Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

ibb - Emlak Yönetimi Daire Başkanlığı Mesken Müdürlüğü

 

T.C.

İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Emlak Yönetimi Daire Başkanlığı Mesken Müdürlüğü

 

GECEKONDU KANUNU VE İMAR AFFI DOSYALARININ TASNİFİ,AYIKLANMASI, NİTELENMESİ (DİZİ PUSULASI), DOKÜMANLARIN SAYISALLAŞTIRILMASI VE KURUM ARŞİVİNİN ELEKTRONİK ARŞİVE DÖNÜŞTÜRÜLMESİ İŞİ

TEKNİK ŞARTNAME

 
HİZMET ALIMI İŞİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
 
1.           İHALENİN KONUSU
Bu projenin amacı, Mesken Müdürlüğü bünyesinde bulunan evrak ve dosyaların arşivcilik standartlarına uygun olarak ayıklama işlemlerinin yapılması, bu evrakın her birinin niteleme bilgilerinin İBB veri tabanına kayıt edilmesini, uygun teknoloji ürünleriyle taranarak İBB Doküman Yönetim Platformuna aktarılmasını, saklama ve geri getirim araçlarının hazırlanmasını, dosya ve kutuların etiketlenmesini, fiziksel olarak adreslenmesini, birim arşivinin elektronik arşive dönüştürülmesini sağlamaktır.
2.           TARAFLAR
Şartname metninde, Mesken Müdürlüğü (İDARE), şartname kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma (YÜKLENİCİ) olarak anılacaktır.
3.           İHALENİN KAPSAMI
3.1) 180.000 adet dosyanın tasnif ve ayıklama yapılmak kaydıyla fiziksel olarak düzenlenmesi ve nitelendirilmesi
3.2) Mesken Müdürlüğünün gerekli gördüğü ilçe belediye arşivlerinde bulunan Mesken Müdürlüğünü ilgilendiren 40.000 dosyanın tasnif ve ayıklama yapılmak kaydıyla fiziksel olarak düzenlenmesi ve nitelendirilmesi,
3.3) 1.690.000 adet evrakın nitelendirilmesi (dizi pusulasının oluşturulması),
3.4) 1.690.000 adet sayfanın taranarak bilgisayar ortamına aktarılması,
3.5) 1.690.000 adet sayfanın etiketlenmesi (barkot içeren),
3.6) 180,000 adet dosyanın etiketlenmesi(barkot içeren),
3.7) 40,000 adet kutunun etiketlenmesi,
3.8) 180,000 adet dosyanın kutulanması,
3.9) 40,000 adet kutunun raflara yerleştirilip adreslenmesi,
4.0) Proje ile ilgili danışmanlık, eğitim ve destek verilmesini içerir.
4.           İHALENİN AMACI
Bu proje; fiziki ortamda bulunan bilgi ve belgeyi elektronik ortamda güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlemeyi, hızlı ve güvenli ulaşımı, bilgi ihtiyacını karşılamada belgeye bağımlılığı azaltmayı ayrıca Kamu hizmetini daha hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesini amaçlar.
5.           GENEL ÖZELLİK VE İSTEKLER
5.1.        Mevzuat (Kanun, Yönetmelik, Yönerge, Genelge, Tebliğ, Tamim vb.):
Bu proje kapsamında Yüklenici tarafından yapılacak işler; mer’i mevzuata uygun olacaktır.
5.2.       Eğitim ve Danışmanlık:
Proje süresince Mesken Müdürlüğü tarafından görevlendirilen yeteri kadar personele, eğitim ve gözetim amacıyla iş süresince konuyla ilgili eğitim verilecektir.
5.3.       Projenin Yürütülmesi ve Kontrolü :
5.3.1.           Bu proje kapsamında projenin işleyişini takip edip kontrolünü sağlayacak Mesken Müdürlüğü tarafından oluşturulan 3 kişilik kontrol teşkilatı ve yüklenici firma tarafından da 2 kişilik bir yürütme kurulu oluşturulacaktır.
5.3.2.           Proje süresince kontrollük teşkilatının belirleyeceği gün ve saatte proje yürütme kurulu yapılan çalışmaları Yüklenicinin hazırladığı faaliyet raporu üzerinden değerlendirmek ve sonraki işleri planlamak üzere toplanacaktır. Alınan kararlar yazılı olarak ihaleyi yapan birimin amirine sunulacak, onaylandıktan sonra dosyasına kaldırılacaktır. Taraflardan birinin başvurusu halinde olağanüstü de toplanılabilecektir.
5.3.3.           Yüklenici firma kontrollük heyetine haftalık iş raporu sunacaktır.
5.3.4.           Yüklenicinin oluşturacağı proje yürütme ekibinde bulunması gereken personel ile ilgili özellikler aşağıda belirtilmiştir:
Çalıştırılacak Personel
İstekli ihale konusu işi yerine getirebilmek için aşağıda miktar ve nitelikleri  belirtilen  asgari sayıdaki personeli iş sırasında idarede çalıştıracaktır.

Ünvan                                           Öğrenim                                                         Adet
Grup Yöneticisi                              a) Lisans                                                               1
Tasnif  Uzmanı                               b) Lisans                                                              2
Tarama Operatörü                         c) Lisans/Ön lisans/Lise                                           3
Harita Mühendisi                            d) Lisans 1
İndeksleme/Niteleme Uzmanı          e) Ön Lisans (Bilgisayar Bölümü Mezunu)                 4

