Müşterilerden gelen Şikayet ve Talepleri takip edebilmek ve performans rapor ve grafikleri elde edebilmek için hazırlanan Lotus Notes uygulamasının özellikleri aşağıdaki şekildedir.


A. Kayıt Giriş Formları

Aşağıdaki bilgilerin bilgisayar ortamına girilmesi için gerekli arabirimler hazırlanmıştır.

    *  Kişisel Bilgiler,
    *  Şikayet/Dilek Konusu,
    *  Şikayet Türü,
    *  Şikayet Kaynağı,
    *  Şikayet Geliş Tarihi,
    *  İlgili Terminal/Gemi,
    *  İlgili Birim,
    *  Çözüldüğü ve İletildiği Tarih,
    *  Çözen Adı Soyadı, birimi,
    *  Yapılan işlemler,
    *  Müşteriye gönderilen cevaplar,
    *  Açıklama,
    *  Anketler.

Kaynak, Departman, Kategori vb bilgiler seçmelidir ve başka formlar aracılığı ile tanımlanmaktadır.

B. İş Akışı Yönetimi

Girilen bilgiler ilgili departman/departmanlara yönlendirilecek, departlanmanlar tarafından yapılan işler, hazırlanan iş akışı sayesinde takip edilebilmektedir.

C. Yetkilendirme

İş akışı süreçlerinin gerçekleştirilebilmesi ve daha sonra yapılacak diğer projelere altyapı olabilmesi için Firma Organizasyon yapısı ayrı bir veri tabanında detaylı bir şekilde belirlenmektedir. Bu yapıda gruplar ve kişiler tanımlanacak, ve her grup ve kişi ile ilgili hak ve yetkiler teker teker detaylı yapılandırılmaktadır.

D. Raporlama

Girilen bilgiler

    *  Tarihe göre,
    *  Türüne göre,
    *  Kişilerin mesleğine, yaş gruplarına, öğrenim durumuna göre
    *  Şikayetin kategorisine göre,
    *  Şikayetin Geliş Kaynağına göre,
    *  İlgili olduğu Terminal veya gemiye göre,
    *  İşlem sonucuna göre

süzülerek karşılaştırmalı raporlar alınabilmektedir. Sonuçlar yazdırılabilir formatta olacak, yazıcı çıktısı alınabilecek, grafik halinde görüntülenebilmektedir. Ayrıca seçilen verilerin MS Excel programına atılabilmesi sağlanmaktadır.

F. Diğer özellikler

    *  Form birden fazla departmana yönlendirilebilmektedir.
    *  Her şikayet için çözüm zamanı atanması, çözüm zamanı aşılmış şikayetlerin belirlenecek kişiye mail ile bildirilmesi sağlanmaktadır.