Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Karayolları 1.Bölge Müdürlüğü

 

KARAYOLLARI 1.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
DİJİTAL ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİNE AİT
 ÖZEL TEKNİK ŞARTNAMESİ
 
 
14
Dijital Arşiv Yönetimi Sistemi
 
                Dijital arşiv sistemi, proje ve dokümanların kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanmasıdır. Burada temel unsur dokümandır.
                Doküman yapılandırılması; dokümanın içeriğine bağlı olarak tiplenmesi, erişim noktaları olabilecek ( proje adı, proje kodu, ilçe, köy, mahalle, pafta, ada, parsel, sayı, karar no vb. ) veriler elde edip bu verilerden bir veritabanı oluşturulmasıdır.
               
Dijital Arşiv Sisteminin Amacı
 
                Doküman yönetiminin amacı, bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanımına imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Amaç çalışmalarda kullanılan / kullanılacak tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunulmasıdır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi, her türlü dokümanın gelecek nesillerce sağlıklı bir şekilde kullanılmasının sağlanması olacaktır. Özellikle projelere ait bilgilerin toplanması, saklanması, bilgi paylaşımına sunulması çok önemlidir.
 
Karayolları 1.Bölge Müdürlüğüne bağlı tüm birimlere ait arşivin sayısallaştırılması ve dijital hale getirilmesi hedeflenmektedir.
 
                Fiziki ortamda bulunan bilgi ve belgeyi elektronik ortamda güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlemeyi, hızlı ve güvenli ulaşımı, bilgi ihtiyacını karşılamada belgeye bağımlılığı azaltmak, elektronik ortamda belge oluşturup imzalamayı, yönetmeyi, Belgelerin daha düzenli arşivcilik hizmetlerine uygun olarak saklanmasını ve uzman kişilerce en son teknolojik cihazlarla yürütümünün sağlaması hedefler arasındadır.
         
1. Dijital Arşiv Hizmetleri
1.1. Dijital Arşiv Hizmeti Genel Koşulları
1.        Yüklenici sözleşme kapsamındaki hizmet alımının gerçekleştirilmesi sırasında aşağıda sıralanan tüm şartları yerine getirmekle yükümlüdür.
 
                                   I.     Sözleşmenin yürütülebilmesi için aşağıda listelenen asgari ekipmanı yalnız işbu sözleşme kapsamında iş süresince iş başında bulunduracaktır. Ancak, işin niteliğine ve gidişatına göre işin zamanında tamamlanabilmesi için, İdare yükleniciden ilave ekip kadar donanım isteyebilecektir. Asgari ekipmanlar;
 
I a. Geniş Format (Proje) Tarayıcı (2 adet):
1.                En iyi resim kalitesi ve ayrıntıları orijinal üzerinden azami düzeyde algılamak
için, Contact Image Sensors (CIS) teknolojisine sahip ve en az 600 dpi optik çözünürlük sağlayan tarayıcılar kullanılacaktır.
 
2.                Lekeli, solgun, silik ve değişken artalan koyuluğuna sahip zor orijinallerin ,
taranmasında kaliteli sonuçlar sağlamak üzere, artalan etkisini azaltabilen, önalan bilgisini artalandan ayrıştırabilen, orijinalin durumuna göre kendini uyarlar imaj zenginleştirme yetenekleri sahip imaj iyileştirme yazılımı bulunmalıdır.
 
3.                Her orijinal için en iyi tarama ayarlarını deneyerek bulmak için ön
tarama teknikleri kullanılmayacak, tüm imaj iyileştirme ayarlamalarını tekrar tarama yapmaya gerek bırakmadan tek bir orijinal tarama üzerinden gerçekleştirecektir.
 
Tarama esnasında her orijinal için tarama kalitesini, ilgili birim personelinin anında izleyebilmesini ve kalitesi uygun olmayan taramalara hemen müdahale edebilmesini sağlamak üzere, taranmakta olan her orijinalin daha taranıyorken, taranmış mastır görüntüsünü, tarayıcının bağlı olduğu bilgisayar monitöründen, akan görüntü olarak gösteren teknik yeteneklere tarayıcı sahip olmalıdır.
 
5. Proje taramalarında tarama ölçülerien az30cm genişliğinde 2.000 cm uzunluğunda olmalıdır. 
 
           I b. Dokuman Tarayıcısı (Tip 1) – (6 adet)
 
Asgari teknik özellikler aşağıda belirtildiği şekilde olmalıdır.
 
1.      A5-A4-A3 ve A2 boyutunda, renkli, çift yüz tarama yapabilen
 
2.      En az 50 sayfa/dakika(A4,dikey,400 DPI) tarama kapasitesinde
 
3.      Donanımla görüntü iyileştirme teknolojisini kullanabilen/yapabilen
 
4.      Hassas dokümanlar(pelur ve yıpranmış dokümanlar) için aynı zamanda düz yatak tarama imkânına sahip
 
5.      Düz geçişli tarayıcılar kullanılacak, C veya S geçişli tarayıcılar idare’den izin alınmadan kullanılmayacaktır.
 
                     I c.  Dokuman Tarayıcısı (Tip 2) – (4 adet)
 
Asgari teknik özellikler aşağıda belirtildiği şekilde olmalıdır.
 
