Hızlı Erişim
Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.

Saklama Planları

Saklama planı evrakların kurumlarda ne kadar sürelerle saklanması gerektiğini gösteren yönetmeliklerin genel adıdır. [1] Saklama planları, tüm evrakı ve üretim aşamasından imha veya tarihi arşive devir aşamasına kadar izlenen işlemlerin tümünü ele almalıdır. Saklama planlarına konu olacak malzeme kısa sürede imha edilecek, bir süre saklanacak veya sürekli saklanacak malzemedir. Evrakın hangi gruba dahil olacağı taşıdıkları özelliklere bağlı bulunmaktadır.

Saklama planlarının hazırlanmasındaki temel amaç, kurumda üretilen evrakların kontrolünü ve sağlıklı bir şekilde üretilmesini sağlamaktır. Ayrıca  kurum bünyesinde üretilen her türlü evrakın zamanında imhasını gerçekleştirerek evrakın istenmeyen şekilde artmasını önlemektir. Sadece saklamaya değer kazanan evrakları tutulması evrak yöneticisine büyük kolaylıklar sağlar. Örneğin bilgi ihtiyacı yığınlar arasından değil düzenli bir evrak serisi arasından sağlanacağından dolayı bilgiye erişim  daha hızlı olacaktır. Aktivitesini yitirmiş evraklar zamanında imha olacağından yerden zamandan ve emekten kar sağlanmış olacak vs.

Saklama süresinin belirlenmesi bir çok etkene bağlıdır. Sağlıklı karar verilmesi, etkenler hakkında yeterli bilgiye sahip olmakla mümkündür. Saklama süresinin belirlenmesinde esas alınacak kriterler evrak ile ilgili yasal zorunluluklar, mali yükümlülükler, fonksiyonların yürütülmesi gereği ve enformasyon gereğidir. Yasal ve mali yükümlülükler hakkında ihtiyaç duyulabilecek bilgilere, konu ile ilgili tespit edilmiş hususları içeren  kanun ve yönetmelikler kaynak teşkil etmektedir. Kanun ve yönetmeliklerde gerekli saklama süreleri kesin bir şekilde belirtilmiş olsa bile hata yapmamak için bu sürelere ilave yapmak veya imha sırasında onayı verecek yetkililere opsiyon el ek süreler sunmak yararlı olacaktır. Çünkü, gereken sürenin tamamlanmasının hemen ardından bazı adli işlemler gündeme gelebilir. Bu açıdan gerekli süre dikkatle tespit edilerek kurum ve şahısların çıkarlarını zedeleyecek durumların ortaya çıkmasını önlenebilir. Fonksiyonlar da yine düzenlenmiş belirli kurallar çerçevesinde yürütülürler ve kuralları oluşturan kaynaklardan yararlanılması söz konusudur ancak fonksiyonun niteliği de burada önem kazanmaktadır. Evrakın taşıdığı enformasyon değeri de saklama süresinin belirlenmesinde önemli bir etkendir. Burada, enformasyon değeri müddetince saklama gündeme gelmektedir. 

Saklama sürelerinin tespiti, planın hazırlanmasında en önemli noktayı teşkil etmekte ve tamamlanma çalışmaları da oldukça fazla zaman almaktadır. Ancak saklama planlarının tamamlanması halinde bu konuda yapılacak işlerin büyük bir kısmı yerine getirilmiş olacaktır. Saklama planında ortak evrak grupları belirlenerek bütünlük içinde ele alınmalıdır. Ortak evrakı kapsayacak, ortak saklama planı nitelik olarak benzer evrak üzerinde ayıklama imha ile ilgili standart sürelerin tespit edilmesini ve benzer nitelikte evrak hakkında her karşılaşıldığı esnada yeniden karar verilmesini engelleyerek işlemin gerçekleşmesinde zaman tasarrufu ve verimlilik sağlar.

