Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Ümraniye Belediyesi Arşiv Şartnamesi

 

 

T.C.

ÜMRANİYE BELEDİYESİ
 

KURUM ARŞİVİ OLUŞTURULMASI

 
HİZMET ALIMI İŞİ
 
TEKNİK ŞARTNAMESİ
350.000 TL
8 aylık süre
10 personel
 
 
1.                       İHALENİN KONUSU
Bu projenin konusu; Ümraniye Belediyesindeki ilgili müdürlüklerin arşivlerinde bulunan tüm evrakların (dosya içerisinde veya serbest halde olan), meri mevzuata uygun olarak ayıklama işlemlerinin yapılması, imha listelerinin hazırlanması, nitelenmesi, etiketlenmesi, SDP’na göre dosyalanması, adreslenip yerleştirilmesi ve Ümraniye Belediyesi Kurum arşivine kurulumu yapılacak olan arşiv otomasyonuna veri girişlerinin yapılmak suretiyle kurum arşivinin oluşturulmasıdır.
2.                       TARAFLAR
Şartname metninde, Ümraniye Belediye Başkanlığı (İDARE), şartname kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma (YÜKLENİCİ) olarak anılacaktır.
3.                       İHALENİN KAPSAMI :
Bu ihale, İdareye bağlı birimlerinden Basın Yayın ve Halkla İlişkiler, Bilgi İşlem, Çevre Koruma ve Kontrol, Destek Hizmetleri, Emlak İstimlak, Fen İşleri, İşletme ve İştirakler, Kültür ve Sosyal İşler, Kütüphane, Özel Kalem, Park ve Bahçeler, Sağlık İşleri, Sosyal Yardım İşleri, Strateji Geliştirme, Teftiş Kurulu, Temizlik İşleri, Veteriner İşleri, Yazı İşleri ve Zabıta Müdürlüklerinin ofislerinde veya arşivlerinde bulunan 31.12.2009 yılına kadarki aşağıda miktarları belirtilen bütün evrakları kapsamaktadır.
 
a)        400.000 adet evrakın olarak ayıklama işlemlerinin yapılması, imha listelerinin hazırlanması, nitelenmesi, indekslenmesi, etiketlenmesi, SDP’na göre dosyalanması, adreslenip yerleştirilmesi ve fiziksel olarak düzenlenmesi,
b)        75.000 adet encümen ve meclis kararının indekslenmesi ve taranarak elektronik ortama aktarılması,
4.                       İHALENİN AMACI
Bu ihale ile, dosya içerisinde veya klasör içerisinde bulunan veya serbest olarak saklanmış bulunan tüm evrakların nitelenmesi, ayıklanması, imha listelerinin hazırlanması, arşivlenmesi, nitelik bilgilerinin arşiv otomasyonuna aktarılması, kurum arşivinin oluşturulması, dosya hizmetinin güvenli, hızlı ve sistematik olarak gerçekleştirilmesi amaçlanmıştır.
5.                       GENEL ÖZELLİK VE İSTEKLER
5.1.                 Bu proje kapsamında yüklenici tarafından yapılacak işler;konu ile alakalı mer’i mevzuata (Kanun, Yönetmelik, Genelge, Yönerge, Tebliğ, Tamim, 13298 Sayılı EBYS v.b.) uygun olacaktır.
5.2.                 Yüklenici fiziki kurum arşivi oluşturulması ( ayıklama, niteleme, etiketleme, yerleştirme ) hususunda daha önceden iş bitirme belgesi almış olduğunu ispatla yükümlüdür.
5.3.                 Tüm evraklar bulundukları klasörlerden, SDP’na uygun olarak yıllarına gore yeni klasörlere yerleştirilecektir.
5.4.                 Eğitim ve Danışmanlık :
5.4.1.           İdare tarafından görevlendirilen yeteri kadar personel, eğitim ve gözetim amacıyla iş süresince çalışmalara nezaret edebilecektir.
5.4.2.           Yüklenici, proje kapsamında danışmanlık ve eğitim ile ilgili her türlü talebi en kısa sürede karşılayacaktır.
5.5.                 Projenin Yürütülmesi ve Kontrolü :
5.5.1.           Projenin işleyişini takip ve kontrolünü sağlamak amacıyla; İdare tarafından oluşturulan 2 kişilik kontrol komisyonu ve yüklenici firma tarafından da 2 kişilik bir yürütme kurulu oluşturulacaktır.
5.5.2.           Proje süresince her ay kurulun belirleyeceği gün ve saatte proje yürütme kurulu yapılan çalışmaları yüklenicinin hazırladığı faaliyet raporu üzerinden değerlendirmek ve sonraki işleri planlamak üzere toplanacaktır. Alınan kararlar yazılı olarak ihaleyi yapan birimin amirine sunulacak, onaylandıktan sonra dosyasına kaldırılacaktır. Kurul gerekirse taraflardan birinin başvurusu halinde olağanüstü de toplanabilecektir.
5.5.3.           İstekli ihale konusu işi yerine getirebilmek için; aşağıda miktar ve nitelikleri  belirtilen  asgari sayıdaki personeli iş sırasında idarede çalıştıracaktır.
 

