Demirbaş Otomasyon Sistemi

Demirbaş Otomasyon Sistemi’nin Tanımı.

• Dinamik bir yapıya sahip olup kurumların yapıları ve istekleri doğrultusunda değişebilmektedir. Her kurumun kendi yapısına, hiyerarşisine, işleyişine göre revize edilerek sadece resmi belgeleri hazırlayan bir program olmaktan çok, kurumun gerçek malzeme bilgilerini güncel olarak tutmasını sağlar.
• Malzeme özelliklerini tutan dinamik bir yapısı vardır. Bu da her tür malzeme için farklı bilgilerin tutulması ve detaylı raporların çıkartılabilmesini sağlar. (Kurum bünyesindeki tüm bilgisayarların hafızaların miktarına göre bir rapor, klimaların gücüne göre listeleme gibi)

PROGRAMLAR

Sayım Programı

Bu modül sadece geçmişe ait malzemelerin kaydedilmesi içindir. Geçmişte düzenlenen “Zimmet Fişleri” sağlıklı değilse uygulama kullanılmadan önce sayımın yapılması şarttır.

Sayımlar ikişer kişilik mobil ekiplerce yapılmaktadır. Her bir ekip; Notebook, fotograf makinası, barkod okuyucu ve matbaada önceden basılmış barkodlu etiketleri kullanacaktır.

Demirbaşlarla ilgili şu bilgiler tutulmaktadır:

• Taşınır Kodları
• Birim ve Personel bilgileri
• Özellikleri
• Ürün tipine göre özel özellikleri
• Fotografları

Sayım programı maksimum hızla sayabilmek için tasarlanmıştır. Çok adetli sayılan ürünler için ’şablon’ özelliği ve Resimlerin hızlı kaydı için ’resim eşleştirme’ özelliği bulunmaktadır. Sayım işleminin minimum sürede bitirilmesi gerekmektedir. Aksi taktirde sayım esnasında yeni alınan malzemeler ve sayım esnasında gerçekleşen personel hareketleri sorun olmaktadır.

Demişbaş Programı

Taşınırlarla (Demirbaş) ilgili tüm resmi işlemleri yapmak ve gerekli matbu belgeleri hazırlamak için kullanılır.

• Taşınır Girişleri,
• Taşınır Çıkışları,
• Zimmet ve Oda Devri,
• Defterlerin Hazırlanması,
• Arama,
• Değerlerme,
• Raporlama,

işlemleri yapılabilmektedir.

Veri Düzenleme Programı

Farklı sayım ekipleri sayım yaparken aynı verileri farklı şekilde isimlendirebilmektedir. Ya da düzey kodları farklı belirlenebilmektedir. Bu kayıtları veri tabanına alırken düzenleyerek alan yetenekli bir veri Düzenleme Programı bulunmaktadır. Bu program ayrıca 2 düzey kullanarak girilen verilerin 5 düzey halinde kaydedilmesini de sağlamaktadır.

Oda Sayım Programı

Sayım için görevli kişiler notebook bilgisayarlarla odaları dolaşarak demirbaşlar kolaylıkla sayılabilir. Oda demirbaş no okutulduktan sonra, odadaki tüm demirbaş numaraları barkod okuyucu ile okutulur. Bilgisayar odadaki fazla ve eksik demirbaşları listeler.

Barkod Hazırlama Programı

Odalarda ve Demirbaşlarda kullanılacak barkodların farklı boyutlarda etiketlere basılmasını sağlar.

Raporlama Modülü

D.O.S. da çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. Birçok farklı alan üzerinden alınan sonuçlar ekranda görüntülenebileceği gibi yazıcıdan yazdırılabilir veya D.O.S.da çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. Ayrıca PDF ve EXCEL formatına çevirilebilmektedir.

Web Raporlama Programı

Kullanıcıların kendi üzerlerine kayıtlı demirbaşları, amirlerin personelinin demirbaşlarını görmeleri için şifreli giriş yapılabilen web raporlama modülü bulunmaktadır.

Yetkilendirme

Programın, Ayniyat görevlisi, sayım görevlisi ve yöneticiler için detaylı bir yetkilendirme yapısı vardır. Ayrıca kullanıcıların yaptığı tüm işlemler kaydedilmektedir.

Demirbaş Otomasyon Projesi

Demirbaşların yeni yönetmeliğe uygun takibinin yapılması, sonraki devirlerin gerçekleştirilebilmesi, kimin üzerinde ne kayıtlı olduğunun kesin olarak bilinebilmesi ve detaylı malzeme raporlarının doğru olarak alınabilmesi için önceki demirbaşların sayılması ve kayıt altına alınması gerekmektedir. Bu sayım işlemleri aşağıdaki  proje ile yapılmaktadır.

Analiz:

• Barkodlanacak malzeme listesi çıkartılır.
• Malzemelerle ilgili tutulacak bilgiler çıkartılır.
• Kurum Hiyerarşisi ve Personel data yapısı çıkartılır.
• Barkod numaralandırma mantığı oluşturulur.
• İdare ihtiyaçlarına göre program revize edilir.
• Sayım yapılırken hangi ürünlerin sayılacağı, hangilerinin gruplanıp tek demirbaş olarak sayılacağı, hangi ürünlerin hangi kategoride olacağı belirlenecektir. (Örnek: Arşivdeki 3 lü dolapların tek sayılması, askıların sayılmaması gibi)

Pilot Test:

• Seçilen bir fakültede test sayımı yapılır.
• Sonuçlar sunucuya aktarılarak programda denenir.

Sayım

• Birimlere sayımla ilgili yazılı bilgi verilir.
• Sayım esnasında alınabilecek malzemelerle ilgili bir kurgu oluşturulur.
• Tüm birimlerin istenen sürede sayılabilmesi için yetecek kadar ekip oluşturulur ve gerekli malzemeler (notebook, barkod okuyucu, fotograf makinası vb.) sağlanır. (Ekiplerin yanında kurumdan bir kişinin olması gerekir)
• Birimlerdeki tahmini demirbaş sayıları göz önüne alınarak barkod hazırlanarak ekiplere dağıtılır.
• Ekipler planlı bir şekilde, sayılamayan yerleri not alarak sayımları yaparlar.
• Bilgiler birkaç günde bir merkeze alınarak kontrol edilir.

Yeniden Sayım ve Kontrol

• Oda Sayım modülü kullanılarak demirbaşlar kontrol edilir.
• Düzeltme ve aktarımlar yapılır.

REFERANS

İstanbul Vergi Dairesi Baikanlığı’nın 120 vergi dairesi ve 60 bina için yaptığı ihale Beyaz Bilgisayar tarafından alınmış ve birkaç aylık çalışma ile bölgelerin çoğu tamamlanmıştır. Şubat sonu itibarı ile tüm İstanbul’daki birimler tamamlanmıştır. 95000 envanter resimleri ile birlikte kayda girilmiştir. Yeniden sayımi kontrol ve devirler yapılmaktadır.