Arşivlerin ve evrak yöneticilerinin, bir kuruluşun organizasyonu içerisindeki yerinin genel olarak çok küçük ve en alt sıralarda olduğu düşünülür. Hatta birçok büyük kuruluşta arşiv kavramı tam manasıyla tanımlanamamıştır. Böyle kuruluşlarda arşiv işleri, kurum birimlerinde bulunan kurye, office boy vs. diye tanımlanan kişilerce yürütülür. Oysa kuruluşların, ürettikleri bilgilere her zaman ihtiyaçları vardır. Bu bilgilere sağlıklı ve hızlı ulaşmanın yolu iyi bir arşiv sistemine ve uzman bir evrak yöneticisine bağlıdır. Bu yüzden arşivlere ve evrak yöneticilerine gereken önem verilmelidir. Bu bilgiler olmadan şirket yöneticilerinin  karar vermeleri de mümkün değildir. “Karar vermenin sürati ve kararın kalitesi, karar vermeden önce ilgili bütün faktör ve konuların değerlendirilmesini mümkün kılacak bilginin elde edilebilirliğine bağlıdır”.

Bilgi, şirketlerin hayati ihtiyacı olarak günümüzde çok sıkı bir yer edinmiştir. Bilginin üretimi ve birikimi uzun yıllar gerektirir. Ayrıca bazı bilgi kayıpları hiçbir zaman telafi edilemez. İstatistikler, ciddi bir yangın geçiren tüm kuruluşların % 30’unun bir yıl içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarını göstermektedir. Sigorta şirketleri ekipman ve tesislerin zararını tamamen karşılasa, personel olduğu gibi korunsa, hatta genişletilse ve nakit sermaye şirket dışında banka vb. kuruluşlarda korunmuş olsa dahi, bu kuruluşlar faaliyetlerine devam edememektedirler. Çünkü karar vermenin temelini oluşturan bilgiler sonsuza kadar kaybolmuştur.

Bilgi kendi soyutken kalıcılığı yoktur. Bilginin kalıcı olması için soyut bilgileri bir ortama aktarmak gerekir. Bilgi nasıl bir ortama aktarılırsa aktarılsın ister kağıt, isterse fotoğraf, video, ses bandı, mikrofilm, harita veya bilgisayar ortamı olsun, evrak olarak adlandırılmaktadır. Karar verme aşamasında, alınan kararın doğruluğu ve hızı evrakların düzenliliği ile doğru orantılıdır.