 
(a)Grup Yöneticisi: Üniversitelerin Belge Bilgi Yönetimi / Arşivcilik bölümünden mezun ve daha önce benzer iki projede görev almış personel. Grup Yöneticileri, Yüklenicinin proje kapsamında yapacağı faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayacaktır.
(b) Tasnif Uzmanı: Tasnif uzmanlarından en az 2’si Üniversitelerin Belge Bilgi Yönetimi / Arşivcilik / Kütüphanecilik / Dokümantasyon ve Enformasyon bölümlerinden mezun ve daha önce benzer bir projede görev almış personel.
(c) Tarama Operatörü: Lisans/Ön lisans/Lise mezunu ve daha önce benzer bir projede görev almış personel.
(d) Harita Mühendisi: Lisans ve daha önce benzer bir projede görev almış personel
(e) İndeksleme/Niteleme Uzmanı: indeksleme ve niteleme operatörlerinin en az 4’ü Üniversitelerin Bilgisayar, Belge Bilgi Yönetimi, Arşivcilik, Kütüphanecilik, Dokümantasyon ve Enformasyon bölümlerinin herhangi birinden mezun ve daha önce benzer bir projede görev almış personel.
Ayrıca çalıştırılacak personelin ihale konusu hizmet ile ilgili deneyiminin belgelendirilmesi ve daha önce görev aldığı projelerin tevsik edilmesi açısından ilgili belgelerin (diploma, daha önce çalışmış olduğu proje ile ilgili idareler tarafından verilmiş resmi yazılar vb.) de sözleşme aşamasında sunulması gerekmektedir.
5.4.       Personel Seçimi
Yüklenici proje kapsamında çalıştıracağı personelin savcılıktan sicil kaydını ve CV’lerini Mesken Müdürlüğüne sunacak, Mesken Müdürlüğünün onaylamadığı elemanları değiştirecektir. Ayrıca proje başladıktan sonra performansından memnun kalmadığı elemanları değiştirmesini talep ederse, Yüklenici bu talebi 2 (iki) hafta içinde karşılayacaktır.
5.5.       İş Planı, Zaman Programı ve Cevaplama
5.5.1.           Yüklenici, teklifi ile birlikte sunacağı iş planında bu işlemleri nasıl yapacağını, detaylı bir şekilde açıklamak suretiyle, iş akışı, çalışma yöntemi ile ilgili gerekli bilgileri verecektir.
5.5.2.           İş Planında teknik şartnamenin tüm maddelerine açık, anlaşılır ve yeterli teknik düzeyde tek tek cevap vermek suretiyle, tarifi yapılan işin nasıl ve hangi zaman dilimlerinde yapılacağı belirtilecektir.
5.5.3.           Ayrıca ilgili iş kapsamında hangi donanım ve yazılımları kullanacağını da açıklayacaktır. İstekli, iş planı dosyasına, İdare tarafından kullanılması istenilen makine ve teçhizatlar ile ilgili broşürleri ve açıklayıcı dokümanları ekleyecektir.
5.6. Levazım
5.6.1.           Yüklenici proje süresince ihtiyacı olan kırtasiye ve büro malzemeleri ile doküman tarama ve dizi pusulası çıkartma esnasında, bu işi yapmak için gerekli olan her türlü donanımı temin edecek ve çıkabilecek her türlü bakım, onarım ve teknik desteği kendisi yapacaktır.
5.6.2      Yüklenicinin çalıştıracağı personele, DAYSİS sisteminde konu ile ilgili veri girişi ve düzenleme ile ilgili kullanma imkanı idare tarafından sağlanacaktır.
5.6.3      Dosya/Klasör ( KUTU) kutu Yüklenici tarafından temin edilecektir. Dosya ve
              klasörler neme dayanıklı PVC tip olacaktır.
6.      BİLGİ VE BELGE GÜVENLİĞİ
6.1.                 Mesken Müdürlüğü ve Yüklenici arasında belge alışverişi esnasında tutanak düzenlenecektir.
6.2.                 Mesken Müdürlüğü, Yükleniciye, çalışma planı doğrultusunda taranacak tüm belgeleri dosya olarak teslim edecektir.
6.3.                 İş bitiminde Yüklenici tarafından evraklar Mesken Müdürlüğüne asli düzen içinde ve eksiksiz bir şekilde teslim edilecektir.
6.4.                 Projenin tüm safhalarında silme, ilave vs. gibi dokuman içeriği değiştirecek herhangi bir işlem yapılmayacak, belgenin orijinalliği korunacaktır.
6.5.                 Yüklenici, iş bitiminde çalışmaların bulunduğu kendi sistemindeki tüm verileri, Mesken Müdürlüğü’nün kullanacağı sisteme transfer ettikten sonra yetkililerin huzurunda silecektir.
6.6.                 Yüklenici İdarenin izni olmadan hiçbir şekilde bilgi depolama cihazını tarama işleminin yapılacağı alana sokmayacaktır.
7.      ÖZEL KURAL 
7.1.                 Mesken Müdürlüğü, proje süresince tanımlanan işin kapsamı dâhilinde olmak kaydıyla projeyle ilgili her türlü değişiklik ve ilaveleri talep edebilecektir.
7.2.                 Kontrol teşkilatı denetiminde, proje kapsamındaki iş kalemlerine ait sayılar duruma göre azaltma ve yükseltme yapılmak sureti ile değiştirebilir. Hesaplama, Yüklenici firmanın her bir iş kalemi için teklif ettiği birim fiyatların yapılan iş miktarları ile çarpımı sonucu bulunur ve ödeme buna göre yapılır.
7.3.                 Teknik şartnamede belirtilen işler 240 takvim günü içerisinde tamamlanacaktır.
 
