Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Arşiv Prosedürü

 

AMAÇ : Genel Müdürlük ve Şubelerimizin hizmet ve faaliyetleri sonucu oluşan arşiv malzemesinin;

  • Yasalara ve genel mevzuata uygun, emniyetli, kolay erişilebilir şekilde saklanmasını
  • Genel arşive belge kabul, yerleştirme ve talep anında belge alınmasını
  • Saklanmasına gerek kalmayan her türlü belge ve evrakın belirlenerek mevzuatın öngördüğü en verimli şekilde ayıklanmasını ve imhasını sağlayıcı kural ve esasları belirlemektir.


KAPSAM :
İnşaat Emlak, Sosyal ve İdari İşler Bölümü, Tüm Şubeler ve Genel Müdürlük Bölümleri

DOKÜMAN :

  • AR-09 Arşivlenecek Evrak Listesi
  • AR-10 Arşiv Yeri Kullanım Listesi
  • AR-11 Arşiv Kayıt Form-u
  • AR-12 Arşiv Evrak talep ve Takip Formu
  • AR-13 Evrak İmha Formu


TANIM :

İstanbul Arşivi : Genel Müdürlük ve Şubelerde faaliyetlerimizle ilgili, işlemi bitmiş ancak güncelliğini yitirmemiş, gerekli görüldüğünde başvurulacak ve kanunen belirli bir süre saklanması gereken evrakların saklandığı yerdir.

Taşra Arşivi : Şubelerin faaliyetleri sonucu oluşan, işlemi bitmiş ancak güncelliğini yitirmemiş evrakların saklandığı yerdir.

Uygulama :

Arşiv Yerleri ve Kullanan Bölümler:

KURUMA’DA aşağıdaki yerlerde İstanbul Arşiv olarak kullanılan mekanlar bulunmaktadır.

  • Genel Müdürlük
  • Etiler
  • İstanbul Arşivi


Ayrıca Merkez Şube hariç, her şubenin kendi kullanımı için Taşra arşivleri bulunmaktadır. Taşra Arşivinin yetmediği durumlarda o şubeler için de Merkezi Arşiv’lerde yer ayrılacaktır.

Bu arşivlerin diğer bölüm ve şubelerce kullanılması ile ilgili paylaşım AR-10 Arşiv Yeri Kullanım Listesinde gösterilmiştir.

Genel Müdürlük altındaki arşivde yer kısıtlaması olduğundan her bölüm son 1 yıllık arşivini burada tutacak, diğer arşivlik dokümanlarını AR-10 listesinde gösterilen ve kendilerine yer ayrılmış bulunan diğer arşivlere gönderilmesini sağlayacaktır.

Arşivde Saklanması Gereken Evraklar:

Yasal ve yönetsel açıdan serviste veya arşivde belirli sürelerde saklanması gereken evraklarla ilgili süreler AR-09 Arşivlenecek Evrak Listesinde gösterilmiştir.

Sorumluluklar:

  • Arşivlerin kilitli tutulmasından, temizliğinden ve güvenliğinden İnşaat Emlak, Sosyal ve İdari İşler Bölümüne bağlı ‘Arşiv Sorumlusu’ sorumludur. Şubelerde ise bu sorumluluk Operasyon Yönetmen ve yetkililerindedir.
  • Her Bölüm kendi arşiv evraklarının zamanında kutulanmasından ve arşivlenecek şekilde hazırlanmasından sorumludur. Bölüm yöneticisi Bölümünde arşiv ile ilgili personeli tespit eder.
  • Arşiv rafları: bölüm / konu / yıl gösterecek şekilde etiketlenecektir.
  • Merkezi Arşivlerin girişine yerleşim planını gösteren plan koyulacaktır.
  • Arşivdeki evrakların her türlü zararlı etki ve unsurlardan korunması için aşağıdaki önlemlerin alınmasından İnşaat Emlak, Sosyal ve İdari İşler Bölümü, şubelerde ise Şube Operasyon Yönetmenleri ve yetkilileri sorumludur.
  • Yangın çıkma olasılığına karşın yangın söndürme ve yangın ihbar sisteminin belli periyotlarla kontrol edilmesi ve çalışır durumda tutulması,
  • Rutubet, su sızması ve su baskınına karşı önlem alınması,
  • Hırsızlığa karşı kapısının devamlı kilitli tutulmasının sağlanması,
  • Böcek, fare ve haşerelere önlem alınması, gerekiyorsa ilaçlanması,
  • Havalandırma sisteminin elverişli hale getirilmesi,
  • Arşivin toz ve pislikten korunması, ısısının sabit tutulması,
  • Arşivlerde atık kağıt veya gereksiz evrak bulunmamasının sağlanması,


