Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Ankara Ticaret Odası Arşiv Şartnamesi

 

 
 
 
 
 
 
 
SERVİS BÜRO
ve
ARŞİV TARAMA HİZMETİ
İHALESİ
 
 
TEKNİK ŞARTNAME
 
 
 
-- Eylül, 2010 --
1.      SERVİS BÜRO HİZMETİ
1.1.1.                  ATO-TSM (Ankara Ticaret Odası Ticaret Sicil Memurluğu) arşivindeki sicil dosyalarının (çoğunluğu A4, az bir kısmı A5 ve/veya A3 boyutlarında) düzgün tasniflenerek, doküman tarayıcılar ile taranıp bilgisayar ortamına aktarılması, içerik yönetiminin yapılarak ilgili maddelerde belirtilen isterlere göre web tabanlı yazılımların geliştirilmesi, kurum içi ve kurum dışından güvenli ve online olarak belge arama ve görüntüleme hizmetlerinin sağlıklı olarak yapılabilmesi amacıyla bu şartname kapsamındaki hususlar dahilinde sayfa başı maliyetlerle ihale edilmesi,
1.1.2.                  İhaleye teklif verecek istekli FİRMA’ların taranacak evrakların durumlarının görülmesi, tahmini evrak sayısının belirlenmesi çalışması, bu işle alakalı İDARE’nin geliştirilmesini talep ettiği yazılımlar için amaca uygun her türlü analiz ve tasarımlarının yapılması ve işin yapılacağı yerin görülmesiyle ilgili her türlü bilgiyi elde etmiş olması,
1.1.3.                  Evrakların günlük teslim alma tutanaklarının hazırlanması ve işi bitirilmiş evrakların yine tutanakla geri iadesi süreçlerindeki tüm hareketlerin ilgili maddede belirtilen özelliklerde geliştirilecek uygulama ile günlük hareketleriyle birlikte kayıt altına alınması ve raporlanması,
1.1.4.                  Taranmış evraklara yönelik her türlü istatistiki bilginin sağlanması (taranmış/taranmamış sicil dosya numaraları, toplam sayfa sayısı, toplam belge/işlem sayısı, doküman boyutları, günlük tarama kapasitesi vs)
1.1.5.                  Taranmış olan belgelerin ilgili maddelerde belirtilen alanlara göre FİRMA personelleri tarafından indekslenme işleminin doğru yapılması, bilgi tutarlılığı ve kalite kontrolü yapılması, (İndekslenmesi istenilen alanlar ilgili maddede verilmiş olup belge çeşitliliğine göre değişiklik arz eder ise bu türdeki isterler İDARE ve FİRMA personelleri arasında yapılacak rutin toplantılarda netleştirilecek ve FİRMA da bu isterleri önceki pilot çalışma kapsamında taranmış evraklar dahil birlikte güncelleyecektir)
1.1.6.                  İndekslemesi tamamlanmış belgelerin İDARE bünyesindeki veritabanına aktarılması, belge bütünlüğü elektronik damga ile sağlanmış dokümanların dosya sunucusu üzerine aktarılması ve her türlü indeks alanı üzerinden arama ve kalite kontrolünün yapılacağı uygulamanın İDARE ihtiyaçlarına göre geliştirilerek web üzerinden hizmete sunulması,
1.1.7.                  Tarama, indeksleme, kalite kontrol işlemlerinin bir düzene oturmasından sonra ilgili maddelerde belirtilen uygulamaların FİRMA tarafından geliştirilmesiyle sistemin hizmete açılması, Kurum içi ve dışından belge taleplerinin (hangi tür belgelerin hizmete sunulacağı, sayıları, ücretleri, ödeme şekilleri vs İDARE ile FİRMA arasında yapılacak görüşmelerle netleştirilecektir.) standart formlar aracılığı ile güvenli olarak taleplerin web üzerinden alınması, uygun bir web arayüzün kullanıcı yetkisine göre (kişiye özel elektronik imza, mobil imza vs. doğrulama yöntemlerini de kullanarak) geliştirilmesi ve sisteme entegre edilmesi
1.1.8.                  İDARE’nin ilgili FİRMA personeline taranacak belgeler ve işlem tipleri konusunda tanıtıcı kurs vermesi,
1.1.9.                  FİRMA’nın hizmet içeriğinde kullandığı donanım ve yazılımların (kendi geliştireceği yazılımlar ve indeksleme, OCR, kalite kontrol uygulamaları vs dahil) kullanımı ile ilgili Ankara Ticaret Odası personellerine kurs vermesi,
1.1.10.              İlgili maddede belirtilen ve İDARE’nin elindeki yazılım ürünlerinin (veri tabanı, portal, içerik yönetim vs.) en güncel versiyonlarına göre sürüm yükseltmelerinin yapılarak İDARE adına lisanslanması ve yazılımların bu ürünlere göre geliştirilmesi, 
1.1.11.              İDARE nin daha önceden yapmış olduğu servis büro hizmeti pilot çalışması kapsamında taranmış belgelerin bu şartname kapsamında belirtilen yeni isterlere göre eksik indeks bilgilerinin tamamlanması veya yeniden indekslenmesi, gereği halinde belgelerin yeniden taranması,
1.1.12.              Sözleşme imzalanmasından sonra, FİRMA farklı amaçlar için (web hizmetleri, e-posta hizmetleri, veri aktarımları, tarama hizmetlerine yönelik child domain uygulamaları vs) güvenli ve şifreli işlem yapılabilmesi amacıyla uluslararası sertifika sağlayıcısı olan VeriSign veya GlobalSign’dan *.atonet.org.tr (tüm atonet.org.tr domain için kullanılmak üzere) etki alanı için en az 5 (beş) yıl geçerli bir wildcard sertifikasının (istenilen sayıda alt domain (child domain) hizmetinde kullanılan) tüm başvuru prosedürlerinin tamamlanarak İDARE adına alınması ve her tür desteğinin verilerek ilgili sunuculara kurulması. İDARE sağlanacak olan bu sertifika ile istediği sayıda hizmeti aynı anda farklı alt alan adları ile güvenli ve şifreli olarak web üzerinden verebilmelidir. (Örn: https://tarama.atonet.org.tr, https://tsmarsiv.atonet.org.tr, https://xyz.atonet.org.tr vs.)
1.1.13.              Bu şartname kapsamında belirtilmiş tüm isterlerin FİRMA tarafından karşılanması adımlarından oluşmaktadır.
 