8.      EVRAK VE DOSYALARDAN YARARLANMA
8.1.                 Proje esnasında Yüklenici tarafından üzerinde çalışma yapılan dosyaların ilgili birimler tarafından talep edilmesi durumunda bu dosyaların ödünç verilmesi ile ilgili her türlü yükümlülük ve dosyaların takibi Yükleniciye ait olacaktır. İlgili ödünç dosya kayıtları Yüklenici tarafından tutulacaktır.
8.2.                 Ancak dosyalar Yükleniciye çalışma yapması için tutanakla teslim edilecek yine tutanakla teslim alınacaktır. Tutanakla Yükleniciye teslim edilecek dosyaların kaybolmasından Yüklenici sorumlu olacaktır. Kaybolan her dosya için 1500 TL /(adet dosya) aylık hakediş ödemesinden kesinti yapılacaktır.
9.      TEKNİK UYUŞMAZLIK
Bütün ihale kapsamında Mesken Müdürlüğü ve Yüklenici tarafından ortak karar alınması gereken hususlarda Yüklenici, Mesken Müdürlüğünün isteklerine göre kabul yapılacaktır.
10. TANIMLAR
İdare :                           Mesken Müdürlüğü
Yüklenici:                     Proje kapsamındaki ihale hizmetlerinin yapımı uhdesinde bulunan firma,
Niteleme Bilgileri :       Tarama işlerinde bir evrak/dosya/klasörü tanımlayan ve nerede olduğunu gösteren bilgilerdir. (Dosya adı, no, kodu, işlem yılı, birimi, ilçe, pafta, ada, parsel, referans no, arşiv no, kutu no vb.)
Program / DAYSİS :    Tarama, indeksleme, kalite kontrol ve belge sorgulama işlemlerini ve dosyalara ait niteleme bilgilerinin ilişkilendirilmesi, geri getirim araçlarının hazırlanması ve hizmete sunulmasını sağlayan yazılımlardır.
Evrak :                          Bir konu, olay, hadise, faaliyet ve vaka ile alakalı sayfaların bütünlüğüdür. (Evrak bir sayfa oluşacağı gibi birden fazla sayfadan da oluşabilir.)
Gömlek :                       50 adet A4 sayfasını geçmeyen bir konu, olay, hadise, faaliyet, vaka ile alakalı evrak saklama aracıdır.
Dosya :                         Bir konu, olay, hadise, faaliyet ve vaka ile alakalı evrak bütünlüğüdür. (Dosya bir gömlekten oluşacağı gibi birden fazla klasörden de oluşabilir.)
Klasör (Kutu) :             Çoklu evrakı daha düzenli tutabilmek veya birden fazla dosyayı bir arada tutabilmek amacıyla kullanılan saklama aracıdır. Evrak sayısı artabilecek dosyalar için akordeon tip klasör kullanılacaktır.
Atama Bilgileri :           Bir dosyanın niteleme alanlarından sonra dosyaya sonradan verilen erişim kolaylığı sağlayan bilgilerdir. (Referans no, arşiv no, kutu no, dizi no, dolap no, raf no, bulunduğu yer vb.)
Veritabanı :                  Çalışmalar esnasında elde edilen ve bilgisayar ortamında değerlendirilecek tüm verilerin maksimum güvenliğini, hızını, kapasitesini, mevcut ve gelecekte hazırlanacak yazılımlarla uyum sağlayacak veri saklama ortamıdır.
Zimmet Bilgileri :         Arşiv kayıtlarına giren dosyaların, hizmete sunumu sırasında (veriliş tarihi, iade tarihi, teslim alan kişi, teslim eden kişi, v.b.) takibi amacıyla kaydedilen bilgilerdir.
Aidiyet Bilgileri :          Dosyanın ait olduğu birim ve alt birimlerle ilgili bilgilerdir.
TIFF :                          Dijital görüntünün bilgisayara kaydedilmesi esnasında kullanılan, tercihe bağlı olarak değişik tipte sıkıştırma seçeneklerine imkân sağlayan bir resim formatıdır.
DPI :                             Dijital bir belge görüntüsünde, yaklaşık olarak 6.45 (altı nokta kırk beş) cm2 içerisinde bulunan nokta sayısı.
eDOCS :                       İBB’nin kurumsal doküman yönetim sistemi uygulamasıdır ve DAYSİS sistemi bu altyapıyı kullanmaktadır.
 