1.                     Düz geçişli tarayıcılar kullanılacak, C veya S geçişli tarayıcılar idare’den izin alınmadan kullanılmayacaktır.
 
2.                     Minimum 200 sayfa kapasiteli otomatik doküman besleme aparatı bulunmalıdır.
 
3.                     Minimum 400 dpi optik çözünürlüğü olmalıdır.
 
4.                     A4 boyutunda dokümanları 400 dpi’da renkli/gri tonlamalı/ siyah&beyaz çift taraflı (dublex) taramada minimum 160 ipm hızında taramalıdır.
5.                     Ultrasonik çift kâğıt besleme algılayıcısı olmalıdır.
 
6.                     Minimum 100 cm uzunluğundaki ve 29,7 cm eninde ki dokümanları otomatik doküman besleme aparatı aracılığı ile tarayabilmelidir.
 
7.                     Günlük tarama kapasitesi 500 adetten az olmayacaktır.
 
8.                     Tarayıcılar ile birlikte yeterli sayıda tarama kitleri bulundurulacaktır.
 
Tarayıcılar ile birlikte yeterli sayıda tarama kitleri bulundurulacaktır.
2.        Dijital Arşiv Hizmeti Karayolları 1.Bölge Müdürlüğü bünyesinde bulunan tüm birimlere ait arşiv dosyaları ve projelerini kapsar.
 
Dosya ve Proje  Tanımı : Dosya içersindeki aynı yere ait eski (pafta, ada, parsel) numarasına göre düzenlenmiş taşınmaz belgeleri  daha sonra düzenlenen taşınmaz belgeleri yeni pafta ada parsele düzenlenmiş olsa dahi tek dosya sayılacaktır.Yine aynı yere ait belgeler bir den fazla klasörlere konmuş ise’de tek dosya sayılacaktır.
Karayolları 1.Bölge Müdürlüğüne bağlı tüm birimlere ait arşiv dosyaları  ve plan ve projelerinin sayısı aşağıda gösterilmiştir.
 
Buna göre yaklaşık;
 
— 25.000.000 adet A3/A4 belgenin,
 
— 300.000 adet paftanın,
 
Sayısallaştırılması planlanmaktadır.
 
İşin sonunda belirlenen iş miktarının altında kalınması halinde işin sözleşme bedeline göre gerçekleşme yüzdesi ne olursa olsun yüklenicinin herhangi bir itirazı söz konusu olamaz.
 
3.        İşbu hizmet kapsamı dahilindeki dosyaları/projeleri, dosyalar ve projeler  içindeki tüm belgeleri, belgeler içindeki evrakları ve bu evrakların tüm ekleri dijital arşive indekslenerek eksiksiz ve hatasız aktarılmasını içerir. Kapsam dahilindeki dosya/belge/proje yapısı ve indekslenecek alan sayısı “1.3. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısında belirtilmiştir. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısında belirtilen bazı belgeler İdare’de başka birimlerin dosyalarında bulunabilmektedir. 
 
4.        Yüklenici bir dosya içindeki belge, proje evrak ve evrak eklerinin fazlalığını iş hacmi artışı olarak talep edemez. İş hacmi artışı ancak madde 2’de öngörülen Dijital Arşiv hizmetine giren dosya adedinin aşılması durumunda söz konusu olup artan işin sözleşme bedeline göre % 20’lik kısmının mevcut ihale kapsamında yaptırılıp yaptırılmayacağına idare tarafından karar verilecektir
 
5.        Yüklenici, sözleşme yapıldıktan sonra 10 gün içinde tarama ve indeksleme için kuracağı sistemi İdareye onaylatacaktır.
 
6.        Yüklenici sözleşme sonrası 10 gün içinde detaylı iş planı hazırlayarak idareye onaylatacaktır.
 
7.        Yüklenici proje süresince ihtiyacı olan kırtasiye ve büro malzemeleri ile doküman tarama ve dizi pusulası çıkartma esnasında, bu işi yapmak için gerekli olan her türlü donanım ve yazılımı kendisi temin edecek ve çıkabilecek her türlü bakım, onarım ve teknik desteği kendisi yapacaktır.
 
 
8.        Arşivlenen belgeler ve projelerin aslı üzerinde hiçbir suretle değişiklik yapılamamalı ve arşiv belgelerinin program içerisinden veya dosya sisteminden silinmesine asla izin verilmemelidir. Yüklenici bu konuda sunacağı sistem ile ilgili güvenlik önlemlerini ve altyapısını sözleşme sonrasında 10 gün içinde idareye sunacaktır.
 
9.        Bu işte görevlendirilecek personel, idarenin personel ile ilgili kurallarına ve ayrıca konulacak kurallara uyacaktır. İşin devamı süresince kurallara uymayan veya idare görev yapması uygun görülmeyen personel o andan itibaren projede çalıştırılamayacaktır.
 
10.     Yüklenici, yapacağı tüm işlerin belirlenen zamanda bitirilebilmesi için işlemler sırasında kullanacağı donanımları kendisi tedarik edecektir.
 
11.     Dijital Arşiv hizmetinde kullanılan tüm personelin her türlü giderleri yüklenici tarafından karşılanacaktır.
 
12.     İşlemler idare tarafından belirlenecek yerlerde yapılacaktır.
 