1.2.1.                  FİRMA belirlenen süre içerisinde istenen işleri tamamlamakla sorumludur.
1.2.2.                  Günlük iş kapasite hesapları detaylı olarak FİRMA proje planında belirtilecektir.
1.2.3.                  Dokümanlar multi-page TIFF formatında taranarak orijinal halde muhafaza edilecek ve searchable PDF (içerisinden karakter aranabilir özellikte) formatına single page ve/veya multipage PDF olarak dönüştürülecektir. Bu durum İDARE ile FİRMA arasında sonradan netleştirilecektir.
1.2.4.                  FİRMA, taradığı her belgenin arka planına; yazı karakterlerini ve dolayısıyla okunurluğu bozmayacak, ekran çıktılarında görülebilen ancak yazıcı çıktılarında görülemeyen İDARE logosunu filigran (watermark) olarak basacaktır.
1.2.5.                  Taranan belgelere OCR (Optik Karakter Tanıma) işlemi yapılması, belgelerin buna uygun çözünürlükte taranması ve belge okunurluğunun tatmin edici seviyede olması FİRMA sorumluluğundadır. İDARE taranmış belgelerdeki OCR işleminin başarısını yeterli bulmaması durumunda FİRMA söz konusu belgeleri yeniden işleyecek ve/veya tarayacaktır.
1.2.6.                  Kullanılacak veya bu iş için geliştirilecek OCR motoru İDARE personelinin ihtiyaç duyabileceği standart dosya dönüştürme formatlarını da destekleyecek şekilde kurum içi network sistemi üzerinden her hangi bir kullanıcı sınırlaması olmaksızın İDARE personelinin de kullanabilmesi sağlanacak,  gerekli lisanslaması İDARE adına yapılacak, her türlü kurulum, bakım ve yetkilendirilmesi FİRMA tarafından sağlanacaktır.
1.2.7.                  Taranmış belgelerin belge bütünlüğünün sağlanabilmesi için İDARE bünyesinde bulunan Merkezi Elektronik Damgalama Sunucusu ile elektronik olarak damgalandıktan sonra saklanmalıdır. FİRMA bu konuda gerekli entegrasyonu sağlayacak ve işlemi biten, İDARE kalite kontrolünden geçen ve elektronik ortamda onayı alınan her dokümanın otomatikman bu işlemden geçirilerek istenen ortamda saklanmasını sağlayacaktır.
1.2.8.                  FİRMA, işlemi tamamlanmış ve dijital sisteme atılmış dokümanların kurum dışına gönderilmesi veya dışarıdan yetkili kullanıcılar tarafından talep edilmesi durumunda; İDARE adına yetkili ESHS (Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı) den nitelikli sertifika alınması konusunda İDARE ye her türlü danışmanlığı sağlayacak ve dışarı giden dokümanların nitelikli imza ile gönderilmesi için yeniden imzalanmasını sağlayacaktır.
1.2.9.                  Belgelerin bulunduğu dosyalar içindeki işlem grupları için indeksleme kriterleri İDARE nin ilgili maddede belirttiği şekilde yapılacaktır. İDARE projenin sağlıklı yürütülmesi için geçmişe yönelik belge tiplerindeki değişikliklere göre indeks alan ve sayısında değişiklik yapabilir.
1.2.10.              Tarama işlemi sırasında belgeler üzerinde gerektiği takdirde görüntü iyileştirme işlemi uygulanacaktır. Bu işlem sonucunda en az orijinal belge kalitesinde çıktı alınacaktır. FİRMA teklifinde bu konuyla ilgili gerekli açıklamalarını yapacaktır.
1.2.11.              FİRMA, yapılan hizmetlerin kullanılmasına yönelik İDARE nin talep etmiş olduğu ilgili maddelerde isterlerin verildiği yazılımları değişiklik talepleriyle birlikte istenen ortamda geliştirecek ve gerekli kurulumlarını yapacaktır.
1.2.12.              FİRMA, bu şartname kapsamında belirtilen ihtiyaçlara uygun her türlü donamı temin edip kuracaktır. Bu iş kapsamında ihtiyaç duyulacak üçüncü parti yazılımların (OCR, imaj işleme araçları vs) kurulumu, lisansı ve güncellenmesi FİRMA’ya aittir.
1.2.13.              Firma teklif ettiği ürün ve yazılımların kullanımı için yeterli eğitimleri İDARE personeline verecektir.
 
1.3.1.                  Servis Büro Hizmeti verilirken kullanılacak teknolojiler insan hatasını asgari seviyede tutabilecek ve iş akışı içinde tarama, görüntü iyileştirme, optik karakter tanıma, kalite kontrolü işlemlerini otomatik yapabilecektir.
1.3.2.                  Servis Büro Hizmeti TSE 13298 standartlarına uygun olarak yapılmalı ve ilerde geliştirilmesi düşünülen EDYS ve Oda Otomasyon uygulamalarında sağlıklı kullanılabilmeleri için tekrar taranmaya ihtiyaç duymamalıdır.
1.3.3.                  Teklif verecek istekli FİRMA, ISO 9001:2000 Toplam Kalite Yönetim Sertifikasına sahip olmalı ve teklif dosyasında sunmalıdır.
1.3.4.                  Teklif verecek istekli FİRMA, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sertifikasına sahip olmalı ve teklif dosyasında sunmalıdır.
1.3.5.                  Teklif verecek istekli FİRMA, son 3 (üç) yılda yapmış olduğu servis büro hizmetleriyle alakalı toplam en az 15.000.000 (onbeşmilyon) adet sayfa tarama ve indeksleme işine ait en az 3 (üç) ayrı iş bitirme belgesini teklifinde sunacaktır.
1.3.6.                  Proje süresi bitse, iş tamamen teslim alınsa dahi, daha sonra tespit edilen %2’nin üstündeki hatalı işlerin yeniden yapılması FİRMA sorumluluğundadır.
1.3.7.                  Servis Büro Hizmeti kapsamındaki işin Kesin Kabulünden sonra tespit edilecek taranmış belgelerdeki hataların veya eksikliklerin düzeltilmesi 2 (iki) yıl süre ile FİRMA garantisi altındadır. FİRMA tespit edilmiş bu hataları ve eksiklikleri gerekli ekipmanı ve personeli sağlayarak en kısa sürede İDARE bünyesinde giderir ve herhangi bir ücret talep edemez.
1.3.8.                  Servis büro hizmeti süresince FİRMA’dan kaynaklanan hasar ve sorunları gidermek FİRMA’nın yükümlülüğündedir.
1.3.9.                  Servis Büro Hizmetinde yer alacak tüm sistemlerin her türlü nakliye ve hammaliye masrafları FİRMA’ya aittir.
1.3.10.              Servis Büro Hizmetinin verileceği yer İDARE tarafından sağlanacaktır.
1.3.11.              Servis Büro Hizmetleri için gerekli elektrik enerji ve internet erişimi (sadece yetkili personel için) İDARE tarafından sağlanacak, diğer tüm ihtiyaç duyulan demirbaş (masa, sandalye, bilgisayar, tarayıcı, dolap, dosya rafları, tasnif araç ve gereçleri vs) ve diğer bileşenler FİRMA tarafından sağlanacaktır.
1.3.12.              Servis Büro Hizmetinin verileceği yerdeki tüm gerekli elektrik ve network bağlantıları İDARE teknisyenlerinin gözetimi altında FİRMA tarafından kablo kanalları içerisinde ve düzgün bir şekilde yapılacaktır.
1.3.13.              FİRMA, çalışma yerinin düzeni ve oturma planını İDARE’ nin onayı ile belirleyecek, ortalıkta herhangi bir dosya, kablo karmaşası, kağıt vs çöp olmayacak, dosya raf sistemleri uygun noktalara yerleştirilecek, personeller için gerekli dolap, çekmece vs büro malzemeleri ve masaları çalışma düzenini engellemeyecek şekilde yerleştirilecek ve çalışma ortamı düzenine azami itina gösterilecektir. İDARE çalışma düzeni ve yerleşim planı konusunda beğenmediği hususları FİRMA’ ya bildirecek ve FİRMA’ da en kısa sürede yeni çalışma düzenini ve tertibi konusundaki değişiklik isterlerine riayet edecektir.
1.3.14.              FİRMA, yapacağı hizmetler için burada belirtilmemiş ihtiyaçları teklifinde belirtecektir. İDARE bu talepleri kabul edip etmemekte serbesttir.
1.3.15.              FİRMA, projede çalıştıracağı personellerinin her türlü yemek, içmek, ulaşım vb. giderlerini sağlayacaktır.
1.3.16.              FİRMA, bu işte çalıştıracağı elemanların sayısını, iş tecrübesini, aldıkları eğitimleri, daha önce hangi projelerde çalıştıklarını bildirecek, adli sicil temiz kağıtlarını, İDARE tarafından onaylanmış fotoğraflı yaka kartları, sözleşme imzalanmasından sonra 15 (onbeş) işgünü içerisinde İDARE ye eksiksiz teslim edilecektir.
1.3.17.              İDARE, FİRMA’nın belirlediği personellerine kendi yapacağı güvenlik soruşturması olumlu olanların bu projede çalışmasına izin verecektir. Onay verilmeyen personel çalışma sahasına alınmayacaktır.
1.3.18.              FİRMA, teslim aldığı dosyaları, belgeleri ve bilgileri yazılı ve elektronik ortam dahil kesinlikle İDARE binası dışına çıkarmayacak ve iletmeyecektir. Kurumun gizlilik ilkelerine uyacaktır.
1.3.19.              FİRMA, teklif edilen teknolojilerin, İDARE’ nin gelecekteki ihtiyaçlarına da cevap vermesi gereken açık, ölçeklenebilir, genişleyebilen mimari yapıda bir çözüm olmasına önem verecek, detaylı açıklama yapacaktır.
1.3.20.              Servis Büro Hizmeti esnasında ya da donanım kurulumu sırasında, içeri ve dışarı hammaliye sırasında bozulan ya da hasar verilen bina, donanım vb. her işlemden ve düzeltilmesinden FİRMA sorumlu olacaktır.
1.3.21.              FİRMA, belgelerin teslim alınması ve içeriği ile ilgili olarak 2 nüsha halinde günlük listeler oluşturacak ve bir kopyasını İDARE’ye verecektir. Her teslim alınan klasör ve belge sayısı tarih ve saati ile belgelenecek ve mesai bitiminde İDARE’ye eksiksiz teslim edilecektir. İDARE gerektiğinde anlık sorgularla yapılan veya taranan belgelerin mahiyeti hakkında güncel verilerin raporlarına ulaşabilmelidir.
1.3.22.              İDARE taranmış klasörlerdeki belgelerde zaman içerisinde değişiklikler olduğunda veya yeni belge eklenmesi durumlarında FİRMA’dan değişikliklerin yapılmasını talep edebilir. FİRMA değişikliğe uğrayan belgeleri yeni belge olarak algılayacak ve tarayıp indeks alanlarıyla birlikte güncelleyecek veya yeni belge ise sisteme ilave edecektir. Bu belgelerin kayıtları güncel olarak İDARE ye raporlanacaktır.
1.3.23.              İDARE işlem görmekte olan bir klasörü FİRMA’dan o an için isteyebilir. FİRMA klasörün eksiksiz olarak teslimi için azami özeni gösterecek ve daha sonra işleme alınması için ivedilikle klasörü İDARE’ye eksiksiz teslim edecektir.
1.3.24.              Aynı klasör içerisinde birbirinin aynı olan belgelerin bulunması durumunda (farklı zamanlarda verilmiş belgeler vb.) FİRMA her iki veya daha fazla sayıda aynı olan belgeleri tarayacak, konu hakkında İDARE’yi bilgilendirecek ve hangi belgenin önceliği olduğu İDARE tarafından belirlendikten sonra indekslemeyi buna göre yapacaktır.
1.3.25.              İşlemi biten belgeler İDARE tarafından gün bazında rastgele seçilmiş belge örnekleriyle kontrol edilecektir. İDARE tarafından yapılan kontrollerde; hatalı taranmış, görüntü kalitesi düzgün olmayan belgeler ve/veya hatalı indekslenmiş bilgiler, teslim edilen işin %2 (yüzdeiki) ve üzerinde olursa, o gün için taranması ve indekslenmesi yapılan tüm belgeler FİRMA tarafından yeniden taranacak ve indekslenecektir.
1.3.26.              FİRMA, belgelere zarar gelmemesi için her türlü önlemi almış olmalıdır. Bu konudaki önlemlerini detaylı olarak teklifinde belirtecektir.
 