ÜNVAN
ÖĞRENİM
ADET
a) Grup Yöneticisi
Lisans
1
b)Tasnif Uzmanı
Lisans
2
c)Veri Giriş Elemanı
Lisans/Önlisans/Lise
6
d) Tarama Operatörü
Lisans/Önlisans/Lise
2

 

(a)     Grup Yöneticisi: Üniversitelerin Belge Bilgi Yönetimi / Arşivcilik / Dokümantasyon ve Enformasyon / Kütüphanecilik bölümlerinden mezun ve daha önce benzer en az üç projede görev almış 1 (bir) personel. Grup Yöneticisi, yüklenicinin proje kapsamında yapacağı faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden ve kalite kontrolünden idari olarak sorumludur.

 

(b)    Tasnif Uzmanı: Üniversitelerin Belge Bilgi Yönetimi / Arşivcilik / Dokümantasyon ve Enformasyon / Kütüphanecilik bölümlerinden mezun 2 (iki) personel.

 

(c)     Veri Giriş Elemanı: Lisans/Önlisans/Lise mezunu 6 (altı) personel.

 

(d)    Tarama Operatörü: Lisans/Önlisans/Lise mezunu 2 (iki) personel

 

5.6.                 İş ve Zaman Programı :

5.6.1.           Yüklenici projeye başlarken iş ve zaman programı hazırlayacak, bu plan İdarenin proje yetkililerine onaylattırılacaktır.

5.7.                 Personel Seçimi   :

5.7.1.           Yüklenici proje kapsamında çalıştıracağı personelin savcılıktan sicil kaydını ve CV’lerini İdareye sunacak, Belediye’nin onaylamadığı elemanları değiştirecektir. Ayrıca proje başladıktan sonra performansından memnun kalmadığı elemanları değiştirmesini talep ederse, yüklenici bu talebi 1 hafta içinde karşılayacaktır.

         5.8.         Levazım

5.8.1.         Yüklenici proje süresince ihtiyacı olan kırtasiye ve büro malzemeleri, “Ümraniye Belediyesi” logolu dosya etiketlerini, koruyucu şeffaf etiketleri sağlayacak ve bu işi yapmak için gerekli olan her türlü donanımı temin edecek ve çıkabilecek her türlü bakım, onarım ve teknik desteği kendisi yapacaktır.

5.8.2.      Proje süresince ihtiyaç duyulacak olan gömlek dosya ve klasörler İdare tarafından karşılanacaktır. Yüklenici işe başladıktan en geç 15 gün içerisinde ihtiyaç olan malzemeleri İDARE’ye yazılı bildirecektir.

6.                       BİLGİ VE BELGE GÜVENLİĞİ

6.1.                 İdare talebi doğrultusunda gerekirse, İdare ve Yüklenici arasında belge alışverişi esnasında tutanak düzenlenecektir.

6.2.                 Projenin tüm safhalarında silme, ilave v.s gibi dokuman içeriği değiştirecek herhangi bir işlem yapılmayacak, belgenin orijinalliği korunacaktır.

6.3.                 Yüklenici, iş bitiminde çalışmaların bulunduğu kendi sistemindeki tüm verileri, İdare’nin kullanacağı sisteme transfer ettikten sonra yetkililerin huzurunda silecektir.

7.                       ÖZEL KURAL 

7.1.                 İdare kontrol teşkilatı denetiminde, proje kapsamındaki iş kalemlerine ait sayılar duruma göre azaltma ve yükseltme yapılmak sureti ile geçişlilik arz edebilir. Hesaplama, Yüklenici firmanın her bir iş kalemi için teklif ettiği birim fiyatların yapılan iş miktarları ile çarpımı sonucu bulunur ve ödeme buna göre yapılır.

7.2.                 Yapılan işin muayene ve kabul işlemleri; İdare tarafından yapılacak olup, İdare gerekli gördüğü takdirde muayene ve kabul işlemlerini, hizmet alımı yöntemi ile akademik veya uzman arşiv personeline de yaptırabilecektir.

 

8.                       EVRAK VE DOSYALARDAN YARARLANMA

Proje esnasında Yüklenici tarafından üzerinde çalışma yapılan dosyaların ilgili birimler tarafından talep edilmesi durumunda bu dosyaların ödünç verilmesi ile ilgili her türlü yükümlülük ve dosyaların takibi Yükleniciye ait olacaktır. İlgili ödünç dosya kayıtları Yüklenici tarafından tutulacak, iş tesliminde bu tür dosyalar raporlarda belirtilecektir.

9.                       TEKNİK UYUŞMAZLIK

9.1.                 Bütün ihale kapsamında İdare ve Yüklenici tarafından ortak karar alınması gereken hususlarda yüklenici ile belediye mutabakata varamaz ise Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden görüş alınarak mutabakata varılır.

10.                   TANIMLAR

İdare :                           Ümraniye Belediye Başkanlığı,

Yüklenici:                     Proje kapsamındaki ihale hizmetlerinin yapımı uhdesinde bulunan firma,

Program :                     Tarama, indeksleme, kalite kontrol ve belge sorgulama işlemlerini ve dosyalara ait niteleme bilgilerinin ilişkilendirilmesi, geri getirim araçlarının hazırlanması ve hizmete sunulmasını sağlayan yazılımlardır.

Dosya :                         Bir konu, olay, hadise, faaliyet ve vaka ile alakalı evrak bütünlüğüdür. (Dosya bir gömlekten oluşacağı gibi birden fazla klasörden de oluşabilir.)

Klasör :                         Çoklu evrakı daha düzenli tutabilmek veya birden fazla dosyayı bir arada tutmak amacıyla kullanılan saklama aracıdır.

Evrak :                        Kamu kurum ve kuruluşları veya birim müdürlükleri   arasında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak amacıyla yazılıp imzalanmış olan, tarihi veya sayısı veya yazarı veya muhatabı belli olan resmî yazı, dilekçe, v.b. eki olan veya olmayan belgedir.