13.     Hiçbir belgenin aslı veya kopyası idare dışına çıkartılmayacak zarar verilmeyecektir. Bu konuda Noter tasdikli taahhütnameyi İdareye teslim edecektir.
 
14.     Bu işte görevlendirilecek personel idareye veya üçüncü şahıslara vereceği her türlü zarar, ziyan veya olumsuzluklardan Yüklenici sorumludur.
 
15.     Yüklenici taranacak evrakı teslim almadan inceleyerek varsa yırtık vb. işlemleriidareye bildirecek bundan sonra dokümanlarda meydana gelecek her türlü tahribattan yüklenici sorumludur. Zarar verdiği proje ve sayfa başına Yükleniciye 50 TL ceza zarar verilen tarihi izleyen tarihte düzenlenecek hakedişinden kesilecektir.
 
16.     Dokümanlar Yüklenicinin proje ekibine imza karşılığında günlük olarak teslim edilecek ve Dijital Arşiv hizmeti tamamlanan dosyalar ve projeler ilgili birimin arşiv personeli eşliğinde fiziki olarak hangi dolap, hangi bölüm, hangi raf ve dijital arşiv sistemde nereye koyulduğu belirtilerek imza karşılığında teslim alınacak.
 
17.     Tarama sırasında ilgili birimin belirleyeceği personel tarama işlemlerine gözlemci olarak katılabilecektir. idarece görevlendirme yapılarak görevlendirilen personel üretim ve veri kontrolünde sorumlu olacaktır.
 
18.     İş bitiminde her türlü belgenin ve projenin kayıt, giriş veya değişikliğinin idare personelince kolayca yapılabilmesi için yüklenici, tarama süreci içerisinde idarenin belirleyeceği kişilere yaptığı iş ve işlemlerle ilgili gerek işin başlangıcında gerekse işin sonucunda idarenin belirlemiş olduğu personele eğitim verecektir.
 
 
19.     Sistem üzerinde bulunan dokümanlara ait bilgilerin yitimini ve bozulmasını engellemek için veri koruma özelliği sağlayacaktır.
 
20.     İşbu hizmet kapsamında dijital arşive aktarılacak ve taranacak dosyalar belge ve proje bazında indekslenecektir. Arşivleme esnasında indeks alanları ve anahtar kelime gibi ek bilgi girişi sağlayacak bölümler olacak ve sistem bir belgeye birden fazla anahtar kelime atama yapabilme özelliği sağlayacaktır. Belge bazında indekslenecek alan ve anahtar kelimeler “1.3 Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısı” bölümünde belirtilen sayı ile sınırlıdır. Belge bazında indeks ve anahtar alanları İdare tarafından belirlenecektir.
 
21.     Taranan belgeler için yüksek çözünürlükte (400-600dpi) mastır kopya oluşturulacak ve sistem tarafından düşük çözünürlükte dolaşım kopyası oluşturulacaktır. Mastır kopya işleme tabi tutulmadan yedek kullanılacaktır.
 
22.     Fiziksel arşiv ortamında bulunan dosyaların Giriş- Çıkış takibi yapılması için ya dijital arşiv yazılımı içinde ya da dijital arşiv yazılımına entegre bir yazılım bulunmalı ve aşağıdaki özellikleri sağlamalıdır.
 
a.        Dosyaların ve projelerin arşive giriş ve çıkışlarını tutanak altına alınabilmelidir.
 
b.        Yazılım kimin hangi dosyayı aldığını, ne zaman teslim etmesi gerektiğini raporlayabilmelidir. Ayrıca zamanında iade edilmeyen dosyalar için geri bildirim yapabilmelidir.
 
c.        Fiziksel ortamda istenen dosyaların talepleri elektronik ortamda yapılacaktır.
 
d.        Elektronik ortamda talebi yapılan dosya profil bilgileri ile talep yapılan servis ve kullanıcı bilgileri arşiv memurunun bilgisayarında görüntülenebilmelidir.
 
e.        Arşiv memuru talep edilen dosyaların giriş-çıkış işlemlerini barkot okuyucusu veya Rfıd el terminaliyle otomatik olarak yapabilmeli ve bilgi sistemine aktarılabilmelidir.
 
f.         Arşiv dosyalarının arşiv demi yoksa servislerde kullanımda olduğu bilgisi arama ekranlarında yapılabilmelidir.
 
g.        Pafta–ada-parsel bilgileri girildiğinde dosyaya hangi servis de kimlerin ne zaman baktığı raporlanabilmelidir. 
 
 
23.     Taranan evraklar orijinal dosya ve klasörlerine bunlarda idare tarafından verilecek mavi kutulara yerleştirilecektir.
 
24.     Eski köy, pafta, ada, parsel ile kayıtlı olan dosyalarının, şuan ki tapudaki mevcut olan köy, pafta, ada, parseli, yüklenici tarafından dijital arşiv sistemine girilecektir.
 
25.     Dosya, klasörler mevcut orjinelleri olacaktır. İdare gerek görmesi halinde dosya ve klasörleri idare tarafından temin edilen yenileri ile değiştirilmesini isteyebilir.
 
26.     Kutulama ve yerleştirmenin tam anlamıyla ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için fiziksel konum bilgileri de dijital arşiv yazılımına yüklenici tarafında eksiksiz olarak girilecektir.
 