1.4.1.1.              FİRMA, kurulan sistemin hızı, güvenilirliği ve kalitesinden sorumlu olacaktır ve proje süresince İDARE ile paralel çalışacaktır.
1.4.1.2.              FİRMA, çalıştırdığı personelinin giriş-çıkış bilgilerini tutacaktır.
1.4.1.3.              FİRMA, personeli hiçbir şekilde İDARE hizmet alanlarına geçmeyecektir.
1.4.1.4.              FİRMA, kurulan sistemin iyileştirilmesi yönünde önerilerde bulunacak veya İDARE tarafından işin mahiyetine etki edebilecek hususlara riayet gösterecek ve uygulamaya sokacaktır.
1.4.1.5.              FİRMA, yapılan işler ve değişiklikler hakkında kendi personelini sürekli bilgilendirecektir.
1.4.1.6.              FİRMA, proje grubu yöneticisi en az 4 (dört) yıllık fakülte mezunu, bilişim sistemlerinde, sistem çözümleme, tasarım, yazılım geliştirme ve yöneticilik konularında yeterli bilgiye sahip, en az 5 (beş) yıl proje yönetim deneyimine sahip uzman bir kişi olması ve proje tamamlanana kadar değişmemesi tercih sebebi olacaktır.
1.4.1.7.              Proje yöneticisi, proje faaliyetlerini ve proje takvimini güncel tutacak ve istendiğinde İDARE’ye rapor olarak sunacaktır.
1.4.1.8.              FİRMA, projede çalıştıracağı kişilerin geçerli nedenlerle ayrılması durumunda yerlerine gelecek kişilerin en az ayrılanlar kadar bilgi ve deneyim sahibi olmasından sorumlu olacak ve tüm personel değişikliklerinde İDARE’nin onayını alacaktır.
1.4.1.9.              FİRMA, personelin izin, hastalık, işten ayrılma vb. durumlarına karşı gerekli önlemleri alarak proje planını bu nedenlerle aksatmayacaktır.
1.4.1.10.          FİRMA, çalışma ortamında sigara içilmesi, her türlü katı ve sıvı gıda maddesi bulundurulmamasına azami özen gösterecek, bu gibi ihtiyaçlar için ayrı bir alan kullanılmasını sağlayacaktır.
1.4.1.11.          FİRMA personeli İDARE nin belirlediği güvenlik kurallarına uyacaktır.
1.4.1.12.          Çalışacak personelin iş tanımları belirlenecek, kesintisiz iş üretimi sağlanacaktır.
1.4.1.13.          Hizmetin sorunsuz ve kesintisiz olmasını sağlamak FİRMA sorumluluğunda olacaktır.
1.4.1.14.          FİRMA ve İDARE yetkilileri gereği halinde haftanın son iş günlerinde bir araya gelerek değerlendirme yapacaktır.
 
1.4.2.1.                  İDARE bu iş için ilgili birim personellerinden ve yöneticilerinden oluşan bir proje grubu oluşturacaktır.
1.4.2.2.                  İDARE, firmanın iş planında belirttiği sayıdaki belgeleri günlük olarak zimmet karşılığı FİRMA proje sorumlusuna teslim edecek, işlemi biten dosyalar ve içerisindeki belgeler verildiği sırada, hasarsız ve eksiksiz olarak zimmet karşılığı İDARE proje sorumlusu bilgisi dahilinde zimmetle iade edilecektir.
1.4.2.3.                  Projenin aksamadan yürümesini sağlamak için İDARE ve FİRMA yetkilileri ayda bir kez değerlendirme toplantısı yapacaktır. Gerekli önlem ve iyileştirmeler bu ekibin onayı ile yapılacaktır. FİRMA toplantıda alınan tüm kararlara uyacaktır. Gerekli görülmesi halinde bu toplantılar ihtiyaç anında da yapılabilecektir.
 