 

Niteleme Alanları: Fiziki arşiv faaliyetlerinde bir dosyayı tanımlayan bilgilerdir. (Personel özlük bilgileri, dosya adı, no, kodu, işlem yılı, birimi, dosya üzerinde yapılacak işlem, ita no, ilçe, ada, pafta, parsel bilgileri v.d)

Atama Bilgileri :           Bir dosyanın niteleme alanlarından sonra dosyaya sonradan verilen erişim kolaylığı sağlayan bilgilerdir. (Referans no, demirbaş no, arşiv no, kutu no, dizi no, dolap no, raf no, bulunduğu yer v.b.)

Zimmet Bilgileri:  Arşiv kayıtlarına giren dosyaların, hizmete sunumu sırasında (veriliş tarihi, iade tarihi, teslim alan kişi, teslim eden kişi, v.b.) takibi amacıyla kaydedilen bilgilerdir.

Aidiyet Bilgileri :          Dosyanın ait olduğu birim ve alt birimlerle ilgili bilgilerdir.

SDP :                            İdarende uygulanmakta olan Standart Dosya Planı.

EBYS :                         TS 13298 Sayılı Elektronik Belge Yönetim Sistemi standardı.

 

YAPILACAK İŞLER

11.1.             Tasnif ve Ayıklama

11.1.1.       Çalışma yapılacak birime ait dosyalar veya dosya grupları için, işlem yapılacak dosya gruplarının niteliğine göre tasnif sistemi arşiv sorumlularının belirleyeceği kriterler doğrultusunda tespit edilip uygulamaya konacaktır.

11.1.2.       Ayıklaması yapılacak olan dosyalar değişik tip ve büyüklükte olmaktadır. Bazen içerisinde 1–2 evrak bulunan bir dosya olabileceği gibi, bazen de 4–5 dosyadan meydana gelebilmektedir. Yüklenici ayıklama için iş planı yaparken bu durumları göz önünde bulunduracaktır.

11.1.3.       Her bir evraka Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda hazırlanan ve 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konan Standart Dosya Planına göre kod numarası verilerek saklama planı çıkartılacaktır.

11.1.4.       Saklama planları, birim ve kurum arşivlerinde saklama süreleri ve nihai işlemi gösteren sütunlardan oluşacaktır. Nihai işlemi gösteren sütunda aşağıdaki şekilde belirtilecektir;

- Sürekli saklanacaklar,

- Süre sonunda değerlendirilecekler,

- Süre sonunda Devlet Arşivlerine gönderilecekler.

11.1.5.       İmha edilmek üzere ayıklanan evraklar için İmha listeleri hazırlanacaktır.  İmha komisyonlarının oluşturulması vb. diğer yasal işlemler yüklenici firma tarafından organize edilecektir. İmha edilecek malzemelerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylatılması ve usulüne uygun olarak kurumca imha edilmesi işlemlerinde ilgili firma danışmanlık yapacaktır.

11.1.6.       Tasnif esnasında dosyalar tek tek elden geçirilecek olup, evraklar yeni adlandırılmış klasörlere SDP’ye göre yerleştirilecek, dağılmış veya yıpranmış malzeme tespit edildiğinde yenisiyle değiştirilecektir.

11.1.7.       Bu bilgiler ışığında tasnif işlemine tabi tutulacak olan her bir dosya üzerine, daha sonra niteleme işlemlerine zemin hazırlanması, dosya ile niteleme kaydı arasında doğru ve sağlam bir bağ oluşturulabilmesi açısından geçici dosya numarası verilecektir.

11.2.  İndeksleme

11.2.1.      Her bir evrak aşağıdaki indeks alanlarına göre indekslenecektir.

·      Kurum Adı

·      Birim Adı

·      Numara ( Her bir evrak için 1’den başlayıp devam eden )

·      Birim Kodu

·      Evrak Konusu

·      Evrak İlgilisi ( Evraka konu kişi veya olay )

·      Evrakın Sayısı

·      SDP Kodu

·      Açıklama

·      Evrak Tarihi ( Gün / Ay / Yıl )

·      Geldiği Yer/Kişi ( Kurum / Şahıs )

·      Gittiği Yer/Kişi ( Kurum / Şahıs )

·      Klasör/Dosya No

·      Raf No

·      Dolap no

 

11.2.2.       Yukarıda belirtilen niteleme ve atama bilgilerine ait gerekli alanlar, kullanılacak olan arşiv yönetim otomasyonunda birim arşiv sorumlusunun da istekleri göz önünde bulundurularak açılacak ve bu alanlara evrak bilgilerinin girişi sağlanacaktır. Tümleşik (vaka) dosyalarında bilgi girişi yapılacak evraklar idare tarafından belirlenecek olup idare tarafından onay verilmeyen dilekçe, form, belge v.b. evrakların bilgi girişleri yapılmayacak. açıklama kısmına girilecek bilgi şartlar dahilinde İdare tarafından belirlenecektir.

11.2.3.       Evrak ile ilgili hatalı ve eksik niteleme bilgisi girişi yapılan kayıtlar tespit edildiğinde, Yüklenici bilgi giriş işini ilgili evrak için yenileyecektir.

11.2.4.       Yüklenici yazım yanlışlıkları ve bilgi eksikliklerine sebebiyet verilmemesi açısından çalıştıracağı personele işe başlamadan önce yazım kuralları ile ilgili eğitim verecek ve personelin nitelikli olmasına dikkat edecektir.

