Devlet örgütü dışında, herhangi bir kişi ya da kuruluş tarafından üretilen her türlü belge özel evrak tanımı içine girebilir. Bunlar tek tek şahıslar olabileceği gibi, dernekler, vakıflar, sendikalar, baskı grupları, kültürel örgütlenmeler, ticari şirketler, özel okullar veya hastaneler gibi kuruluşların özel tarihçeleri  olabilir.

Kuruluşların mali ve idari belgeleri sayılmayacak dokümanlar özel arşiv koleksiyonlarıdır. Önemli kişi yada kuruluşların tarihlerini yansıtan resimler, günlükler, mektuplar, gazete kupürleri, filmler gibi o kişi yada kurumun hayatını belgeleyen en küçük kağıt parçasına kadar tüm dokümanlar özel arşiv kapsamında değerlendirilir.   Beyaz Arşiv, Özel arşivlerinizdeki tüm belge ve materyallerin tasnifini ve belgeler herhangi bir tahribata uğramışsa gerekli restorasyonları yapacaktır. Tasnif edilmiş tüm malzemelere ulaşımı sağlayacak bir arşiv programı ile kurduğu sistemi destekleyecektir.   İstendiği takdirde özel arşivlerinizdeki belgeleri tarayarak yahut fotoğraflarını çekerek bir elektronik arşiv programı oluşturulabilir ve belgenin orijinaline herhangi bir zarar gelmeden kullanıcılara açmanız mümkün olabilir. Bu şekilde özel arşiv koleksiyonu oluşturulan önemli kişi ya da kuruluşa ait bilgiler İntranet ile belirli bir gruba yahut Internet ile tüm araştırmacılara açılabilecektir.