YAPILACAK İŞLER
11.1.   Fiziksel Düzenleme (Tasnif ve Ayıklama)
11.1.1.       Her bir dosya için 2002 yılında Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda hazırlanmaya başlanan ve 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konan Standart Dosya Planı esas alınarak, kurumun öngördüğü esaslara göre işlem yapılacaktır.
11.1.2.       Ayıklaması yapılacak olan dosyalar değişik tip ve büyüklükte olmaktadır. Bazen içerisinde 1–2 evrak bulunan bir dosya olabileceği gibi, bazen de 4–5 dosyadan (bu dosya grubu bir dosya olarak sayılmaktadır) meydana gelebilmektedir. Yüklenici ayıklama için iş planı yaparken bu durumları göz önünde bulunduracaktır.
11.1.3.       Tasnif edilen dosya grupları için işlem yapılmadan önce kayıt altına alınması açısından listeler çıkartılacaktır.
11.1.4.       Saklama planları, birim ve kurum arşivlerinde saklama süreleri ve nihai işlemi gösteren sütunlardan oluşacaktır. Nihai işlemi gösteren sütunda aşağıdaki şekilde belirtilecektir;
- Süre sonunda değerlendirilecekler,
- Süre sonunda Kurum Arşivlerine gönderilecekler.
- İmha
11.1.5.       Dosya bilgileri (Dosya kodu, dosya yılı, konu, ilçe vb.) girilirken ve niteleme yapılırken DAYSİS sistemindeki dosya bilgileri kullanılacaktır. (İlçe/ pafta /ada/parsel gibi…) Ayrıca niteleme işlemlerinde kullanılacak bilgisayar programları İdare tarafından belirlenecektir.
11.1.6.       Çalışma yapılacak birime ait dosyalar veya dosya grupları için, işlem yapılacak dosya gruplarının niteliğine göre tasnif sistemi Müdürlüğün birim arşiv sorumlularının belirleyeceği kriterler doğrultusunda tespit edilip uygulamaya konacaktır.
11.1.7.       Tasnif esnasında dosyalar tek tek elden geçirilecek olup, dağılmış veya yıpranmış malzeme tespit edildiğinde, içerisindeki belgelerin tamamı çıkartılıp yeni dosyaya yerleştirilecektir. Yerleştirme işleminden sonra eski dosya üzerinde bulunan bütün bilgiler yeni dosya üzerine yazılacaktır.
11.1.8.       Bu bilgiler ışığında tasnif işlemine tabi tutulacak olan her bir dosya üzerine, daha sonra niteleme işlemlerine zemin hazırlanması, dosya ile niteleme kaydı arasında doğru ve sağlam bir bağ oluşturulabilmesi açısından barkot içerikli arşiv etiketleri yapıştırılacaktır.
11.1.9.       Kontrol teşkilatınca belirlenen evraklar ayıklanacaktır. (Fotokopi, imzasız evrak, her türlü müsvedde, fazla nüshalar…)
11.1.10.   Ayıklanan evraklar imha edilmeyecek, gömlek dosyalar içine konulacak, gömlek dosyaların üzerine, evrakın hangi dosyadan alındığı bilgisi yazacak ve bu gömlek dosyalar klasörlerin içerisinde muhafaza edilecektir.
11.1.11.   Ayıklamadan geri kalan evrakların tarih sırasına göre en eski tarihten en yakın tarihe şeklinde dizilecektir.
11.1.12.   Saklanacak evrakların toplu iğne, zımba teli vs. materyallerden ayrıştırılacaktır.
11.1.13.   Kontrol teşkilatınca gerçekleştirilen incelemenin ardından belirlenen evraklar imhaya ayrılacaktır.
11.1.14.   Kullanılacak olan etiket kaliteli malzemelerden seçilip, İdarenin belirleyeceği ebatlarda olacaktır. Evrak/dosya için arşiv numarası etiket üzerinde hem barkot şeklinde hem de numara şeklinde gösterilecektir. Evrak ve dosya barkodu farklı büyüklükte olacaktır.
11.1.15.   Arşiv numarası, birim kodu, konu kodu, ilçe, ada, parsel vb. niteleme bilgilerinden yararlanılarak dosya yılı içerecek şekilde olup etiket üzerinde barkot görüntüsü ve birimin adı yazılacaktır. Barkot format içeriği Kontrol teşkilatının belirleyeceği sayıdan başlamak üzere ardışık olarak artan numaralardan oluşacaktır.
11.1.16.   Dosyalar içerisindeki her bir evraka ait sistemde tek birim kodu, konu kodu, ilçe, ada, parsel vb. niteleme bilgilerinden yararlanılarak dosya yılı, sıra no, dosya no, ilçe, Müdürlük adı barkot etiket suretiyle kontrol teşkilatının belirleyeceği uygun bir yere ardışık olarak etiketlenecektir.
11.1.17.   Dosyalar içerisindeki her bir evraka Dosya Yılı – Dosya No – Evrak Sıra No – İlçe - Müdürlükbilgileri elektronik olarak yazmak suretiyle evrak barkodunun altında yer alacak şekilde ardışık olarak numaralandırılacaktır.
11.1.18.   Yüklenici birime ait dosyalar sayısınca sıralı (artan sıra numaralı) etiket üretecek ve dosyalar üzerine uygulamasını yapacaktır.
11.1.19.   Aynı dosya içinde kullanılan, bir sayfaya verilen bir numara kesinlikle başka sayfaya verilmeyecektir. Numaralamada bu konuya özellikle dikkat edilecektir.
11.1.20.   Dosyalarla ilgili numaralama bilgileri (dosya no, sayfa adedi, numaralandıran kişi, vb.) bilgiler listelenerek kayıt altına alınacaktır.
11.1.21.   İlçe belediye arşivlerinde tasnifi gerçekleştirilecek dosyalar envanter formu şeklinde kayıt altına alınacaktır. Hakediş ödemelerinde bu envanter formları esas alınacaktır. Ayrıca ilçe belediye arşivindeki ilgili dosyalardan gerekli evraklar Mesken Müdürlüğü arşivine haftalık olarak getirilecektir.
11.1.22.   Tasniflenen dosyalar CBS ortamına aktarılacak.
11.2.   Evrakların Nitelendirilmesi (Dizi Pusulası Oluşturulması)
11.2.1. Her bir dosya için
·         Dosyanın yılı ve numarası (Arşiv no)
·         İlçe
·         Pafta
·         Ada
·         Parsel
·         Kutu no
·         Konu kodu
·         Birim kodu
·         Birim adı vb.
Açıklamalar göz önünde bulundurulacaktır.
11.2.2.       Yukarıda belirtilen niteleme ve atama bilgilerine ait gerekli alanlar, kullanılacak olan arşiv yönetim otomasyonunda birim arşiv sorumlusunun da istekleri göz önünde bulundurularak açılacak ve bu alanlara dosya bilgilerinin girişi sağlanacaktır. Belirtilen alanlar dışında Müdürlük tarafından farklı alanların açılması da talep edilebilir. Niteleme esnasında dosya konusu için 2002 yılında Başbakanlık Devlet Arşiv Genel Müdürlüğü’ nün koordinasyonunda hazırlanmaya başlanan ve 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konan Standart Dosya Planı kullanılacaktır.
11.2.3.       Bir kez aktarıldıktan sonra, tekrar taranan, nitelenen veya silinen evrak ve dosyalar DAYSİS sisteminde de güncellenecektir. 
11.2.4.       Eğer dosya evrakları ekranında, üst yazıya bağlı ekler üst yazı ile beraber aktarılacaktır. Ayrıca üst yazı aktarıldıktan sonra mevcut yazıyla alakalı ekin sonradan aktarılması durumunda güncelleme yapılacaktır.
11.2.5.       Yüklenici elektronik ortama kazandırdığı evrakların DAYSIS sistemi ile entegrasyonunu sağlayacaktır. Entegrasyon; taranan tüm evrakların DAYSİS’te mevcut dokümanların geçmişe dönük arşivini tamamlamak için yapılacaktır. Bu nedenle niteleme bilgileri DAYSİS’ teki mevcut niteleme bilgileri ile aynı olacak ve sistemin gerektirdiği tüm entegrasyon ihtiyaçları Yüklenici tarafından karşılanacaktır.
11.2.6.       Aktarım esnasında her bir üst yazı ve ek için açıklayıcı niteleme bilgileri DAYSİS sisteminin niteleme ekranı kullanılarak girilecektir.
11.2.7.       Taranan ve nitelenen evraklar DAYSIS web servisleri kullanılarak DAYSIS sistemine aktarılacaktır.
11.2.8.       Programları kullanacak kişiler için IBB Domain sisteminde kullanıcı hesapları açtırılmalı, bilgisayarlara bu kullanıcı hesapları ile giriş yapılmalıdır.
11.2.9.       Niteleme bilgileri dosyalar içindeki evraklardan bakılmak suretiyle DAYSİS’e girilecektir.
11.2.10.   Niteleme bilgilerinin girişi esnasında operatörler girilen alanlardaki bilgilerin bütünlüğü ve sağlamlığı açısından kesinlikle yazım yanlışı yapmayacaklardır. Bu yanlışları önlemek amacı ile kullanacağı arşiv ara yüz programında niteleme alanlarında gerekli kontrol mekanizmalarını ekleyecek ve otorite dosyalarını oluşturacaktır.
11.2.11.   Kelime denetiminde Türk Dil Kurumu’na ait yazım ve imla kuralları geçerli olacaktır.
11.2.12.   Yüklenici, niteleme bilgilerinin girilmesi esnasında daha sonra birleştirilmek üzere dağınık, bilgisayar ve operatör bazlı yazılım kullanmayacaktır.
11.2.13.   Nitelenecek dosyaların orijinali üzerinde daha önceden yazım yanlışlıkları yapılmış ise bu yanlışlıklar düzeltilmiş hali ile sisteme girilecektir.
11.2.14.   Yine de yapılan yazım yanlışlarının düzeltilmesi açısından girilen niteleme bilgileri her gün proje yöneticileri tarafından mutlaka kontrol edilecektir.
11.2.15.   Girilecek olan alanlardaki niteleme bilgilerini oluşturan kelimelerin her birinin baş harfleri büyük, kalan diğer harfleri ise küçük olacaktır.
11.2.16.   Eğer kullanılıyor ise noktalama işaretlerine dikkat edilecek ve tamamen Türkçe noktalama mantığına göre işlem yapılacaktır.”
11.2.17.   Yüklenici böyle yanlışlıklara ve bilgi eksikliklerine sebebiyet vermemesi açısından çalıştıracağı personele işe başlamadan önce yazılım kuralları ile ilgili eğitim verecek ve personelin nitelikli olmasına dikkat edecektir.
11.2.18.   Dosyalar ile ilgili hatalı ve eksik niteleme bilgisi girişi yapılan kayıtlar tespit edildiğinde, Yüklenici bilgi giriş işini ilgili dosyalar için yenileyecektir.
11.2.19.   Girilen verilerde adres vb. alanlarda kısaltmalar kullanılması gerekiyor ise Mesken Müdürlüğü yetkilileri tarafından belirlenecek kurallar çerçevesinde kısaltmalar yapılacaktır.
11.2.20.   Dosyalara ait atama bilgileri kutulama ve adresleme işlemleri esnasında girilecektir.
11.2.21.   Dosyalarda bulunan İmar Affı ve Tapu Tahsis belgeleri ile ilgili program içinde isim, soy isim, baba adı, doğum yeri, kimlik bilgileri ve adres bilgileri oluşturulacaktır. Ayrıca parselin imar affı ya da tapu tahsisinin olup olmadığı evraka işlenecektir.
 