Saklama planı, evrak serisine ait belirleyici unsurları göstermesi gerekir.  Başlık, niteleme, mevzuat ve saklama süreleri, eğer kesinleşmiş  ise ek saklama sürelerinin belirtilmesi uygun bir saklama planını oluşturacaktır. Başlık, ait oldukları evrak serisinin başlığını, niteleme, seri ile ilgili açıklayıcı bilgileri, mevzuat ise esas alınan hukuki metinini, hukuki bir yaptırım söz konusu değilse evrağın enformasyon değerini, kurum yetkililerinin belirlediği saklama süresini, ifade etmektedir. Saklama süreleri, evraklar üretildikleri birimde ve ara depolarda saklama sürelerini göstermelidir. Saklama planları, kurum ve kişilerin kararları neticesinde verilecek onayla uygulama imkanı bulunabilecektir. Ayrıca saklama planları, günlecelliğini koruması için sürekli gözden geçirilmelidir. Çünkü yasalarda yapılan ve kurum faaliyrtlarinde meydana gelecek bir değişiklik  evrak saklama saklama sürelerini değiştirebilir[2].

Saklama planları hazırlanmadan önce bazı önkoşulların incelenmesi ve oluşturulması gerekir. Buların en önemlisi evrak envanterinin hazırlanmasıdır. Envanter çalışması yapılmış bir kurumun evrakları hakkında detaylı bilgi edineceğimizden dolayı saklama planlarını oluşturmak çok kolay olacaktır. Aksi takdirde organizasyon içerisindeki tüm birimlerin evraklarını seriler halinde düzenlemek gerekir ki buda oldukça zahmetli bir iştir. “Bu planların hazırlama aşamasında evraklar bilgi değerleri açısından incelenirken, ilke olarak, onların güncel değerleri yerine uzun vadede değer taşıyıp taşımadıkları dikkate alınmalıdır. Bu kısa sürede yüksek değer taşıyan evrakların gerektiğinden fazla saklanmasını önleyecektir. Örneğin çok önemli bir toplantının davetiyesi toplantıdan önce oldukça yüksek bir değer taşırken toplantı geçtikten sonra fazla bir anlam ifade etmeyecektir.”[3]

“Saklama kuralları her hangi bir evrak yönetimi politikası için gerekli bir kilit taşıdır. Bu kurallar  bir teşkilatın evraklarının yönetimi olduğu kadar o evrakın saptanması, rasyonalize edilmesi ve saklanmasını mümkün kılan hayati bir unsurdur”[4].  Saklama kuralları organizasyona bir çok yönden maddi kazanç sağlayacaktır. Saklama süreleri dolan evrakların imhası ile yerden ve ekipmandan tasarruf sağlanacağı gibi, evrak hacminin azaltılmasıyla aranan bilgiye daha hızlı ulaşılmasına yardımcı olacaktır. Saklama planları ile hayati evrakların belirlenmesinde yardımcı olacaktır. Böylelikle kurumların hayatı boyunca saklanması gereken evraklar da kontrol altına alınmış olacaktır.

 




[1] Kandur Hamza, Belediyelerde Arşiv Yönetimi, İstanbul 1998. s.45

[2] Ebru İçin, Arşiv mevzuatı üzerine bir değerlendirme ve alternatif arşiv yönetmeliği denemesi / haz. Ebru İçin ; dnş : A.Oğuz icimsoy T05055 Ref 025/İ16 1997 k.1, 1997, s. 19-36

[3] Kandur Hamza, Belediyelerde Arşiv Yönetimi, İstanbul 1998 s.45

[4] İcimsoy, A. Oğuz, Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği. I. Milli Arşiv Şurası, Ankara, 20-21 Nisan 1998.

 

 


Beyaz Bilgisayar Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.
Burhaniye Mah. Doğu Karadeniz Cad. Selvili Evler No:26 / E (Villa 5)
Beylerbeyi / Üsküdar / İSTANBUL
T : (0216) 557 72 72    F : (0216) 422 22 90    beyaz@beyaz.net
Her hakkı saklıdır. Site içinde kullanılan tüm yazılar materyaller Beyaz Bilgisayar Ltd. Şti. aittir. İzinsiz kaynak gösterilmeden hiçbir doküman ve resim kullanılamaz. Yayınlanan yazıların izin alınmadan kopyalanması ve kullanılması 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Yasasına göre suçtur.