1.5.1.1.                  FİRMA, İDARE arşiv personelinden günlük olarak taranmak üzere dosyaları zimmet tutanağı karşılığı teslim alacaktır.
1.5.1.2.                  Herhangi bir sebeple FİRMA personeli İDARE arşivine girmeyecek ve arşiv içerisinde çalışma yapmayacaktır.
1.5.1.3.                  Zimmet tutanakları günlük olarak FİRMA tarafından bu amaç için geliştirilecek ve İDARE personelinin de ortak olarak kullanabileceği web tabanlı bir uygulama aracılığı İDARE veritabanını üzerinde tutulacak,  çıktılar yetkili taraflarca imza dilerek 2 (iki) nüsha halinde taraflarca saklanacaktır.
1.5.1.4.                  FİRMA belgelerin teslimi ve iadesi ile ilgili olarak geliştireceği uygulamayı İDARE ile ortak kullanım için gerekli kullanıcı giriş ve yetkilendirmesini sağlayacaktır.
1.5.1.5.                  Uygulamada günlük teslim edilen dosyalar sicil numarası ve unvanına göre sırasıyla çekilerek listeler oluşturulacak ve günlük tarama yapılacak, istenen günlük dosya sayısı girildiğinde sistemdeki uygun aralıktaki siciller ve unvanlar otomatik olarak çekilerek listelenecektir. Bu konuda İDARE mevcuttaki veri tabanındaki unvan ve sicil bilgilerine sadece sorgulama amacıyla erişilmesi konusunda FİRMA ya gerekli izinleri verecek veya offline listeler üzerinden çalışılacaktır. Bu durum FİRMA ve İDARE personeli ile daha sonradan netleştirilecektir.
1.5.1.6.                  İDARE personeli belirli aralıklarda taranmış dosyalar üzerine eklenmiş yeni belgelerin de günlükler halinde işlenmesi için aynı uygulama üzerinden benzer günlük tutanakları oluşturabilmelidir. FİRMA gelen günlükleri aynı sıra ve düzende işleyecek ve önceki kayıtlarla birleştirme ve güncelleştirme işlemlerini yaparak dosya içeriğinin güncelliğini sağlayacaktır. Günlüklerin hangi süre aralıklarıyla verileceği daha sonradan İDARE ve FİRMA yetkilileri tarafından netleştirilecektir.
1.5.1.7.                  Teslim tutanaklarındaki sicil ve unvan bilgileri indeksleme alanlarında kullanılmayacak, dosya içeriğindeki taranan evraklar esas alınacaktır. FİRMA tutanak listeleri ile dosya içeriğindeki tutarsızlıkları veya hatalı kayıtları İDARE’ye bilgi olarak sunacaktır.
1.5.1.8.                  Tarama için teslim alınan dosyalar, FİRMA tarafından kendi çalışma alanındaki dosya ayırma bölümündeki raflara yerleştirilecektir.
1.5.1.9.                  Yine taranmış dosyalar İDARE’ye teslim edilmek üzere FİRMA tarafından çalışma alanındaki dosya teslim bölümündeki raflara düzgün ve sırasıyla yerleştirilecektir. Tüm raf sisteminden ve olası dosya düzeninden FİRMA sorumlu olacak ve herhangi bir sebeple dosya ve içeriği birbirine karışmayacaktır.
 
1.5.2.1.                  Dosyadaki belgeler üzerindeki tüm iğne, ataç vb. malzeme alınacak, kıvrık köşeler düzeltilecektir.
1.5.2.2.                  İDARE’den teslim alınan dosyalar işlem gruplarına göre ayrıştırılacak, tarihsel sıraya sokulacak, sayfa sırası hatalı olanlar düzeltilerek taranmaya uygun hale getirilecektir.
1.5.2.3.                  Tarayıcıya giremeyecek derecede hasarlı belgeler fotokopi ya da flatbed tarayıcı ile taranıp kağıt ortamında bastırılarak tarayıcıya bu şekilde gönderilmelidir. Dosya toplama esnasında hem orijinal belge ve hem de fotokopisi dosyalanacaktır,
1.5.2.4.                  İşlem grupları içindeki sayfalar; gerekiyorsa İDARE’nin verdiği eğitimler doğrultusunda sıralanacak, hatta tüm dosya içindeki belgeler tek tek kontrol edilerek araya karışmış sayfalar ilgili işlem grubu içine konulacaktır.
1.5.2.5.                  Kurulacak sistem otomatik barkod ya da özel ayıraç belgeleriyle doküman gruplamaya imkan sağlamalıdır. Ancak taranan ayıraç kağıtlar hak edişte dikkate alınmayacak ve toplamda istenen belge adedi olarak görülmeyecektir.
1.5.2.6.                  Dosya tasniflenmesi tarama kısmından ayrı olmalıdır.
1.5.2.7.                  Her bir dosya ayırma elemanının masası diğer elemanın masasından fiziksel olarak ayrı olmalı ve evrakların diğer dosyalar içine karışması engellenmelidir.
1.5.2.8.                  Çalışma haricindeki zamanlarda açıkta dosya bulunmaması ve raf kapaklarının kilitli tutulmasına önem verilecektir.
1.5.2.9.                  Bir dosya içerisinde diğer bir dosyanın evraklarının karışmış olması durumunda FİRMA personeli İDARE yetkililerine konuyla hakkında bilgi vermek suretiyle ilgili belgeleri birbirinden ayrıştıracaktır.
1.5.2.10.              FİRMA herhangi bir sebeple dosya karışması, belge deformasyonu ve kayıplarının yaşanmaması için gerekli düzeni sağlamakla sorumludur.
 
1.5.3.1.                  Kurulacak evrak tarama sistemi yüksek hızlı ve performanslı olmalı, görüntü iyileştirme, temizleme, yeniden yapılandırma (Siyah kenar, gölge, anlamsız nokta temizleme ve eğik taramayı otomatik düzeltme) özelliklerini ihtiva etmelidir.
1.5.3.2.                  Sistem farklı karakterdeki belgeler için her defasında operatör ayarı yapılmasına ihtiyaç duymamalıdır. Ancak çok uç değerler geldiğinde operatör müdahalesi gerekli olmalıdır.
1.5.3.3.                  Sistem parlaklık ve kontrast ayarlarını düzeltebilme yeteneğine sahip olmalıdır.
1.5.3.4.                  Sistem yapılan işler için her türlü istatistik bilgiyi istendiğinde anlık olarak raporlayabilmelidir.
1.5.3.5.                  Taranan belgelerin durumu;
1.5.3.5.1.Her bir belge multi-page TIFF formatında taranacak ve orijinal olarak saklanacaktır.
1.5.3.5.2.İDARE logosu filigran(watermark) olarak basıldıktan ve belge bütünlüğü için elektronik olarak damgalandıktan sonra orijinal TIFF dosya ile benzer isimde searchable PDF formatında multipage ve/veya singlepage olarak ayrıca saklanacaktır.
1.5.3.5.3.Taranan görüntüler dokümanın orijinal boyutuyla aynı olacaktır.
1.5.3.5.4.Taranan dosyalardaki okunabilirlik orijinal belgeden daha iyi olmalıdır.
1.5.3.5.5.Tüm belgeler ilgili sicil numarasıyla bağlantılı olarak aynı işlem grubu altında ilişkisel bağlantı kurularak benzersiz ve tekil numaralandırma suretiyle saklanmalıdır.
1.5.3.6.                  Dosya büyüklükleri en rahat okunabilir halde en az boyutta olmalıdır. Bunu sağlamak için belge karakterine göre siyah-beyaz tarama yapılabileceği gibi, bazı belgeler 256 gri tonlamalı taranabilmelidir..
1.5.3.7.                  Belge kağıt varyasyonu kaliteli görüntü ve OCR başarısını arttırmak amacı ile en az 300 dpi yoğunlukta taranacaktır. İDARE, OCR başarısını dolayısıyla okunurluluğunu yetersiz bulması durumunda yoğunluk değiştirmeyi talep edebilir. Bu durumda ilgili belgeler yeniden OCR işlemine tabi tutulacaktır.
1.5.3.8.                  Taranan dosyalar dosya sunucusu üzerinde Servis Büro Hizmeti için ayrılmış havuzda ilgili gün tarihli klasör içerinde, sicil numarasına göre ayrı klasörlerde, istenen dosya formatlarında tekil dosya isimleriyle kayıpsız sıkıştırma formatlarında atılacaktır. FİRMA kayıpsız dosya sıkıştırması ve başarısı konusunda teklifinde hangi sıkıştırma yöntemi ve teknolojisini kullanacağını belirtecektir.
1.5.3.9.                  İDARE kalite kontrolünden geçmiş ve onaylanmış belgeler, ilgili indeks alanlarıyla ilişkili olarak kurum portal yapısı üzerinden geliştirilecek web tabanlı uygulama aracılığı ile tüm indeks alanlarından aranabilecek halde otomatik olarak yayınlanabilmelidir.
 
