağlarken, ayıklama ve imha işlemlerinde de zaman kaybını önleyecektir.

Ayıklama İmha Planı:

Yasal olarak kurumlar ürettikleri her türlü evrakı kapsayan bir ayıklama ve imha planı hazırlamak sorundadır.  Bu planlardan saklanacak faydalar şunlardır:

1.      Saklanmasına gerek kalmayan malzemenin zamanında imhası yer, zaman, ekipman ve sarf malzemelerinden tasarruf etmeyi sağlayacaktır.

2.      Yalnızca gerekli olan bilgilerin saklanması bilgiye ulaşımda verimliliği arttıracaktır.

3.      Bilginin saklanmasının belli bir plan dahilinde yapılması  saklama, ayıklama ve imha işlemlerinde standardizasyonu sağlayacaktır.

Arşiv yönetmeliğinin hazırlanması: Kurumların arşivini daha üretim sırasında takip edebilmek ve bu konuda standart sağlayabilmek için mutlaka hazırlanması gereklidir.

AYS (Arşiv Yönetim Sistemi): Kurumlarda üretilen ve yukarıda bahsettiğimiz tasnif planlarına göre hazırlanan evrakların bilgisayar kontrolünde olması, bilgilerin merkezi kontrolünün yanı sıra, her yerden süratle ulaşılmasını sağlar.

Kurum arşivinin oluşturulması: Birimlerin ürettiği evrakların ayıklama imha planlarına uygun olarak depolanması gerekir. Bu kurumlara şu imkanları sağlar;

1.      Birimlerde tutulan evrak miktarını azaltmak

2.      Birimlerde saklanan evraklar üzerinde kontrol sağlamak

3.      Ofis alanından tasarruf etmek

4.      Kurum evraklarının güvenliğini sağlayarak kaybolma, yırtılma gibi tehlikelerden korumak

Kapsam:

 Bu proje kurumdaki tüm birimlerin ve bağlı kuruluşların ürettikleri evrakları kapsar.

Süre:

 Projenin ne kadar zamanda tamamlanacağı ve çalışma takviminin belirlenmesi gerekir. Hangi işlerin öncelikle yapılacağı bu takvimde belirtilmelidir. Eğer toplam proje süresi 6 aydan fazla bir zaman alıyorsa, proje parçalara bölünmeli ve kısa zaman dilimlerinde yapılmalıdır. (bkz. Tablo 1)

 

Zaman Çizelgesi

1. ay

 

 

 

2. ay

 

 

 

3. ay

 

 

 

4. ay

 

 

 

5. ay

 

 

 

6. ay

 

 

 

Proje hazırlık

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Üst yönetimin bilgilendirilmesi

 

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Proje ekibinin oluşturulması ve birimlere duyurulması

 

 

 

 

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Envanterlerin yapılması

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dosya tasnif sisteminin hazırlanması

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Saklama planlarının yapılması

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Transfer işlemleri

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Depoların hazırlanması

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilgisayar sisteminin kurulması

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dosya tasnif sisteminin hayata geçirilmesi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Yönetmeliklerin hazırlanması

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sistemin test edilmesi ve aksaklıkların giderilmesi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Eğitim çalışmaları

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Tablo 1 – Proje Takvimi ( Not: X işaretli işlemler bir günlük işleri gösterir) 

 

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.