27.     Kutu/dosya/klasör üzerine içersinde bulunan arşiv materyalinin belirli indeks bilgilerini içeren barkotlu etiketler oluşturulacaktır. Örnek olarak pafta-ada-parsel bilgileri, fiziki olarak bulunduğu dolap-bölüm-raf numaraları, dosya numarası vb.
 
28.      Uygulanacak olan etiketler kesinlikle özel barkod yazıcısından basılacak etiketlerin üzerine hiçbir şekilde elle doldurulmayacaktır.
 
29.     Barkod etiketi uzun ömürlü dayanıklı malzeme kullanılacaktır.
 
30.     Dosya numarası etiket üzerinde hem barkod şeklinde hem de insan tarafından okunabilecek şekilde yapılmalıdır.
 
31.     Yüklenici taranan tüm birimlere ait arşiv dosyaları ile projeleri, idarenin belirleyeceği yerleştirme düzenine uygun olarak arşiv dolaplarına yerleştirilecektir.
1.2. Dijital Arşiv Hizmeti Teknik Koşulları
1.        Oluşturulacak Elektronik dosyalar uygulama ve network ortamında sıkıntı yaratmayacak büyüklükte olmalıdır. Bu nedenle yüklenici gerektiğinde dokümanı bölebilir ancak bu bölmeyi indeks bilgisinde tanımlamalıdır.
 
2.        Dijital Arşiv hizmetinde kullanılacak yazılım; tarama, görüntü iyileştirme, OCR, İndeksleme ve kontrol hizmetlerinin bütününü yönetecek ve Türkçe ara yüzüne sahip olacak şekilde tasarlanmış olacaktır.
 
3.        Yazılım ve tarama işlemi TS:13298 sayılı (29 Haziran 2009 Tarihinde) yayınlanan Sayısal Görüntüleme Sistemlerinde belirtilen aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır.
 
·         Görüntüleme Tekniği
·         Çözünürlük                           
·         Tonlama/Bit Derinliği/Tarama Modu
·         Sıkıştırma
·         Zenginleştirme
·         Renk Yönetimi
·         Dosya Formatı
4.        Sistem, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0’da belirtilen şartları sağlamalıdır.
 
5.        Hizmetlerden tarama; temizleme, kayıpsız sıkıştırma ve kalite kontrol işleminden geçirildikten sonra çok sayfalı TIFF G3/G4 formatında Asıl Kopya(Arşiv Kopyası), çözünürlüğü düşürülmüş, kayıplı sıkıştırılmış ve kalite kontrol işleminden geçirildikten sonra aranabilir PDF formatında kullanım (dolaşım) kopyası olmak üzere iki farklı formatta üretilecektir
 
6.        Taranacak bazı nadir dokümanlar sayfanın taşıdığı renk, görsellik (fotoğraf, resim, grafik vb.) dikkate alınarak gri tonlama, siyah beyaz ya da renkli olacaktır. Renkli dokümanlarda gerçek boyutta en düşük dosya boyutu elde edilecek şekilde tarama yapılacaktır. Saklama dosyaları harici hardisk ortamında idareye verilecek ve ayrıca Yüklenici tarafından bu dosyalardan kullanım kopyası olarak OCR işleminden geçirilmiş aranabilir (Searchable) PDF dosyaları üretilerek Yüklenici tarafında sağlanacak olan dijital arşiv sistemine aktarılacaktır. Yüklenicinin sağlayacağı dijital arşiv sistemi yazılımının asgari teknik gereksinimleri 1.2.1. Dijital Arşiv Sistem’inde belirtilmiştir. Yüklenici tarafından sağlanacak dijital arşiv yazılımı İdare adına lisanslanacaktır.
 
7.        Optik Karakter Tanıma işleminde mümkün olabilecek en üst verim sağlanacaktır. OCR motoru Türkçe karakterleri desteklemelidir.
 
8.        İstekli tüm dokümanları, istenilen kalitede tarayarak indekslenmiş olarak teslim edecektir.
 
9.        Evrakın taramadaki çözünürlüğü optimum seviyede tutulacaktır. Tarama 300 dpi da yetmediği durumlarda 400 dpi da yapılacaktır. Evrakın taranmış ve işlenmiş formunun, lazer yazıcıdan alınan baskısı net olarak okunabilir olmalıdır. Çözünürlük, evrakın durumuna göre artırılabilir. Sayısal ortama aktarılan veri, depolama maliyetlerinin düşürülmesi amacıyla temizlenmiş, iyileştirilmiş ve sıkıştırılmış veri olacaktır.
 
10.     Arşiv evrakının yapısı ve miktarı dikkate alındığında ikinci bir taramaya ihtiyaç duyulmamalıdır. Bu sebeple, Yüklenici tarafından, kullanılan bütün donanımların bakımları düzenli olarak yapılmalı, tarama sayısına göre tarayıcıların değişmesi gereken parçaları takip edilmeli ve zamanında gerekli parça değişimleri yapılmalıdır. Tarayıcıların değişmesi gereken sarf malzemelerinin takibi tarama sayısına göre İstekli tarafından takip edilecek ve tarama kalitesi etkilenmeyecektir. Evrakın tarama esnasında yıpranmaması için S ve C geçişli tambura sahip tarama makineleri yerine, düz geçişli tambura sahip tarama makineleri tercih edilmelidir.
 