1.5.4.1.                  Havuzdan bir dosya seçilerek indeksleme işlemine başlanacaktır.
1.5.4.2.                  Taranan her dosyaya ait genel firma bilgilerinin güncel olarak tutulacağı firma üst indeks bilgi alanları olacaktır. Bu indeks alanları en son taranan belge içeriğindeki bilgilere göre (günlükler dahil) sürekli güncellenerek tutulacaktır. Bu indeks alanları dosya içeriğindeki belge sayısından bağımsız olarak her firma için mutlaka tutulması gereken alanlar olup en son güncel indeks bilgilerinden otomatik olarak da güncellenebilir. İDARE kalite kontrol ve arama işlemlerinde öncelikli olarak kullanacağı, aşağıda muhtemel isimleri belirtilmiş ve detayları sonraki maddelerde açıklanmış bu genel indeks alanları üzerinde değişiklik talebinde bulunabilir.
1.5.4.2.1.Taranmış dosyaya ait istatistik bilgileri
1.5.4.2.1.1.                      Toplam sayfa sayısı
1.5.4.2.1.2.                      Toplam Belge Tipi Sayısı
1.5.4.2.1.3.                      Toplam İşlem Tipi Sayısı
1.5.4.2.1.4.                      Her bir işlem tipi içeriğindeki belge sayısı anlık olarak firma bazında görülebilmedir.
1.5.4.2.2.Güncel Firma Unvanı (Unvan değişimlerine linklenecek)
1.5.4.2.3.Firma Sicil Numarası
1.5.4.2.4.Tescil Tarihi
1.5.4.2.5.Firma Tipi
1.5.4.2.6.Firma Durumu
1.5.4.2.7.Merkez/Şube Bilgisi
1.5.4.2.8.Güncel Sermayesi
1.5.4.2.9.Firmanın süresi
1.5.4.2.10.            Takyidatlar
1.5.4.2.11.            Güncel Vergi Dairesi ve Numarası
1.5.4.2.12.            Güncel Firma Adresi (Adres değişimlerine linklenecek)
1.5.4.2.13.            Güncel İletişim Bilgileri (Tel, Faks, e-mail, web vs)
1.5.4.2.14.            Güncel Firma Yetkilileri (detay kişi bilgilerine linklenecek)
1.5.4.2.15.            Güncel Firma Ortakları (detay kişi bilgilerine linklenecek)
1.5.4.2.16.            Taranacak her bir sayfa, belge tipi dikkate alınarak tasniflenecek ve bağlı bulunduğu belge grubu içerisinde tarihsel sırada taranacaktır. Aşağıda belirtilen indeks alanlarına uygun olarak (İDARE bu indeks alanları üzerinde değişiklik talebinde bulunabilir) indekslenecek, ilgili işlem tipi grubuyla ilişkilendirilecek ve ilgili firma sicil numarasına bağlanacaktır.
1.5.4.2.17.            İşlem Tipleri: Bu kısım İDARE tarafından FİRMA personeline verilecek eğitimlerde liste olarak verilecektir.
1.5.4.2.18.            Belge Tipleri: Bu kısım İDARE tarafından FİRMA personeline verilecek eğitimlerde liste olarak verilecektir ve hangi işlem tipine bağlı olduğu anlatılacaktır.
1.5.4.2.19.            Ticaret Sicil Numarası (Firmaya ait tüm sicil numarası değişimleri, değişim tescil tarihi ve eski sicil numarasıyla birlikte tutulmalıdır.)
1.5.4.2.20.            Firma Unvanı (Firmaya ait tüm unvan değişimleri, değişim tescil tarihi ve eski unvanıyla birlikte tutulmalıdır)
1.5.4.2.21.            Firma Tipi (Muhtemel kayıtlı firma türleri aşağıdaki gibi olup İDARE ihtiyaca göre her türlü ilave ve değişiklik talebinde bulunabilir.)
Anonim, Limited, Şahıs, Kollektif, Komandit, Kooperatif, Dernek İktisadi İşletmesi, Vakıf İktisadi İşletmesi, Kamu İktisadi İşletmesi, Yabancı Şirket Şubesi, Donatma İştiraki, İş Ortaklığı vb.
1.5.4.2.22.            Firma Durumu (Muhtemel firma durumları aşağıdaki gibi olup İDARE ihtiyaca göre her türlü ilave ve değişiklik talebinde bulunabilir.)
Faal, Tasfiye Halinde, Tasfiye Kapanış, Terkin (Şahıs Terk), Şube Kapanışı, Merkez Nakli, Resen Terkin, İflas, İflas Kapatma, Konkordato vb.
1.5.4.2.23.            Sermayesi (Firmaya ait tüm sermaye değişimleri, değişim tescil tarihi ve eski sermayesi ile birlikte tutulmalıdır.)
1.5.4.2.24.            Firmanın Süresi: Gün/ay/yıl bazında firmanın faaliyet süresidir.
1.5.4.2.25.            Takyidatlar (Sınırlamalar): Her bir takyidat tarih, dosya numarası, ilgili kurum adı bilgileri ile birlikte tutulmalıdır. (Muhtemel firmaya ilişkin takyidatlar aşağıdaki gibi olup İDARE ihtiyaca göre her türlü ilave ve değişiklik talebinde bulunabilir.)
İflas, Konkordato, Haciz, İhtiyati Tedbir, Rehin vb.
1.5.4.2.26.            Vergi numarası ve dairesi (Kodlu olarak tutulmalıdır.)
1.5.4.2.27.            Adres (İl, İlçe, Semt, Posta kodu şeklinde kodlanarak ayrı hanelerde tutulmalıdır.). İl, ilçe, semt vs bilgiler Mernis Adres Kayıt Sistemi baz alınarak tutulmalıdır.
1.5.4.2.28.            Firma sahipleri: ortak ve yetkilileri için ayrı ayrı tüm şahıs bilgileri (TC kimlik numarası, ad, soyad, baba adı, ana adı, doğum tarihi vs) güncel olarak tutulmalıdır.
FİRMA, ilgili şahıs bilgileri ve TC Kimlik Numarasını sisteme alabilmek için, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri (NVİ), Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS) ile İDARE arasında bilgi alışverişine imkan tanıyan web tabanlı bir sistemi kurum portal yapısı üzerinden online olarak kurmalıdır (İDARE’nin bu konuda Mernis KPS ile devam eden kurum ikili antlaşması mevcuttur).
1.5.4.2.28.1.                  Geliştirilecek olan uygulama standart web tarayıcıları ile (IE, Mozilla, Opera vs) herhangi bir ilave bileşen yüklemeden kullanılabilmelidir.
1.5.4.2.28.2.                  Geliştirilmesi istenen uygulama kurum içi personeli ve indeks operatörleri tarafından eşzamanlı olarak kullanılabilmelidir. Dolayısı ile sisteme giriş ve sorgulama bir kullanıcı doğrulaması gerektirmeli ve yetkisine göre hangi servisleri kullanacağı belirlenebilmeli ve her personel için günlük (log) tutulmalıdır.
1.5.4.2.28.3.                  İDARE’ nin Mernis KPS ile olan anlaşmasındaki tüm web servisleri aktif/pasif olmasına bakılmaksızın sistemde ayrı sekmeler halinde sunulmalı zamanla Mernis taraflı olarak aktif hale gelen hizmetlerin devreye alınması sağlanmalıdır. Mernis KPS tarafından sunulan web servislerinde yapılacak tüm değişim ve ilavelerin sisteme yansıtılması proje süresince FİRMA sorumluluğunda olacaktır.
1.5.4.2.28.4.                  Yapılan tüm sorgular ve MERNİS den çekilen tüm bilgiler, güvenli olarak İDARE’nin mevcuttaki veritabanına tüm alanlarıyla birlikte eklenecektir. İkinci defa aynı sorgulamaya ihtiyaç duyulduğunda öncelikle İDARE veri tabanına bakılacak eğer ilgili kayıt bulunamaz ise Mernis KPS veritabanından sorgulanacaktır. Özellikle kaydın güncel hali istenmesi durumunda ilgili kayıt Mernis KPS den sorgulandıktan sonra İDARE veritabanındaki kaydı ile güncellenecektir.
1.5.4.2.28.5.                  Sorgulama işlemleri toplu veya tek tek yapılsa dahi; FİRMA personeli ve/veya İDARE personeli için, tarih-saat itibarı ile kullanıcı bazlı olarak nereden yapıldığı (iç veritabanı veya KPS gibi) ayrıntılı olarak loglanmalıdır.
1.5.4.2.28.6.                  Yapılan sorgular ve sayıları hakkında istatistiki olarak tarihsel bazda raporlar alınabilmelidir.
1.5.4.2.28.7.                  Hazırlanmış olan bu sistem daha sonrasında taranmış belgelerin aktarılacağı portal yazılımı içerisinden de kullanılabilir olmalıdır. FİRMA bu konuda gerekli veritabanı tablo vs bileşenlerini İDARE’nin kullandığı veritabanı sistemi içerisinde izin verilen şema içerisinde oluşturacak ve verilerini güncel olarak tutacaktır.
1.5.4.3.                  Taranmış belgelerde İDARE nin öngörmesi halinde sayfa ve belge türleri sıralamasında değişiklik yapılabilmelidir.
1.5.4.4.                  Yanlış işlem grubunda yer alan sayfalar yeniden taranmaya ihtiyaç duymadan kolaylıkla diğer belge türleriyle ilişkilendirilebilmeli ve kendi işlem grubuna aktarılabilmelidir.
1.5.4.5.                  Belgeler üzerinde gerekirse görüntü iyileştirme yapılacaktır (Eğiklik düzeltme, kenar siyahlıklarının atılması, tozlu görünüm, yanlış kırpma, çizik ve lekeli görünüm, yetersiz parlaklık, yetersiz kontrast vb.) İyileştirme yeterli gelmez ise tekrar taranmak üzere geri işlem adımına yönlendirilecektir.
1.5.4.6.                  Girilen indeks alanlarının doğru ve tam indekslenip, indekslenmediğinin kontrolü FİRMA tarafından yapılacaktır.
1.5.4.7.                  Girilen indeks alanlarından herhangi birinin boş, yanlış ya da eksik değer içermesi durumunda belge tekrar indekslenecektir.
1.5.4.8.                  İşi biten ve sisteme aktarılan dosyalara İDARE’nin kontrollerinden sonra onay verilecektir.
1.5.4.9.                  Onay verilmiş dosyalar tarihsel sırada sıralanacak ve kırmızı renkli indekslenmiştir damgası uygun bir yerine basılacaktır. Bu durum İDARE ile yapılacak görüşmeler neticesinde netleştirilecektir.
1.5.4.10.              İndekslenmiştir damgası bulunan dosyalar ilgili maddede özellikleri belirtilen yazılımların geliştirilmesi ile portal üzerinden yayınlanmadan önce elektronik olarak damgalanacak ve her bir dokumanın veri bütünlüğü sağlanacaktır.
1.5.4.11.              İDARE taranmış evrakları ve bilgileri kurum dışına internet üzerinden açmadan önce kurum içinde ilgili personellerin kalite kontrolü için açacak, taranmış dosyalar arasında hatalı olduğu tespit edilenler, FİRMA personeli tarafından 7(yedi) işgünü içinde düzeltilecektir.
1.5.4.12.              FİRMA, dosyaların damgalama ve veri bütünlüklerinin korunmasına yönelik İDARE’nin bünyesinde bulunan donanım ve yazılımlar ile gerekli entegrasyonu sağlayacak ve taranmış her belgenin onayı alındıktan sonra sisteme elektronik olarak damgalanmış olarak otomatik aktarımı sağlanacaktır.
1.5.4.13.              FİRMA işe başlamadan, herhangi tarama ve indeksleme işlemi yapmadan ve her hangi bir uygulama yazılımı geliştirmeden önce İDARE ile yapacağı görüşmelere göre; yapılacak işle ilgili analiz raporunu gerekli çizimler ve iş akışlarıyla birlikte oluşturacak ve onaylanmak üzere İDARE’ ye sunacaktır.
1.5.4.14.              İDARE, verilecek hizmetin içeriği ve geliştirilecek uygulamalarla ilgili gerekirse ilave taleplerini veya o ana kadar bir net olarak belirlenememiş hususları FİRMA’ya ek toplantılarda bildirecek ve FİRMA’da bu toplantılarda görüşülen ve mutabakata varılan değişiklik veya ilave talepleri analiz raporlarında revize edecek, İDARE onayı alındıktan sonra yerine getirecektir.
 