11.3.   Evrak Sayısallaştırma (Tarama)
11.3.1         Taranacak olan belgeler A0, A3, A4, A5 ve B4 ebatlarında bulunacaktır.
11.3.2         Taranacak belgelerin her biri bir görüntü belgesi olarak kaydedilecektir.
11.3.3         Tarama neticesinde oluşan belge görüntüleri 2 (iki) türde kayıt altına alınacaktır.
a)        Ana (master) kopya – Yedekleme için
b)        Görüntü iyileştirme tekniği kullanılmış kopya (Sürekli kullanım için)
11.3.4         Asıl kopya için uygulanacak tarama çözünürlüğü için TSE 13298’deki 13.4 maddesindeki kurallara uyulacaktır.
11.3.5         Tarama işleminde kullanılacak tonlama/bit derinliği/tarama modu için TSE 13298’de 13.5 maddesindeki kurallara uyulacaktır.
11.3.6         Tarama ile ilgili olarak taranacak belgelerin kalitesine ve netliğine bağlı olarak görüntüler en az 300 (üçyüz) DPI olacaktır. Bu değerden aşağı olan görüntüler kabul edilmeyecektir.
11.3.7         Kullanım kopyası için bağlayıcı bir değer olmayıp kurum ihtiyaçları dikkate alınacaktır. Kullanım kopyaları tarama sırasında veya daha sonra asıl kopya üzerinde yazılımsal işlem yapılarak oluşturulabilecektir.
11.3.8         Evraklar arkalı önlü taranmalıdır. Sadece arkası tamamen boş olan evraklar silinebilir. Arkasında bir imza dahi olanlar en azından asıl kopya olarak saklanacaktır. Evraklardaki arkalı önlü tarama işlemi tek bir tarama sayfası olarak kabul edilecektir.
11.3.9         Asıl kopyalar TIFF formatında üretilmelidir ve herhangi bir görüntü sıkıştırma işlemi uygulanmayacaktır. İstenirse multipage TIFF kullanılacaktır. Fakat fazla yer kaplamaması için, taranmış olan TIFF dosyalarına ZIP dosya sıkıştırması uygulanacaktır.
11.3.10     Kullanım kopyaları Searchable PDF olarak üretilecektir. (Türkçe karakterler tanımlı olacaktır.) PDF üzerinde sıkıştırma uygulanacaktır. Arkalarında yazı olan evraklar veya birden fazla sayfadan oluşan üst yazılar tek bir PDF yapılacaktır. İçerisinde renkli öğe bulunan sayfalar renkli olarak tutulmalıdır, gri veya siyah/beyaz’a çevrilmeyecektir. Ayrıca kullanım kopyaları üzerinde evrak zenginleştirme, sıkıştırma işlemleri yapılarak mümkün olan en küçük boyuta indirilecektir. (Zenginleştirme işlemleri: Leke ve noktaların ayıklanması, gereksiz boşlukların kırpılması, renk tonlarının düzenlenmesi, açılı taranmış evrakların düzeltilmesi vs.)
11.3.11     Tarandıktan sonra belgelerin görüntüsü, orijinal belgenin görüntüsüne yakın, belgenin kalitesinden düşük olmayacak, rengi değiştiren bir katman kesinlikle kullanılmayacaktır.
11.4.2.       Taranan evrakın dosya arşiv numarası, evrakta bulunan barkod ocr marifetiyle çözümlenerek isimlendirilecektir.
11.3.12     Yüklenici tarafından belgelere ait ciltler ve belge sayfaları ön tespitten geçirilecek, ciltli, kağıt cinsi açısından yırtılmaya müsait pelur, saman kağıt vb. belgelerin taranmasında, bilgi kaybına neden olması ve belgelere zarar verilmemesi açısından standart olarak kullanılan tamburlu tarayıcılar dışında farklı teknoloji ürünleri kullanılacaktır.
11.3.13     Orijinalinden zor okunan pelur, nokta vuruşlu çıktı ve karbon kopya belgeler minimum orijinal görüntü kalitesinde taranacaktır.
11.3.14     Farklı tipteki belgeler en düşük dosya boyutu ve en iyi görüntü kalitesinde taranacaktır.
11.3.15     Birbirine yapışık halde bulunan sayfalar yırtılmadan ve herhangi bir şekilde zarar verilmeden taranacaktır.
11.3.16     Ciltli olarak taranacak belgelerde tümsek (bombe) oluşması engellenecek olup, oluşan sayfa bombeleri ve eğrilikleri giderilecektir. Açık sayfalar şeklinde bulunan belgelerin görüntülerinde dereceli olarak yamukluk (sağa veya sola doğru belirli bir derecede kayma) bulunması halinde yazılım ile düzeltilerek kaydedilecektir. Yazılım ile düzeltilemeyen görüntülere ait belgeler tekrar taranacaktır.
11.3.17     Dijital görüntü boyutunu artırması ve görüntü kirliliğine neden olması dolayısı ile taranmış belgelere ait görüntülerin orijinal marj alanı çevresinde (alt, üst, sol-sağ taraf) en fazla 3 mm (üç milimetre) siyahlık kabul edilecek, bu ölçüden daha fazla siyahlık tespit edilmesi durumunda Yüklenici hiçbir ücret almadan bu belgeleri yeniden tarayacaktır.
11.3.18     İyi görüntü alabilmek için büyültme, küçültme, çevirme, büyüteç tutma özellikleri gerçekleştirilecektir.
11.3.19     Katlanmış ve/veya buruşmuş vaziyetteki belgeler düzeltilerek taranacaktır.
11.3.20     Görüntülerin; düzgün, orantılı ve estetik olmasına dikkat edilecek, belgelerin orijinal boyutu ile sınırlı olacaktır.
11.3.21     Bir belgenin veya belge yığınının taraması bittikten sonra bilgisayar ortamında Yüklenici firmaya ait kontrol operatörleri yardımı ile taranan görüntüler sayfa atlamalarına, renk bozukluklarına ve daha farklı görüntü üzerinde oluşabilecek olumsuz durumlara karşı sistem üzerinden kontrol edilecektir.
11.3.22     Herhangi bir bozukluk ve atlama tespit edildiğinde o görüntünün yerine yenisi hemen taranıp aynı sırada yerine yerleştirilecektir.
11.3.23     Mesken Müdürlüğü kontrol teşkilatı yetkilileri tarafından kontrol sonucunda, görüntülerin arşivcilik ilke ve standartlarında ön görülen format ve çözünürlük değerlerine sahip olup olmadıklarına, orijinale uygunluklarına, malzemenin kayıpsız olup olmadığına bakılarak, belirtilen kıstaslara uygun olmayan görüntüler tutanakla kayıt altına alınarak Yüklenici firmaya iletilecektir. Uygun olmayan görüntüler ilave bir bedel ödenmeksizin ve istenilen şartları taşıyana kadar tekrarlanacaktır.
11.3.24     Taranan bütün görüntüler idareye 2 (iki) farklı biçimde ve ikişer kopya şeklinde verilecektir. Bu kopyalar aşağıdaki formatlardan oluşacaktır.
11.3.25     Hard Disk (HDD) ve DVD ortamında, kontrol operatörlerinden geçen görüntülerden, asıl kopya görüntüleri içeren dosya biçiminde, kodlanmış ve adlandırılmış bir şekilde olacaktır.
11.3.26     Hard Disk (HDD) ve DVD ortamında, kontrol operatörlerinden geçen görüntülerden, kullanım kopyası görüntüleri içeren dosya biçiminde, kodlanmış ve adlandırılmış bir şekilde olacaktır.
11.3.27     Asıl kopya ve kullanım kopya dosyalarının kopyalanacağı DVD’ler ve muhafaza kapakları Yüklenici tarafından temin edilecektir. Dünya standartlarında ve birinci kalite markalardan seçilecek olup, üzerlerinde ilgili İdarenin adını ve amblemini içerir baskılı olacaktır. DVD’lerin ön yüzüne içerisinde hangi görüntü dosyalarının bulunduğu dosya kodları ile yazılacaktır.
11.3.28     Asıl kopya ve kullanım kopya dosyalarının kopyalanacağı Hard Diskler (HDD) yine Yüklenici tarafından temin edilecektir. Hard Diskler üzerine koruyucu muhafaza yapılıp içerisinde hangi görüntü dosyalarının bulunduğu dosya kodları ile yazılacaktır.
11.3.29     Taranan tüm kopyalar İBB kurumsal Doküman Yönetim sistemi platformuna taşınacaktır.
 
