• Doküman Yönetimi Sisteminin Standart Özellikler

DYS yazılımları bir çok modülden oluştuklarından dolayı, DYS üreticilerinden bazıları ürünlerini modül modül müşterilerinin önerirken, bazı üreticiler ise komple bir sistem olarak ürünlerini müşterilerine sunmaktadır. Bu tartışmalı bir konudur. DYS uzmanı olarak DYS’ nin birbiri ile entegre çalışan modüller bütünü olduğunu düşünmekteyim. Tek başına çalışan modül başlı başına bir yazlımdır. Faks Yönetimi, Arşiv Yönetimi, Email yönetimi gibi. Sitemizde ki bu yazımızda Döküman Yönetimi Sisteminin Standart Özelliklerini anlatmaya çalıştık. Ayrıntılı bilgi için linkleri kullanınız.

Doküman Yönetim Sistemi’ nden  yönetmesini beklediğimiz 3 temel öğe vardır. Belge, Bilgi ve işakışı ( Workflow ) dır. Farklı kaynaklardan gelen ve üretilen bilgi ve belgeyi iş akışı içerisinde yönetmek için aşağıda DYS nin belirli temel özelliklerinden bahsedeceğiz.

• Standard Features of the Document Management Software

Document Management Software should have all the essential features you need right "out of the box". Why pay extra for everything?  This section of the website briefly describes some of the standard features of the document management software and includes links to even more information.

The document management system delivers essential, document, record and workflow management.  The following are some of the many standard features in the software:

-------------

• Web Access - Ofis Dışı Çalışma.

Doküman Yönetim Sistemi web tabanlı olması tercih nedeni olmalıdır. Web ara yüzleri ile dünyanın her yerinde ulaşılabilir olmalıdır.  Çoklu Browser (web tarayıcı) desteği olmalıdır. Sistem yönetimi ve yönetimi kütüphaneleri de dahil olmak üzere tüm işlevleri kullanılabilir olmalıdır. Web Access

•  Web Access - Work Remotely.

The document management software can be accessed from anywhere in the world via the web interface.  Multiple browsers are supported and all functionality is available including system administration and library administration. Web Access

 -------------

• Arama

İhtiyaca göre Tam Metin (Full-Text) ve Üstveri (Metadata) tabanlı arama yapabilmeli. Doküman yönetim yazılımı aramaları kaydedilebilmelidir. Kullanıcıların oluşturdukları aramaları kaydetmelerine ve ileride tekrar kullanmalarına olanak tanımalıdır. Ve, veya, eşit, eşit değil gibi mantıksal operatörleri kullanmaya ve *, … , = , ==,  ? gibi joker karakter kullanmaya uygun olmalıdır.

•  Search

Find what you need using Full-text and Metadata Based search. The document management software allows users to save simple or advanced search queries as Saved Searches.  Full Text Document Search 

-------------

•  Microsoft Office Entegrasyonu

Doküman Yönetim Sistemi’ nde Microsoft Ofise ile tam uyumlu entegrasyon olmalıdır.  Böylelikle Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Exchange ve Visio gibi Microsoft Office dokümanlarına doğrudan erişim sağlanır. Add- in ve Add - on Plag-in eklentileri ile Ofis dokümanları ve  Exchange hesabındaki mailler tek tıklama ile DYS içerisine alınmalıdır. Farklı ortamdaki dokümanlar sistem içerisine alınırken dokümana ait Üstveri leri ve indeks bilgileri otomatik veya otomatik girilemeyecek bilgiler ise açılan bir ara yüzden girilmelidir. Üstveri olarak otomatik girilen veriler. Giren Kişi (Hangi hesap ile ağlı ise onun kullanıcı adı), Giriş Tarihi, doküman boyutu (size) vs,  Mail ise mailin başlığı, gönderen, body, eklentileri vs. Otomatik girilemeyecek bilgileri ise, Dokümanın ait olduğu Departman (Fon), Alt Servisler, Standart Dosya Kodu veya Konu Kodu gibi gerekli indeks bilgileri  ve varsa not vs. Ayrıca Doküman Yönetim Sistemi’nin web görüntüleme aracı (Tool) olmalıdır. DYS içerisindeki bir Word, Excel, PowerPoint, AutoCAD dosyaları gibi ekleri, çalışma yapılan bilgisayar Ofis ve AutoCAD olmasa bile görüntüleyebilmelidir. 