11.2.5.       Girilecek olan alanlardaki niteleme bilgilerinin tamamı büyük harfle yazılacaktır.

11.2.6.       Eğer kullanılıyor ise noktalama işaretlerine dikkat edilecek ve tamamen Türkçe noktalama mantığına göre işlem yapılacaktır.

11.2.7.       Girilen verilerde adres vb. alanlarda kısaltmalar kullanılması gerekiyor ise belediye yetkilileri tarafından belirlenecek kurallar çerçevesinde kısaltmalar yapılacaktır.

11.3.             Etiketleme

11.3.1.       Dosya/Klasör üzerine, Ümraniye Belediyesi Standart Dosya Planı ekinde yayınlanan örneğe uygun olarak etiket  oluşturulacaktır.

11.3.2.       Proje süresince kullanılacak olan etiketler siyah beyaz renkte olacaktır.

11.3.3.       Etiketler üzerine yazılması gereken atama ve aidiyet bilgileri standart şekilde olacaktır.

11.3.4.       Dosya üzerine uygulanacak olan etiketler kesinlikle orijinal toner kullanımlı lazer yazıcıdan basılacaktır. Etiketlerin üzeri hiçbir şekilde el marifetiyle doldurulmayacaktır.

11.3.5.       Dosya/Klasör üzerine uygulanacak olan etiketler tek parça olacaktır.

11.3.6.       Etiketler, temiz, düzenli, standart ve silinebilirliğe karşı dayanıklı özelliklere sahip olacaktır.

11.3.7.       Etiket üzerlerine PVC den mamul şeffaf koruyucu etiket yapıştırılacaktır.

11.3.8.       Belediye tarafından orantılı yapıştırılmayan etiketlerin tespit edilmesi durumunda Yüklenici firma etiketleme işini yenileyecektir. 

11.4.             Klasörleme, Yerleştirme

11.4.1.       Nitelemesi tamamlanan evraklar İdare’nin temin edeceği yeni klasörlere veya mevcuttaki kullanılabilir klasörlere yerleştirilecektir.

11.4.2.       Dosya ve klasörlerden yıprananlar değiştirilecektir.

11.4.3.       Klasörler arşiv numarasına ve aynı konu içeriğine göre müteselsil olarak raflara yerleştirilecektir.

 

11.5.             Encümen / Meclis Kararlarının Taranması

Taranacak olan belgeler  çoğunlukla A4 ebatında standart bir şekilde bulunmakta olup, standart dışı da belgeler bulunmaktadır.

11.5.1. Encümen ve Meclis Kararlarının sadece karar niteliğindeki sayfaları taranacak olup, ekleri taranmayacaktır.

11.5.2. Bu belgeler sayfa şeklinde de olmakla birlikte çoğunlukla ciltli ve kitap şeklinde bulunmaktadır.Ciltlenmiş belgelerin ciltleri kesinlikle kesilmeden taranacaktır.

11.5.3. Taranacak belgelerin her biri bir görüntü belgesi olarak kaydedilecektir.

11.5.4. Tarama neticesinde oluşan belge görüntüleri 2 (iki) türde kayıt altına alınacaktır.

·  Okunabilir PDF kopya

·  Görüntü iyileştirme tekniği kullanılmış Siyah/Beyaz kopya

 

Siyah/Beyaz kopyaların elde edilmesinde aşağıda bahsi geçen maddeler uygulanacaktır.

11.5.5. Tarama ile ilgili olarak taranacak belgelerin kalitesine ve netliğine bağlı olarak görüntüler en az 300 (üçyüz) DPI olacaktır. Bu değerden aşağı olan görüntüler kabul edilmeyecektir.

11.5.6. Görüntü belgeleri TIFF (kayıpsız) formatında olacaktır. Tarandıktan sonra belgelerin görüntüsü, orijinal belgenin görüntüsüne yakın, belgenin kalitesinden düşük olmayacak, rengi değiştiren bir katman kesinlikle kullanılmayacaktır.

11.5.7. Bir dosya veya klasör içerisinden çıkan, dosya ve evrak bütünlüğü açısından aynı arşiv numarasına ait birden fazla sayıya sahip olan belgeler ve ekleri tek bir görüntü dosyasına kaydedilecektir.

11.5.8. Ayrıca aynı arşiv numarasına sahip olan ve farklı fiziksel ortamlarda, dosya veya klasörler içerisinde bulunan birden fazla sayıya sahip belgeler de dosya bütünlüğünün bozulmaması açısından tek bir görüntü dosyasına kaydedilecektir.

11.5.9. Bu kaydetme şekli; içerisinde birden fazla belge sayfası görüntüsü barındıran Çoklu Sayfa (Multipage) TIFF olacaktır.

11.5.10.                     Taranacak olan belgelere ait her bir görüntü idare tarafından verilecek olan kodlamalar doğrultusunda kodlanarak (isimlendirilerek) aşağıdaki formatta diske kayıt edilecektir.

            Örnek:           YZM00005.00001.tif

                                   YZM00005 = Dosya referans numarası

                                   00001 = Evrak Numarası (Devam eden, sıralı)

                                   tif = Görüntü Formatı

11.5.10.Kâğıt cinsi açısından yırtılmaya müsait pelur, saman kâğıt vb. belgelerin taranmasında, bilgi kaybına neden olmaması ve belgelere zarar verilmemesi açısından standart olarak kullanılan tamburlu tarayıcılar dışında farklı teknoloji ürünleri kullanılacaktır.