11.5.Etiketleme
11.4.1.       Kutu/Dosya/Klasör üzerine, içerisinde bulunan materyalin özelliğinin ve içeriği ile ilgili bilgiler, materyalin özelliğine göre arşiv numarasını içeren barkotlu etiketler oluşturulacaktır.
11.4.2.       Kullanılacak olan etiketlerin tasarım, formatı ve ebatları (etiketlerin kutu ve dosyalar için ayrı olmak koşuluyla) Mesken Müdürlüğü tarafından belirlenecektir. Etiketler üretilmeden önce örnek etiket formatı İdareye gösterildikten sonra etiketleme yapılacaktır.
11.4.3.       Etiketler üzerine yazılması gereken atama ve aidiyet bilgileri standart şekilde olacaktır.
11.4.4.       Kutu/Dosya üzerine uygulanacak olan etiketler ribonlu tip olacaktır. Etiketlerin üzeri hiçbir şekilde el marifetiyle doldurulmayacaktır.
11.4.5.       Kutu ve dosyalarda renkli etiket kullanılacak, her yılın kendine ait bir rengi olacaktır. (1985 mavi, 1986 sarı vb. gibi)
11.4.6.       Arşiv kutusu üzerine yapıştırılacak olan etiketler şu şekilde olacaktır;
a)      Kutu içerisinde birden çok dosya varsa, o kutunun üzerindeki etikette dosyaların birim adları, birim kodları, arşiv numaraları, ilçe, ada, pafta, parsel bilgileri, konu kodları, yılları ve kutu numarası bilgileri yer alacaktır.
b)      Aynı ada parsele ait bir dosyanın çok büyük olması birden çok kutuya sığması muhtemeldir. Burada da mevcudu korumak için her bir kutunun üzerine toplamda kaç kutudan ibaret olduğu ve eldeki kutunun kaçıncı olduğu belirtilecektir.
2002/2
4-1, 4-2, 4-3, 4-4 gibi
Böylece 2002/2 numaralı dosyanın toplamda 4 kutudan ibaret olduğu anlaşılacak ve mevcut kontrol altına alınacaktır.
11.4.7.       Dosya üzerindeki etiketler de şu şekilde olacaktır;
a)      Dosya etiketlerinin üzerinde, birim adı, birim kodu, konu adı, konu kodu, kutu numarası, arşiv numarası, yılı, ilçe, pafta, ada, parsel bilgileri yer alacaktır. Bunun yanı sıra dosya etiketlerinin üzerinde, o dosya numarasına ait kaç tane işlem dosyasının olduğu belirtilecektir.
Örneğin: 2000/1 arşiv dosyasının 3 adet işlem dosyası var, her bir dosyanın üzerinde toplamda 3 tane olduğu ve eldeki dosyanın kaçıcı olduğu belirtilecektir.
                                               2000/1
                                               3-1, 3 adet dosyanın birincisi
Bu sayede bir dosyanın kaç tane işlem dosyasından oluştuğu belli olacak, mevcut kontrol altına alınacaktır.
11.4.8.       Arşiv numarası etiket üzerinde hem barkot şeklinde hem de numara şeklinde gösterilecektir. Barkotlar DAYSİS arşiv sistemindeki program ile basılacaktır.
11.4.9.       Etiket üzerinde Arşiv numarası görüntüsü İdare tarafından belirlenecektir.
11.4.10.   Dosya konusu olarak arşiv kutusu içerisinde bulunan dosyaların konularına ait ve Standart Dosya Planı’ndan alınan konu adları yazılacaktır. Dosya konu adları birden fazla ve farklılık içeriyor ise aralarına ayırıcı karakterler ( - ) konup konu adlarının tamamı etiket üzerinde yazılı bir şekilde gösterilecektir.
11.4.11.   Açıklama bilgilerinde arşiv kutusu içerisinde bulunan dosyaların adları, konu kodları, konu adları, birim kodları, birim adları, kutu numaraları, arşiv numaraları, yılları, ilçe, pafta, ada, parsel bilgileri yazılacaktır. Dosya adları ile arşiv numaraları birden fazla ve farklılık içeriyor ise aralarına ayırıcı karakterler konup dosya adlarının tamamı etiket üzerinde yazılı bir şekilde gösterilecektir.
11.4.12.   Yıl olarak arşiv kutusu içerisinde bulunan dosyaların oluşturulma tarihlerine ait yıllar 4 (dört) karakter olarak yazılacaktır. Yıllar birden fazla ve farklılık içeriyor ise yılların en küçüğünden başlamak üzere en küçük ve en büyük tarihler aralarına ayrıcı karakter olarak (-) konup etiket üzerinde yazılı bir şekilde ve aşağıdaki örnekteki gibi gösterilecektir.
ÖRNEK: 1997 - 2001
11.4.13.   Arşiv adresi bilgileri olarak raf no, kutu no, arşiv no bulunacaktır. Arşiv numarası arşiv kutusu içerisinde bulunan dosyaların arşiv numaralarının en küçüğü ve en büyüğünü içeren rakamlardan oluşacaktır. Arşiv adresi bilgileri alt alta gelecek şekilde aşağıdaki örnekteki gibi uygulanacaktır.
            Örnek:                      
                                                             1          = Raf  No
                                                              3          = Kutu No
                                                            10-15    = Arşiv No (Dosya arşiv numaraları)
11.4.14.   Dosya/Arşiv Kutusu üzerine uygulanacak olan etiketler tek parça olacaktır.
11.4.15.   Etiketler, temiz, düzenli, standart ve silinebilirliğe karşı dayanıklı özelliklere sahip olacaktır.
11.4.16.   Üzerindeki yazıların silinmesini ve uzun yıllar korunması açısından arşiv kutu etiketlerinin üzerine etiketten biraz daha büyük olacak şekilde PVC şeffaf koruyucu malzeme yapıştırılacaktır. Kullanılacak olan PVC malzeme etiketleri zamanla eritecek ve zarar verecek şekilde asit maddesi içermeyecektir.
11.4.17.   Etiketlerin ve PVC koruyucuların yüzeylere uygulanması sırasında orantıya dikkat edilecek ve arşiv kutularının tam ortasına alttan, üstten, sağ-sol yandan eşit boşluklar verilmek suretiyle yapıştırılacaktır.
11.4.18.   Mesken Müdürlüğü tarafından orantılı yapıştırılmayan etiketlerin tespit edilmesi durumunda Yüklenici firma tekrar yeni etiket oluşturarak arşiv kutusu üzerine uygulamayı yapacaktır.
11.4.19.   Ayrıca arşiv kutularının konacağı raflar ve raf blok başları da PVC korumalı, çift taraflı yapışkan içeren plastik raf etiketleri ile adreslenecektir. Bu etiketler için kesinlikle koli bandı gibi yüzey yapıştırıcısı kullanılmayacaktır.
11.4.20.   Plastik raf ve blok başı etiketlerinin içerisine renkli lazer yazıcıdan basılmış adresleme etiketleri konacaktır.
11.4.21.   Plastik raf adresleme etiketleri ebatları için İdarenin talebi doğrultusunda belirlenecektir.
11.4.22.   Etiketleme ile alakalı gerekli sarf malzemeleri firma tarafından karşılanacaktır.
 