1.6.1.                  Sistem bünyesinde veritabanı ve taranmış dosyalar için yedekleme işlemi konusunda FİRMA işe başlamadan önce İDARE’nin mevcut yapısına göre uygun bir yedekleme stratejisi oluşturacaktır.
1.6.2.                  Yedekleme için ayrılan ortamın boyutu DVD ebadına geldiğinde DVD’ye yazılacak ve içerik listesi kağıda basılmış haldeki DVD’lerle birlikte her ayın sonunda İDARE proje sorumlusuna teslim edilecektir.
1.6.3.                  DVD’ye atılmış olan dosyalar İDARE’nin yer göstermesi halinde ilgili havuzda sicil numaralı klasörler içerisine aktarıldıktan sonra yedekleme klasöründen silinecektir. Bu arada online çalışma klasöründeki dosyalar ve veritabanı alanları mevcut yerlerinde muhafaza edilecektir.
1.6.4.                  Online depolama alanından silinmiş olan veriler DVD yedeklerden geri alınarak depolama alanına atılacak ve indeksleri kontrol edilebilecektir.
 
1.7.1.                  İndeksleme bilgisayarlarından onaylanarak online depolama ünitesine geçmiş dosyalar bu birimde işlem gruplarına uygun sırada tekrar toplanacaktır.
1.7.2.                  Toplanan ve işi bitmiş dosyalar İDARE’ye iade edilmek üzere ayrılmış raflara düzenli ve sicil sıralı olarak yerleştirilecektir.
 
1.8.1.                  Teslim raflarındaki dosyalar zimmet tutanağı ile İDARE yetkilisine imza karşılığı teslim edilecektir.
1.8.2.                  Teslim tutanağı 2 (iki) nüsha olup taraflarca imza edilerek saklanacaktır.
 
