Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman Yönetim Sistemi ve kısa ifade ile DYS ler, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslenerek DYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar. DYS kullanılarak gelen giden evrak yönetimi yapılabilir.

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi farklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda, orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.
Gartner’ın 2001’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi’nin Tarihçesi

İlk Önce Arşiv Yönetim Sistemleri (AYS) vardı. İlk arşiv yönetim sistemlerini Roma, Babil, Eski Mısır arşivlerinde AYS nin ilk örneklerini ve tasnif sistemlerine şahit oluyoruz.
Bunlar tamamen kataloglama sistemin temellerini oluşturmaktaydı. Günümüzde ise kişisel bilgisayarların hayatımıza girmesi ile büyük ölçekli firmalar ve devlet kurumları kağıt ortamdaki belgelerin daya iyi yönetebilmek için bilgisayarlı tasnif ve indeksleme uygulamalarının ilk örneklerini 1980-85 li yıllarda geliştirmeye başladılar.

Bilgisayar sistemlerinin gelişmesi ile birlikte yazının ve dokümanların bilgisayar ortamında saklanabilmesi ve zamanla elektronik belgelerin de (Word, Excel, PDF vs.) bu sistemlere dâhil edilmesi ile AYS sürecinden DYS sürecine geçtik. Bu sistemlere tarayıcı teknolojisinin de gelişmesi ile dijitalleştirmeyi de ekledik.

Dokümanların elektronik imza (e-imza) ile imzalanması ile dokümanlara belge statüsü kazandırmıştır. Artık dokümanlar ıslak imzalı belgeler gibi arşivsel değer kazanmıştır. Elektronik belgelerin yönetimi için Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) referans modelini 2004 -2007 yıllarında Prof. Dr Hamza KANDUR ve ekibine hazırlatmıştır. Daha sonra Bu model TS-13298 ile TSE standardı haline gelmiştir. Bu Standart ile DYS ler EBYS haline gelmişlerdir.

Doküman Yönetim Sisteminin Önemi Nedir?

Kağıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak kurumlar için maddi, manevi ve prestij kayıplarına sebebiyet vermektedir. Günümüz rekabetçi ortamında bilgiye kolay erişim hayati bir önem taşımaktadır. Doküman Yönetim Sistemleri ile gelen giden evraklarını, gelen faksları, müşteri yazı ve dilekçelerini, kurumsal formları, elektronik ortamda tutarak, bilgi ve belgelere erişimini hızlandırarak verimliliği arttırıp ve karar verme süreçlerini hızlandırmışlardır.

Storage, server, güvenlik (UTM) ve web teknolojilerindeki teknolojik gelişmeler ile gerekli alt yapılar DYS uygulamalarına ciddi ivmeler kazandırmıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Standart Özellikleri

Tam Metin Arama (Full Text Search):DYS üzerinde çok güçlü bir Tam Metin arama (Full Text Search) motoru olmalıdır, tüm evraklar içerisinde başlık ve içeriklerinde arama yapılabilmelidir. DYS üzerinde basit ve detaylı arama yapılabilmeli ve bu aramalar daha sonra kullanmak için saklanabilmelidir.

İş Akışları:Dokümanların yaşam döngüsünü belirleyen, kurum içi evrak akışlarını hızlandıran akışları ön koşullarla oluşturulmuş diyagramlardır.

Doküman Arşivi:Dokümanların görülmesi, saklanması ve geriye dönük kullanım tarihçesi SOX, HIPPA standartları ile uyum içinde olmalıdır.

Sürüm Kontrolü (Version Control) :DYS içerisindeki Versiyon kontrol şunları sağlamalıdır: Sistemden yetki dâhilinde dokümanların giriş ve çıkışlarını kontrol etmelidir. Bu kontroller sırasında dokümanlar üzerindeki değişiklikleri, güncellemeleri ve hatta silinmeleri tespit etmelidir. Yapılan değişikliklerde tüm tarihçeyi tutmalıdır. Belge tarihçesinde, fail-meful, yapılan değişiklik, tarih ve zaman vs. bilgilerini tutmalıdır. Ayrıca sadece son yapılan değişikliği değil farklı partilerde yapılan değişikliklerinde versiyon kontrolünü yapmalıdır. Gerektiğinde eski versiyonlara dönülebilmelidir. Geri dönüşlerde esneklik olmalı ve tüm sürümlerine adım adım (rollback) dönülebilmelidir. Kullanıcılar Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki bir belge üzerinde işlem yapmak istediklerinde standart bir web tarayıcısından bu belgeye erişebilmelilerdir. Gerektiğinde Microsoft Ofis belgelerini MS Ofis te açarak değişikliği kaydettiğinde otomatik olarak belgede DYS içerisinde bu değişiklik versiyon değişikliği olarak yansımalıdır.

Belge Etiketleme (Tagging):Doküman etiketleme, doküman yönetiminde ciddi kolaylıklar sunduğu gibi belgeye ait indeks bilgileri alındığından belgeye ulaşım ve sınıflandırmada da kolaylıklar sunmalıdır.