11.     Temizleme işleminde Sanal Tekrar Tarama (Virtual ReScan-VRS) işlemi veya dengi bir temizleme tekniği kullanılacaktır. Bu işlemde tarayıcıya ters veya yan yerleştirilmiş dokümanlar düzeltilecek, eğer daha küçük doküman ile tarayıcı beslenirse ilgili yazılım otomatik olarak görüntüyü düzeltecektir. İstenmeyen noktalar ve lekeler bulunan sayfalar temizlenecektir. Boş sayfalar otomatik olarak silinecektir ve toplam taranan sayfa miktarından düşülecektir.
 
12.     Yüklenici taranan belgelerde görüntü iyileştirme, görüntü temizleme ve yeniden yapılandırma tekniklerini (black border removal, deshade, despeckle, deskew, streak removal, vb. özellikleri) kullanacaktır. Kullanılacak tarama yazılımı ile dokümanlar üzerinde doğrultu düzeltme (deskew), lekelerin azaltılması (noise reduction) yazılım tarafından yapmalıdır.
 
13.     Kullanım kopyalarında sayfaların arka planında, verinin idare arşiv evrakı olduğunu belgeleyen filigran (watermark) bulunacaktır. Elektronik ortamda tutulan dolaşım kopyalarının arkasında bulunan filigran (watermark) ile üretilecek her sayfanın altına “© Her Hakkı Mahfuzdur.” yazısı yazılacaktır.
 
14.     Tarama, İndeksleme ve kalite kontrolü bitmiş dosyaların teslimi, teslim tutanağı ile ve tarama öncesinde ki sıraya göre idarenin göstereceği yerdeki dolap, bölüm, raf sistemine göre yüklenici tarafından idare kontrolünde yerleştirilerek arşiv programı üzerinde yüklenici tarafından  işlenecektir.
 
15.     Taranan dosyalarının, tarama işleminden geçtiğini belirten bir işaret bulunacaktır.
 
16.     Tarama yazılımı, tarama esnasında belgeleri sayfa bazında otomatik olarak sayarak kaydedebilmeli ve raporlayabilmelidir.
 
17.     İdare Arşivinde yer alan dosyalar içindeki belgelerin üzerindeki iğne, ataç gibi malzemelerin çıkarılması ve belgelerin kıvrık köşelerinin düzeltilmesi yada yıpranmış belgelerin taranması için onarılması ve fotokopilerinin çekilmesi gibi işlemler Yüklenicinin sorumluluğunda olacaktır.
 
18.     Ciltli veya kitap şeklinde olup orijinali bozulmadan taranması mümkün olmayan belgeler için ilgili birim yetkilisinin yazılı onayı alınmadan işlem yapılmayacaktır. Ciltleri bozulamayacak durumdaki kitapların/ciltli malzemenin taranmasında idare tarafından belirtilen hassas tarayıcılar kullanılacaktır.
 
19.     İşlem dosyalarında genel yapıda 1 (bir) veya daha fazla taranamayacak cisimler bulunmaktadır. Tarama esnasında ve geri toplamada karışıklığa sebebiyet verilmemelidir. Bu nedenle Bir gurup ekip seperasyon sırasında ayrıştıracağı bu cisimleri dosyasında bırakacaktır. Kurulacak Dijital Arşiv Sisteminde gerekli görüldüğü takdirde barkod, özel ayıraç sayfası kullanılabilir. Önerilecek sistemin bu teknikler ile uyumlu olması gerekmektedir.
 
20.     Tarama işlemi sırasında görüntü iyileştirme sonucu en az orijinal belge kalitesinde belgenin görüntüsü elde edilecektir. Yüklenici sözleşme sonrası 10 gün içinde bu konuda ne tür teknikleri kullanacağını ayrıntılı bir şekilde hazırladığı raporu idareye sunacaktır.
 
21.     Dijital Arşiv yazılımında tanımlanacak indeks alanları dinamik olup istenilen isimde, kolon tipinde (tarih, karakter, sayısal, ondalık, onay kutusu, liste, tam metin görüntü alanı, v.b.) ve kolon uzunluğunda olabilir. Bu yapıya istenildiği zaman yeni indeks alanları eklenebilmeli ve adları değiştirilebilmelidir.
 
22.     Dijital Arşiv yazılımında Tarama ve İndeks bilgileri girilmiş belgelerin kalite kontrolleri yapılmalı, girilmiş indeks bilgilerinin doğruluğu ve belgelerin görüntü kalitesinin ikinci bir onayı, kurulan sistem tarafından gerçekleştirilmelidir.
 
23.     Yüklenici her ekip içinde belge kalite kontrolü için en az %10 oranında eleman çalıştıracak ve yapılan çalışmalar (hatalar, düzeltmeler, v.b.) düzenli olarak idareye ve proje yetkilisine raporlanacaktır.
 