1.9.   Optik Karakter Tanıma
1.9.1.                  FİRMA taranan her belge için OCR (optik karakter tanıma) işlemi yapacaktır.
1.9.2.                  Klasör takip etme özelliği, klasöre düşen imajları kullanıcı müdahalesi olmadan otomatik olarak OCR işlemine tabi tutma ve belirtilen klasöre yazma özelliği olmalıdır,
1.9.3.                  Önerilen ürün İDARE network sistemi üzerinden herhangi bir yazılım yüklemesi gerektirmeden bir dosya sunucusuna bağlı olarak tüm İDARE personeli tarafından kullanılabilmelidir.
1.9.4.                  İDARE bu iş için elindeki bir sunucuyu (2 x Quad Core CPU) FİRMA personelinin gerekli kurulum ve ayarlarını yapmak üzere tahsis edecektir. FİRMA bu iş için tahsis edilen donanımı yetersiz veya uygun bulmaması veya özel donanım gerektirmesi halinde en az aynı veya daha iyi özelliklerde bir sunucuyu teklif edecektir.
1.9.5.                  İDARE için geliştirilecek yazılımlar ile Optik Karakter Tanıma (OCR) Modülü, tümüyle bütünleşik çalışacak şekilde gerekli entegrasyonu FİRMA tarafından yapılacaktır. FİRMA bu konuda gerekli yazılım geliştirme bileşenlerini (SDK) ve OCR modülü için hangi OCR motorunu kullandığını şartname cevaplarında belirtilmelidir.
1.9.6.                  Teklif edilen OCR yazılımının Türkçe dil ve sözlük desteği bulunmalıdır.
1.9.7.                  Yazılımın sınırsız sayfa OCR kapasitesi olmalıdır
1.9.8.                  Yazılım imajlarını (TIFF, JPG, BMP, GIF vs) DOC, TXT, RTF, HTML, XML, PDF, searchable PDF gibi çıkış formatlarına çevirebilmelidir.
1.9.9.                  Performansı artırmak amaçlı, sunucu kapasitesi en verimli şekilde kullanma ve birden fazla işlemci için iş yükünü paylaştırma özelliği olmalıdır,
1.9.10.              Dokümanların yeniden isimlendirebilmelidir,
1.9.11.              Barkod tanıma özelliği olmalıdır.
1.9.12.              Boş sayfa tanıma özelliği olmalıdır,
1.9.13.              Eğri taranmış sayfaları düzeltme özelliği olmalıdır,
1.9.14.              Tarama iyileştirme ve hata azaltma özelliği olmalıdır,
1.9.15.              Gelişmiş yazılım geliştirme bileşenleri sayesinde sayfa düzenini ve formatını koruma özelliği olmalıdır,
1.9.16.              Çift sayfaları bölebilme özelliği olmalıdır,
1.9.17.              Otomatik olarak üst başlık, alt başlık gibi doküman elemanlarını belirleyebilme özelliği olmalıdır,
1.9.18.              Performansı arttırmak için uygun profil kullanma özelliği olmalıdır,
1.9.19.              Çekilmiş görüntüler üzerinde bulanık görüntü düzeltme, ISO gürültü düzeltme gibi görüntü iyileştirme teknikleri uygulayabilmelidir.
1.9.20.              VB 5.0, 6.0, VB.NET, C#, C++, VB Script, JAVA Script, Borland Delphi, JAVA gibi yazılım geliştirme dillerini desteklemelidir.
1.9.21.              Command Line (CLI: Command Line Interface) ara yüzü olmalıdır,
1.9.22.              Document Structure API desteği sağlamalıdır.
1.9.23.              Windows Search Systems (IFilter) Connector ile Google Search Appliance Connector özelliği olmalıdır,
1.9.24.              Teklif edilen OCR ürünü gelişmiş yazılım geliştirme araçlarıyla birlikte (SDK) herhangi bir kısıtlama (sayfa, kullanıcı, cpu vs) olmaksızın tüm yama ve yeni versiyon güncellemeleri dahil en az 3 (üç) yıl süre ile İDARE adına lisanslanacak ve yerinde tam garanti ve bakım kapsamında olacaktır.
1.9.25.              Garanti süresince tüm bakım ve güncelleştirmeler FİRMA’ya aittir.
 
2.      YAZILIM
2.1.   Hazır Ticari Yazılımların Sürüm Yükseltilmesi (Upgrade)
İDARE tarafından hali hazırda kullanılmakta olan aşağıda isimleri belirtilmiş standart sürüm özelliklerindeki yazılım ürünleri FİRMA tarafından istenen daha üst özelliklerdeki sürümleri için gerekli yükseltme işlemleri yapılacak ve İDARE adına lisanslanacaktır.
2.1.1.     Servis Büro Hizmetleri ve geliştirilecek uygulamalar için;
ØORACLE 11g RAC (Real Application Cluster) Database Std. Edition,
Ø WebLogic Server Standart Edition,
Lisanslı ürünlerinin aşağıda istenen opsiyonları ile birlikte; en az 3 (üç) yıl süre ile her tür bakım ve desteği dahil Enterprise Edition’a yükseltilecek, bu iş için İDARE nin tahsis edeceği; en az 2 adet veritabanı ve en az 2 adet uygulama sunucusu (2 x Quad core CPU/sunucu) için ürünlerin lisanslanarak gerekli tüm kurulum ve devreye alma işlemlerinin FİRMA tarafından yapılacaktır.
         Geçmişe yönelik kullanıcı aktivitelerinin ve istem dışı oluşabilecek kullanıcı hatalarından kaynaklanan sorunların telafi edilebilmesi maksadıyla, Oracle Database Enterprise Edition özelliği olan "Total Recall" özelliğinin kullanımının sağlanması ve geçmişe yönelik veri sorgulamalarının tutarlı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi temin edilmesi ile sunulan çözümde, bu özelliğin birlikte kullanıldığı uygulamaların FİRMA tarafından geliştirilmesi,
         FİRMA, sunduğu çözüm ile teklif ettiği Oracle VTYS ile sunulan FlashBack özelliğini kullanarak, tabloların içerisindeki verilerin belirli bir zaman itibarı ile görülebilmesi, ve sorgu sonuçlarının belirli bir zaman öncesindeki verilerinin o anki halinin görüntülenmesi ve söz konusu özelliklerin sunulan uygulama çözümü içerisinde, tüm servis büro işiyle alakalı veriler için bütünleşik olarak sunulmasının sağlanması,
         Felaket Yönetim Sistemi altyapısını desteklenebilmesi maksadı ile "Oracle Data Guard" ürününün çalıştırılabileceği ortamın FİRMA tarafından İDARE ihtiyaçlarına göre tesisi ve düzenlemelerinin yapılması,
2.1.2.      Portal ve İçerik Yönetimi için;
Ø WebLogic Portal,
Ø Oracle Universal Content Management Standard Edition,
Lisanslı ürünlerinin en az 3 (üç) yıl süre ile her tür bakım ve desteği dahil, Webcenter Suite ürününe yükseltilmesi, bu iş için İDARE’nin tahsis edeceği, en az 2 adet webcenter sunucusu (2 x Quad core CPU/sunucu) için lisanslanacak, gerekli tüm kurulum ve devreye alma işlemleri FİRMA tarafından yapılacaktır.
2.1.3.     FİRMA, yukarıda sözü edilen ürünlerle ilgili aşağıdaki eğitimleri Ankara’da yetkili eğitim merkezlerinde en az 5 (beş) İDARE teknik personeli için alınmasını sağlayacaktır (İDARE eğitimlerin kalitesi, türü süresi konularında sorun yaşaması ve memnun olmaması durumunda, FİRMA ilgili eğitimleri başka bir yetki eğitim merkezinden herhangi bir ilave ücret talep etmeden tekrarlatacaktır.)
vOracle Webcenter Spaces 11g : Build E2.0 Portals and Communities
vOracle Webcenter 11g : Introduction to Custom Applications
vOracle Database 11g : New Features
vOracle Weblogic Server Advanced Administration
vOracle Weblogic Server Administration Essentials
2.1.4.     İhtiyaç durumunda, İDARE’nin ileride verebileceği bir yatay büyüme kararında, bu şartname ile iyileştirilmiş Oracle lisansları, büyümek için ürün sürümü ve konfigürasyon anlamında bir engel teşkil etmesinin FİRMA tarafından sağlanması;
2.1.5.     FİRMA tarafından geliştirilecek uygulamaların, İDARE bünyesinde hali hazırda kullanılmakta olan Oracle Universal Content Management (Oracle UCM) ürünü ile API ya da Web Servisleri (WS) boyutundan entegre edilerek çalıştırılması,
2.1.6.     Kurumun şu ana kadar yaptığı teknolojik ve yönetim yatırımlarının korunması maksadı ile yüklenici FİRMA, sunduğu çözüm hangi teknoloji ile geliştirilmiş olursa olsun, taranmış belgeleri ve ilgili indeks alanlarını, mutlaka İDARE bünyesindeki mevcut teknolojik çözüm bileşenlerini kullanarak (Oracle VTYS, Oracle UCM, Oracle Portal, Weblogic Uygulama Sunucusu) tutacak ve çözümü gerçekleştirecektir.
 