Belgeleri ilişkilendirme (Document Linking):Dokümanların birbiri ile ilişkilendirilmesi belgelere mantıksal bir grup bütünlüğü sağlar. DYS içerisinde nerede olursa olsun ilişkilendirilmiş belgelere ulaşmanız mümkün olmalıdır. Belge bağlama genel olarak ana dosya ve bu dosyaya ait belgelerden (parent or child) oluşmaktadır. Bazı hallerde bir dosya içerisindeki bir doküman diğer dosyalarla da ilgili olabilir. Bu durumda bir doküman birden fazla dosya ya bağlanmış olabilir. Belge ilişkilendirmenin sağladığı en önemli özellik bir birine başlı olan tüm dokümanları listesini görebilmenizdir. Sık erişilen dokümanlara kısa yol tuşları atanabilmelidir.

OCR ve Endeksleme: Taranmış dosyaları düzenlenebilir ve aranabilir belgeler haline dönüştürülebilmelidir.

Otomatik Metaveri Doldurma (Matter Centric Filing): Aynı konu ile ilgili belgeler için aranabilir meta verileri ya da "etiketleri" otomatik olarak DYS ye eklenebilmelidir.
Kullanıcı Rolleri: DYS için kullanıcılar sadece görmesi gerekenleri görebilmelidirler. Ayrıca farklı güvenlik düzeyi ile kullanıcıların sistem içerisinde ki erişim haklarını esnek bir şekilde yönetilebilmelidir.

İzlenen Klasörler: Belirli bir lokal ya da network klasörüne düşen dokümanlar otomatik olarak DYS kütüphanesine taşınabilmelidir.

Dokümanların Organizasyonu: DYS dokümanlarınızı, bilgisayar ortamındaki dosya yapısı kadar kolay yönetebilmelidir. Ana klasörlere bağlı alt klasörleri ve bunlara arasındaki bağlantıları kolaylıkla yönetilebilmelidir.

Loglama ve Tarihçe:DYS hem kayıtların değişimini hem de belgelere kimlerin baktığının kayıtlarını ve tarihçesini tutabilmelidir. Hangi belgeyi kim, ne zaman, nerde, neyi değiştirmiş v.s belge tarihçesi izlenebilmelidir.

E-posta Bildirimi:Kullanıcılar bir belge üzerinde yaptıkları değişikliği ilgili diğer personellerinde görmesini istiyor ise bu değişikliği içeren bir e-postayı diğer arkadaşlara veya gruba gönderebilmelidir. İsteğe bağlı olarak bir doküman tipinde yapılan değişiklikleri DYS otomatik tanımlı adreslere haber verebilmeli veya raporlayabilmelidir.

Sanal Klasörler:DYS içerisinde sanal klasörler açılabilir, açılan bu sanal klasörlerde farklı konulara ait belgeler tutulabilmeli veya başkaları ile paylaşılabilir olmalıdır.

Doküman Yönetim Sistemi Neden Gerekli?

- Günümüzde firmalar kimlik fotokopisi imza sirküleri, tapu, başvuru formları, faaliyet belgesi vb. birçok dokümanı almak zorunda olduğu durumlar bulunmaktadır.
- Bir hesap açılış işlemi gerçekleştirmek istediğinizde aldığınız belgelere tekrardan ulaşmanız çok güçtür. Hatta tekrar tekrar aynı müşteriden bu belgeleri talep etmek durumunda kalınabilir.
- Ayrıca bir müşterinizin hangi belgeleri verdiğini görmek istediğinizde kurumun işleri bir hayli zor olacaktır.
- Tabi verilen belgeler sadece almakla kalmıyor birde ilgili kişilerin onayına sunulması gerekiyor. Onay sürecinden geçen bu formların hangi birim ve kullanıcıların ne gibi işlemler yaptığını takip etmeniz imkansız hale gelecektir.

DYS’nin Yararları

- Dokümanlarınızın sisteme giriş süresini kısaltır.
- İstediğiniz kriterlere göre aradığınız dokümanı rahatça bulmanızı sağlar.
- Performans takibi kolayca izlenebilir.
- Dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilir.
- Dokumalar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasını sağlar.
- Dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılması sağlanır.
- DYS ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur.
- Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur.
- Dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir.
- Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokumaların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
- Web üzerinden istenilen yerden ilgili dokumalara ulaşılabilir.

Kullanım Alanları

- Finans sektöründe alınan bütün belgeler. Belediyelerin aldığı belgeler.
- Üniversiteler.
- Hastaneler.
- Sigorta firmalarının aldığı bütün belgeler.
- Teknik servisler.
- Sözleşmeler.
- Firmaların kullandıkları sipariş, masraf, satın alma vb dokümanları.
- Meslek odaları başvuru formları.
- İlaç sektörü operasyonel belgeler.