11.5.   Kutulama, Yerleştirme
11.5.1.       Nitelemesi tamamlanan ve kutulanmasına karar verilen dosyalar İdare’nin  belirleyeceği tip ( akerdeon veya standart tip ) kutulara yerleştirilecektir.
11.5.2.       Kutuların ve dosyaların içerisinde bağımsız evrak kesinlikle olmayacaktır.
11.5.3.       Kutu ve dosyalardan yıprananlar yenileri ile değiştirilecek, kutu ve dosya bilgileri yeni kutu dosyalar tekrar yazılacaktır.
11.5.4.       Tasnif esnasında elden geçirilen dosyalardan gözden kaçan, dağılmış veya yıpranmış malzeme tespit edildiğinde, içerisindeki belgelerin tamamı çıkartılıp yeni dosyaya yerleştirilecektir. Yerleştirme işleminden sonra eski dosya üzerinde bulunan bütün bilgiler yeni dosya üzerine yazılacaktır.
11.5.5.       Dosyaların kutulanması esnasında kutular maksimum kapasitede kullanılacak, yerden kazanmak açısından içerisinde boşluk kalmamasına özellikle dikkat edilecektir.
11.5.6.       Dosyalar arşiv numarasına ve aynı konu içeriğine göre müteselsil olarak kutulara konulacaktır.
11.5.7.       Dosyaların kutulara yerleştirilmesi esnasında çok dikkatli hareket edilecek, dosyalar konması gereken kutulardan farklı kutulara kesinlikle konmayacaktır.
11.5.8.       Böyle bir yanlışlığın tespit edilmesi halinde doldurulmuş olan bütün kutular elden geçirilecek ve yanlışlıklar düzeltilecektir.
11.5.9.       Proje esnasında dosya ve kutular üzerine verilen ve kurşun kalem yardımı ile yazılan geçici numaralar, kodlar, sayılar, açıklamalar, vb. etiketlemeden sonra kutu üzerinden silinecek ve kutu/dosya temizliğine özen gösterilecektir.
11.5.10.   Saklanması gereken arşiv kutuları mekândan maksimum faydayı sağlayacak şekilde raflara yerleştirilecektir.
11.5.11.   Eğer yerleştirme işlemi raflarda yer kalmadığından dolayı fiziki olarak mümkün değil ise İdare’nin belirleyeceği adrese konacaktır.
11.5.12.   Kutu arşiv numaraları gerektiğinde araya ek bir numaranın girilebilmesi için ondalıklı arşiv numarası şeklinde kullanılabilecektir. Örn.; 124 ile 125 arasına 124.1 gibi.
11.5.13.   Kutulama ve yerleştirmenin tam anlamıyla ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için niteleme ve atama (adresleme, raf ve kutu) bilgilerinin de arşiv otomasyonuna eksiksiz olarak girilmiş olması gerekmektedir.
11.5.14.   İmha zamanı gelen ve imhaya ayrılması gereken dosyaları içeren kutular Yüklenici tarafından ayrılacaktır.
Bu kutular sıfırıncı (0) blok/raf/kutu kodunu alacaklardır. Kutular müteselsil kutu numarası almak şartıyla, ihtiva ettiği dosyaların kutu bazında İdarenin belirleyeceği formatta listeleri oluşturulacaktır.
11.5.15.   İmhalık kutular İdare’nin belirleyeceği yere konacaktır. Kutular birim bazında ve liste sırasına göre istiflenecek, bu şekilde bütünlük korunacaktır.
 