11.5.11.Orijinalinde zor okunan pelur, nokta vuruşlu çıktı ve karbon kopya belgeler minimum orijinal görüntü kalitesinde taranacaktır.

11.5.12.Belgelerin net okunması açısından, tarama esnasında farklı tonlardaki görüntü üzerindeki kirliliğin giderilmesi açısından netleştirme işlemi gerekiyor ise kullanılan tarama yazılımı tarafından netleştirme, renk temizleme ve görüntü düzeltme işlemi yapılacaktır.

11.5.13.Farklı tipteki belgeler en düşük dosya boyutu ve en iyi görüntü kalitesinde taranacaktır.

11.5.14.Birbirine yapışık halde bulunan sayfalar yırtılmadan ve herhangi bir şekilde zarar verilmeden taranacaktır.

11.5.15.Katlanmış ve/veya buruşmuş vaziyetteki belgeler düzeltilerek taranacaktır.

11.5.16.Görüntülerin; düzgün, orantılı ve estetik olmasına dikkat edilecek, belgelerin orijinal boyutu ile sınırlı olacaktır.

11.5.17. Dijital görüntü boyutunu artırması ve görüntü kirliliğine neden olması dolayısı ile taranmış belgelere ait görüntülerin orijinal marj alanı çevresinde (alt, üst, sol-sağ taraf) en fazla 3 mm (üç milimetre) siyahlık olabilecek, bu ölçüden daha fazla siyahlık tespit edilmesi durumunda Yüklenici hiçbir ücret almadan bu belgeleri yeniden tarayacaktır.

11.5.18. İyi görüntü alabilmek için büyültme, küçültme, çevirme, büyüteç tutma özellikleri gerçekleştirilecektir.

11.5.19. Bir belgenin veya belge yığınının taraması bittikten sonra bilgisayar ortamında Yüklenici firmaya ait kontrol operatörleri yardımı ile taranan görüntüler sayfa atlamalarına, renk bozukluklarına ve daha farklı görüntü üzerinde oluşabilecek olumsuz durumlara karşı sistem üzerinden kontrol edilecektir.

11.5.20. Herhangi bir bozukluk ve atlama tespit edildiğinde o görüntünün yerine yenisi hemen taranıp aynı sırada yerine yerleştirilecektir.

11.5.21. Belediye kontrol teşkilatı yetkilileri tarafından kontrol sonucunda, görüntülerin arşivcilik ilke ve standartlarında ön görülen format ve çözünürlük değerlerine sahip olup olmadıklarına, orijinale uygunluklarına, malzemenin kayıpsız olup olmadığına bakılarak, belirtilen kriterlere uygun olmayan görüntüler tutanakla kayıt altına alınarak Yüklenici firmaya iletilecektir. Uygun olmayan görüntüler ilave bir bedel ödenmeksizin ve istenilen şartları taşıyana kadar tekrarlanacaktır.

11.5.22. Taranan bütün görüntüler idareye 2 (iki) farklı biçimde verilecektir. Bu kopyalar aşağıdaki formatlardan oluşacaktır.

a.       DVD ortamında kontrol operatörlerinden geçen görüntülerden, Okunabilir PDF formatındaki görüntüleri içeren klasör biçiminde, kodlanmış ve adlandırılmış bir şekilde olacaktır.

b.      Hard Disk (HDD) ortamında kontrol operatörlerinden geçen görüntülerden, Siyah/Beyaz TIFF formatındaki görüntüleri içeren klasör biçiminde, kodlanmış ve adlandırılmış bir şekilde olacaktır.

11.5.23. Okunabilir PDF formatındaki görüntü klasörlerinin kopyalanacağı DVD’ler ve muhafaza kapakları Yüklenici tarafından temin edilecektir. Dünya standartlarında ve birinci kalite markalardan seçilecek olup, üzerlerinde ilgili idarenin adını ve amblemini içerir baskılı olacaktır. DVD’lerin ön yüzüne içerisinde hangi görüntü klasörlerinin bulunduğu klasör kodları ile yazılacaktır.

11.5.24. Siyah/Beyaz görüntü klasörlerinin kopyalanacağı Hard Diskler (HDD) yine Yüklenici tarafından temin edilecektir. Hard Diskler üzerine koruyucu muhafaza yapılıp içerisinde hangi görüntü klasörlerinin bulunduğu klasör kodları ile yazılacaktır.

11.5.25. Ayrıca taranan tüm belgeler iş bitiminde Belediye‘nin konu ile ilgili mevcut veritabanına aktarılacaktır.

11.6.       Encümen / Meclis Kararlarının İndekslenmesi

 

11.6.1. Her bir encümen kararı aşağıdaki indeks alanlarına göre indekslenecektir.

·      Kurum Adı

·      Birim Adı

·      Birim Kodu

·      Karar Tarihi ( Gün / Ay / Yıl )

·      Karar Sayısı

·      Karar Türü ( kaçak yapılaşma, yardım, gürültü kirliliği vb. )

·      Karar Konusu ( karar konusu tam olarak yazılacaktır.

·      Adres ( İlgili kararlarda )

·      Pafta ( İlgili kararlarda )

·      Ada ( İlgili kararlarda )

·      Parsel ( İlgili kararlarda )

·      Açıklama / Notlar

·      Klasör/Dosya No

 

11.6.2. İndekslemesi yapılacak görüntü belgesi ile arşiv programı arasındaki bağın sağlanması tamamen Yüklenicinin sorumluluğunda olacaktır.