• Microsoft Office Integration

Tight integration with Microsoft Office is provided that gives direct access from the document management software to: Word, Excel, Outlook, PowerPoint and Visio. Office Integration

----------------

• Belge Yönetim Yazılımı

Kısa ve uzun süre aktif ve arşivlenmiş dokümanların yönetimi sağlıklı bir şekilde yönetmelidir. İyi bir Doküman Yönetim Sistemi, Elektronik ve kağıt tabanlı belgelerin her ikisinin de üretiminden imha sına kadar geçen tüm süreçleri ile ilgili çözümlerini Standard olarak sunmalıdır. Ayrıca Dokümanları, Elektronik imza ile imzalanmış belgeleri (artık doküman değildir), ve bunlara ait üst veri ve meta datalarını ve kullanım tarihçelerini (loglarını) bütüncül bir şekilde tutmalıdır.

• e-Form

DYS, Microsoft Word bir form hazırladığınız düşününüz, Bu formdaki alanlar içerisindeki bilgileri otomatik olarak Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki meta data alanlarına aktara bilmelidir. (Metadata Extraction)

• Takvim

Takvim kullanarak hem günlük işler planlamasını hem de Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki belge yönetimini daha etkin hale getirebilirsiniz. 

• Doküman Versiyon Kontrolü

Doküman versiyon kontrolünden genel olarak beklenti şu olmalıdır: Dokümanların üretiminden imhasına kadar geçen tüm aşamaların kontrollü bir şekilde gerçekleşmesi ve versiyonlar arasındaki farkların sağlıklı bir şekilde tutulmasıdır. Dokümanların içeri ve dışarı alımlarında (check in / checkout ) versiyon kontrolü için DYS nin belirlenmiş görevleri olmalıdır. DYS içerisinde var olan bir doküman üzerinde değişiklik yapıldığında, değiştirmeden var olan dokümanın üzerine yazılmaya çalışıldığında Doküman Yönetim Sistemi bunlara kendisi karar verebilmelidir. Bir belgenin tüm sürümleri doküman yönetim yazılımı tarafından tutulmalıdır.

• Belge Tarama ve Görüntüleme

Farklı tarama cihazlarını ile çalışa bilmelidir. PORDOC 250 yi aşkın scanner ile çalışabilmektedir. Kullanıcıların her hangi bir manuel kuruluma yapmada, ihtiyaç duydukları tüm uygulamaları direkt web karşılamalı ve tarama yapabilmelidir. Kullanıcı tarama fonksiyonunu dünyanın her yerinde kullanabilmelidir. Ayrıca tarama sonrası oluşan resimleri Doküman Yönetim Sistemine atmadan önce bazı değişiklikler yapmasına olanak tanımalıdır. Düzeltme, koyulaştırma büyütme, eğme vs. gibi. 

Belge görüntüleme, izleme – Web ten Dünya’nın her yerinde belerinize ulaşmalısınız. Bilgisayarınızda Microsoft Ofis kurulu olmasa dahi Web viewer kullanarak belgelerinize erişebilmeniz gerekmektedir.

• Belge, "Etiketleme" veya Meta Veri Yakalama

Meta veri yakalama işlemi (belge ile ilgili anahtar veriler) başarılı arama ve belge organizasyonu için anahtar bir işlemdir. Doküman Yönetim sisteminde otomatik belge etiketleme veya meta veri tutuma, dokümanları sınıflandırmada ve aramada ciddi kolaylıklar sağlar. Bazı meta datalar otomatik alınırken bazıları ise belge veya doküman üretici personeller tarafından manüel girilmesi gerekebilir. 

...................