12.      TEKNİK DESTEK VE DANIŞMANLIK
12.1.Proje sonucunda kullanıma sunulan veritabanı, üzerinde değişiklik yapılmaya müsait olacak, uygulamalar esnasında Mesken Müdürlüğünce tespit edilen hata/eksik vb. durumlarında Yüklenici gerekli çözümleri Mesken Müdürlüğü’ne 1 (bir) hafta içerisinde sunacak, yetkililerin onayını aldıktan sonra 1 (bir) hafta içinde uygulayarak telafi edecektir. Bu hizmet proje bitiminden itibaren 1 (bir) yıl süresince geçerli ve ücretsiz olacaktır.
12.2.Yüklenici tarafından iş bitiminde itibaren bir ay süreyle Mesken Müdürlüğünün ilgili arşiv personeline teknik eğitim ve destek verilecektir.
 
13.      YAPILAN ÇALIŞMALARLA İLGİLİ RAPORLARIN HAZIRLANMASI
Yapılan çalışmalarla ilgili olarak;
a)             Proje süresince gerçekleştirilen iş süreci (uygulama öncesi, uygulamalar ve son durum), konularını içeren ayrıntılı bir rapor hazırlanacaktır.
b)             Saklama planı değerleri ile ilgili bilgiler,
c)             Birim arşivinin depo kapasite değişimi ile ilgili bilgiler,
d)            Birim arşivi deposu son yerleşim planı,
e)             Mesken Müdürlüğünün mevcut kurum arşivinin durumu ile arşiv mevzuatının tam anlamıyla uygulanması neticesinde ortaya çıkacak arşivin projeksiyonu yapılarak mukayese edilmesi, eksikliklerin ve olması gerekenlerin tavsiyeleri, sürdürülebilir arşiv politikalarının (mekan, personel, ekipman, mevzuat, yönetim yapısı) belirlenmesi,
 
14.      İŞ BİTİMİNDE TESLİM EDİLECEKLER
14.1.             İş bitiminde Yükleniciye verilen dosyalar yerleri değişmemiş olarak, asli düzen içinde ve eksiksiz bir şekilde teslim edecektir.
14.2.             Yüklenici proje süresince Mesken Müdürlüğünden aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım, vb. malzemeleri iş bitiminde Mesken Müdürlüğüne teslim edecektir.
14.3.             Yüklenici taranmış, indekslenmiş dokümanları Mesken Müdürlüğü sistemine yükleyecek ve yüklediği asıl kopya, kullanım kopyalarını ve taranmış görüntülere ait indeks verilerini ve niteleme verilerini ilişkilendirilmiş, kodlanmış ve adlandırılmış bir şekilde DVD ve HDD (Hard Disk) ortamında olmak üzere 2 (iki)’şer kopya olarak verecektir.
14.4.             Teslim edilecek olan DVD ve HDD (Hard Disk)’ler gerektiğinde Mesken Müdürlüğü tarafından çoğaltılabilecek özellikte olacaktır.
14.5.             Proje ile ilgili kullanım ve teknik bilgileri içeren bilgiler basılı olarak 3 (üç) nüsha halinde Mesken Müdürlüğüne sunulacaktır.
14.6.             Proje esnasında Yüklenici tarafından tutulan her türlü kayıt ve tutanaklar (kağıt veya elektronik ortamda bulunan) teslim edilecektir.
14.7.             Proje bitiminde tüm proje safhalarının ayrıntılarını içeren bitiş raporu hazırlanarak Mesken Müdürlüğüne sunulacaktır.
14.8.             Yüklenici tarafından Madde-13’te belirtilen ve hazırlanması gereken raporlar teslim edilecektir.
14.9.             Projenin uygulandığı arşiv çalışma mekânında, şartname maddelerinin uygulanmış şekliyle, yerleşim planına ve şartnameye uygun olarak iş teslimi yapılacaktır.
15.      EVRAK/DOSYA ve MEKAN GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ ŞARTLAR
15.1.             Çalışmalar Mesken Müdürlüğü tarafından görevlendirilecek uzman personel denetiminde yapılacaktır. Yüklenici firma tüm çalışmalarında elemanların güvenilir olmasına dikkat edecek, Mesken Müdürlüğü tarafından konulacak olan kurallara ve çalışma saatlerine uyulmasını sağlayacaktır.
15.2.             Çalışma sırasında Yüklenici firma, elemanların evrak/dosya vb. malzemelere verebilecekleri muhtemel bir hasar veya kayıptan doğrudan sorumlu tutulacaktır.
15.3.             Çalışma yapılan mekândan dışarıya kesinlikle hiçbir malzeme ve sayısallaştırılmış görüntüler çıkarılmayacaktır.
15.4.             Yüklenici firma ve çalışanları, bu işten edindiği ve kullandığı tüm bilgileri üçüncü şahıslara her ne surette olursa olsunaçıklayamaz ve veremez. Firma, bu işte çalıştıracağı elemanlarının seçiminde bu hususu göz önüne alacaktır. Aksi halde oluşacakdolaylı veya dolaysız her türlü maddi ve manevi zararı Yüklenici firma tazmin edecektir.
15.5.             Çalışma yapılan mekânda hiçbir şekilde gıda maddesi tüketilmeyecek ve sigara içilmeyecektir.
15.6.             Çalışma yapılan mekânda elektrik yükünü arttıracak ya da mevcut elektrik sistemini tehlikeye sokacak cihazlar bulundurmayacaktır.
15.7.             Evrak/dosya/kutu vb. malzemeler Mesken Müdürlüğü görevlisi tarafından, Yüklenici firma elemanlarına tutanak ile imza karşılığı teslim edilecektir.
15.8.             İhale konusu iş veya işler kurum arşiv mekânında yapılabileceği gibi, birim arşiv mekânlarında da yapılabilecektir. Aynı şekilde birim arşiv mekânlarında da bahsi geçen güvenlik şartlarına uyulacaktır.

Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.