24.     Yüklenici kuracağı sistemde insan hatalarını asgariye indirmek için gerekli tedbirleri alacaktır. İdarenin belirleyeceği periyotlarla tarama ve indeksleme sonrasında yapılan işlem tekrarı kontrollerin sonucunda incelenen belgelerde %1(yüzde bir)’den fazla hataya rastlanması durumunda idare hatalı kayıtların oluşturulduğu (tarandığı/indekslendiği, v.b.) günlere ilişkin tüm işlerin tamamının tekrar yapılmasını isteyebilir. Yüklenici bu hataları ve eksiklikleri öncelikli olarak ve en kısa sürede gidermekle yükümlüdür. Hatalı belge sayısı oranının hesaplanmasında hatalı olarak indekslenen belgelerin toplam sayfa sayısının, o günde taranan sayfa ve proje sayısına oranı dikkate alınacaktır.
 
25.     Tarama esnasında kullanıcı kontrolüne ihtiyaç duyulmadan görüntü düzeltmesi gerçekleştirilmelidir. Taranan dokümanlara göre beklenilen kalite farklılık gösterebilir. Sistem farklı doküman sınıflarını tanıma özelliğine sahip olmalıdır. Taranan dokümanlar üzerinde OCR işleminin doğruluk oranını arttırıcı temizleme işlemleri otomatik gerçekleştirilmelidir. OCR işleminde herhangi bir manuel düzeltme yapılmayacaktır.
 
26.     Yukarıda tanımlanan işlemler(tarama, indeksleme, kalite kontrol, idare onayı, v.b) sırasında dosya saklama, kopyalama, v.b. hataya açık işlemler şeklinde manuel olarak yapılmayacak; işlemler Dijital Arşiv uygulaması sistem içinde dokümanın her adımdan sonra otomatik olarak ilerlemesini gerçekleştirilecektir. Dijital Arşiv uygulaması hangi işlem adımında hangi dokümanların olduğunu, bir dosyaya/dokümana kimler tarafından, hangi işlemlerin yapıldığını gösterecek özelliklere sahip olacaktır.
 
27.     Sistem, süreç boyunca standart bir tarama gerçekleştirmek için doküman bazında yapılan ayarlarının tüm tarayıcılarda kullanılmasını sağlayacak profil paylaşım özelliklerine sahip olacaktır.
 
 
 
