Firmalarda ortak veya özel ama çok sık kullanılan formlar mevcuttur. Formların elektronik ortamda olmaması yazım ve hesaplama hatalarını, yanlış doldurulmuş formları, kaybolan formları, revizyon kontrolü, muhasebesel problemleri, zaman kaybı ve verimsiz süreçler gibi birçok hataları da beraberinde getirmektedir. Bu doğrultuda da formların yönetilmesi zorlaşmaktadır.