PORDOC Doküman Yönetim Sistemi

İki Devlet Üniversitelerinde (Ankara Üniversitesi, Kayseri Üni) Ders olarak okutulmakta

TSE 13298 belgesine sahip Pordoc Doküman Yönetim Sistemi ile yönetmek istediğiniz belgeleri tarayarak elektronik ortama aktarabilirsiniz. Elektronik ortama, dokümanlara belli bir yetkilendirme ile ulaşılabilmekte ve sistemde bulunan dokümanlar birbirleriyle ilişkilendirebilmektedir. Kolayca tanımlanabilen doküman iş akış modülü ile belgelere istenilen onaylar eklenebilmektedir. Aramak istenen belgelere uygun kriterler ile ulaşıp, onay verme, not ekleme, görüşe gönderme, hatırlatma mesajı ekleme işlemleri rahatlıkla yapılabilir. Doküman üzerinde işlem yapılırken ilgili kişilere e-posta yollanması sağlanmakta, e-posta içersindeki bağlantı tıklandığında ise şifre sormadan ilgili dokümana ulaşılabilmektedir. Doküman üzerinde geçen süreçleri anında izleyebilir, dokümanı kimlerin okuduğuna dair ayrıntılı bilgiler alınabilmektedir.

PORTAL KİŞİSELLEŞTİRME

DOKÜMAN ARAMA SORGULAMA VE İZLEME

DOKÜMANLARI İNDİRMEDEN WEBTEN GÖRÜNTÜLEME

 TARAMA VE İNDEKS BİLGİLERİ GİRİŞ

 TREE (AĞAÇ) GÖRÜNÜMÜ

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri hardcopy yani kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi faklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.

• Büyük kuruluşların, faaliyetleri sonucu oluşan yüksek hacimli dokümanların üretilmesi, organizasyonu, arşivlenmesi ve diğer süreçlerinin yönetilmesi Doküman Yönetim Sistemi satın alınması veya in-house geliştirilmesinden çok daha pahalıdır.
• Elektronik ortamda Doküman üretimi ve dokümanın kurum içi dolaşımı çok hızlı olduğundan evrak işetmeciliğine olumlu mali katkısı çok fazladır.
• Evrak iş akışlarını, iyi kurulanmış Doküman Yönetim Sistemi üzerinde işleten kurum çalışanların sistemlerine bağımlılıkları hat safhadadır.
• Doküman Yönetim Sistemi’ nden beklenen temel amaç, Kurum içi doküman üretilirken harcanan emek ve zamanın minimuma indirerek maliyetleri kısmaktır. Bu durum işlem odaklı iyi planlanmış modüler bir yapı gerektirir. Tasarımı ve planlaması iyi tanımlanmış bir Doküman Yönetim Sistemi’ nde çok sayıda dokümanı çok kısa sürede üretmek mümkün hala gelecektir.
• Doküman Yönetim Sistemi geçmeden önce kurumların işleyişlerini kağıt ortamındaki formlarla yapması oturmuş olması Doküman Yönetim Sistemi’ ne geçişi kolaylaştıracaktır. İyi işleyen bir form yönetimi ve evrak üretim prosedürü olmayan kurumların önce işleyişlerini klasik formlarla oturtturması şiddetle tavsiye edilen yöntemler arasındadır.  

Bütünleşik ve tüm kurumum işleyişlerini kapsayan Doküman Yönetim Sistemi yerine amaca yönelik çok fazla işlem hacmi ve iş gücü gerektiren dokümanların üretiminde, o doküman tiplerine özel küçük ölçekli Doküman Yönetim Sistemi’ leri de tercih edilebilir. Örneğin, bir sigorta firmasında sigorta ve hasar dosyaları, kargo firmalarında kesilen faturalar ve irsaliyeler hacimli ve hayati evraklardır. Sadece bu evrak tipleri Doküman Yönetim Sistemi içerisine dâhil edilerek doküman yönetimi ile etkin mücadele edilebilir.

Profesyonel Doküman Yönetim Sistemlerine geçmeden önce göz önünde bulundurulması gereken bazı unsurlar şunlardır.