    1.2.1. Dijital Arşiv Sistemi Yazılımı
Yüklenicinin sağlayacağı dijital arşiv sistemi yazılımının asgari teknik gereksinimleri
aşağıda belirtilmiştir.
            1. Uygulama, web tabanlı olmalı ve Internet/İntranet üzerinden bir web tarayıcısı kullanılarak sisteme erişilebilmelidir.
          2. Uygulama, MS SQL ve ORACLE veritabanına NATIVE bağlanabilmeli ve Kurum içerisinde bulunan diğer uygulamalarla XML ve Web Servisleri ile veri alış verişi yapılabilmedir.
            3. Uygulama n katmanlı açık mimariye sahip olmalıdır ve MS Windows 2003 ve üzeri sistemlerde kusursuz çalışabilmelidir.
            4. Uygulama modüler yapıda olmalı, yeni modüllerin sistemle bütünleştirilmesi kolayca yapılabilmelidir.
            5. Uygulama üzerinden doküman havuzuna yetkisiz erişim engellenmelidir.
            6. Uygulama kullanıcı sayısında kısıtlama getirmemeli ve son kullanıcılar için, tüm fonksiyonları yerine getirebilen tam kullanıcı lisansı verilmelidir.
            7. Sistemde çalışacak tüm kullanıcılar aynı anda çalışabilmeli, her türlü işlemi hiçbir engel ile karşılaşmadan yapabilmelidir.
            8. Ekranlar, raporlar ve uyarı/hata mesajları tamamıyla Türkçe olmalıdır. Uygulama sade, kullanımı kolay standart bir görünüme ve menü düzenine sahip olmalıdır. Kullanıcı ara yüzü, tüm yazılım için tek tip olmalı ve işlemleri yerine getirmek için olabildiğince aynı tuşlar kullanılmalıdır. Yapılan her işlemle ilgili durum bilgisi kullanıcıya aktarılmalıdır.
            9. Uygulama kullanım ve sistem yönetimine yönelik kullanım kılavuzu ve yardım ekranları olanakları Türkçe olmalı ve yazılım içerisinde ilgili ekranlarda kullanıcıya sunulmalıdır.
            10. Uygulama Türkçe karakterler ile sorunsuz çalışabilmeli, tüm sorgulama, sıralama ve kayıt işlemleri Türkçe alfabeye göre yapılabilmelidir.
            11. Uygulama hiyerarşik yapıya uygun olmalı ve birim, kullanıcı ve rol tabanlı yapıyı desteklemelidir organizasyon şeması yetkili kullanıcılar tarafından düzenlenebilmelidir.
            12. Yazılım sistem dâhilinde yapılan tüm kritik işlemlerin kaydını tutmalı ve yetkili kişiler tarafından bu kayıtların raporu alınabilmelidir.
            13. Uygulama içerisinde hiçbir doküman fiziksel olarak silinememeli, bunun yerine dokümanlar yetki dâhilinde pasif hale getirilmelidir.
                    14. Kurum içerisinde kullanılabilecek doküman sınıfları tanımlanabilmeli ve doküman şablonları oluşturulabilmelidir.
            15. Uygulama Doküman Bazlı yetkilendirmeyi desteklemelidir. Bu yetkiler; arama sonuçlarında, listeleme, görüntüleme, üzerinde değişiklik yapma, dokümanı aktif/pasif yapma gibi temel güvenlik kriterlerini içermelidir.
            16. Doküman Yönetim Sistemine eklenen dokümanların aslı üzerinde değişiklik yapılamamalıdır. Doküman üzerinde değişiklik yapma yetki dâhilinde olmalı ve değişiklikler versiyonlar halinde saklanmalıdır.
            17. Üzerinde değişiklik yapılan dokümanlara, kayıt işlemi gerçekleşene kadar, diğer kullanıcıların değişiklik yapmak üzere erişimi engellenmeli, sadece okunması sağlanmalıdır. 
            18. Sorgulama sonucu bulunan dokümanın tarihçesi ve üzerinde yapılan değişiklikler görüntülenebilmelidir.
            19. Taranarak uygulamaya aktarılan dokümanlar dışında, kullanıcılar kendi oluşturdukları dokümanları uygulamaya ekleyebilmeli ve sistem yöneticileri tarafından belirlenmiş dokümana ait indeks alanları ile dokümanın künye bilgisi de saklanabilmelidir.
            20. Kullanıcının kendi bilgisayarından aktarılan dokümanları yetkilendirme dokümanın sahibinde olmalı, ilgili yetkiler verilmedikçe diğer kullanıcıların bu dokümana erişimi mümkün olmamalıdır.
            21. Seçilen bir dokümana ek dosya kaydetme özelliği bulunmalıdır. İstenildiği takdirde ek olarak kaydedilen dosyalar yazılım tarafından görüntülenebilmelidir.
            22. Evraklar, kullanıcı isteklerine göre klasör yapısında kategorize edilebilmeli, her kullanıcı yetki seviyesine göre bu dokümanlara kendi oluşturduğu sanal klasörlerden erişebilmelidir. Son kullanıcılar yetkileri dâhilinde bu klasörlere ilgili dokümanları ekleyebilmeli ve klasörleri yetkilendirerek ortak çalışma alanları oluşturabilmelidir.
            23. Kullanıcılar tarafından oluşturulan klasörler içerisinden dokümanların indeks bilgilerine göre de arama yapılabilmelidir.
            24. Uygulama dokümana kolay erişimi sağlayacak yapıda olmalıdır. Dokümanlara, indeks bilgilerinden arama, içerik arama (Full-Text) , indeks + içerik arama ve mantıksal operatörler (ve, veya, içeren vs.) yardımıyla gelişmiş arama gibi farklı arama yöntemleriyle erişilebilmelidir.
            25. Son kullanıcı tarafından sık kullanılan sorgu kriterleri kaydedilebilmelidir.
            26. Kullanım kolaylığı sağlamak için kullanıcının son kullanılan dokümanları kaydedilmelidir.
            27. Dokümanlar yetkisi olan kullanıcılar tarafından, elektronik posta ile gönderilebilmedir.
            28. Uygulama sınırsız sayıda ana kategori ve alt kategori oluşturmayı desteklemelidir.
            29. Arşiv Yönetim Sistemine kaydedilen hiçbir doküman üzerinde değişiklik yapılamamalıdır.
            30. Arşiv Yönetim Sisteminde bulunan evraklara aşağıdaki arama yöntemleri ile ulaşılabilmelidir
·    İndeks Bilgilerinden Arama
·    Doküman İçeriğinden Arama
·    İndeks Bilgisi+İçerik Arama
·    Gelişmiş arama(ve/veya/yakınında gibi operatörlerle)
            31. Arşiv Yönetim Sistemi doküman ve doküman sınıfı bazında yetkiyi desteklemelidir. Yetkisi olmayan kullanıcıların ilgili doküman sınıfını listede dahi görmemelidir.
            32. Arşiv Yönetim Sistemi içerisinde bulunan dokümanların, fiziksel olarak nerede bulunduğu bilgisi de sistem içerisinde tutulabilmelidir.
            33. DAYS içerisinde yapılan tüm işlemlerin (kayıt, değiştirme, silme vb. ), kullanıcı, evrak ve tarih bazında kaydını tutacak ve saklayacaktır. İstenildiği takdirde bu kayıtların yer aldığı kütükler kullanılarak rapor alınabilecektir.
            34. DAYS, kullanıcıların yaptığı işlemlerin yanı sıra, sistem yöneticilerinin de yaptığı tüm işlemleri kayıt altına alacaktır.
            35. Evrak yetkilerinin belirlenmesi işlemi, organizasyon şeması bilgileri üzerinden gerçekleştirilebilecektir.
            36. Evraka erişimler evrakın bütünlüğünü bozmayacak bir yapıda olacak ve aynı anda sadece bir DAYS kullanıcısı evrak üzerinde yazma işlemini gerçekleştirebilecektir.
            37. Doküman üzerinde detaylı denetim imkanı sağlanmalıdır.
 