 •Records Management Software - Manage both short and long term working and archived documents.  Advanced Record retention and disposition policies for both electronic and paper based records are standard in the document management software.  Document, data and usage history is fully captured to stay in compliance. Records Management
  
 •e-Forms – The values in the content controls of a Microsoft Word e-form can be automatically extracted into the metadata fields when the e-Form is added to the document management system. e-Form Metadata Extraction
  
 •Calendar – Differentiate your daily tasks and become more proficient at accomplishing your document management goals using the Calendar. Calendar
  
 •Document Version Control - Document version control software provides: check in / checkout ability preventing documents from being overwritten or deleted as documents are updated by more than one party. All versions of a document are maintained by the document management software. Version Control
  
 •Document Scanning and Imaging - The document management software ships with scanning software that support over 300 different scanners types to allow organizations to “Go paperless”.  Basic and advances 3rd party scanning software is supported for both simple and complex document scanning operations. Document Scanning and Imaging
  
 •Check Documents Out / Check Documents In - Users are able to check in and check out documents from the document management software from within Microsoft Office applications, using the Desktop Application or from anywhere in the world using the web interface.  
  
 •Document “Tagging” or Metadata Capture - Capturing metadata (key data about the document) is the key to successful search and document  organization.  The software has easy to use controlled document tagging ensuring documents are classified.  Many metadata capture functions are automated. Document Tagging or Metadata Capture
  
 •Virtual Folders - The Virtual Folders feature in the document management software allows limitless aggregation of documents throughout the library into personal "views".  A Project Manager might have a virtual folder containing project documentation, project legal contract documents, invoices, design documentation and emails even though each document is stored in different locations of the library. Virtual Folders
  
 •Document Linking - Document to document linking builds parent or child relationships between documents and allows users to link and organize documents in logical groups.  Linking provides the ability to create document shortcuts to documents frequently needed. Document Linking
  
 •Optical Character Recognition (OCR) and Indexing - Using the scanning software that ships with the document management software users can convert the text on typed paper documents into editable and searchable information. Optical Character Recognition and Indexing
  
 •Matter Centric Filing (Auto Tagging) - This feature is commonly used in the legal industry.  By simply dragging a document into a folder searchable meta data or "tags” associated with the same subject matter are automatically added. Matter Centric Filing
  
 •User Roles and Security - The document management software ships with a choice out of 11 different user security roles ranging from “read only” to “System Administration” to provide an appropriate level of user access permissions for workers at all levels.  Users see only documents that  administrators want them to see. User Roles
  
 •Watched Folders - The software can be configured so that documents (i.e. e-mail) can be sent to watched folders and then automatically be moved  into the filing hierarchy.   Watched folders move documents electronically into the library from local or network folders. Watched Folders
  
 •Ease of Use - The document management software’s filing structure mirrors the physical office filing environment. Document cabinets contain drawers that contain folder groups and or folders that contain documents.  This familiar document filing approach ensures that users can easily browse for documents in a logical and efficient fashion. Familiar Friendly Interface
  
 •User Audit Logging and Tracking - The software  tracks and records every user activity to ensure a complete audit trail of document activity in the software.  This document auditing capability ensures compliance and protects intellectual property. Audit Logging and Tracking
  
 •Alerts Reminders and Notifications Calendar - Get automatic alerts and reminders of needed document activity such as contract renewals or scheduled maintenance tasks all in a well organized calendar.  Alerts Reminders and Notifications
  
 •Document Subscriptions - The document management software allows users to subscribe to and to be notified of edits to documents or changes to folders they have subscribed to.  When an existing document is updated or a document is added to a folder, the user receives email notification that the change has occurred, who has changed it, and receives a secure link to directly access the document.  Document Subscriptions
  
 •Document naming Standards - The software can automatically create document names to enforce adherence to document or record naming conventions. Document Naming Standards
  
 •Web Services API - A well documented Web Services API allows direct integration with 3rd party  applications and flexible integration with existing back office systems.   These web services are available to third parties to provide easy integration with other enterprise solutions and productivity applications. Web Services API
  
 •URL Support - Provides the ability to send a secured link to a document, rather than emailing the document and cluttering up the mail inbox.  This link can then be clicked on to launch the Web Client or Desktop Client to work on the document in a few seconds. URL Support
  
 •Document Numbering - This feature provides for the automatic application of document control numbers to documents. Document Numbering
  
 •Reporting and document Compliance - The document management software comes with many built in reports to give administrators information about the usage of documents  and users. Reporting
  
 •TSE 13298 Compliance – PORDOC 12 is TS 13298 (Elektronik Belge yönetim standartı) compliant. The Turkish Government requires compliance in order to meet security and interoperability standards.  TS 13298
To learn more about the document management software features contact mkaya@beyaz.net