11.6.3. Bağlantı yanlışlığının önlenmesi açısından, tarama esnasında görüntü belgelerine verilmiş olan kodlar (dosya adı) arşiv programında ilgili alana aktarılacak, bu kodlar pivot olarak indeks ve görüntü belgelerinin bağlantısında kullanılacak ve ne kadar görüntü belgesi var ise o kadar sayıda arşiv programı üzerinde kayıt açılacaktır.

11.6.4. Arşiv programı üzerinde bağlantı bütünlüğünün bozulmaması açısından indeksleme alanları ve görüntü belgesi aynı ekranda gösterilecek olup, farklı görüntüleme sistemleri kullanılmayacaktır.

11.6.5. Bir çoklu sayfa (Multipage) TIFF formatındaki görüntü belgesine ait ek veya diğer sayfalar, indekslenebilmesi açısından aynı ekran üzerinde gösterilebilecektir.

11.6.6. İndeks bilgilerinin doğru ve sağlam girilmesi açısından okunamayan görüntü belgeleri üzerinde, operatöre yardımı olması ve bilginin doğru okunması açısından kademeli oranlarda büyültme işlemi yapılabilmelidir.

11.6.7. İndeksleme bilgileri, görüntü belge sayfalarından bakılmak sureti ile girilecektir.

11.6.8. Belediye’nin kontrol teşkilatının, girilen indeks bilgilerini eşzamanlı görebilmesi açısından arşiv programında her bir birim için ayrı data kütüğü kullanılacak, bütün indeksleme operatörleri o program kütüklerine aynı anda giriş yapacaklar ve datalar tek bir merkezde toplanmış olacaktır.

11.6.9. İndeksleme bilgilerinin girişi esnasında operatörler girilen alanlardaki bilgilerin bütünlüğü ve sağlamlığı açısından kesinlikle yazım yanlışı yapmayacakladır. Bu yanlışları önlemek amacı ile kullanacağı arşiv programında gerekli kelime kontrol mekanizmalarını ekleyecek ve otorite dosyalarını oluşturacaktır.

11.6.10. Kelime denetiminde Türk Dil Kurumu’na ait yazım ve imla kuralları geçerli olacaktır.

11.6.11. Yüklenici, indeksleme bilgilerinin girilmesi esnasında daha sonra birleştirilmek üzere dağınık, bilgisayar ve operatör bazlı yazılım kullanmayacaktır.

11.6.12. İndekslenecek olan görüntü belgelerinin orijinali üzerinde daha önceden yazım yanlışlıkları yapılmış ise bu yanlışlıklar düzeltilmiş hali ile sisteme girilecektir.

11.6.13. Yine de yapılan yazım yanlışlarının düzeltilmesi açısından girilen indeksleme bilgileri her gün proje yöneticileri tarafından mutlaka kontrol edilecektir.

11.6.14. Görüntü belgeleri ile ilgili hatalı ve eksik indeks bilgisi girişi yapılan kayıtlar tespit edildiğinde, Yüklenici bilgi giriş işini ilgili görüntü belgeleri için yenileyecektir.

11.6.15. Yüklenici böyle yanlışlıklara ve bilgi eksikliklerine sebebiyet verilmemesi açısından çalıştıracağı personele işe başlamadan önce yazım kuralları ile ilgili eğitim verecek ve personelin nitelikli olmasına dikkat edecektir.

11.6.16. Girilecek olan alanlardaki indeks bilgilerini oluşturan kelimelerin tamamı büyük harf olacaktır.

11.6.17. Eğer kullanılıyor ise noktalama işaretlerine dikkat edilecek ve tamamen Türkçe noktalama mantığına göre işlem yapılacaktır.

11.6.18. Girilen verilerde adres vb. alanlarda kısaltmalar kullanılması gerekiyor ise Belediye yetkilileri tarafından belirlenecek kurallar çerçevesinde kısaltmalar yapılacaktır.

11.6.19. Proje süresince oluşturulacak tüm indeks verileri ve bu verilere bağlı görüntü belgeleri Yüklenici tarafından, Belediye’de hali hazırda kullanılmakta olan mevcut arşiv veritabanına aktarılacaktır.

 

 

12.                 KURUM ARŞİVİNE KURULUMU YAPILACAK OLAN ARŞİV OTOMASYON PROGRAMI VE YAZILIM DETAYLARI

12.1.             Bu otomasyon programı aşağıda verilen özelliklerden oluşmalıdır.

12.1.1.       Otomasyon Windows tabanlı işletim sistemleri üzerinde sorunsuz çalışacaktır.

12.1.2.       Değer girme işlemi sırasında kullanıcının hata yapabileceği türdeki alanlar için seçmeli listeler kullanılmalıdır. Otomasyon, mümkün olduğunca, hatalı veri girişlerinde, kullanıcıya zaman kazandırmak için otomatik seçenekler sunup bu yolla kullanıcının hatayı düzeltmesine yardımcı olmalıdır.

12.1.3.       Kullanıcıların bir tuş ile erişebilecekleri detaylı yardım menüleri bulunmalıdır.

12.1.4.       Veri giriş arayüzü grafik tabanlı olmalı ve veri girişleri bu arayüzden yapılmalıdır. Programa ait veri giriş arayüzü, uygulama (application) şeklinde çalışmalı, kesinlikle web tabanlı olmamalıdır.