Arşive Evrak Gönderilmesi

  •  Arşive devredilecek evraklar, ilgili birimlerce evrağın üretildiği orijinal düzen içerisinde AR-11 Arşiv Kayıt Formu doldurulup birim yetkilisinin onayı alındıktan sonra listeleriyle birlikte İdari İşlere teslim edilir. Düzenlenen formun bir kopyası arşivdeki “ Arşiv “ dosyasında, 2. Kopyayı ilgili bölümün “Arşiv” dosyasında tutulur.
  • Arşive yerleştirilecek belge kutulanıyorsa mutlaka üzerine ‘Arşivlenecek malzemeyi gönderen Bölüm adı’, ‘arşive gönderiliş yılı’ ve ‘imha edileceği yıl’ bilgileri yazılmalıdır. İmha edilecek yıl bilgisi hesaplanırken: evrakın üretildiği (veya dosyanın kapatıldığı) yıl + Evrak saklama süresi + 1 şeklinde hesap yapılmalıdır.
  • Arşivde yerleşim; belgenin üretildiği yıl, kambiyo ve kredi dosyalarında ise dosyanın kapandığı yıl esas alınarak şube bazında yıl sırasında gerçekleştirilir.


Arşivden Evrak Alınması:

  • Arşivde bulunan evrakın geri alınması için, ilgili Bölüm/Şube tarafından İstanbul arşiv ve Taşra arşiv adreslerinin her ikisinede mail atılarak, isteklerini arşiv yetkililerine bildirirler. Arşiv sorumlusu arşive giderek istenen evrakı arşivden alır ve İdari İşlere getirir. İdari İşlerde evrak teslim edilirken AR-12 Arşiv Evrak Talep ve Takip Formu doldurularak evrağı talep eden kişiye veya evrağı almaya gelen birim kuryesine imzalatılıp evrağın teslimi yapılır.
  • İlgili evrak tekrar arşive iade edilmek istendiğinde daha önce doldurulan ‘Arşiv evrak talep ve takip formu üzerine teslim ile ilgili bilgiler kaydedilir.


Evrak İmha Edilmesi:

  • Arşive gönderilmesi gerekmeyen evrakların tespiti ilgili Bölüm ve Şubelerce yapılır. Bu tip evraklar ilgili Bölümün ve İstanbul Şubelerinin talebi üzerine İnşaat Emlak, Sosyal ve İdari İşler Bölümü personeli tarafından alınır, imha işlemini yapan anlaşmalı firmaya kıyılmak üzere teslim edilir. İstanbul dışı Şubelerde ise talepler İnşaat Emlak Sosyal ve İdari İşler Bölümüne bildirilir. Belli periyotlarda kırtasiye ve matbaa dağıtımı yapan banka aracıyla Genel Müdürlüğe tutanakla gönderilir.
  • Arşive gönderilen belgelerin üzerindeki ‘imha edileceği yıl’ bilgisi arşiv sorumlusu tarafından takip edilir. İmha süresi gelenler arşiv sorumlusu tarafından AR-13 Evrak imha formuna listelenir ve ilgili Bölüm Müdürü’ne onaya gönderilir. Bölüm Müdüründen gelen onaya istinaden (talep gelirse ilgili bölümden de bir kişinin denetiminde) imha işlemi yerine getirilir.
  • İmha işlemi tamamlanınca imha işlemini yapanlar evrak imha formunu imzalarlar. Formun 1 kopyası İdari İşler Arşiv Sorumlusunun dosyasında, 1 kopyası da ilgili Bölümde dosyalanarak kaldırılır.


Saygılarımla
Mehmet KAYA


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.