Doküman Yönetimi Yazılımlarında sistemi Güvenliği

Doküman Yönetimi Sistemi güvenliğindeki en önemli unsur personellerin kendi belgelerinin ve bilgilerinin güvenli ellerde olduğunun psikolojik rahatlığını hissetmeleridir. Yoksa güvenlikten kastın manası birçok anlama gelebilir. Güvenlik ihlallerinin %90’nın kasıtlı veya kasıtsız içerden yapıldığı bilinmektedir. Kurumlardaki temel güvenliğe farkındalık eğitimi ile başlanmalı. Belirli aralıklarla personeller bu testlerden geçirilmelidir. BeyazNET olarak Türkiye’nin büyük bir çok kamu ve özel kurumlarına, kurumsal güvenlik analizi yaptık ve yapmaya devam etmekteyiz.  Bazı kurumlarda, bilgi işlemden aradığımızı belirterek, personellerin bilgisayar açılış ve kullandıkları uygulamaların şifrelerini aldık.

Genel Manada Güvenlik

Doküman Yönetim Sistemi’ nin bir çok özelliği sistem güvenliğine katı sağlamasıdır. Ama temel güvenlik olarak aşağıdaki özellikler sıralanabilir:

• Sürüm Kontrolü (Version Control) - her bir belgenin mevcut sürümü ve tarihçesini sağlamalı.
• Kullanım logları (Usage logs)  - Sisteme erişen her kişinin raporlamasını sağlamalı.
• Kullanıcı Logları ya da Active Directory entegrasyonu -  yalnızca yetkili kullanıcıların erişim sağlar.
• İş Akışı ve Onaylama (Workflow and approval) - Elektronik imza entegrasyonu olmalıdır.
• Otomatik Belge Numarası ve Adlandırma - İnsan hatası olasılığını ortadan kaldırmalıdır.

IT Altyapı Güvenliği Güvenli Doküman Yönetim Sistemi, Net 2.0 alt güvenlik sistemlerini kullanarak, iletişimde 128 bit SSL şifreleme desteği sunmalıdır.

Kullanıcı Rolleri

Doküman Yönetim Sistemi, belgelere erişim ve belgeler üzerindeki değişiklilikleri kontrol etmek için esneklik sunmalı ve farklı kullanıcı yetki seviyelerini desteklemelidir. 

Tavsiye edilen standart kullanıcı rolleri aşağıdaki gibi olmalıdır.  ( Türkçe terminoloji tam ifade etmediği için İngilizcelerini yazdım.)  

• Read Only
• Document Publisher
• Document Publisher and Delete
• Publisher and Delete
• Organizer
• Organizer and Delete
• Cabinet Administrators
• Library Administrators
• Senior Library Administrators
• System Administrators 

  Teknoloji 

• Net 2.0 teknolojisiyle C Sharp programlama dili kullanılarak yazılmıştır. Web Arayüzü ile çalışır.
• Program bir web sunucusu üzerine kurularak yetki dahilinde her yerden ulaşılabilir.
• Tek merkezden yönetim  ve güncelleme yapılır. Client tarafında herhangi bir yükleme gerektirmez.
• IE 6.x ve 7.x desteği vardır.
• DYS ile gelen modüller parametrik çalışmaktadır.
• Veritabanı işlemleri, veri kaybını minimum’a indirmek için Transaction based çalışır.

Doküman Yönetim Sistemi 

• Doküman Yöneticisi
• Dizin Yöneticisi: İstenilen kurumsal hiyerarşik yapıyı, klasörler bazında oluşturmak için kullanılır.
• E-mail, Faks, Gelen Giden Evrak yönetimi
• OCR Modülü
• EBYS TS-13298 Standardına uygun.
• Scanner ve Dijital image yönetimi
• Full Text Search Arama
• Doküman Ekleme
• Doküman Silme
• Doküman Versiyonlama
• Doküman Sıkıştırma
• Dokümanı Almak / Vermek ( Check In / Check Out)
• Yetkiye Göre Erişim  ( Birim , Kullanıcı ve Rol Bazında )
• Doküman Şifreleme
• Doküman tiplerini özelleştirerek, kullanıcı dokümanı yüklerken belirlenen kriterlerin girilerek bunların arama yaparken kullanılmasını sağlamak.
• Doküman Tipi Belirleme