            38. Denetim ekranları ile her bir dokümana yapılan işlem, kimin yaptığı, tarih ve saati gibi bilgilere, kolay ve hızlıca erişilmeli, belirli bir tarih aralığı için, doküman sahibi veya adı verilerek ve bunun gibi kriterler ile çeşitli sorgulamalar yapılabilmelidir.
            39. Dokümanın görüntülenmesi dahi bu denetim ekranında raporlanabilmelidir.
            40. Sistemde çok detaylı arama ekranları yardımıyla istenen dokümanlara kolayca ulaşılabilmelidir.
            41. Doküman arama işlemleri öznitelik, anahtar kelime bilgilerine göre gerçekleştirilebilecektir. Sistemdeki dokümanlar üzerinde kullanıcı arama yüzünden seçilen kriterlerden (hazırlayan, konu, ilgili dosya numarası, kime, kimden, tarih aralığı, sayı no, ivedilik, belge türü, doküman durumu, işlem vb. ) bir ve/veya birden fazlası ile arama yapmak mümkün olmalıdır.
            42. Arama sonuçlarında oluşan listelerden seçim yapıldığı zaman, kullanıcı bu dokümana erişmeye yetkisi varsa erişim izni verilecek, yoksa erişim izni olmadığına dair uyarı verilecek ve dokümana erişim engellenecektir.
            43. Arama kriterleri olarak, doküman tipilerine göre değişiklik gösterebilen özel alanlar da verilebilmelidir.
            44. Bu özel alanların değerlerinde, eşit, büyük, küçük, arasında gibi nitelemeler ile arama yapmak mümkün olmalıdır.
            45. Sonuçta listelenen dokümanların bulundukları klasörler görülebilmeli veya arama sonuçları yazdırılabilmelidir.
            46. Sık kullanılan arama kriterleri bir isim verilerek kişiye özel veya genel kullanıma açık şekilde saklanabilmelidir.
            47. Sistemde içerik tabanlı arama imkânı bulunmalıdır.
            48. İçerik tabanlı arama Türkçe karakterler için de çalışmalı, MS-Office formatları ile text dokümanların sisteme katılırken indekslenmesi halinde daha sonra içlerinde geçen bir kelimeden / sayıdan (sayısal bazlı içerik arama) bulunmaları mümkün olmalıdır. Doküman arama işlemlerinde tam metin arama (full-text search) imkânı olacak, dokümanların herhangi bir yerinde geçen metine göre arama/sorgulama yapılabilecektir
            49. İçerik tabanlı arama yapıldığında aranan kelimeler doküman üzerinde işaretlenerek getirilecektir.
            50. İsteğe bağlı olarak sisteme katılan dokümanların daha sonra indekslenmesi veya tekrar indekslenmeleri de mümkün olmalıdır.
51. Kamulaştırma Bilgi Sistemiyle entegre olabilmelidir. Entegrasyon için kurum tarafından talep edilecek çalışmalar yüklenici tarafından yapılacaktır.
 
1.3. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısı
Dijital Arşiv kapsamına giren dosyaların belge içeriği ve belge bazında indekslenecek alan idarece belirlenecektir.
1.4. Teslimat ve Kabul Şartları
1.        Proje bitiminde tüm proje işletim ayrıntısını içeren kesin teslimat raporu hazırlanarak idareye sunulacaktır.
 
2.        Yüklenici işin devamı sırasında idareden aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım vb. malzemeleri iş bitiminde idareye teslim edecektir.
 
3.        Ödemeler her hakedişte gerçekleşen miktarın, birim fiyat ile çarpılması ile oluşan bedel üzerinde ödenecektir.
 
4.         Yüklenici taranmış, indekslenmiş dokümanları Karayolları Genel Müdürlüğünce kullanılmakta olan Bilgi Sistemine yükleyecektir. Ayrıca kullandığı sistemi olduğu şekliyle Karayolları 1.Bölge Müdürlüğüne devredecektir. (Kullanılacak server dahil)
 
5.        Master ve dolaşım kopyası 2’ şer hard diske kopyalanarak arşiv bilgilerinin bulunduğu server ile birlikte idareye teslim edilecektir. (Server’e ait teknik özellikler idare ve yüklenici ile birlikte belirlenecektir.)
 
8.        İdare tarafından geçerli veri setleri İdare gözetiminde yüklenici tarafından veritabanına aktarımı yapılarak kabulü yapılacaktır.
 
                                              
 
 
                                              
 
 
 
 
TEKLİF BİRİM FİYATA DAHİL OLAN GİDERLER

 
S.N
 
UYGULAMA ADI
 
ADET
 
 
 
1
 
Yeni verilerin girilebilmesi için Tarama ve indeksleme aşamasında                      kullanılan ayrıştırıcı ve düzenleyici arşiv doküman yazılımı 
 
1
 
 
 
2
 
Yeni barkod üretilebilmesi için yüklenici 2 adet barkot yazıcı ile barkod ve kutu etiketlerini basma işleminin yapılacağı bir yazılım ve 3 adet barkod okuyucusu idareye teslim edilecektir.
 
 
 
1
 
3
 
 
 
Taranan ve indekslenen verilerin İntranet ve web üzerinde görüntülenmesini sağlayan dijital arşiv yazılımı
 
1
 
4
 
 
Arşiv çalışanlarına yönelik belirli periyotları 10 iş günü dijital arşiv yönetim eğitimi sağlanması.
 
 
2
 
5
 
 
Arşiv program eğitiminin Karayolları 1.Bölge Müdürlüğü tarafından  görevlendirilecek kullanıcılara 2 gün süreli verilmesi.
 
 
1
 
6
 
 
Kullanılacak veri tabanı yönetim lisansı.
 
 
1
 
7
 
 
Teknik Şartnamede belirtilen diğer giderler.
 

 

Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.