2.2.   Yazılım Geliştirme
FİRMA, İDARE personelinin taranmış dokümanlar üzerinde kalite kontrolünü yapabilmesi amacıyla, tüm istenen indeks alanları üzerinde arama yapabileceği ve ilgili belgeyi anında ekranda görüntüleyeceği bu projede sürüm yükseltilmek suretiyle alınacak olan veritabanı ve içerik yönetim ürünleriyle uyumlu web tabanlı bir arayüz geliştirecektir.
2.2.1.     Geliştirilecek bu arayüz İDARE tarafından hem kalite kontrol hem de hızlı firma doküman arama/tarama işlemlerinde kullanılacağından İDARE bünyesindeki veritabanı, portal ve içerik yönetimi ürünleriyle tam uyumlu olarak İDARE isterlerine göre sıfırdan geliştirilmiş yeni bir uygulama olmalı, hazır bir ticari uygulama kullanımı teklif edilmemelidir.
2.2.2.     Geliştirilecek uygulama standart web tarayıcılarıyla (IE, Mozilla, Opera vs) uyumlu ve esnek bir arayüze sahip olmalıdır.
2.2.3.     Tüm veri trafiği şifreli (SSL encrypted) olarak yapılmalıdır.
2.2.4.     Kullanıcı yönetim arayüzü olmalı ve yetkili kullanıcılar bu arayüz sayesinde kullanıcıları ve yetkilerini yönetebilmelidir.
2.2.5.     Esnek bir ekran tasarımı olmalı tüm bölümler genişletilip daraltılabilmeli ve yapılan değişiklikler kalıcı olarak saklanabilmelidir.
2.2.6.     Kullanıcı doğrulaması (kullanıcı adı-şifre, nitelikli e-imza ve/veya mobil imza desteği) neticesinde yetkisine göre tüm indeks alanları üzerinden arama, görüntüleme, raporlama, geri bildirim (hatalı belgelerde) vs. işlemler yapılabilmelidir.
2.2.7.     Uygulama istenen tüm indeks alanlarından en sık kullanılandan geriye doğru sıralanmış arama alanları olmalıdır.
2.2.8.     Arama yapılan firma ile ilgili en son güncel firma özet bilgileri (sicil no, en son unvan, adres, yetkilileri, ortakları, sermayesi, toplam dosya sayfa sayısı vs) belge ve işlem tipine bağlı olmaksızın istenen yerde ayrı bir bölüm olarak görüntülenebilmeli ve sürükle bırak ile başka bir bölüm yerine taşınabilmelidir. İDARE taranmış firma özet bilgilerinde ve sıralamasında değişiklik talep edebilir.
2.2.9.     Belge ve işlem tiplerine göre tarihsel sırada (kuruluştan günümüze) tüm belge gruplarının linkleri olmalıdır. Aynı isimdeki belgeler tarihsel sırada kendi grupları içinde ağaç yapısında açılıp kapanabilmelidir.
2.2.10.İlgili belge grubu seçildiğinde altındaki belgeler açılmalı, aynı sayfada belge içeriği görüntülenebilmeli ve gerektiğinde kullanıcı yetkisi dahilinde yazıcı çıktısı alınabilmelidir,
2.2.11.Firma üst indeks alanları ile detay bilgi ve belgeleri arasında link kurulmak suretiyle aynı sayfa üzerinden istenen bilgilere hızlıca erişilebilmelidir.
2.2.12.Kullanıcı yetkisine göre firma bilgilerinden arama, belge görüntüleme, yazdırma, indirme (download), mail gönderme, tümünü yazdırma gibi seçenekler sunulmalıdır.
2.2.13.İlgili sicil kaydındaki tüm belgeler gerektiğinde kullanıcı yetkisi dahilinde; belge bazında veya tüm ilgili belgelerle birlikte sıkıştırılmış dosya formatında (zip, rar vs) mail eki olarak gönderilebilmelidir.
2.2.14.İDARE personeli hata tespit ettiği bir belgeyi uygulama üzerinden FİRMA’ya standart açıklama alanları ile (kullanıcı müdahalesi gerektirmeyen hazır seçilebilir ifadelerden seçilebilir olmalıdır. İDARE ihtiyaca göre değişiklik talebinde bulunabilir.) rapor edebilmeli, rapor ettiği belge ile ilgili yapılan işlemlerini görebilmeli, tarihsel ve/veya işlem bazında açıklamalarıyla birlikte raporlayabilmelidir.
2.2.15.Servis Büro Hizmeti kapsamında İDARE’nin bu iş için FİRMA’dan geliştirilmesini talep ettiği tüm yazılımlar;
2.2.15.1.       Analiz, tasarım ve kodlama sürecindeki her adım elektronik dokümantasyonu ile oluşturularak 2 (iki) nüsha halinde onaylanmak üzere İDARE’ye sunulacak,
2.2.15.2.       Yazılım geliştirme ve entegrasyon işlemleri İDARE bünyesinde ve ilgili personellerin bilgisi dahilinde yapılacaktır.
2.2.15.3.       Yazılım kodlama işlemi, açık anlaşılır ve kaynak kodu içerisinde açıklama (comment) satırlarıyla derli toplu olacaktır,
2.2.15.4.       İDARE onayından sonra yapılan ilave ve değişiklikler ayrı versiyonlar olarak saklanacak ve her versiyon değişimleri kayıt altına alınacaktır.
2.2.15.5.       Kullanıcılar için online ve görsel içerikli yardım ekranları olacaktır,
2.2.15.6.       Ekran görüntülerinin yer aldığı detaylı bir kullanıcı kitapçığı en güncel haliyle dokümante edilerek elektronik ve kağıt ortamında 2 (iki) nüsha olarak İDARE’ye verilecektir.
2.2.15.7.       Kullanılan tüm bileşenler (component, api, com object, applet vs.) demo veya deneme (trial) olmayacak, hiçbir süre kısıtlaması ve lisans sorununa sebep olmayacaktır,
2.2.15.8.       İDARE’ nin elindeki sürümü yükseltilmiş ürünlerle ve versiyonlarıyla uyumlu olacak, gerekli kodlama ve entegrasyon bu platformlara (Oracle VTYS, Web Logic Portal ve UCM) göre tasarlanacak ve yapılacaktır,
2.2.15.9.       Kullanıcı eğitimleri verilecektir,
2.2.15.10.   Teknik personeli bilgilendirici eğitimler verilecek, tüm işlemler İDARE teknik personelleri bilgisi dahilinde ve gözetiminde yapılacaktır.
2.2.15.11.   Tüm kaynak kodlar (source code) en güncel haliyle tüm versiyon değişimleri dahil elektronik ortamda İDARE’ ye eksiksiz ve çalışır vaziyette teslim edilecektir.

Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.