12.1.5.       Birden çok alt birimde ayrı ayrı girilen bilgilerin tek bir merkezde toplanabilmesi sağlanmalıdır.

12.1.6.       Otomasyon Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış ve kullanıma sunulmuş olan standart dosya planını desteklemeli ve plana ait kayıtları içerisinde barındırmalıdır.

12.1.7.       Programı kullanırken klavye komutlarını kullanabilmelidir.

12.1.8.       Programa kayıt girişi esnasında kullanıcının istediği bütün alanlarda açılabilir menüler oluşturmalı, kullanıcı bu menüleri kullanarak hızlı bir şekilde giriş yapma imkânına sahip olmalıdır.

12.1.9.       Programın bütün modüllerinde kayıt giren ve değiştirme yapan kullanıcının adı, kayıt girme ve değiştirme zamanı tutulabilmelidir. İstendiğinde kayıt giriş ve değiştirme istatistikleri de alınabilmelidir.

12.1.10.   Program istenilen her formatta (XLS, XLSX, HTML, MHT, PDF, RTF, TXT uzantılı) kayıt alabilmeli ve istenilen kayıtları bu formatlarda gönderebilmelidir.

12.1.11.   Aynı anda birden fazla pencerede farklı program modülleri kullanma, pencereler arası geçiş yapma özelliği bulunmalıdır.

12.1.12.   Günlük kontrol raporu ile, belirtilen bir tarihte iade edilmesi gereken dosyalar listelenebilmelidir.

12.1.13.   Genel rapor sistemi sayesinde, yapılan tüm işlemler seçilebilmeli ve sıralı olarak alınabilmelidir.

12.1.14.   Otomasyona girilen bütün alanlarda (görüntüye ait adres-kaynak alanları dahil) istenildiği şekilde sıralama yapılabilmelidir. Bu sıralama şekli büyükten küçüğe, küçükten büyüğe ve bütün dünya dillerine göre yapılabilmelidir.

12.1.15.   Bilgi girişi yapılmış olan bütün alanlar indeksli olmalı ve bu alanların tamamından sorgulama işlemi yapılabilmelidir.

12.1.16.   İndekslemede yer alan her bilgiye, harf bazında bile olsa ulaşabilmeli, sorgulama işlemleri yapılabilmelidir.

12.1.17.   Yapılan sorgulama sonucunda kayıtların sayısı ekranda verilmeli ve istenirse sorgulama sınırı konulabilmelidir. Bu sınır aşıldığında tarama işlemi otomatik olarak kesilmeli ve isteğe bağlı olarak devam edilebilmelidir. Ayrıca yapılan sorgulama sonucu “VE, VEYA” mantıksal operatörleri ile daraltılabilmelidir.

12.1.18.   Ardışık olarak yapılan sorgulamalar, mantıksal “VE, VEYA, DEĞİL” işlemi ile birleştirilerek sorgu daraltması yapılabilmelidir. Ayrıca (büyüktür, küçüktür, büyükeşittir, küçükeşittir, kesineşittir, arasında) gibi mantıksal operatörler yardımı ile arama yapabilmelidir.

12.1.19.   Bütün ekran ve çıktılar için kağıt ön izlemesi yapabilmelidir.

12.1.20.   Arşiv yetkilisi tarafından program üzerinde bulunan herhangi bir kayıt veya birden fazla kaydın diğer kullanıcılar tarafından görülmemesi için kilitleme (işlemden geçici çıkarma) işlemi yapılabilmelidir.

12.1.21.   Esnek döküm sistemi olmalı. Sihirbazlar yardımıyla istenilen çıktıları tasarlama veya var olanları özelleştirme imkânı bulunmalıdır. Yani istenilen fieldları (alanları) seçip, istenilen tablolardan alıp, form veya formları oluşturmaya elverişli olmalıdır.

12.1.22.   Kullanıcılar indeks bilgilerini içeren bütün alanlardan arama yapabilmeli, arama sonunda çıkan sonuçların hem listesini hem de detaylarını görebilmelidirler.

12.1.23.   Arayüzde kulanıcıların yaptığı tüm işlemlerin geçmişleri kaydedilebilmeli (loglanabilmeli), tutulan loglar sorgulanabilmeli, geçmişe ait loglar yetkililer tarafından kontrollü olarak silinebilmelidir.

12.1.24.   Doküman grupları bazında kullanıcılara yetki verebilmeli, kullanıcılar sadece yetkileri dâhilindeki belgelere ve kayıtlara ulaşabilmelidir.

12.1.25.   Kullanılacak arayüzde ekranlar, yardım dosyaları ve hata mesajları Türkçe olmalıdır.

12.1.26.   Program kullanıcılara istenildiği şekilde bütün modüller için yetki seviyesi tanımlamaya ve yetkiler için şifreler oluşturulabilmesine imkân vermelidir. Verilecek yetki ve şifreler doğrultusunda kayıt açma, silme, arama, çoğaltma, yazma gibi işlemleri sınırlandırılabilmeli, bu sınırlandırmalar tek bir alana kadar indirgenebilmelidir.

12.1.27.   Tüm proseslerin açılış ve kapanışlarında tüm gerekli programlar uygun sırada birlikte kapanmalı, açılışta da uygun sıra da açılmalıdır. Bu işlemler sırasında veri ve diğer kayıplar olmamalıdır. Sistem kapatılmadan sadece bileşenler kapatılıp açılabilmelidir.

12.1.28.   Arşiv yazılımının kullanacağı veritabanı server – client mimarisi özelliğini taşımalı ve sınırsız sayıda kullanıcı bağlanabilmelidir.

12.1.29.   Proje kapsamında veri girişi ve indeksleme işlemleri için kullanılacak olan ve özellikleri yukarıda detaylı bir şekilde verilmiş olan arşiv veri giriş programı sözleşme tarihinden itibaren 40 gün içerisinde tüm özellikleriyle çalışır vaziyette, hazır olmalıdır.

13.                 TEKNİK DESTEK VE DANIŞMANLIK-

13.1.             Proje sonucunda kullanıma sunulan veritabanı, üzerinde değişiklik yapılmaya müsait olacak, uygulamalar esnasında Ümraniye Belediyesi’nce tespit edilen hata/eksiklik vb. durumlarında Yüklenici gerekli çözümleri Ümraniye Belediyesi’ne 1 (bir) hafta içerisinde sunacak, yetkililerin onayını aldıktan sonra 1 (bir) hafta içinde uygulayarak telafi edecektir. Bu hizmet proje bitiminden itibaren 1 (bir) yıl süresince geçerli ve ücretsiz olacaktır.

14. YAPILAN ÇALIŞMALARLA İLGİLİ RAPORLARIN HAZIRLANMASI

14.1.             Yapılan çalışmalarla ilgili olarak;

a)   Proje süresince gerçekleştirilen iş süreci (uygulama öncesi, uygulamalar ve son durum), konularını içeren ayrıntılı bir rapor hazırlanacaktır.

b)   Saklama planı değerleri ile ilgili bilgiler,

c)   Kurum arşivinin depo kapasite değişimi ile ilgili bilgiler,

d) Kurum arşivi deposu son yerleşim planı,

15.                   İŞ BİTİMİNDE TESLİM EDİLECEKLER

15.1.             Yüklenici, iş bitiminde çalışmaların bulunduğu kendi sistemindeki tüm verileri ve projenin idamesi için gerekli tüm programları İdare Kurum Arşivi’nin kullandığı sisteme transfer edecektir.

15.2.             Yüklenici proje süresince İdare’nden aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım, vb. malzemeleri iş bitiminde İdare’ne teslim edecektir.

15.3.             Proje süresince ortaya çıkan veriler Excel ortamında DVD’lere kopyalanarak iki nüsha halinde Belediye’ye teslim edilecektir.

15.4.             Teslim edilecek olan DVD HDD (Hard Disk)’ler gerektiğinde Belediye tarafından çoğaltılabilecek özellikte olacaktır.

15.5.             Kullanılacak olan DVD’ler ve muhafaza kapakları Yüklenici tarafından temin edilecektir. DVD’ler dünya standartlarında ve birinci kalite markalardan seçilecek olup, üzerlerinde ilgili idarenin adını ve amblemini içerir baskılı olacaktır.

15.6.             Proje ile ilgili kullanım ve teknik bilgileri içeren bilgileri basılı olarak 3 (üç) nüsha halinde İdare’ne sunulacaktır.

15.7.             Proje esnasında Yüklenici tarafından tutulan her türlü kayıt ve tutanaklar (kağıt veya elektronik ortamda bulunan) idareye teslim edilecektir.

15.8.             Proje bitiminde tüm proje safhalarının ayrıntılarını içeren bitiş raporu hazırlanarak İdare’ne sunulacaktır.

15.9.             Projenin uygulandığı arşiv çalışma mekânında, şartname maddelerinin uygulanmış şekliyle, yerleşim planına ve şartnameye uygun olarak iş teslimi yapılacaktır.

16.                   EVRAK / DOSYA ve MEKÂN GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ ŞARTLAR

16.1.             Çalışmalar Belediye tarafından görevlendirilecek uzman personel denetiminde yapılacaktır. Yüklenici firma tüm çalışmalarında elemanların güvenilir olmasına dikkat edecek, Belediye tarafından konulacak olan kurallara ve çalışma saatlerine uyulmasını sağlayacaktır.

16.2.             Çalışma sırasında Yüklenici firma, elemanların evrak/dosya vb. malzemelere verebilecekleri muhtemel bir hasar veya kayıptan doğrudan sorumlu tutulacaktır.

16.3.             Çalışma yapılan mekândan dışarıya kesinlikle hiçbir malzeme çıkarılmayacaktır.

16.4.             Yüklenici firma ve çalışanları, bu işten edindiği ve kullandığı tüm bilgileri üçüncü şahıslara her ne surette olursa olsun açıklayamaz ve veremez. Firma, bu işte çalıştıracağı elemanlarının seçiminde bu hususu göz önüne alacaktır. Aksi halde oluşacak dolaylı veya dolaysız her türlü maddi ve manevi zararı Yüklenici firma tazmin edecektir.

16.5.             Çalışma yapılan mekânda hiçbir şekilde gıda maddesi tüketilmeyecek ve sigara içilmeyecektir.

16.6.             Çalışma yapılan mekânda elektrik yükünü arttıracak ya da mevcut elektrik sistemini tehlikeye sokacak cihazlar bulundurmayacaktır.

16.7.             Evrak/dosya/klasör vb. malzemeler birim arşivi sorumlusu tarafından, Yüklenici firma elemanlarına tutanak ile imza karşılığı teslim edilecektir.

16.8.             İhale konusu iş veya işler kurum arşiv mekânında yapılabileceği gibi, birim arşiv mekânlarında da yapılabilecektir. Aynı şekilde birim arşiv mekânlarında da bahsi geçen güvenlik şartlarına uyulacaktır.

 

Kurum Arşiv Sorumlusu                Müdür                       Başkan Yardımcısı

 

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.